Handleiding ledenadministratie NVVH afdelingen

Transcriptie

1 Handleiding ledenadministratie NVVH afdelingen Inleiding U kunt via internet de gegevens van de leden van uw afdeling bijhouden. Hieronder staan de mogelijkheden beschreven. Inloggen Om te kunnen werken in de administratie van uw afdeling gaat u naar het internetadres: Vergeet niet de s achter https te zetten! Deze s staat voor secure (veilig) en dat betekent dat de data bij het versturen automatisch worden versleuteld ter beveiliging. Er komt nu een inlogscherm in beeld met een invoerveld voor uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze code is door de NVVH aan alle ledenadministrateurs verstrekt. Indien u dit niet meer heeft kunt u contact opnemen met het NVVH kantoor. Afbeelding: inlogscherm Typ vervolgens het woord op het plaatje over in het invoervakje rechts van dit plaatje. Klik tot besluit op de grijze knop om in te loggen. Ledenlijst en selectie van leden bekijken. Nadat u bent ingelogd ziet u automatisch de overzichtslijst van leden van uw afdeling. Zoekt u een specifiek lid, dan kunt u ook de naam invullen in het invoervlak rechts onder de tekst Zoeken. Klik na het invoeren van dit veld op deze tekst Zoeken. 1

2 Afbeelding: overzichtslijst leden van de afdeling Afbeelding: zoekscherm voor het gericht zoeken van een lid Alleen na het inloggen ziet u automatisch de overzichtslijst. Al u tijdens het werken terug wilt keren naar deze overzichtslijst klikt u in de rechter balk op de tekst Selecteren. U krijgt dan een pagina in beeld om een selectie te maken. Maar dit is niet noodzakelijk. Klik op deze pagina onderaan op de knop Lijst en de complete overzichtslijst van leden komt weer in beeld. Voor het maken van een selectie kunt u in deze handleiding de uitleg raadplegen onder het kopje Selectie maken. 2

3 Afbeelding: knop voor het oproepen van de overzichtslijst leden Gegevens van een lid bewerken Kies uit de overzichtslijst van leden van uw afdeling een lid uit waar u de gegevens van zou willen lezen of wijzigen. Klik in deze lijst het potloodje voor de naam van dit lid met de muis aan. Afbeelding: gegevens bewerken van een lid door te klikken op potlood icoon U krijgt nu een formulier in beeld met invoervelden die zijn gevuld met de gegevens van dit lid. Afbeelding: formulier voor aanpassen gegevens van een lid (afbeelding om privacyredenen onleesbaar gemaakt) 3

4 U kunt nu in dit formulier gegevens aanpassen. Onder aanpassen wordt verstaan reeds ingevoerde gegevens wijzigen, verwijderen of verder aanvullen. Nadat u de gegevens heeft aangepast klikt u met de muis rechts onderaan dit formulier op het icoon van een floppydisk om de aanpassingen op te slaan. Afbeelding: floppydisk icoon voor opslag wijzigingen en kruis voor annuleren De gegevens zijn nu aangepast. Indien u weer de overzichtslijst in beeld wenst, klikt u rechts in het menu op de tekst Selecteren. U krijgt dan een pagina in beeld om een selectie te maken. Maar dit is niet noodzakelijk. Klik op deze pagina onderaan op de knop Lijst en de complete overzichtslijst van leden komt weer in beeld. Nieuw lid invoeren Voor het invoeren van een nieuw lid kiest u in de rechter kolom bovenin de eerste optie Nieuw persoon. Afbeelding: nieuw lid invoeren Door hier op te klikken komt een leeg invoerscherm in beeld. Vul hier de gegevens in van het nieuwe lid. Nadat u de gegevens heeft aangepast klikt u met de muis rechts onderaan dit formulier op het icoon van een floppydisk om de aanpassingen op te slaan. 4

