Excellerend Kwartaaltip

Transcriptie

1 Excellerend Heemraadweg NC Waddinxveen BTW: NL B.01 BANK: NL72ABNA KVK: Word(perfect) Tijdens mijn studie Bedrijfskunde in Nijmegen schreef ik mijn scriptie in WordPerfect. Het was het eerste tekstverwerkingsprogramma waar ik mee leerde werken en dat ging prima. Alt+F3 om onder water te kijken naar de opmaak. Prachtig allemaal. Tot de universiteit besloot om over te stappen op Microsoft Office en ik mijn scriptie moest converteren. Ik heb Word nooit gemogen. Maar in combinatie met Excel kun je er wel leuke dingen mee doen. Microsoft maakt het namelijk mogelijk om binnen hun Office-omgeving bestanden eenvoudig te koppelen. Stel dat je een adressenlijst in Excel hebt en je wilt etiketten printen. Dan kun je in Excel moeilijk gaan doen om in één cel formules aan elkaar te plakken, of drie cellen onder elkaar te laten samenvoegen als één etiket, maar het is eenvoudiger te werken met Word omdat die een flexibele functionaliteit heeft, namelijk Afdruk samenvoegen. De afbeeldingen komen van Excel 365 en Word 365 en kunnen afwijken van uw Excelversie. Adressenbestand Een adressenlijst in Excel is een tabel met gegevens, eigenlijk een database. Er zijn eisen (of sterke aanbevelingen) aan een database gesteld welke ik op mijn website behandel: De eerste vier regels van de database die ik in deze tip gebruik zien er zo uit: Stel nu dat je etiketten wilt printen met daarop: Op regel 1: Voornaam, tussenvoegsel, achternaam Op regel 2: Adres, huisnummer Op regel 3: Postcode, woonplaats Het Excelbestand met de adressen hoeft niet open te zijn om op etiketten te kunnen printen. Etiketten printen Open een leeg bestand in Word. Klik op de tab Verzendlijsten, klik in de groepering Afdruk samenvoegen starten op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen Pagina 1 van 9

2 en kies aan de rechter kant van je beeldscherm Etiketten: Klik onderin op Volgende: begindocument Klik op de blauwe link Opties In het dialoogvenster dat dan verschijnt dient het soort etikettenvel te worden gekozen. Hier zijn er héél veel van. Ik maak gebruik van etiketten van de HEMA met 3 kolommen en 7 rijen. Dus 21 etiketten per vel. Op de verpakking staan de afmetingen van het etiket 65 x 38 mm: Kies bij Etiketproducent Microsoft (tenzij jouw specifieke etikettenvel in de lijst voorkomt) Kies A4 staand zodat rechts ook A4 komt te staan. Pagina 2 van 9

3 N.B. De eerste regel met A4 heeft als kenmerk fotopapier, maar dat vraagt meer inkt bij het printen. Klik op details en vul het als volgt in: Vul bij punt 1 eerst de getallen 3 en 7 in bij de aantallen horizontaal en verticaal omdat er anders telkens een error verschijnt. De marge boven en aan de zijkant (punt 2) kun je berekenen aan de hand van de afmeting van de etiketten en de afmetingen van een A4. Een A4 is 29,69 cm hoog en bevat 7 rijen met etiketten van 3,8 cm hoog. Er blijft voor de marges boven en onder samen 3,09 cm over. Voor de breedte geldt 21 cm minus 3 etiketten van 6,5 cm breed. Er blijft dan 1,5 cm over voor de marges links en rechts samen. N.B. de eenheid cm hoef je niet handmatig te typen, dat doet Word wel als je klaar bent. Omdat bij mijn HEMA-vel de etiketten aan elkaar zitten zonder marge ertussen, zijn de afmetingen Etikethoogte en Verticaal gelijk, en ook Etiketbreedte en Horizontaal zijn gelijk. Dit kan per etikettenvel afwijken! De waarden bij Verticaal en Horizontaal zijn minimaal zo groot als de Etikethoogte en Etiketbreedte. Als alles ingesteld is, kun je bij punt 5 je instelling nog een herkenbare naam geven voor een volgende keer. Klik dan op OK. Word zet dit dan weg bij Etiketproducent Overige/aangepast. Pagina 3 van 9

4 Word onthoudt de koppeling met het Excelbestand en onthoudt ook de instellingen van de etiketten. Dat vind ik wel zo prettig omdat het instellen veel tijd kan kosten. Klik onderaan op: Volgende: Adressen selecteren Vink de bovenste optie aan en klik dan op de link Bladeren. Het dialoogvenster Gegevensbron selecteren verschijnt dan. Scroll naar de juiste map: In mijn geval klik ik op het bestand klanten.xlsx. Klik op de knop Openen. Het venster Tabel selecteren verschijnt dan. N.B. Verborgen tabbladen in Excel worden hier wèl getoond! Ben ik niet blij mee. Selecteer het tabblad data. Klik op OK: Pagina 4 van 9

