Aan de slag met de LEDENADMINISTRATIE

Transcriptie

1 Aan de slag met de LEDENADMINISTRATIE Het maken en gebruiken van rapportages 1. Rapportages en Excel Een rapportage gebruikt u om een bestand aan te maken: u wilt bijvoorbeeld etiketten uitdraaien, een ledenlijst maken of een brief aan een bepaalde groep mensen sturen. In Volare kunt u op zeer veel verschillende manieren een selectie maken. Het resultaat krijgt u gepresenteerd in een csv-bestand. Dit is een bestand dat bestaat uit gegevens, die door een komma gescheiden worden. CSV staat dan ook voor Comma Seperated Values. Als u het programma Excel op uw computer heeft staan zal in de meeste gevallen dit bestand automatisch getoond worden in Excel. Het bestand kan ook simpel geopend worden in Kladblok. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 1

2 Excel is een spreadsheet programma, dat vooral populair is op financiële afdelingen. Het is uitstekend geschikt om snel allerlei berekeningen uit te voeren. Het kan echter ook gebruikt worden om de gegevens uit een database zoals Volare te koppelen aan een Word-bestand. In deze handleiding zullen we niet in detail ingaan op Excel. Daarvoor is dit een te ingewikkeld programma. Eén functie in Excel is echter uitermate geschikt om gegevens te rangschikken en dat is de optie Sorteren. Hiermee kunt u de gegevens in een kolom o.a. alfabetisch rangschikken. Sorteren in Excel Al naar gelang welke versie Excel u heeft volgt u de linker- of rechterkolom. Excel Excel 2007 Kies de optie Sorteren onder de knop Data. Selecteer eerst alle gegevens in het Excel-bestand door Ctrl-A in te drukken. Anders loopt u de kans dat er gegevens niet mee gesorteerd worden. Open het Excel bestand. Klik in het tabblad Start op de knop Sorteren en filteren. Kies Aangepast sorteren. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 2

3 Vervolgens wordt het volgende schermpje geopend. Zorg dat De gegevens bevatten kopteksten is aangevinkt. Kies b.v. als eerste sorteerniveau voor Achternaam. Klik op OK. het bestand wordt nu gesorteerd op achternaam. Sla het bestand op. Zo kunt u het bestand ook b.v. op postcode of plaatsnaam sorteren. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 3

4 Soorten rapportages U kunt kiezen uit drie soorten Rapportages: Mailings, Rapport Leden en Rapport patiënt. Met Mailings kunt u selecties maken voor de verzending van uw nieuwsblad of uitnodigingen voor een nieuwe ledenbijeenkomst. U krijgt een beperkte reeks gegevens, waarmee u vrij simpel etiketten en gepersonaliseerde brieven kunt maken. Met Rapport leden en Rapport patiënt kunt u selecteren op leeftijd, diagnosedatum, datum overlijden, diagnose en diagnosegroep. U krijgt als output een zeer uitgebreide set gegevens. U kunt met deze gegevens lijsten maken, maar ook weer etiketten en standaardbrieven. Welke rapportage u gebruikt hangt af van de gegevens die u nodig heeft. In veel gevallen zult u met Mailings prima uit de voeten kunnen. Vergeet niet om links aan te vinken waar u op wilt selecteren. Nadat u uw selectie heeft ingevuld, klikt u op de knop Export onderaan. Vervolgens verschijnt het volgende schermpje. U kunt het bestand meteen opslaan of eerst openen om te bekijken. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 4

5 Mailings Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 5

6 Rapport leden Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 6

7 Rapport Patient Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 7

8 2. Stappenplan voor maken van adresetiketten in Word. Voorbeeld: U wilt een mailing uitsturen naar alle leden van uw regionale werkgroep en daarvoor etiketten uitprinten. Stap 1 Maak met één van de rapportages in Volare een bestand aan van alle leden van uw werkgroep en sla dit bestand op als Excel-bestand. Dit bestand wordt verderop het gegevensbestand genoemd. Op de eerste regel van het Excel-bestand staan de veldnamen. Deze veldnamen verschijnen straks in het Word-bestand, de zgn. samenvoegvelden, als u het Word-bestand heeft gekoppeld met het gegevensbestand. Stap 2 Als u een gegevensbestand heeft gemaakt (= Excel-bestand uit Volare) moet u dit opslaan op uw computer en de plaats waar dit document staat goed onthouden. Stap 3 U kunt Word nu opstarten. Al naar gelang welke versie Word u heeft volgt u de linker- of rechterkolom. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 8

