VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING? HOE WERKT DEZE HANDLEIDING?

Transcriptie

1 MBO Card

2 VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING? Deze handleiding is bedoeld voor de persoon of de personen die op de MBO-scholen de taken verrichten die met de MBO Card te maken hebben. CJP noemt de persoon die deze taak uitvoert de MBO Card -contactpersoon. HOE WERKT DEZE HANDLEIDING? In de handleiding worden twee handelingen uitgelegd: het bestellen van de MBO Cards voor de studenten door hun gegevens aan te leveren en hoe de MBO Card geactiveerd kan worden. De online handelingen worden aan de hand van screenshots uitgelegd. Onder het screenshot staat links uitleg over de handeling en rechts wordt aangegeven welke actie nodig is. BIJVOORBEELD: Gebruik de gegevens die zijn toegestuurd om in te loggen op klik op inloggen 2

3 1. MBO Card BESTELLEN De gegevens van studenten en docenten aanleveren Er is bij de aanmelding aangegeven of uw school de gegevens centraal of decentraal (per vestiging) aanlevert. Is er aangegeven dat er centraal wordt aangeleverd, dan zal er 1 inlogcode verstrekt worden. Alle leerlinggegevens van alle vestigingen zullen op deze inlog aangeleverd moeten worden. Dit kan in meerdere sessies. Is er aangeven dat de gegevens per vestiging worden aangeleverd, dan worden er zoveel inloggegevens verstrekt als dat er vestigingen zijn. De hele procedure wordt dan per vestiging uitgevoerd. 2. MBO Card ACTIVEREN Student- en docentpassen activeren 3

4 1. DE GEGEVENS AANLEVEREN Het aanleveren van de gegevens bestaat uit 6 onderdelen: 1.1 Voorbereiden 1.2 Inloggen 1.3 Gegevens controleren 1.4 Gegevens van docenten uploaden 1.5 Gegevens van studenten uploaden 1.6 Opslaan en verzenden WELKOM OP GEEN INLOGGEGEVENS ONTVANGEN? Stuur een mail met vermelding van het CJP MBO-nummer naar mbocard@cjp.nl LET OP! De gegevens die worden aangeleverd kunnen door de computers van CJP maar op één manier verwerkt worden. Het is daarom van belang dat de bestanden die worden geüpload zorgvuldig worden voorbereid, zodat ze precies voldoen aan het format. Als dit niet het geval is zal het bestand, of delen ervan niet kunnen worden geüpload. 4

5 1.1 Voorbereiden Het voorbereiden van de bestanden is het meest cruciale onderdeel. Als dit zorgvuldig en goed gebeurt, is het uploaden geen probleem. Op pagina 7 staan de gegevens die verzameld moeten worden. Gebruik dezelfde spelling en volgorde als beschreven onder kolomkoppen. Alle gegevens moeten via de ordersite aangeleverd worden. Dit is veilig en het gaat snel als de bestanden goed en zorgvuldig voorbereid zijn. CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE GEGEVENS BESCHIKBAAR ZIJN VEILIGHEID Onderin uw scherm staat een gesloten slotje. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het certificaat. Als hier staat: uitgegeven aan weet u dat u een beveiligde verbinding heeft met de site van CJP. CONTROLEER OF ALLE BENODIGDE GEGEVENS KLOPPEN PLAATS ZO NODIG EEN LANDENCODE ACHTER DE PLAATSNAAM VAN DE STUDENTEN UIT HET BUITENLAND STUDENTEN DIE IN HET BUITENLAND WONEN Er kunnen adressen uit België en Duitsland in het studentenbestand voorkomen. U dient hiervoor achter de plaatsnaam tussen haakjes de eerste letter van het land te plaatsen. Bijvoorbeeld: Emmerich-Elten (D). 5

