Een adressenbestand maken in Excel 2016

Transcriptie

1 Maria Jasperse 15 november 2016

2 Een adressenbestand maken in Excel 2016 Excel is een heel fijn programma waar u heel veel mee kunt doen. U kunt er niet alleen allerlei berekening mee uitvoeren of een boekhouding mee opzetten, maar er ook een database (gegevensbestand) in aanleggen. Iedereen heeft thuis wel een adressenboek waarin gegevens van verschillende personen en/of families staan genoteerd. Het nadeel van zo'n adressenboek is dat er namen worden toegevoegd en ook worden weggestreept. Op laatst is het een ratjetoe en bent u genoodzaakt een nieuw boekje aan te schaffen en alle overgebleven namen over te schrijven. Een karwei dat in deze tijd niet meer past. In Excel kunt u in één bestand al uw familieleden, uw vrienden en kennissen, kortom iedereen die voor u belangrijk is, opnemen. In een Excelbestand is het heel eenvoudig om gegevens toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. U kunt het Excel-bestand later gebruiken om bijvoorbeeld etiketten of enveloppes af te drukken. Ook kunt U dit bestand gebruiken om een standaardbrief, die u aan meerdere personen wilt sturen, eenmaal aan te maken en daarbij voor iedere geadresseerde er een persoonlijk tintje aan geven. Kortom er zijn heel veel mogelijkheden. U begint met het maken van een adressen- of gegevensbestand. Stap 1 OPEN IN EXCEL een nieuw werkblad Stap 2 Typ in regel 1 het volgende: Cel Al - Relatie - Cel BI - Aanhef - Cel Cl Voorletters - Cel Dl Tussenvoegsel Cel El - Achternaam - Cel Fl - Adres - Cel Gl Postcode - Cel Hl -Woonplaats - Cel II Land CelJ - Tel.nr. Cel K1 Mailadres - Cel K Voornaam en zo in de volgende cellen (kolommen) eventuele andere gegevens die uw wilt vastleggen. De omschrijving in cel Al heeft betrekking op de categorie waarin de persoon in dat record behoort. Dus bv. Het is familie, een vriend, een kennis of een zakelijke relatie. U geeft in die cel dan een aanduiding van die categorie aan. Let er wel op dat u de categorieaanduiding steeds precies hetzelfde noemt anders bestaan er twee of meer aanduiding voor een en dezelfde categorie. Stap 3 Regel 2 en volgende regels vult u alle gegevens in waarover u beschikt. Iedere cel is een veld en alle velden achter elkaar vormen samen een record. In een record staan dus alle gegevens van één persoon of familie. (zie voorbeeld) De volgorde van het invullen is niet belangrijk want hierna kunt u alle records op naam sorteren. Natuurlijk kunt u ook de records op plaats, postcode of land sorteren. Wanneer u op deze manier een gegevensbestand opzet dan kunt u daarin ieder persoon die voor u belangrijk is kwijt. Het maakt niet uit of het een familielid, vriend of kennis is, alles kunt u achter elkaar in dat bestand plaatsen. Zoals in Stap 2 vermeld kunt u nog meer gegevens in uw gegevensbestand opnemen, bijvoorbeeld: 06-nummers, geboortedata, huwelijksdatum enz. Dat is het voordeel van Excel, veel kolommen en rijen staan daarvoor tot uw beschikking.

3 HET SORTEREN VAN EEN GEGEVENSBESTAND Stap 4 Wanneer u alle gegevens zijn ingevuld, gaat u in de grijze genummerde balk voor kolom A in rij 2 staan en selecteert u vanaf rij 2 (dus niet de regel met relatie, aanhef, enz.) de hele tabel. - Kies nu in het lint: Bewerken sorteren en filteren aangepast sorteren

4 - Hier kunt u de sortering kiezen, bijvoorbeeld: Kolom A (relatie) en Kolom E (achternaam) De geselecteerde gegevens kunnen in oplopende of aflopende volgorde gesorteerd worden. Alle combinaties zijn mogelijk. - Geeft het adresbestand een naam en sla het adressenbestand op.

5 EXCEL-ADRESSENLIJST SAMENVOEGEN IN WORD De adressenlijst uit Excel kunt u gebruiken om etiketten, enveloppen of een mailing te maken. Een mailing is een gepersonaliseerde brief die u naar familie en bekenden stuurt. Stap 1 OPEN in WORD een nieuw werkblad. Stap 2 Voor het maken van etiketten of een mailing opent u in het lint het tabblad VERZENDLIJSTEN Kies: AFDRUK SAMENVOEGEN STARTEN kies ETIKETTEN Stap 3 Selecteer in de lijst een etiket met de juiste afmeting bijv. Avery 3474 (70 mm breed & 37 mm hoog) Controleer de afmetingen en geef 2x OKÈ. U krijgt nu een blad met 24 lege etiketten. Stap 4 Plaats de cursor in het 1 e lege etiket kies vervolgens ADRESSEN SELECTEREN -

6 Bestaande lijst gebruiken OPEN nu uw Excel-adressenlijst geef oké, uw lijst is geselecteerd Nu krijgt u onderstaand beeld «Volgende record» «Volgende record» «Volgende record» «Volgende record» «Volgende record» «Volgende record» «Volgende record» «Volgende record» Stap 5 Kies - ADRESLIJST BEWERKEN selecteer de namen/adressen waarvan u een etiket wilt verwijderen de vinkjes en sorteer de adreslijst opnieuw op naam oplopend of postcode/naam oplopend. Op elk etiket verschijnt nu <volgend record>

7 Stap 6 Kies SAMENVOEGVELDEN INVOEGEN nu verschijnt de lijst met titels van de kopregel van uw Excel-adressenbestand. Plaats de cursor in etiket 1 en kies uit de lijst: aanhef - INVOEGEN - voorletters INVOEGEN tussenvoegsel INVOEGEN - achternaam INVOEGEN geef nu een RETURN het adres komt nu op de volgende regel. Kies opnieuw SAMENVOEGVELDEN INVOEGEN en kies adres INVOEGEN geef nu een RETURN de postcode komt op de volgende regel. Kies opnieuw SAMENVOEGVELDEN INVOEGEN en kies postcode INVOEGEN- woonplaats INVOEGEN geef nu een RETURN land komt op de volgende regel. Kies opnieuw SAMENVOEGVELDEN INVOEGEN en kies land INVOEGEN. Wijzig de lay-out van het etiket een spaties toe te voegen na elk onderwerp en kies nu Etiketten bijwerken -het blad wordt automatisch gevuld met etiketten. Zijn de adressen te lang voor het etiket pas dan het lettertype en/of lettergrootte aan.

8 Let op: Ook bij een adreslijst met 100 of meer adressen, u maakt slecht één masterblad. Stap 7 kies nu VOLTOOIEN EN SAMENVOEGEN kies Afzonderlijke documenten bewerken Geef aan welke selectie u wilt printen - plaats de etiketvellen in de printer. Controleer vooraf welke zijde van de etiketten naar onderen moet. Print nu de etiketten. SUCCES!