9 Gegevens uit het Excel bestand samenvoegen met een Word bestand om adresetiketten te maken Word Word 2007 Als u een leeg document in Word heeft geopend gaat u naar Extra. Kies vervolgens voor Afdruk Samenvoegen (zie onderstaand voorbeeld). Klik het menu Maken onder Hoofddocument open en kies Adresetiketten. U krijgt daarna onderstaand scherm te zien. Start Word. Er wordt standaard een leeg document geopend. Sluit dit document niet. Als u het toch sluit, zijn de opdrachten in de volgende stap niet beschikbaar. Klik op het tabblad Verzendlijsten, op Afdruk samenvoegen starten. Vervolgens krijgt u nog een schermpje te zien, kies hier voor Actief venster. Het volgende scherm verschijnt in beeld. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 9

10 Word Word 2007 Klik op het type document dat u wilt maken. In dit geval etiketten. Klik het menu onder Gegevensbestand ( Gegevens ophalen ) open, klik op Gegevensbestand koppelen Kies bij Bestandstype (linksonderin) voor MS Excel-werkbladen. (zie scherm hieronder). U ziet dan alle aanwezige Excel-bestanden. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 10

11 Word Word 2007 Klik op Etiketten en stel vervolgens in het dialoogvenster Opties uw voorkeuren in voor het type etiket dat u gaat gebruiken. U gaat nu uw Word-document koppelen met het gegevensbestand uit Volare. U kunt nu door in het menu te bladeren uw gegevensbestand zoeken. Als u het gegevensbestand uit Volare heeft gevonden, klikt u dit open. U krijgt onderstaand scherm in beeld. Klik op OK. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 11

12 Word Word 2007 Klik op het tabblad Verzendlijsten, op Adressen selecteren en kies vervolgens voor Bestaande lijst gebruiken. Zoek het Excel bestand op dat u had aangemaakt in Volare en opgeslagen op uw computer in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren. Klik op OK als er Heel werkblad gevraagd wordt. Dan verschijnt onderstaande scherm. Klik op Hoofddocument instellen. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 12

13 Word Word 2007 U krijgt vervolgens dit schermpje. Meestal staan de gegevens op het eerste werkblad (sheet) van het Excel bestand. U kunt gewoon op OK klikken. Dan verschijnt onderstaande scherm. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 13

14 Word Word 2007 Klik op het tabblad Verzendlijsten, op Samenvoegvelden invoegen. Klik op het kleine driehoekje rechtsonder. U krijgt dan een lijst te zien van de kolomnamen(=veldnamen) van het Excel-bestand. Kies het juiste formaat etiketten. Klik op OK. U keert nu terug naar uw document in Word. In de werkbalk ziet u een aantal knoppen verschijnen waaronder Samenvoegveld invoegen, Wordveld invoegen en samenvoegen. Als u op Samenvoegveld invoegen klikt, dan verschijnt er een lijst met de veldnamen uit het gegevensbestand (de eerste regel van het Excel-bestand). Als u een veldnaam aanklikt, dan komt dit in het Word-document te staan. U kunt dus uit de lijst de veldnamen klikken Voeg op deze manier de veldnamen in die u op het etiket wilt hebben. Vergeet niet spaties ertussen te typen. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 14

15 Word Word 2007 die u in uw etiketten nodig heeft. Als u het goed heeft gedaan, komt het document er ongeveer zo uit te zien: Klik op Etiketten bijwerken. De veldnamen worden nu in alle etiketten gezet. Tip! U ziet ook onderaan het scherm de documenten staan, als u steeds heen en weer klikt op deze documenten kunt u spieken wat er in het Excel-bestand staat. Als u de veldnamen die u nodig heeft voor uw lijst heeft gekozen, kunt u gaan samenvoegen. Klik hiervoor op de knop Samenvoegen. Dit samenvoegbestand komt in een nieuw document te staan (het bestand met de echte gegevens). Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 15