5 Afbeelding: leeg formulier voor het invoeren van gegevens van een nieuw lid De gegevens zijn nu aangepast. Het nieuwe lid staat nu opgenomen in de overzichtlijst van leden van uw afdeling. Indien u weer de overzichtslijst in beeld wenst, klikt u rechts in het menu op de tekst Selecteren. U krijgt dan een pagina in beeld om een selectie te maken. Maar dit is niet noodzakelijk. Klik op deze pagina onderaan op de knop Lijst en de complete overzichtslijst van leden komt weer in beeld. Afbeelding: knop voor het oproepen van de overzichtslijst leden Lid verwijderen Indien u een lid uit de administratie wenst te verwijderen zoekt u dit lid op in de overzichtlijst. Door het lid aan te klikken opent zicht het formulier om de gegeven van dit lid te bewerken. U kunt nu 2 dingen doen: 5

6 Het lid direct verwijderen: u vinkt met de muis de rode tekst Persoon verwijderen aan en bevestigt dit door te klikken op het icoon van een floppydisk om de aanpassing op te slaan. Het lid met einddatum verwijderen: een lid kan op een bepaald moment aangeven in het nieuwe jaar, per 1 januari, geen lid meer te willen zijn. In dat geval blijft dit lid tot en met 31 december wel gewoon lid. In dit geval moet het lid niet per direct worden verwijderd maar een einddatum worden ingesteld. In dit voorbeeld geldt een einddatum 31 december + jaartal van het jaar waarin is opgezegd. Na het verstrijken van deze ingevoerde einddatum, die op het moment van invoer nog in de toekomst ligt, zal dit lid automatisch worden verwijderd uit de overzichtslijst leden van uw afdeling. Selectie maken Wanneer het totaal aantal leden onder de 200 mensen ligt is een selectie maken niet noodzakelijk: de overzichtslijst is dan nog hanteerbaar. De behoefte om via een zoekvraag iemand te zoeken is dan wat kleiner. Maar werken met het selectiescherm kan zeker handig zijn. Met het selectiescherm kan een zoekvraag worden samengesteld. Er zijn in dit scherm 5 uitklapmenu s zichtbaar. Hier kan een zoekcriterium word ingesteld: minimaal 1 en maximaal 5. Afbeelding: selectie maken Daaronder kan worden aangegeven of de zoekresultaten, de leden die moeten worden opgezocht in het totale bestand, aan alle opgegeven criteria moet voldoen of juist aan 1 van deze criteria. Voorbeeld: als er wordt opgegeven als eerste zoekcriterium Voornaam is Marian en tweede zoekcriterium Achternaam is Jansen kan worden gekozen voor EN en OF. Als er nu EN wordt gekozen zal in de lijst zoekresultaten alleen Marian Jansen worden getoond. Als er echter OF wordt gekozen zal in de lijst zoekresultaten iedereen worden getoond met de voornaam Marian ( dus in de lijst staan Marian Bakker, Marian Jansen, Marian Kramer en Marian de Vries) en ook iedereen met de achternaam Jansen (dus in de lijst staan ook Joke Jansen, Marian Jansen en Rieneke Jansen). In het eerste geval (EN) bevat in dit voorbeeld de resultatenlijst slechts 1 naam en in het tweede geval (OF) worden er 7 namen getoond. Tot besluit kan er worden gekozen hoe de zoekresultaten moeten worden gesorteerd: bijvoorbeeld op achternaam of postcode. Deze keuze is bijvoorbeeld van belang als de zoekresultaten worden geplaatst in een Excelbestand: de gekozen volgorde van de zoekresultaten 6