6 BENODIGDE GEGEVENS De benodigde gegevens voor de studenten komen uit de leerlingenadministratie. Vanuit het administratiepakket dient u een Excelbestand te maken waarin de gegevens volgens het beschreven format worden gezet (zie pagina 7). BESTANDEN KLAARZETTTEN De studentgevens kunnen in één bestand worden aangeleverd. Het kan ook in meerdere bestanden en sessies. Elke keer als er een bestand succesvol geüpload is, wordt dit geregistreerd en kunt u dit terugvinden in het statusoverzicht op de orderwebsite. Ook docentgegevens kunnen in meerdere sessies en/of bestanden worden aangeleverd. 6

7 KLAARZETTEN STUDENTGEGEVENS IN EXCEL Het is van groot belang dat bij het aanmaken van een Excelbestand het vastgestelde format gebruikt wordt. Alleen dan kan onze computer de geüploade gegevens goed verwerken. DE KOLOMKOPPEN Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde volgorde voorletters roepnaam tussenvoegsels achternaam straat huisnummer huisnummer toevoegsels postcode plaatsnaam geboortedatum geslacht klas leerlingnummer adres MAAK EEN EXCELBESTAND ZET IN RIJ 1 EXACT DEZELFDE KOLOM- KOPPEN ALS HIERNAAST BESCHREVEN VUL HET EXCEL VANUIT DE ADMINIS- TRATIE-SOFTWARE MET DE JUISTE STUDENTGEGEVENS LET OP: ALS EEN EXPORT VANUIT DE ADMINISTRATIESOFTWARE DE KOLOMMEN MET GEGEVENS IN EEN ANDERE VOLGORDE ZET, DIENT U EERST DE KOLOMMEN MET GEGEVENS IN DE JUISTE VOLGORDE PLAATSEN. ZET DAARNA DE JUISTE KOLOMKOP- PEN ERBOVEN 7

8 GEBRUIK VAN CODERING In de kolom geslacht dient een verplichte code gebruikt te worden. GEBRUIK DE JUISTE CODERING: In kolom K - Geslacht M = man V = vrouw WOONPLAATS BUITENLAND Let op bij plaatsnamen in het buitenland. Hier moet een (B) voor België of een (D) voor Duitsland achter de plaatsnaam gezet worden. VUL HET EXCELSHEET MET GEGEVENS EN SLA HET OP ALS: OF STUDENTMBOCARD.XLS OF STUDENTMBOCARD.XLSX 8

9 KLAARZETTEN DOCENTGEGEVENS MET EXCEL LET OP: er zijn 90 gratis docentenpassen beschikbaar voor de gehele school. Als het bestand meer dan 90 docenten bevat, zal er voor de eerste 90 in het bestand een docentenpas worden aangemaakt. De rest wordt afgekeurd. Gegevens van docenten en medewerkers kunnen in een Excelbestand ingevoerd worden. Ook hierbij dient het format exact gevolgd te worden. DE KOLOMKOPPEN Gebruik dezelfde kolomkoppen in dezelfde volgorde voorletters voornaam tussenvoegsels achternaam geboortedatum geslacht functie adres MAAK EEN EXCELBESTAND ZET IN RIJ 1 EXACT DEZELFDE KOLOM- KOPPEN ALS HIERNAAST BESCHREVEN VUL HET EXCEL MET DE JUISTE DOCENTGEGEVENS 9

10 GEBRUIK VAN CODERING In de kolom geslacht dient een verplichte code gebruikt te worden. GEBRUIK DE JUISTE CODERING: In kolom F - Geslacht M = man V = vrouw VERZAMEL DE DOCENTGEGEVENS VAN DE DOCENTEN VOOR WIE EEN CJP DO- CENTENPAS WORDT AANGEVRAAGD ZET ALLE GEGEVENS IN HET BESTAND SLA HET BESTAND OP ALS DOCENTMBOCARD.XLS OF DOCENTMBOCARD.XLSX 10

11 1.2 INLOGGEN Gebruik de gegevens die zijn toegestuurd om in te loggen op KLIK OP INLOGGEN Wachtwoord kwijt? KLIK OP WACHTWOORD VERGETEN 1.3 GEGEVENS CONTROLEREN Dit scherm is een overzicht van de order van de school. CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP INSTELLING AANLEVEREN 11