16 Word Word Samenvoegen met een bestaand document, bijvoorbeeld een brief U opent het bestaande document (bijvoorbeeld uw brief) in Word. Kies Extra in de werkbalk en klik op Afdruk samenvoegen. Klik op Maken en kies vervolgens Actief venster (het document dat u wilt gebruiken is immers actief). U kunt daarna bovenstaande stappen volgen. Als het grijze vakje, b.v. Maken, met stippellijnen is omcirkeld, dan is dat de volgorde van de handelingen die u moet verrichten. De gegevens staan te hoog in het etiket. Daarom moet u de hele tabel selecteren en de celuitlijning aanpassen. Dit gaat op de volgende manier. Selecteer de drie kolommen: Ga zover boven de linkerkolom staan met de cursor totdat deze in een dik zwart pijltje verandert. Klik en houd de knop ingedrukt. De hele kolom wordt nu geselecteerd. Houd de knop nog steeds ingedrukt en ga naar rechts totdat de andere twee kolommen ook geselecteerd zijn. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 16

17 Word Word 2007 Zodra het actief venster verschijnt, dan kunt u hier op de juiste plaatsen de veldnamen invoegen en vervolgens op de knop Samenvoegen klikken om een nieuw bestand te maken met daarin de samengevoegde brieven. Laat de knop los en klik nu met de rechtermuisknop in het geselecteerde. Ga naar Celuitlijning en vervolgens naar Linksmidden uitlijnen. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 17

18 Word Word 2007 Klik op Voorbeeld van het resultaat als je wilt zien hoe de gegevens op de etiketten staan. Klik hier nogmaals op om weer terug te gaan naar de veldweergave. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 18

19 Word Word 2007 Klik op het tabblad Verzendlijsten, op Voltooien en samenvoegen en klik op Afzonderlijke documenten bewerken. Kies of u alle documenten, alleen het exemplaar dat momenteel zichtbaar is of een deel van de documenten, die u selecteert op basis van een bereik van recordnummers, wilt bewerken. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 19

20 Word Word 2007 Klik op OK. Word maakt nu een nieuw document aan met daarin de samengevoegde gegevens uit het Excel-bestand. Dit heet standaard Etiketten1. In dit document staan nu alle adresetiketten. U kunt dit bestand gelijk uitprinten of opslaan en later uitprinten. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 20

21 3. Stappenplan voor het verzenden per van regionale nieuwsbrieven De werkgroepen kunnen dit via Kaderleden vaste informatie zelf doen. Bij b.v. Selectie 2 invullen Regionieuws post of Regionieuws . Wil iemand geen post ontvangen, dan vul je niets in. Via rapportage Mailings kan je de groepen selecteren. Kies bij Menu voor Rapportages. En vervolgens bij Submenu voor Mailings. Vervolgens krijg je dit scherm te zien. Vink aan Selectie 2 en typ daarachter Regionieuws post (precies zo met hoofd en kleine letters). Klik op de knop Export links onderaan. Na het klikken op de Export knop krijg je dit schermpje. Je kan het bestand meteen opslaan of eerst openen om te bekijken. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 21

22 Als je het hebt opgeslagen kom je weer terug in het scherm van de Raportage Mailings. Nu moet je bij Selectie 2 typen Regionieuws (ook weer precies zo met hoofd en kleine letters) om het bestand voor de verzending van Regionieuws te maken. Klik op de knop Export links onderaan. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 22

23 Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 23

24 Sla dit bestand ook weer op. De bestanden zien er zo uit. Ik heb als voorbeeld even twee adressen de code Regionieuws post en twee de code Regionieuws gegeven. Vandaar dat er in de plaatjes niet zo veel in staan. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 24

25 Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 25

26 Om helemaal uit Volare te gaan moet je bij User kiezen voor Logout. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 26

27 Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 27

28 Versturen per . Open het Excel bestand voor de verzending. Selecteer alle adressen. Je moet iets naar rechts scrollen. Open in Outlook (Express) een nieuw bericht. Plak de adressen in het BCC veld van het nieuwe bericht. Als het BCC veld niet standaard zichtbaar is moet je dit even bij Opties aanvinken. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 28

29 Laat de namen controleren om eventuele typefouten op te sporen. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 29

30 Het ziet er dan zo uit. Typ in het bericht wat je altijd typt. Bovenstaande is maar een voorbeeld. Door het BCC te doen ziet niemand de adressen van de anderen. Herziene versie d.d Handleiding Het maken en gebruiken van rapportages pagina 30