A & A Consultancy Het samenvoegen van een adressenbestand en het afdrukken op adresetiketten in Word. (versie 2003)

Transcriptie

1 Het samenvoegen van een adressenbestand en het afdrukken op adresetiketten in Word. (versie 2003) Open een leeg Word document en klik op menu Extra Brieven en verzendlijsten Controleer of er een vinkje staat voor -Werkbalk Afdruk samenvoegen weergeven- klik deze anders eerst aan. En klik tenslotte op Afdruk samenvoegen, om de wizard te starten. Aan de rechterkant van het scherm komt nu een samenvoeg hulpscherm Zet de punt in het rondje van Etiketten, door erop te klikken. En klik onderaan op onder stap 1 van 6 _ Volgende: Beginpunt 7 december 2008 pagina: 1

2 Vervolgens klikt u op stap 2 van 6 _ volgende: Adressen selecteren U dient nu het juiste etiketten formulier te kiezen. In het vakje Etiketen kunt u het juiste merk kiezen en in het vak Productnummer het nummer dat op de etiketten staat. Staat er geen nummer op de door u gebruikte formulieren dan moet u kijken hoeveel etiketten er op één rij staan en hoeveel rijen boven elkaar. Via details kunt u dan het juiste formulier opzoeken. Na het kiezen van het juiste formulier klikt u op OK en in het waarschuwingsvenster klikt u opnieuw op OK. U ziet nu de verdeling van de gekozen etiketten op het nog blanco A4-tje. 7 december 2008 pagina: 2

3 Klik vervolgens nogmaals aan de rechterzijde op Adressen selecteren en dan op Bladeren, om het eerder gemaakte adresbestand te kiezen. Blader daartoe naar de map waarin u het adresbestand hebt opgeslagen en open het bestand. In het venster Tabel Selecteren klikt u op OK. 7 december 2008 pagina: 3

4 Daarna wordt uw adresbestand geopend voor Afdruk Samenvoegen. Hierin kunt u nog kiezen om het hele bestand of maar een gedeelte van de personen af te drukken op de etiketten. U kunt dat doen door het vinkje weg te halen voor de personen die u (nog) niet op de etiketten wilt afdrukken, of een selectie maken door te klikken op het driehoekje in de kolom waarin u de slectie wilt maken. Bijvoorbeeld de kolom Kenmerk. In dit voorbeeld kies ik even voor cvb. Het resultaat ziet u hieronder. 7 december 2008 pagina: 4

5 Na het maken van de juiste selectie klikt u aan de rechterzijde op Labels schikken en u ziet, behalve in het eerste etiket, in alle etiketten de tekst «Volgende record» staan. In het eerste etiket (record) moet u nu (in de juiste volgorde) de veldnamen ingeven van de gegevens die op het etiket moeten worden afgedrukt. Is de werkblak Afdruk samenvoegen niet helemaal zichtbaar, dan klik u op de kleine, naar beneden wijzende driehoekje aan de rechterzijde. Controleer of de knop Samenvoegveld invoegen zichtbaar is. Zo neen, klik dan op Knoppen toevoegen of verwijderen en klik vervolgens onderaan op het vierkantje voor Samenvoegveld invoegen om deze te activeren (Een vinkje betekend geactiveerd en geen vinkje betekend niet actief). P.S: De werkbalk Afdruk samenvoegen wordt ook volledig zichtbaar als u het venster heeft gemaximaliseerd. U kunt dan ook rechtstreeks op de knop Samenvoegveld invoegen klikken! 7 december 2008 pagina: 5

6 Het gemaximaliseerde venster met de knop Samenvoegveld invoegen! Nu moeten de benodigde velden één voor één, in de juiste volgorde ingevoegd worden. Dat gaat als volgt: 1. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Aanhef en geef een spatie; 2. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Voorletters en geef een spatie; 3. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Voorvoegsel en geef een spatie; 4. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Achternaam en geef een enter; 5. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Adres en geef een enter; 6. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Postcode en geef een spatie; 7. Klik op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Woonplaats en geef een enter; 8. Heeft u ook adresssen in het buitenland, dan klikt u nogmaals op Samenvoegveld invoegen en vervolgens op Land. Alle benodigde gegevens staan nu in het eerste etiket (links boven). De hobbyisten onder u kunnen eventueel ook nog kerstillustratie aan de etiketten toevoegen. Zorg wel dat die niet te groot is en de meeste ruimte heeft u rechts onder in het etiket. 7 december 2008 pagina: 6

7 Zelf heb ik een illustratie opgezocht op de website van Microsoft en deze verkleind ingevoegd, zoals u in onderstaande afbeelding kunt zien. Voor geïnteresseerden zal ik het demonstreren. Klik nu aan de rechterzijde op Alle etiketten bijwerken. Alle etiketten worden nu bijgewerkt met de gegevens uit het eerste etiket. U ziet dat ook dat de ingevoegde illustratie ook in alle etiketten is overgenomen. 7 december 2008 pagina: 7

8 Rest u nog aan de rechterzijde te klikken op Labelvoorbeeld en ten slotte op Samenvoeging voltooien en u kunt als laatste de etiketten printen. Voor het invoegen van een illustratie gaat u eerst naar de website daar klikt u op Office en Illustraties en Media. In de pagina die dan geopend wordt klikt u op Speciale gelegenheden. Op pagina 31 vindt u het kerstboompje dat ik in het voorbeeld gebruikt heb, maar op andere pagina s staan nog andere kerst gerelateerde afbeeldingen. 7 december 2008 pagina: 8

9 De door u gekozen afbeelding kopieert u naar een leeg Word document, door op de betreffende 2 A4-tjes te klikken en in een leeg Word document te klikken op het menu Bewerken en op de menuopdracht Plakken. In dit Word document klikt u vervolgens met rechts op de afbeelding en kiest u voor Afbeelding opmaken. Via het tabblad Indeling en de optie Geavanceerd stelt u de afbeelding in op Om kader en Alleen links en de afstand tot de tekst op 0,1 cm (zoals in bovenstaande afbeelding) en klikt u op OK. Vervolgens klikt u op het tabblad Grootte en stelt u de grootte in op 10%. De afbeelding wordt dan verkleind en die kunt u dan kopiëren en in het eerste etiket plakken en daarna op de juiste plek zetten. Heeft u daar nog vragen over dan hoor ik her graag. Succes en fijne kerstdagen en een gelukkig nieuwjaar. Andries Vermeulen 7 december 2008 pagina: 9