12 In dit scherm kan gecontroleerd worden welke gegevens al zijn aangeleverd. CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP START AANLEVERING In dit scherm kan gecontroleerd worden of er voor de juiste vestiging wordt aangeleverd. CONTROLEER DE GEGEVENS KLIK OP VOLGENDE STAP 12

13 Het uploaden van bestanden kan in meerdere sessies gedaan worden. In dit scherm staat de huidige stand. U kunt alle eerdere uploads verwijderen door op reset aantallen te klikken. Onder start nieuwe aanlevering vult u in hoeveel personen er in DEZE SESSIE worden aangeleverd. Vul 0 in als er in deze sesie geen docent- of geen studentgegevens worden aangeleverd. VUL HET AANTAL DOCENTEN EN HET AANTAL STUDENTEN IN DAT IN DEZE SESSIE GEUPLOAD WORDT GEEN DOCENTEN-UPLOAD IN DEZE SESSIE? VUL 0 IN GEEN STUDENTEN-UPLOAD IN DEZE SESSIE? VUL 0 IN KLIK OP VOLGENDE STAP 13

14 1.4 GEGEVENS VAN DOCENTEN UPLOADEN LET OP: Als er bij start nieuwe aanlevering 0 is ingevuld bij docenten, kunt u verder gaan naar pagina 17 : gegevens studenten uploaden U heeft een bestand docentenmbocard.xls of docentenmbocard.xslx voorbereid. In dit scherm kunt u dit bestand naar CJP uploaden. KLIK OP BESTAND KIEZEN BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET JUISTE BESTAND TE KIEZEN KLIK OP VOLGENDE STAP RODE BALK MET FOUTMELDING Tijdens het uploaden van het bestand kunnen er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is gemaakt. Heeft het bestand kolomkoppen? Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? Zijn alle kolomkoppen goed gespeld? Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden? ALS HET BESTAND NIET GEUPLOAD KAN WORDEN: CORRIGEER HET EXCELBESTAND VOLGENS DE AANWIJZING (FOUT- MELDING) OP DE SITE EN SLA HET BESTAND OP KLIK OPNIEUW OP BESTAND KIEZEN BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET VERBETERDE BESTAND TE UPLOADEN In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er gemaakt is. 14

15 1 2 3 In dit scherm staan de volgende mogelijkheden: 1 OVERZICHT JUISTE DOCENTEN Deze gegevens kloppen volgens het format. 1 ZIJN ALLE GEGEVENS JUIST? KLIK OP VOLGENDE STAP 2 OVERZICHT DOCENTEN MET EEN WARNING Deze gegevens zijn niet conform het format of onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens die niet verplicht aangepast hoeven te worden. Als de warning wordt goedgekeurd, betekent dit dat de gegevens niet worden aangepast en hierdoor wordt de gewenste informatie niet aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie. We raden altijd aan de gegevens zo volledig mogelijk aan te leveren. 2 ZIJN ER GEGEVENS MET EEN WARNING Als u de gegevens WEL wilt wijzigen kunt u op vorige stap klikken. U verbetert het bestand en uploadt het opnieuw (zie pag. 14) Als u de gegevens NIET wilt wijzigen ZET EEN VINK IN WARNING GOEDKEUREN OF KLIK OP ALLE DOCENTEN MET EEN WARNING GOEDKEUREN 3 OVERZICHT DOCENTEN MET EEN FOUT Deze gegevens zijn niet conform het format en/ of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet door het systeem verwerkt. 3 ZIJN ER GEGEVENS MET EEN FOUT Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren. (zie pagina 16) 15

