Het instroomproces* Medewerkers. Siza entree

Transcriptie

1 Het instroomproces* Medewerkers Siza entree

2 Inhoudsopgave 1. INLOGGEN IN ONS EEN NIEUWE CLIËNT TOEVOEGEN IN ONS EEN CLIËNT OPZOEKEN IN ONS LOCATIE TOEKENNEN MEDEWERKER RELATIE TOEVOEGEN DOCUMENTEN VRAGENLIJSTEN INVULLEN BERICHTEN IN ONS

3 Deze werkinstructie beschrijft de werkzaamheden die medewerkers Siza entree in Ons hebben. Deze instructie legt uit hoe het systeem werkt en legt soms de accenten op afspraken gemaakt voor de procesvoering. 1. Inloggen in Ons Om in te loggen in Ons ga je naar de volgende website: siza.ioservice.net Voer vervolgens je gebruikersnaam en je wachtwoord in en meld je aan. Indien je het wachtwoord vergeten bent, dan heb je de optie 'Wachtwoord vergeten' om je wachtwoord te herstellen. Het is dus niet noodzakelijk om hiervoor contact op te nemen met functioneel beheer. 3

4 Het kan voorkomen dat je een sms code op je telefoon krijgt. Dit is alleen het geval als je niet op het netwerk van Siza bent ingelogd. 4

5 2. Een nieuwe cliënt toevoegen in ONS Om een nieuwe cliënt toe te voegen klik je op de tab Client. Klik op Cliënt toevoegen. Vul het BSN-nummer in en klik op de knop SBV-Z. Het systeem haalt nu automatisch de personalia van de cliënt op, klik vervolgens op Opslaan om de gegevens door te zetten binnen Ons. Je hebt nu de cliënt aangemaakt en komt uit binnen het dossier van de cliënt. 5

6 3. Een cliënt opzoeken in Ons Wanneer je geen nieuwe cliënt aanmaakt, maar een bestaande cliënt wilt opzoeken, dan kan je gebruik maken van onderstaande stappen om een cliënt te zoeken. Binnen de tab cliënt heb je meerdere mogelijkheden om de cliënt op te zoeken, namelijk: 1. Via het locatiegram kan je op zoek gaan naar de cliënten die bij een bepaalde locatie horen. 2. Je ziet hier de laatst bezochte cliënten. Dit zijn er maximaal Je kan via de zoekbalk een cliënt opzoeken. Hier kan je bijvoorbeeld via de achternaam van de cliënt de cliënt benaderen. 4. Via de knop 'Mijn cliënten' zie je de cliënten waarmee jij als medewerker een relatie hebt, bijvoorbeeld de cliënten waarvan je regiebegeleider bent. 6

7 4. Locatie toekennen Na het aanmaken van een cliënt is het mogelijk om de cliënt te koppelen aan een locatie binnen Ons. Zoek hiervoor de cliënt op zoals eerder besproken. Binnen het dossier van de cliënt zie je de bovenstaande tabbladen. Gebruik het tabblad Overzicht en vervolgens het administratief overzicht om een locatie toe te voegen. Gebruik de knop Locatie om een locatie toe te voegen bij de cliënt. Gebruik het + icoon om een locatie toe te kennen aan de cliënt. 7

8 Geef aan vanaf wanneer de locatie bij de cliënt ingaat en om welke locatie het gaat. 8

9 5. Medewerker relatie toevoegen Binnen Ons is het mogelijk om een medewerker relatie vast te leggen. Hierbij kan je denken aan de volgende type relaties : - Regiebegeleider - Regiebehandelaar - Fysiotherapeut, ergotherapeut, etc Indien het al bekend is welke regiebehandelaar gekoppeld dient te worden aan deze cliënt, dan kan je deze relatie al toevoegen. Binnen het tabblad algemeen klik je op 'Medewerkerrelaties'. 9

10 Klik op 'Voeg een medewerker toe'. Voer de volgende gegevens in om de medewerker relatie aan te maken: 1. Zoek de medewerker op die je wilt vastleggen als medewerker relatie 2. Selecteer het juiste type medewerker relatie 3. Voer eventueel de juiste start- (en/of eind)datum in. De einddatum is van belang bij het wijzigen of afsluiten van een medewerker relatie, zodat de historie inzichtelijk blijft. 4. Sla vervolgens de gegevens op. 10

11 Een ingevuld voorbeeld ziet er als bovenstaand uit. Sla vervolgens de gegevens op. De medewerker relatie is nu aangemaakt. Via 'Voeg een medewerker toe' kan je een tweede, andere medewerker relatie vastleggen. De bestaande relatie kan je aanpassen door op de naam van de medewerker te klikken. 11

12 6. Documenten Documentatie vanuit Entrace kan in Ons gehangen worden als document. Hiervoor gebruik je het tabblad Documenten. Binnen het dossier van de cliënt open je de tab Documenten. Vervolgens open je de tab 'Uploaden', waar je een bestand vanaf je computer kan uploaden. Kies het bestand dat je vanaf je computer wilt uploaden. In het bovenstaande voorbeeld is er een schermafbeelding toegevoegd om te uploaden in het dossier van de cliënt. 12

