HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem ASTRAIA

Transcriptie

1 HANDLEIDING voor het MAKEN EN UPLOADEN van een excelbestand vanuit het bronsysteem ASTRAIA naar PERIDOS Inleiding U bent verantwoordelijk voor het al dan niet aanleveren van gegevens aan Peridos. Daarbij geldt dat als de cliënte heeft deelgenomen aan (een deel van) de screening, dat ervan uit wordt gegaan dat de counseling voldeed aan de eisen die daaraan gesteld worden in het draaiboek en de folder. Dan kunnen we namelijk uitgaan van veronderstelde toestemming voor aanlevering van gegevens aan Peridos, tenzij de cliënte destijds expliciet bezwaar daartegen heeft aangegeven. Dit bezwaar zou dan terug te vinden moeten zijn in uw dossier. Indien er sprake was van bezwaar, verzoeken wij u om in dat dossier de Toestemming voor Peridos alsnog op Nee te zetten, zodat de gegevens van die cliënte ook daadwerkelijk niet in de Excel-uitvoer wordt meegenomen. Indien er toch gegevens doorgestuurd werden naar Peridos terwijl dit niet de bedoeling was, contacteer dan de landelijk beheerder. Deze kan dan de gegevens van de cliënt die bezwaar gemaakt heeft alsnog verwijderen. Landelijk beheerder : Simone Binnema-Bennema, Stichting Prenatale Screening Noord Nederland. Tel : , s.j.binnema@og.umcg.nl Dit is een handleiding waarin stap voor stap zal worden uitgelegd hoe u als praktijkbeheeder van een zorginstelling een excel file kunt aanmaken in Astraia en die dan kunt opladen in Peridos. Het is raadzaam om dit op regelmatige tijdstippen te doen. Wij raden aan om dit ten minste 4 keer per jaar, dus eens per kwartaal, uit te voeren. 1

2 1. Het downloaden van xml queries vanaf de Astraia website 1.1 Het downloaden van xml queries vanaf de Peridos website Ga naar de website van peridos. Klik op het kopje gegevens aanleveren en selecteer ASTRAIA Ga met uw muis op de link staan naar het.xml bestand Peridos-Sybase-en-MSSQL- Astraia-Queries en druk op de rechter muistoets. Sla het bestand, bijvoorbeeld op uw bureaublad. 2

3 1.2 Het downloaden van xml queries vanaf de Astraia website Om een excel bestand van uw gegevens te maken in Astraia moet u eerst een stukje software inladen in Astraia. Dit hoeft u slechts 1 keer te doen. Pas als er een nieuwe versie van de xml file is, download en importeert u deze. Ga naar de website van Astraia te gaan. Dit is 3

4 1.2.2 De meeste gebruikers van Astraia hebben reeds een gebruikersnaam en login. Indien u reeds, toets uw gebruikersnaam en paswoord in en druk op de knop Log-in. Ga verder naar stap 1.6 Indien u geen gebruikersnaam en paswoord heeft, volg dan de stappen 1.3 t.e.m Klik op contact. 4

5 1.2.4 Klik op de naam Maarten Stenvers, MSc Vul uw naam en adres in. Als onderwerp bericht zet u log-in peridos. Onder het kopje vul uw bericht in vult u de naam van uw praktijk in. Druk op de knop verstuur. U zal per een bericht ontvangen waarin u uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord zal terugvinden. U kan dan naar stap 1.2 om uzelf in te loggen op de site Druk op de knop Downloads. 5

6 1.2.7 Druk op de knop Astraia. 6

7 1.2.8 Druk op de knop Overige Druk op de knop Download onder het mapje Peridos-Astraia-Queries. Het bestand heeft de naam Peridos-Sybase-en-MSSQL-Astraia-Queries. Sla het op op uw computer. 7

8 2 STAP 2 : Het opladen van de xml file in Astraia. 2.1 Het opladen van de xml file in Astraia is weerom een eenmalige actie. Eenmaal de xml file opgeladen in Astraia zal deze steeds ter beschikking zijn en kan u starten bij stap 3. Alleen wanneer er een nieuwere versie van de xml file is, herhaald u stap 1 en stap 2. Om een excel van uw gegevens te maken in Astraia start u eerst de Astraia applicatie op. Vanaf het hoofdscherm klikt u op de button Statistiek. 2.2 Druk op de button Importeer query. 8

9 2.3 Ga naar de map (de plaats) waar u het xml bestand met de naam Peridos-Sybase-en- MSSQL-Astraia-Queries heeft opgeslagen op uw computer. Klik respectievelijk op de bestandsnaam Peridos-Sybase-en-MSSQL-Astraia-Queries en klik op de button Open. 9