16 Gegevens met een fout moeten aangepast of verbeterd worden. De meest voorkomende warnings en fouten bij een docentenbestand: BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN Het bestand is niet volgens het juiste format opgemaakt. ONTBREEKT Bij docenten is het het adres verplicht. POSTCODE IS ONJUIST Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. Hierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven adres gematcht. 3 Zijn er gegevens met een fout? AANPASSEN VAN GEGEVENS MET EEN FOUT KAN OP 2 MANIEREN: 1. HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW UPLOADEN: 1. PAS IN EXCEL HET GEHELE BESTAND AAN VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE 2. KLIK OP DE SITE OP VORIGE STAP 3. UPLOAD HET VERBETERDE BESTAND OP- NIEUW 2. FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVE- REN. 1. KEUR EERST EVT. WARNINGS GOED 2. KLIK OP LIJST MET FOUTEN DOWN- LOADEN OM HET EXCEL MET ALLE FOU- TE GEGEVENS TE DOWNLOADEN. 3. SLA DIT BESTAND OP 4. WERK EERST DE UPLOAD VAN JUISTE GEGEVENS AF 5. BEWERK DIT BESTAND LATER TOT EEN JUIST BESTAND 6. UPLOAD DIT BESTAND IN EEN VOLGENDE SESSIE Zolang warnings niet goedgekeurd zijn, of als de foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de knop VOLGENDE STAP niet actief zijn. U kunt niet verder. KEUR DE WARNINGS GOED EN/OF DOWNLOAD HET FOUTBESTAND KLIK OP VOLGENDE STAP 16

17 1.5 GEGEVENS VAN STUDENTEN UPLOADEN U heeft een of meerdere studentbestanden gemaakt en op de computer opgeslagen (zie pagina 7 ). In dit scherm kunt u deze bestanden naar CJP uploaden. KLIK OP BESTAND KIEZEN BLADER DOOR DE COMPUTER OM HET JUISTE BESTAND TE KIEZEN KLIK OP VOLGENDE STAP RODE BALK MET FOUTMELDING Tijdens het uploaden van het bestand kunnen er foutmeldingen komen. Deze hebben betrekking op de manier waarop het bestand is gemaakt. BIJ EEN FOUTMELDING: CORRIGEER HET EXCELBESTAND VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE EN SLA HET BESTAND OP Heeft het bestand kolomkoppen? Staan alle kolomkoppen in de juiste volgorde? Zijn alle kolomkoppen goed gespeld? Wordt het maximaal aantal tekens niet overschreden? KLIK OPNIEUW OP BESTAND KIEZEN blader door de computer om het verbeterde bestand te uploaden. In de rode balk die verschijnt als er een foutmelding is, staat omschreven welke fout er gemaakt is. Bij een onbekende kolomkop gaat het om een lege of ontbrekende kop. 17

18 1 2 3 In dit scherm staan de volgende mogelijkheden: 1 OVERZICHT JUISTE STUDENTEN Deze gegevens kloppen volgens het format. 1 ZIJN ALLE GEGEVENS JUIST? KLIK OP VOLGENDE STAP 2 OVERZICHT STUDENTEN MET EEN WARNING Deze gegevens zijn niet conform het format of onvolledig, maar het gaat hierbij om gegevens die niet verplicht aangepast hoeven te worden. Als de warning wordt goedgekeurd, betekent dit dat de gegevens niet worden aangepast en hierdoor wordt de gewenste informatie niet aan CJP verzonden. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toekomstige communicatie. We raden altijd aan de gegevens zo volledig mogelijk aan te leveren. 3 OVERZICHT STUDENTEN MET EEN FOUT Deze gegevens zijn niet conform het format en/ of onvolledig aangeleverd en moeten verplicht worden aangevuld of verbeterd. Ze worden niet door het systeem verwerkt. 2 ZIJN ER GEGEVENS MET EEN WARNING? Als u de gegevens WEL wilt wijzigen kunt u op vorige stap klikken. U verbetert het bestand en uploadt het opnieuw. Als u de gegevens NIET wilt wijzigen ZET EEN VINK IN WARNING GOEDKEU- REN 3 OF KLIK OP ALLE STUDENTEN MET EEN WARNING GOEDKEUREN ZIJN ER GEGEVENS MET EEN FOUT? Aanpassen van gegevens met een fout kan op twee manieren. (zie pagina 19) 18