5 Laat het onderste vierkantje De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen aangevinkt anders heb je verderop in het proces een uitdaging. In het dialoogvenster dat verschijnt kun je de klanten selecteren: Vink het vierkantje linksboven tussen Gegevensbron en Achternaam aan om alle records in één keer te selecteren. Deze lijst komt overeen met de tabel in Excel op het tabblad data. Je kunt rechts naar beneden scrollen om alle namen te zien als er meer dan 8 records zijn. Ook kun je naar rechts scrollen om alle velden te zien. De volgorde van de kolommen is te veranderen door de grijze knop met de titel van de kolom te verslepen, maar dit wordt niet onthouden. Het irriteert mij dat Word de volgorde vanuit Excel niet respecteert. Het lijkt erop dat eerst de velden met een herkenbare naam worden getoond, en dan de rest, maar dat gat niet voor alle velden op. De naam Beleefdheidstitel wordt niet herkend als ik die gebruik. Klik op OK en dan rechts onderaan op Etiketten schikken. Op de volgende pagina klikt u in het rechterdeel van het scherm op Adresblok. Waarschijnlijk klopt de indeling die Word voorstelt vrij aardig, maar als je andere titels voor de kolommen in Excel hebt gebruikt dan in mijn Excelbestand, kan het zijn dat Word er niets van bakt. Wat opvalt bij het voorbeeld rechts is dat het huisnummer in het adres niet op het etiket staat. En als je rechtsboven op de klikt, zie je dat bij het tweede etiket het tussenvoegsel de voor Frits de Groen mist: Pagina 5 van 9

6 Voor maximale controle van het gebruiken van velden: vink de drie vierkantjes aan de linkerkant uit: En klik rechtsonder op de knop Velden vergelijken. Er volgt dan een hele waslijst met vooraf gedefinieerde velden die Word -doorgaans- herkent. Je begrijpt nu de titels die ik in mijn Exceldatabase heb gebruikt. Per vooraf gedefinieerd veld kun je een veld uit je eigen database kiezen. Doorloop de lijst (niet alle velden zijn relevant voor een adresetiket): Bij de optionele gegevens staat niet het veld Tussenvoegsel. Een uitdaging dus met de naam. En na het veld Adres 1 staat wel Adres 2, maar dat komt op een nieuwe regel te staan. Er is geen veld huisnummer te vinden. Uitdaging twee. Kom ik op terug. Klik op OK. Word ziet er dan zo uit: Pagina 6 van 9

7 Klik rechts op de knop Alle etiketten bijwerken om de volledige indeling te zien: Word ziet er dan zo uit: Klik vervolgens rechts onderin het scherm op Etiketvoorbeeld. Word toont nu de data per etiket (in mijn voorbeeld heb ik niet meer dan vier records): Aanpassen opmaak etiketten Klik op de linksboven om de eerste bladzijde met etiketten te selecteren. Klik dan op het lint op het tab Start en kies: Pagina 7 van 9

8 Om de puntgrootte aan te passen voor alle etiketten. Hier kun je ook een ander lettertype kiezen te cetera. N.B. Word negeert de opmaak van de data in Excel. Klik rechtsonder op Volgende: Samenvoeging voltooien Klik dan op Afdrukken : Als test kun je even twee rijen printen (dus record 1 tot en met 6) om te zien of het goed op de etiketten wordt geplaatst. Als de uitlijning naar je zin is, klik dan op Alles en dan op OK. Tussenvoegsel en huisnummer Er is in Word geen mogelijkheid -die ik heb gevonden althans- om bij het printen van etiketten velden uit de database samen te voegen tot één. De workaround die ik gebruik is om in het Excelbestand velden toe te voegen Volledige naam en Volledig adres. Daarin staan dan formules als: =SPATIES.WISSEN(D2&" "&E2&" "&B2) om het tussenvoegsel mee te nemen in de naam, maar om overbodige spaties te wissen als er geen tussenvoegsel is. =F2&" "&G2 voor het volledige adres inclusief huisnummer. Die velden kun je dan koppelen aan de vooraf gedefinieerde velden: Sla het bestand op. Wanneer je de volgende keer het bestand opent, verschijnt de volgende mededeling van Word: Pagina 8 van 9

9 Klik op Ja wanneer je het Excelbestand aangepast hebt en de actuele lijst wilt printen. Zodra de pagina getoond wordt, is deze bijgewerkt met de actuele lijst in Excel, met dezelfde instellingen voor de etiketten en dezelfde opmaak als toen je het bestand opgeslagen hebt. Ook nieuwe velden komen mee. Wanneer je een ander lettertype wilt kiezen, een andere kleur of een andere tekengrootte voor op de etiketten, dan klik je op Nee. Je krijgt dan het bestand te zien met de data van de voorgaande keer en niet de actuele lijst met deelnemers. Einde kwartaaltip De kwartaaltip(s) zijn als PDF te downloaden via: \kwartaaltips.html Wilt u een op maat gemaakte cursus Excel voor uw organisatie regelen? Zoekt u ondersteuning in het bouwen van rekenmodellen, controles, of denkt u dat iets mogelijk is in Excel maar u weet niet hoe? Neem dan contact op met Richard Meijles: of via richard@excellerend.nl. Wilt u geen kwartaaltips meer ontvangen? Klik dan op: vragen@excellerend.nl Hebt u een verzoek voor een kwartaaltip? Klik dan op: richard@excellerend.nl en vermeld tevens uw Excelversie. Richard Meijles <>< Pagina 9 van 9