10 3 STAP 3 : Opladen van nieuwe versies en verwijderen oude versies van de xml file. Regelmatig zullen de xml files, die de basis vormen voor de rapporten, ge-update worden. U dient eerst de nieuwste versie op te laden in Astraia. Deze worden ter beschikking gesteld op de website van peridos.nl. Het opladen van de.xml bestanden gebeurt op dezelfde manier als hierboven beschreven. Er zullen dan 2 versies in de lijst verschijnen (de oude versie en de nieuwe versie). Hier ziet u een voorbeeld voor counseling. Klik op de oudste versie die u wil verwijderen. Klik op Verwijderen query in de kolom aan de rechterkant van het scherm. Bevestig met ja. 10

11 4 STAP 3 : Het maken van een excelbestand in Astraia. 4.1 Het xml bestand heeft zich gesplitst is 3 delen namelijk : - Peridos-Counseling - Peridos-Combi - Peridos-SEO Afhankelijk van welke activiteiten (of combinatie van activiteiten) u verricht klikt u op een van deze bestanden. Voorbeeld 1 : U doet enkel SEO in Astraia, dan klikt u enkel op de bestandsnaam Peridos-SEO en druk op exporteren. Voorbeeld 2 : U doet counseling en SEO in Astraia. Dan klikt u eerst op Peridos-counseling en druk op exporteren. Vervolgens klikt u ook nog op Peridos-SEO en druk weer op exporteren 4.2 Bewaar het bestand op uw computer bij voorkeur op uw bureaublad onder een zelf gekozen bestandsnaam. Advies : Geef de bestandsnaam het volgend formaat : <jaar><maand><dag><peridos- ><Counseling of Combi of SEO) Voorbeeld Peridos-Combi 11

12 12

13 5 STAP 3 : Het opladen van een excelbestand in Peridos 4.1 U gaat naar de website van peridos ( en klikt op inloggen. 4.2 Vervolgens klikt u op de link naar de productie omgeving van Peridos ( 13

14 Tip: Door op uw bureaublad of in uw browser (onder favorieten ) een link naar Peridos te zetten kunt u de vorige 2 stappen overslaan. U komt dan rechtstreeks in het inlogscherm (zie punt 2.3) 4.3 Als praktijkbeheerder bent u gemachtigd om het excel bestand op te laden in Peridos. U logt in met uw eigen login en wachtwoord. 14

15 4.4 Klik op het tabblad gegevens 15

16 4.5 Klik op het knopje toevoegen 4.6 Druk op de knop bronsysteem : kies er een 4.7 U selecteert in dit veld uw bronsysteem, in dit geval dus ASTRAIA en de gewenste selectie. 16

17 4.8 Druk op de knop Bladeren en klik op het excel bestand dat u eerder vanuit Astraia opgeslagen heeft op uw computer (bij voorkeur op het bureaublad) 4.9 Het bestand dat u geselecteerd heeft wordt getoond achter de knop kies bestand. Druk nu op de knop toevoegen U krijgt nu een overzicht met volgende informatie : - een rood kruis : Uw bestand is opgeladen en staat klaar om verwerkt te worden door de regiobeheerder. Wanneer de regiobeheerder uw bestand verwerkt heeft (geïmporteerd in Perdios) wordt dit een groen vinkje. - De datum wanneer u dit bestand heeft opgeladen in Peridos. 17

18 5. STAP 5: Verbeteren kwaliteit geïmporteerde gegevens 5.1 Wanneer de regiobeheerder uw bestand heeft geïmporteerd krijgt u een met de melding dat uw bestand succesvol is verwerkt. In deze zal u ook een link aantreffen naar deze pagina. U zult zien dat het rode plusteken veranderd zal zijn in een groen vinkje. Dit betekent dat uw bestand verwerkt is. U ziet nu ook volgende gegevens : - Foute regels : Beschrijft het aantal niet correcte regels. Het kan gaan om regels : o die fouten bevatten en daardoor niet geschikt zijn voor import in Peridos o waar data ontbreken die noodzakelijk zijn voor Peridos - De tijd tussen Datum eerste onderzoek en Datum laatste onderzoek beschrijft de periode van gegevens die u reeds heeft opgeladen in Peridos en die verwerkt zijn door de regiobeheerder. - Nieuw : het aantal nieuwe cliënten - Overschreven : Het aantal records dat werd overschreven naar aanleiding van nieuwere gegevens - Gelijk : Het aantal records waar niets aan veranderd is - Fout : Het totaal aantal records waar nog steeds een fout in zit. Wanneer u nu kikt op het bestand opent zich een overzicht met alle foutmeldingen. 18

19 Zo krijgt u inzage in welke gegevens moeten worden aangevuld of gecorrigeerd. Wanneer u klikt op een regel zal u in Peridos direct naar de cliëntgegevens kunnen gaan. LET WEL : Correcties en aanvullingen dienen steeds te gebeuren in uw bronsysteem, in dit geval in Astraia. Wanneer u de volgende keer uw nieuwe gegevens oplaadt zullen deze aanvullingen en correcties automatisch worden meegenomen. 19