Handleiding Access 2010

Transcriptie

1 Handleiding Access 2010

2 Deze handleiding is onderdeel van Dubbelklik, een lesmethode Technologie, ICT/ Loopbaanoriëntatie en Intersectoraal Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand dan wel openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a database or retrieval system, or published, in any form or in any way, electronically, mechanically, by print, photo print, microfilm or any other means without prior written permission from the publisher. Ondanks alle zorg die aan dit boek is besteed kunnen auteurs, redacteuren en uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in dit boek zou kunnen voorkomen. Colofon Eduklik juni DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

3 Inhoud 1. Introductie Beginnen met Access: vier stappen... 5 Stap 1 Access openen... 5 Stap 2 Database aanmaken... 5 Stap 3 Tabel aanmaken... 6 Stap 4 Tabel ontwerpen Tabel maken Beveiliging opheffen Gegevens invoeren Formulier maken Zoeken in het formulier Gegevens invoeren in het formulier Afdrukken van het formulier Formulieren bewerken en veranderen Rapporten maken Afdrukken van het rapport Rapporten bewerken en veranderen Gegevens filteren, zoeken en sorteren DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

4 1. Introductie Je maakt kennis met het programma Access. Het is een Office-programma dat niet zo bekend is. Misschien ga je het zelfs voor het eerst gebruiken. Waarvoor gebruik je Access? Met Access kun je gemakkelijk adreslijsten, klantengegevens of verzamelingen beheren. Je kunt formulieren aanmaken waar ook andere mensen gegevens in kunnen zetten. Het is handig als in een bedrijf verschillende mensen nieuwe klantgegevens kunnen invoeren of klantgegevens kunnen wijzigen. Met Access kan dat erg gemakkelijk, doordat je bijvoorbeeld vakjes kunt aankruisen of kunt kiezen uit antwoorden. Access of Excel Excel is een programma waarmee je ook gegevens kunt invoeren. Toch zijn de mogelijkheden beperkt. Excel is een programma waarmee je vooral rekent. Access is een programma waarmee je vooral gegevens beheert. In Access kun je ook op een overzichtelijke manier je gegevens printen. Daarover lees je later meer. Hoe werkt het programma? Stel je voor dat er in een bibliotheek een grote kast met kaartjes van alle boeken staat. In die kast zijn alle gegevens geordend op naam van de schrijver. Maar als je een boek zoekt over een bepaald onderwerp is dat lastig. Of als je op zoek bent naar een titel van een boek. In Access werk je ook met gegevens. Zo n kast vol gegevens, noem je in Access een database. Als je informatie zoekt, kun je op verschillende manieren zoeken. Tegenwoordig staan in de bibliotheek alle boeken in Access. Je rapportcijfers staan waarschijnlijk ook in een Accessprogramma. Het handige is dat je heel gemakkelijk een rapport kunt printen. Bijvoorbeeld een cijferrapport met alleen jouw cijfers voor het derde rapport. In Access is zo n printopdracht geen enkel probleem. Bedrijven of organisaties hebben gegevens van hun klanten meestal in een Accessbestand staan. Het is dus wel handig als je met Access leert werken. Je leert bij Technologie alleen de basisfuncties van het programma. Veel succes met het programma Access! 4 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

5 2. Beginnen met Access: vier stappen Stap 1 Access openen Waarschijnlijk kun je het programma vinden bij de Office-programma s. 1 Dubbelklik op het icoon van Access of ga naar Start I Alle programma s I Office I Access. Stap 2 Database aanmaken Als Access geopend is, moet je eerst een nieuwe database aanmaken. Eigenlijk vraagt Access: wat voor soort gegevens ga je invoeren? 1 In het scherm dat verschijnt zie je aan de rechterzijde: 2 Klik bij Bestandsnaam op het mapje en kies de juiste plek om de database op te slaan. Bijvoorbeeld: Eigen documenten I map Technologie I map Module. 3 Geef de database een naam. Bijvoorbeeld: Bibliotheek. 4 Klik op Maken. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

6 Stap 3 Tabel aanmaken 1 De database is nu gemaakt. Het volgende scherm verschijnt: 2 Kies voor Ontwerpweergave. 3 Het volgende scherm verschijnt, geef je tabel een naam. (bijv. Jeugdboeken) Je hebt nu in de database een tabel gemaakt. In een database kunnen meer tabellen gemaakt worden. In de database bibliotheek kunnen bijvoorbeeld de volgende tabellen gemaakt worden: Stripboeken Jeugdboeken Volwassen boeken 6 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