19 Gegevens met een fout moeten aangepast of verbeterd worden. 3 Zijn er gegevens met een fout? Er kunnen fouten in de opmaak van het bestand zitten. Of er kunnen fouten in de gegevens zitten. Bijvoorbeeld dat een postcode niet matcht met het adres. AANPASSEN VAN GEGEVENS MET EEN FOUT KAN OP 2 MANIEREN: 1. HET VOLLEDIGE BESTAND OPNIEUW UPLOADEN: 1. PAS IN EXCEL HET GEHELE BESTAND AAN VOLGENS DE AANWIJZING OP DE SITE 2. KLIK OP DE SITE OP VORIGE STAP 3. UPLOAD HET VERBETERDE BESTAND OP- NIEUW 2. FOUTE GEGEVENS LATER AANLEVE- REN. 1. KEUR EERST EVT. WARNINGS GOED 2. KLIK OP LIJST MET FOUTEN DOWN- LOADEN OM HET EXCEL MET ALLE FOU- TE GEGEVENS TE DOWNLOADEN. 3. SLA DIT BESTAND OP 4. WERK EERST DE UPLOAD VAN JUISTE GEGEVENS AF 5. BEWERK DIT BESTAND LATER TOT EEN JUIST BESTAND 6. UPLOAD DIT BESTAND IN EEN VOLGENDE SESSIE De meest voorkomende warnings en fouten BESTAND KAN NIET WORDEN INGELEZEN Het bestand is niet volgens het juiste format opgemaakt. POSTCODE IS ONJUIST Het systeem controleert alle gegevens op juistheid. Hierbij wordt ook de postcode bij het opgegeven adres gematcht. ADRES IS GEWIJZIGD DOOR POSTCODECHECK Het syteem matcht de postcode met het adres en past zo nodig aan. Dit kan ook een aanpassing zijn in bijvoorbeeld een afkorting. Kon. Wilheminastr. wordt Koningin Wilhelminastraat. ADRES NIET BEKEND Het adres staat niet in de landelijke adressendatabase. 19

20 Zolang warnings niet goedgekeurd zijn, of als de foute gegevens nog niet zijn gedownload, zal de knop VOLGENDE STAP niet actief zijn. U kunt niet verder. PAS HET BESTAND AAN UPLOAD HET OPNIEUW ZODAT ALLE GEGEVENS JUIST ZIJN of KLIK OP WARNING GOEDKEUREN EN/OF LIJST MET FOUTEN DOWNLOA- DEN KLIK OP VOLGENDE STAP 20

21 1.6 OPSLAAN EN VERZENDEN In het overzicht aanlevering staan de gegevens van de huidige sessie en die van de vorige sessies. CONTROLEER DE AANTALLEN KLIK OP AANLEVERING VASTLEGGEN In dit scherm kunt u drie keuzes maken: 1. Meteen een volgend bestand aanleveren (knop nieuwe aanlevering ) 2. Voor nu stoppen en in een latere sessie nog meer bestanden uploaden (knop stoppen ) 3. Als alle bestanden (docenten en studenten) geupload zijn de aanlevering definitief afsluiten. (knop afsluiten aanlevering ) BEPAAL HOE VER U BENT HET HET UPLOADEN VAN DE BESTANDEN. als alle bestanden van docenten en studenten naar CJP verstuurd zijn: KLIK OP AFSLUITEN AANLEVERING LET OP! NA HET AFSLUITEN VER- SCHIJNT ER EEN BEVESTIGINGS- SCHERM WAARIN NOGMAALS OP AFSLUITEN GEKLIKT MOET WORDEN 21

22 De knop afsluiten beeindigd de aanlevermogelijkheid voor de instelling. Er volgt een bevestigingsmail. 22

23 2. DE MBO Card activeren Om optimaal gebruik te kunnen maken van de MBO Card zal de pas geactiveerd moeten worden. Dit is een simpele handeling die zowel mobiel al op de desktop uitgevoerd kan worden. Activeren van de MBO Card 1. Ga naar: 2. Vul je CJP-nummer in 3. Vul de geboortedatum in 4. klik op activeer je pas 23