7 is tevens de volgorde waarin de gegevens in Excel terecht komen. Als sorteren op achternaam is gewenst hoeft er niets worden gewijzigd: dit is de standaardinstelling (zie afbeelding). Lezen en schrijven Zoals in het begin van deze handleiding al aangestipt kunt u gegevens lezen en bewerken (schrijven). Voor het alleen lezen van gegevens kunt u op het icoon met het groene zaklampje klikken. Het icoon met het potlood staat voor bewerken. Klik hierop voor het aanpassen van gegevens. Uiteraard kunt u gegevens ook alleen lezen via het potloodicoon door in dat geval te lezen en verder niet te bewerken, hoewel dat dan wel mogelijk is. Afbeelding: potlood icoon voor het bewerken van gegevens en zaklamp icoon voor het lezen van gegevens Weergave in kolommen aanpassen Als u bent ingelogd ziet u automatisch een overzichtslijst van de leden van uw afdeling. Op 1 rij (horizontaal) zit u de gegevens staan van 1 lid. Vertikaal ziet u kolommen, zoals een kolom met de achternaam. Standaard ziet u de kolommen Achternaam, Voornaam, Tussenvoeging, Plaats en E- mail. Zie afbeelding op pagina 2: Overzichtslijst leden van de afdeling Als u in deze overzichtslijst extra, aanvullende gegevens in beeld wenst die u niet automatisch na het inloggen ziet klikt u in de rechter kolom op de tekst Uitvoer-kolommen. Afbeelding: aanpassen zichtbare kolommen U komt nu op een pagina terecht waar u met de muis aan en uit kunt vinken welke gegevens u in de overzichtslijst zou willen zien. Plaats bij de gewenste uitvoerkolommen een vink. Klik ter bevestiging van de gemaakte selectie kolommen op de knop Selecteren. 7

8 Bij het bekijken van de overzichtslijst van leden komen nu de gegevens van de geselecteerde kolommen in beeld. Voorbeelden van een uitvoerkolom zijn de kolommen: achternaam, plaats, huisnummer, postcode, telefoonnummer en . Afbeelding: aanpassen getoonde kolommen Gegevens in een Excelbestand zetten De gegevens van de leden kunnen eenvoudig naar Excel worden overgezet. Klik op het Excel-icoon boven in beeld. De gegevens van de overzichtslijst worden nu automatisch in een Excel-bestand geplaatst. Afbeelding: Excel icoon Let op: Dit kan alleen als wordt gewerkt op een computer waarop Excel is geïnstalleerd. Bij het overzetten naar Excel worden alleen de uitvoerkolommen meegenomen die op dat moment zijn geselecteerd. Zie onder het kopje Kolommen aanpassen in deze handleiding. Wanneer u van plan bent de gegevens naar een Excel-bestand over te zetten door te klikken om het Excel-icoon is het goed eerst te kijken of de benodigde gegevens in de kolommen van de overzichtslijst zichtbaar zijn. Indien er gegevens ontbreken is het noodzakelijk eerst de juiste kolommen te selecteren via de optie Uitvoerkolommen in de rechter gekleurde balk. Schuifbalken Als niet alle gegevens direct in beeld komen omdat bijvoorbeeld de overzichtslijst van alle leden langer is dan de hoogte van het beeldscherm kan de schuifbalk worden gebruikt voor het naar boven of naar beneden schuiven van de gegevens. U kunt hiervoor klikken op de rode tekens die naar boven en beneden wijzen. 8

9 Afbeelding: rode tekens voor het verschuiven van de getoonde gegevens op het beeldscherm Etiketten maken Klik op het pdf-icoon boven in beeld om de selectie van gegevens om te zetten in een bestand met etiketten of badges. Let op: dit is slechts een sjabloon voor 1 formaat etiketten. Kies etiketten die hierbij passen of maak zelf etiketten op een andere manier zoals via een samenvoegbestand in Word. Afbeelding: etiketten icoon Alle gegevens van alle leden in Excel zetten Om alle gegevens van alle leden in Excel te kunnen zetten moeten de volgende stappen worden ondernomen: - zorg er voor dat alle kolommen staan aangevinkt (zie hiervoor onder het kopje Weergave in kolommen aanpassen) - klik op de knop lijst voor het tonen van alle leden (zie hiervoor onder het kopje Ledenlijst en selectie van leden bekijken.) - klik op de Excel knop (zie hiervoor onder het kopje Gegevens in een Excelbestand zetten ) 9

10 Uitloggen Als u niet meer met de ledenadministratie hoeft te werken en uw werkzaamheden heeft afgerond kunt u uitloggen door te klikken op de tekst Uitloggen onderaan de gekleurde balk aan de rechterkant. Afbeelding: knop om uit te loggen 10