13 Bij het document dat je wilt uploaden kan je een label en een omschrijving toekennen. Het label kan je gebruiken om later het document makkelijk op te zoeken. De omschrijving is extra informatie die je meegeeft aan het document. Klik op 'Uploaden' om het document definitief te plaatsen in Ons. Het document is nu geplaatst in het dossier van de cliënt. Het document is geplaatst met het Label 'Archief Cura'. Tevens is te zien welke medewerker het bestand heeft geüpload, en op welk moment het document is geplaatst. 13

14 Door het document te selecteren tonen de opties 'Verwijderen', 'Downloaden' en 'Archiveren' zich. Hiermee kan je bepalen wat je met het document wilt doen, bijvoorbeeld wanneer je het document uit het actuele overzicht wilt halen. 14

15 7.Vragenlijsten invullen Binnen Ons zijn verschillende vragenlijsten in te vullen ten behoeve van de instroom. Zo is er het persoonsbeeld, waarin informatie over de cliënt alvast genoteerd kan worden. Tevens is er de vragenlijst Settingsgesprek en advies. De vragenlijsten in Ons zijn te vinden onder de tab 'Profiel'. Om een nieuwe vragenlijst in te vullen kies je 'Nieuwe vragenlijst'. Het scherm met de beschikbare vragenlijsten opent zich. Vragenlijsten zijn formulieren die per cliënt in te vullen zijn. Selecteer de gewenste vragenlijst. 15

16 Het is eventueel mogelijk om met de zoekbalk specifiek te zoeken naar een bepaalde vragenlijst. In het onderstaande voorbeeld wordt de vragenlijst 'Persoonsbeeld' ingevuld. De vragenlijst opent zich nu. De vragenlijst bestaat uit een pagina, waarbij er eerst ruimte is om de levensloop van de cliënt te beschrijven aan de hand van een aantal vragen. Vervolgens komen de domeinen van kwaliteit van leven terug. Op ieder domein is er ruimte om de geschiedenis en de actuele stand van zaken te beschreven. 16

17 Per onderwerp is er een uitleg om aan te geven waarom gedacht kan worden bij het betreffende domein. Onder het vraagteken staan vragen die je kunt stellen aan de cliënt om informatie over het gebied in te winnen. Let op: Bij het invullen van de vragenlijst is het niet noodzakelijk om bij ieder domein iets in te vullen. Vul alleen relevante informatie in. Wanneer je de vragen op een pagina hebt ingevuld, vergeet dan niet om de antwoorden op te slaan. Dit doe je middels de knop Opslaan onder aan de pagina. Gebruik vervolgens de knop 'Overzicht' om de ingevulde vragenlijst in te zien. 17

18 De antwoorden die ingevuld zijn, zijn nu inzichtelijk. De vragen waarop geen antwoord is gegeven, zie je niet meer terug. De vragenlijst is in concept opgeslagen. Dit betekent dat de vragenlijst nog niet definitief is, dus de vragenlijst is dus nog te wijzigen. Wanneer de vragenlijst definitief is, dan kan de vragenlijst op actueel worden gezet middels de knop 'Volgende status'. 18

19 De vragenlijst is nu actueel. De knop om de vragenlijst te wijzigen is nu ook verdwenen. Wel kan er opnieuw een concept vragenlijst gemaakt worden die de inhoud van de actuele vragenlijst bevat. Dit doe je middels de knop 'Dupliceer'. Wanneer de vragenlijst niet meer actueel is, kan de huidige actuele vragenlijst gearchiveerd worden. Dit doe je door nogmaals de knop 'Volgende status' te gebruiken. Onder de knop 'Profiel' is de vragenlijst Persoonsbeeld nu inzichtelijk. 19

20 Op eenzelfde manier is de vragenlijst Settingsgesprek en advies te openen. Bij de tab profiel selecteer je de knop Nieuwe vragenlijst. Vervolgens zoek je de vragenlijst Settingsgesprek en advies op. Deze open je om de vragenlijst in te vullen. Na het invullen van de vragenlijst sla je de gegevens op. Wanneer je vervolgens op de knop Overzicht klikt, krijg je de concept ingevulde vragenlijst te zien. Hier kan je de vragenlijst nog wijzigen, en er is tevens de optie om het concept te printen. 20

21 8.Berichten in Ons Als je een cliënt wilt voordragen aan een locatie dan kan dit via ONS. Je stuurt een bericht naar het team en locatieadviseur en maakt een melding van de overdracht. Ons kent een soort 'SMS-functie'. Dit heet berichten. Deze functie is te gebruiken om berichten naar specifieke collega's of naar hele teams te sturen. Klik op het 'Envelop' icoon om de berichten optie te openen. 21

22 Klik vervolgens op 'Nieuw bericht' om een bericht aan te maken. Bij het maken van een nieuw bericht staat standaard je gehele eigen team geselecteerd als ontvanger. Wanneer je dit niet wilt, klik dan je team weg en voeg de gewenste ontvanger(s) toe. Schrijf je bericht en verstuur het bericht. 22