Schoolinschrijvingen Dwars door Brugge

Transcriptie

1 Schoolinschrijvingen Dwars door Brugge In de brief over Dwars door Brugge vind je een link die je naar de inschrijvingspagina voor scholen leidt. Hieronder vind je een stappenplan hoe het inschrijvingsplatform voor groepen werkt. Groep aanmaken Als je op de link in de brief hebt geklikt, zie je onderstaand scherm. Vul de naam van de school in. Kies een wachtwoord waarmee de groepsverantwoordelijke de groep kan beheren. Vul de contactgegevens van de groepsverantwoordelijke volledig en correct in. Let op: Elk veld is verplicht! Plaats geen overbodige spaties achter het adres. De website zal dit als fout aangeven. Als je alles correct hebt ingevuld en op Volgende klikt, kom je op de bevestigingspagina. Hier zie je de groepscode voor je school en het wachtwoord dat je gekozen hebt. Met dit wachtwoord kun je je aanmelden om de groep te beheren. Hou deze gegevens dus zorgvuldig bij. Je krijgt deze groepsgegevens ook in een bevestigingsmail (zie onder).

2 Exceltemplate downloaden Nadat je het administratieve gedeelte hebt afgerond, kun je de deelnemers inschrijven. Gebruik daarvoor onze template in Excel. Download deze door in je groep naar het tabblad Excel te gaan. Dit kan nadat je je hebt aangemeld.

3 Klik op Download het Excelformulier en bewaar het bestand op je computer. Extra aandachtspunten: - Scholen die zich vorig jaar inschreven via het Excelformulier moeten een nieuw Excelformulier downloaden en invullen. De Excelfile van vorig jaar is niet geldig. - We moeten een Excelformulier ontvangen van elke school die zich inschrijft. - Geef geen leeg Excelformulier door tussen scholen. Elke groep/school die zich inschrijft, moet het lege Excelformulier downloaden. Let op: Excelfiles die niet op onderstaande manier zijn verkregen, worden niet geaccepteerd. Excelfile invullen De Excelfiles worden automatisch verwerkt. Daarom moeten de volgende regels strikt nageleefd worden. Gegevens die niet volgens de regels van de Excelfile zijn ingevuld, geven een foutmelding als je het bestand uploadt. Open de Excelfile terwijl je dit stappenplan doorleest. Zo kun je de verdere uitleg beter volgen. De velden die in het rood zijn aangeduid, zijn verplicht in te vullen. Indien ze niet ingevuld zijn, wordt de inschrijving geweigerd.

4 De Excelfile bestaat uit meerder tabbladen: - met gegevens van de school: deze kunnen niet gewijzigd worden - voor elke afstand -!Countries and Nationalities Je ziet deze tabbladen onderaan de Excelfile. Om deelnemers toe te voegen, vul je hun gegevens in het tabblad van de corresponderende afstand in. Leerlingen van de lagere school kunnen deelnemen aan de Chiquita Kids Run of de 5km. Leerlingen van de middelbare school kunnen deelnemen aan de 5km of de 15km. De verplichte velden staan in het roze: RICHTLIJNEN (roze gemarkeerd = verplicht veld): Taal: NL/FR/DE/EN: andere input is niet toegestaan. Ndl, Nederlands, fra worden niet aanvaard. Familienaam: familienaam van de deelnemer Voornaam: voornaam van de deelnemer Geslacht: Man = M - Vrouw = F Andere input is niet toegestaan Geboortedatum: dd/mm/jjjj, Bv.: 10/02/1998 of 01/12/1996 Nationaliteit: code van de nationaliteit van de deelnemer. Zoek op in het tabblad!countries and Nationalities! Bv.: BEL, FRA, NLD. Land: land waar de deelnemer woont. Zoek op in het tabblad!countries and Nationalities! Postcode: enkel de postcode, geen gemeente Gemeente: enkel de gemeente, geen postcode Adres: straat van de deelnemer, geen gemeente of nummer/bus Nummer/bus: huisnummer van de deelnemer Telefoon: telefoonnummer van de deelnemer zonder spaties of leestekens adres van deelnemer Maat: T-shirtmaat

5 Mogelijkheden zijn: 4, 6, 8, 10, 12, S, M, L, XL Goede doel: vul hier het cijfer 5 in als je 5 wil storten voor het goede doel Vul enkel het cijfer in, zonder de aanhalingstekens Wil je niets storten, vult dan een streepje (-) in Gezond sporten: vul hier altijd een O (oui) in Hiermee verklaar je dat de leerling voldoende fit is om deel te nemen. Het is noodzakelijk om deze laatste kolom voor elke deelnemer in te vullen! Voor meer informatie betreffende gezond sporten kun je terecht op de website Om het bestand gemakkelijk en snel te kunnen vervolledigen, raden we aan om voor alle leerlingen het adres, telefoonnummer en adres van de school te gebruiken. In sommige cellen zie je rechtsboven aan een rood driehoekje. Bij die cellen hoort een opmerking. Bekijk ze voordat je de cel invult.

6 Excelfile uploaden Om de Excelfile te kunnen uploaden, moet je je aanmelden op de website van Chronorace. Die link vind je in de infobrief. Klik op Groep beheer. Vul vervolgens de groepscode en het wachtwoord van je school in. Nu kom je in je groep terecht en kun je teruggaan naar het tabblad Excel. Als alle deelnemers in de Excelfile zijn opgenomen, klik je op Bestand kiezen (1). Er verschijnt een pop-up van Windows waarmee je het document op je computer kunt zoeken. Selecteer de juiste Excelfile en klik op Open. Zo kun je het bestand in ons systeem Importeren (2). 1 2

7 Controleren op fouten Na het uploaden van de Excelfile, geeft het systeem weer of er fouten (warnings) in de Excelfile zitten. Klik op Details om de foutmeldingen te zien: Zie je alleen groene lijnen, dan is het Excelformulier correct opgeslagen. Zie je oranje lijnen, dan zit een fout in het bestand. Je kunt zien op welke lijn, bij welke persoon en in welke gegevens de fout zit. In bovenstaand voorbeeld zijn het geslacht en het land verkeerd ingegeven. Ook is er geen waarde (O van oui) ingegeven bij gezond sporten. Open het Excelbestand op je computer opnieuw. Pas alle fouten aan en probeer het bestand nogmaals te uploaden. Zolang je bij Details oranje lijnen ziet, zijn er fouten in het Excelformulier en wordt je bestand niet opgeslagen in je groep.

8 Na het uploaden mag je enkel een groene lijn zien, anders moet je het bestand verbeteren en opnieuw uploaden. Vaak voorkomende fouten zijn: - Ontbrekende verplichte data - Een deelnemer 2 keer in een Excelfile vermeld - Huisnummer te lang (max 6 karakters inclusief spaties) - Geboortedatum niet in juiste formaat - Ongeldig adres - Waarde voor land/nationaliteit niet toegestaan (kijk in de lijst!countries and Nationalities!) Hieronder vind je een voorbeeld van een correct ingevuld formulier.

9