7 Stap 4 Tabel ontwerpen Je gaat nu eerst bedenken hoe je tabel eruit moet zien. Welke kopjes wil je maken? Stel je voor dat je een tabel maakt voor jeugdboeken. Daarvoor zijn onder andere de volgende kopjes logisch: Titel Auteur Uitgever Werkwijze 1 Staat er een sleuteltje voor de bovenste rij? 2 Klik dan op de knop Primaire sleutel. De sleutel verdwijnt. 3 Noteer het woord Titel in de Veldnaam. Veldnaam = kopje boven de kolom. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

8 4 Klik met je muis op het pijltje naast Gegevenstype. Je ziet nu het volgende scherm: 5 De computer vraagt of je de gegevens die in de kolom Titel komen, in tekst gaat schrijven of op een andere manier. Betekenis van de meest gebruikte gegevenstypes: Tekst = letters (bijvoorbeeld een naam) Numeriek = getallen (bijvoorbeeld huisnummer) Valuta = geld Ja/nee = het antwoord is ja of nee. Voorbeeld: in bezit van rijbewijs? De andere opties spreken voor zich of heb je bijna nooit nodig. 6 Kies voor Tekst.! Tip Twijfel je welk gegevenstype je moet kiezen, bijvoorbeeld bij een postcode? Kies dan altijd voor tekst. 8 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

9 7 Onderin het scherm staat de Veldlengte. Daar wordt automatisch aangegeven dat er ruimte is voor 255 letters in deze kolom. Dat is genoeg voor de titels van de boeken. Als je meer ruimte nodig hebt, kun je dit getal aanpassen. 8 Ontwerp de tabel. Vul bijvoorbeeld de volgende veldnamen in: Titel (gegevenstype: tekst) Auteur (gegevenstype: tekst) Jaar van uitgave (gegevenstype: numeriek) Aantal bladzijden (gegevenstype: numeriek) DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

10 3. Tabel maken Als je met meer dan één tabel wilt werken, kun je deze aanmaken. Werkwijze 1 Klik op Start I Weergave. 2 Zorg ervoor dat de weergave op Gegevensbladweergave staat. 3 Kies voor het tabblad Maken Tabel 4 Er verschijnt een nieuwe tabel in het tabblad naast de bestaande tabellen. Klik op om de tabel een naam te geven en op te slaan. 5 Het resultaat kan er zo uitzien. 10 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

11 4. Beveiliging opheffen Als je een Acces-bestand opent staat vaak de beveiliging er nog op. Deze moet je er eerst afhalen. Dit doe je als volgt: 1. Klik op opties 2. Klik op deze inhoud inschakelen 3. Klik op OK. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

12 5. Gegevens invoeren Het ontwerp van de tabel is gemaakt en de tabel is opgeslagen. Dit allemaal ter voorbereiding op het vullen van de tabel met gegevens. Werkwijze 1 Kies voor Start I Weergave I Gegevensbladweergave 2 In hoofdstuk 2, stap 4 staat beschreven hoe je een tabel moet ontwerpen. Daar maak je dus de kopjes boven de kolommen. Lees deze stap indien nodig nog eens door. 3 De kopjes staan boven de kolommen. Nu kun je de gegevens invoeren. Het zou er zo uit kunnen zien: Wil je een kolom toevoegen, verwijderen, groter of kleiner maken? 4 Klik op Start I Weergave I Ontwerpweergave. Je kunt nu de kolommen aanpassen (zie evt. hoofdstuk 2 stap 4: een tabel ontwerpen). 12 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

13 6. Formulier maken Gegevens kun je invoeren in de tabel. Het kan echter ook op een andere manier. Als medewerkers nieuwe klantgegevens invoeren, doen ze dat meestal via een formulier in het programma Access. Je leert in dit hoofdstuk hoe je een formulier moet maken. Via deze functie kun je ook nieuwe gegevens invoeren of zoeken naar gegevens. 1. Ga naar Start I Ontwerpweergave. 2. Klik op het tabblad Maken en daarna op de Wizard Formulier DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

14 3. Kies de tabel waar je een formulier van wilt maken. 4. Kies de onderdelen die je wilt invullen in het formulier. Klik op het pijltje naar rechts, de velden komen in het vak Geselecteerde velden te staan. 5. Doorloop de mogelijkheden die je qua lay-out kunt maken en geef het formulier een duidelijke naam. 6. Klik op Voltooien om het resultaat te bekijken. 14 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

15 7. Het resultaat kan er dan als volgt uitzien Zoeken in het formulier Een handige manier is om te zoeken met behulp van de knop records onderaan het scherm van het formulier. Typ in dit gedeelte het hele woord dat je zoekt, of een gedeelte daarvan. Access laat de overeenkomsten gelijk zien. Gegevens invoeren in het formulier Nieuwe gegevens invoeren doe je met behulp van de knop nieuw record maken onderaan het scherm van het formulier. Klik op de knop nieuw record maken. Of gebruik de toetsencombinatie: Ctrl++ Er verschijnt een leeg record, je kunt de gegevens invullen. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

