Handleiding data-export uit schooladministratiesysteem naar de uitstroommonitor

Transcriptie

1 Handleiding data-export uit schooladministratiesysteem naar de uitstroommonitor Met behulp van deze handleiding informeren we u over de wijze waarop u gebruik kunt maken van een zogenaamde data-export uit uw schooladministratiesysteem naar de uitstroommonitor. Dit betekent dat de NAW-gegevens van uw leerlingen worden ingevuld in een voorgeschreven Excelformulier. Dit Excel-formulier kan vervolgens worden geüpload in de uitstroommonitor. Na deze handeling zijn een zevental vragen van de uitstroommonitor reeds ingevuld. U kunt vervolgens handmatig de overige vragen beantwoorden. Opmerkingen vooraf: 1. Bij het invullen van de uitstroommonitor dient u eerst de in deze handleiding beschreven stappen te doorlopen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om de monitor in zijn geheel handmatig in te vullen. 2. Als de in deze handleiding beschreven stappen succesvol zijn doorlopen dan dient u de monitor verder handmatig in te vullen (vragen over uitstroombestemming, begeleiding et cetera) 3. Het vullen van de uitstroommonitor met de data-export via Excel is mogelijk tot één week voor het verstrijken van de responstermijn: na 24 oktober kunt u de gegevens alleen nog maar handmatig invullen. 4. Mocht uw invoer op bepaalde onderdelen niet kloppen, dan ziet u hiervan een bericht op het scherm verschijnen en kunt u deze corrigeren en opnieuw aanbieden. Welke (NAW-)gegevens kunt u via de data export in de uitstroommonitor plaatsen? Geboortedatum Naam Uitstroomdatum Geslacht Aantal jaren ingeschreven BSN Etniciteit Om de uitstroommonitor te vullen met bovenstaande NAW-gegevens dient u een viertal stappen te zetten die op de volgende pagina s worden toegelicht.

2 1. Ga naar en log in met dezelfde gegevens als u voor de uitstroommonitor gebruikt. Na het inloggen verschijnt onderstaand scherm: 2. Download het excel Sjabloon document (klik op hier ). 2

3 3. Vul de gegevens op de juiste wijze in: Naam leerling: De volledige voor- en achternaam met evt. tussenvoegsels achter elkaar (bijv. Viktor van den Berg) BSN: Het BSN nummer van de leerling (bijv ) Inschrijfdatum: De datum van inschrijven op dag-maand-jaar (bijv ) Uitstroomdatum: De datum van uitstroom (bijv ) Geboortedatum: wederom dag-maand-jaar (bijv ) Geslacht: Het geslacht van de leerling. Vul hier een van onderstaande twee opties in, andere opties worden niet herkend: o jongen o meisje Etnische herkomst: De herkomst van de leerling. Vul hier een van onderstaande opties in, andere opties worden niet herkend: o Nederlands/autochtoon o Turks o Marokkaans o Surinaams o Antilliaans o Anders, niet westers o Anders, westers De volgende punten zijn verder belangrijk bij het invullen: De kolomtitels op de eerste regel (naam leerling, etcetera) mag u niet wijzigen, het systeem gebruikt deze regels. Laat alle regels op elkaar aansluiten, laat geen regels leeg Plaats de gegevens in het huidige, al geopende tabblad. Maak geen nieuwe tabbladen aan 3

4 4. Wanneer het invoeren van de gegevens compleet is, upload het Excel-formulier in de uitstroommonitor door op de knop Bladeren (of Browse in het Engels) te klikken. Kies het bestand dat u op uw eigen computer heeft opgeslagen. Klik daarna op de knop Verstuur bestand. Wanneer alles correct is ingevuld, zal onderstaand scherm verschijnen: U kunt nu naar de uitstroommonitor gaan en de overige gegevens invoeren. 5. U krijgt een foutmelding, wat dan? N.B. als u de gegevens op een andere wijze invoert dan hierboven beschreven, dan kunnen de gegevens niet geüpload worden in de uitstroommonitor, dan zal een melding zoals hieronder worden weergegeven: Klik op de genoemde link om het bestand met foutmeldingen te downloaden zodat u kunt zien wat het probleem is, dit kunt herstellen en opnieuw aan het systeem aanbieden. Pas wanneer het gehele bestand correct is, kunnen de leerlingen aan de uitstroommonitor worden toegevoegd. Blijft u problemen houden bij het uploaden, neem dan contact op met het Platform Praktijkonderwijs. 4

5 Na het koppelen van de NAW-gegevens: Als u de NAW-gegevens heeft geüpload in de uitstroommonitor dan dient u met behulp van uw wachtwoord in te loggen in de uitstroommonitor (via of Dan dient u: Te controleren of alle uitgestroomde leerlingen van het bewuste schooljaar vermeld zijn; Te controleren of de gegevens correct zijn overgezet; De uitstroommonitor verder in te vullen (bestemming, kenmerken bestemming, begeleiding et cetera); Wanneer bepaalde gegevens niet kloppen of wanneer uitgestroomde leerlingen ontbreken in de lijst dan kunt u deze handmatig aanpassen dan wel toevoegen op de wijze die u gewend bent. Houd er rekening mee dat de uitstroommonitor tot 31 oktober ingevuld kan worden. Start tijdig met het invoeren van de gegevens: Vanaf 24 oktober kunnen er geen gegevens meer worden overgezet naar de uitstroommonitor. U kunt dan alleen nog maar handmatig gegevens invoeren. Vanaf 1 november kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht in de gegevens van de uitstroommonitor en is de meting afgerond. De ingevoerde gegevens worden dan onder andere gebruikt in het kader van het toezicht (Inspectie) en Vensters voor Verantwoording. 5