16 Afdrukken van het formulier Voor het afdrukken van een formulier kies je: Bestand I Afdrukken Kies voor Afdrukken Selecteer de printer en selecteer wat je wilt afdrukken. 16 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

17 7. Formulieren bewerken en veranderen Een gemaakt formulier kun je bewerken en veranderen naar jouw smaak. Zorg dat een formulier is geopend. 1. Klik op het tabblad Start en daarna op Weergave. 2. Zorg ervoor dat de Formulierweergave zichtbaar is. 3. Je kunt nu het formulier aanpassen. Te denken valt aan het lettertype, thema s, kleuren enz. Wil je weer gegevens invoeren? 4. Klik dan op Weergave. 5. Zorg ervoor dat de Indelingsweergave zichtbaar is. 6. Klik via de records onderaan naar het laatste formulier. Dit formulier is altijd leeg. Je kunt hier gegevens invoeren. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

18 8. Rapporten maken Elke tabel bevat veel gegevens. Om gegevens die jij wilt presenteren netjes te printen kun je een rapport maken. 1. Klik op het tabblad Maken en daarna op de knop Wizard rapport. 2. Kies de tabel waar je een rapport over wilt maken. 3. Kies de onderdelen die je wilt invullen in het rapport. Klik op het pijltje naar rechts, de velden komen in het vak Geselecteerde velden te staan. 4. Klik op volgende. 18 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

19 5. Kies op welk item je wilt alfabetiseren. Bij een rapport boeken is het bijvoorbeeld logisch om te alfabetiseren op auteur. Bij adressen is het logisch om te alfabetiseren op achternaam. 6. Klik op Volgende. 7. Doorloop de wizard en klik op Voltooien. 8. Het resultaat kan er als volgt uit zien. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

20 Afdrukken van het rapport Voor het afdrukken van een formulier kies je: Bestand I Afdrukken Kies voor Afdrukken Selecteer de printer en selecteer wat je wilt afdrukken. 20 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

21 9. Rapporten bewerken en veranderen Een rapport kun je bewerken en veranderen naar jouw smaak. Zorg dat een rapport is geopend. 1. Klik op het tabblad Start en daarna op de knop Weergave. 2. Zorg ervoor dat de weergave op Rapportweergave staat. 3. Je kunt nu de kleuren, het thema, lettertypes etc. aanpassen van het rapport. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

22 10. Gegevens filteren, zoeken, sorteren In Access kun je op een gemakkelijke manier gegevens filteren, zoeken en sorteren. Vaak is een Accessbestand erg groot. Denk maar eens aan een database waar alle cijfers van alle leerlingen van jouw school in staan. Dat zijn veel gegevens! Gegevens filteren betekent dat je alleen gegevens uit een tabel haalt die voldoen aan bepaalde kenmerken. Bijvoorbeeld: je zoekt alleen materialen tussen de 8 en de 10 euro. Ga naar de gegevensbladweergave. Selecteer eerst de kolom waarin je gegevens wilt filteren. In dit geval: de kolom met de prijs. De kolom wordt blauw. Ga naar het tabblad Start en klik op de knop Filter. Het volgende scherm verschijnt. Selecteer met een vinkje de kenmerken waar je op wilt filteren. Klik daarna op OK. Je ziet nu alleen de gegevens waarop je gefilterd hebt. 22 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

23 Je kunt op verschillende manieren gegevens zoeken. Manier 1 Formulieren Een handige manier is om te zoeken met behulp van de knop records onderaan het scherm van de gegevensbladweergave. Typ in dit gedeelte het hele woord dat je zoekt, of een gedeelte daarvan. Access laat de overeenkomsten gelijk zien. Manier 2 Tabel zoeken 1 Via de knop Zoeken. Klik op het icoon dat boven aan staat onder het tabblad Start 2 Het volgende scherm verschijnt. Typ je zoekopdracht achter Zoeken naar 3 Kies bij zoeken in voor de naam van de tabel waarin je wilt zoeken. DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS

24 Manier 3 Tabel sorteren Sorteer de gegevens in een bepaalde kolom zodat je een overzichtelijk geheel krijgt. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld snel een bepaalde naam in een lijst te vinden. 1. Open de tabel die je wilt sorteren. 2. Selecteer de kolom die jij wilt gaan sorteren. 3. Ga naar het tabblad Start en kies voor de optie alfabetisch sorteren. 24 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS 2010

25 DUBBELKLIK - HANDLEIDING ACCESS > > D u b b e l k l i k, d é l e s m e t h o d e T e c h n o l o g i e < <