Aan de slag. Handleiding Voorraadbeheer

Transcriptie

1 Aan de slag in beroep en bedrijf Handleiding Voorraadbeheer februari 2007 Branche Uitgevers 1

2 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand dan wel openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a database or retrieval system, or published, in any form or in any way, electronically, mechanically, by print, photo print, microfilm or any other means without prior written permission from the publisher. Ondanks alle zorg die aan dit boek is besteed kunnen auteurs, redacteuren en uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in dit boek zou kunnen voorkomen. Colofon Branche Uitgevers februari 2007 Eindredactie: TCB Tekst & Uitleg, Den Haag Met dank voor revisie 1.0: College Rolduc, Kerkrade Branche Uitgevers 2

3 Inhoud 1 INTRODUCTIE TOT VOORRAADBEHEER WERKEN MET DESIGNPRO STARTEN VAN DESIGNPRO SCHERMAFBEELDING DESIGNPRO ETIKETTEN MAKEN MET DESIGNPRO HET AFSLUITEN VAN DESIGNPRO WERKEN MET HET PROGRAMMA VOORRAADBEHEER HET HOOFDMENU VULLEN VAN DE DATABASE GEBRUIK Branche Uitgevers 3

4 1 Introductie tot Voorraadbeheer De werkplek Voorraadbeheer is een werkplek waarin je de voorraad kunt beheren. De werkplek bestaat uit een scanner, een barcodereader en twee softwareprogramma s: het programma DesignPro 2000; het programma Voorraadbeheer. Met het programma DesignPro maak je barcodes aan. Darbij gebruik je ook de barcodereader. Je kunt ook etiketten voor de artikelen maken met DesignPro. Met het tweede programma Voorraadbeheer vul je de database. Die database heb je weer nodig om etiketten en barcodes te kunnen maken. Met beide programma s samen kun je de voorraad beheren. Branche Uitgevers 4

5 2 Werken met DesignPro Met DesignPro kun je etiketten maken en barcodes aanmaken. 2.1 Starten van DesignPro Je start DesignPro met het pictogram: Dubbelklik op dit icoontje. Dan start het programma DesignPro. Het volgende scherm verschijnt: Klik op de knop Doorgaan. Je kunt nu met het programma DesignPro gaan werken. Branche Uitgevers 5

6 2.2 Schermafbeelding DesignPro 2000 nieuw opslaan selecteer teken een lijn teken een rechthoek teken cirkel/ovaal teken veelhoek tekstvak recht tekstvak rond streepjescode tekenen figuur invoegen nummer invoegen datum/tijd etiket toevoegen Branche Uitgevers 6

7 2.3 Etiketten maken met DesignPro Open het programma DesignPro. Voer de volgende acties uit: Een etiket instellen Bestand, nieuw Kies een etiket uit (bijv. L7069). Wil je nog aanpassingen doen, zoals de hoeken afronden, klik dan op Nieuw. Klik OK als je klaar bent. Het eerste etiket maken Klik onderaan het scherm op tabblad etiket 1. Een tekst op het etiket maken Selecteer pictogram tekstvak. Trek een vak op het etiket. Typ de tekst die je wilt maken. Maak de tekst op naar eigen wens. Een foto op het etiket plaatsen Kopieer een plaatje en plak dit op het etiket. Voeg het plaatje in door te klikken op: Invoegen, Figuur. Pas de grootte eventueel aan. Streepjescode maken Selecteer het pictogram Streepjescode invoeren. Trek een vak op het etiket. Typ een code (12 cijfers) in het vak. Start met 87 (Nederland). Klik buiten het vak en de streepjescode verschijnt de (barcode). Branche Uitgevers 7

8 Aanpassen van de barcode Klik met de rechtermuis op de rand van de barcode. Er verschijnt een snelmenu. Kies uit het snelmenu: streepjescodeparameters. Kies type: EAN13. Vink aan: controlecijfers berekenen. Vink aan: grootte aanpassen. Je ziet een barcode met 13 cijfers. Het laatste cijfer wordt automatisch gemaakt. Meer etiketten maken Onderaan het scherm kun je meer etiketten toevoegen. Je kunt de gegevens van het ene etiket kopiëren naar het andere. Nieuw etiket maken Etiket verwijderen Ga op het betreffende etiket staan. Klik op Bewerken, etiket verwijderen. Afdrukvoorbeeld Controleer via Afdrukvoorbeeld of de etiketten goed zijn. Daarna kun je ze afdrukken. 2.4 Het afsluiten van DesignPro Ben je klaar met het werken in het programma DesignPro, dan sluit je het af. DesignPro is afgesloten. Je bent weer terug op het bureaublad. Branche Uitgevers 8

9 3 Werken met het programma Voorraadbeheer Om met het programma Voorraadbeheer te kunnen werken moet je eerst de database vullen met gegevens. Daardoor bestaat dit hoofdstuk uit twee gedeelten. 3.1 Het hoofdmenu Je kunt bij het invoeren van artikelen onder andere de leverancier en het juiste BTW-tarief aanklikken in de betreffende menu s. Zo kun je eenvoudig en overzichtelijk werken met voorraadbeheer. Verder is het programma opgedeeld in twee onderdelen: Basisgegevens Allereerst voer je allerlei basisgegevens in over de voorraad. Zo voer je gegevens in over: o je leveranciers; o o de BTW-tarieven die je toepast; de valuta s waarmee je te maken hebt in de inkoop en verkoop, enzovoorts. Vervolgens voert je alle artikelen van uw voorraad in. Voorraadbeheer biedt ook de mogelijkheid om gegevens over al ingevoerde artikelen uit andere bestanden te importeren. Andersom kan overigens ook: je kunt artikelgegevens vanuit Voorraadbeheer ook exporteren naar een ander bestand. Mutaties aan de voorraad De artikelen in de voorraad staan natuurlijk niet stil. Er worden allerlei wijzigingen doorgevoerd in de vorm van inkopen en verkopen en eventuele retourzendingen van producten. Er kunnen ook inventarisatieverschillen ontstaan. Al deze veranderingen in de voorraad worden in Voorraadbeheer mutaties genoemd. Tot slot geeft het extra onderdeel Rapporten de mogelijkheid om diverse voorraadoverzichten en mutatiebonnen op papier af te drukken. Branche Uitgevers 9

10 3.2 Vullen van de database Om met het programma Voorraadbeheer te kunnen werken, moet je eerst de database vullen met gegevens. Start het programma. Dit is een actie die per installatie anders kan zijn. Het startscherm ziet er als volgt uit: Je gaat de database vullen met schroeven, moeren, ringen. Dit zijn de artikelen. Alle artikelen horen tot een categorie (=groep). Hier is gekozen om de materiaalsoort waarvan de artikelen gemaakt zijn, als categorie te gebruiken. De artikelen koop je in bij een paar leveranciers. Werken met categorieën Leg eerst de categorieën vast. Klik op. Het volgende scherm komt op: Om categorieën toe te voegen klik je op. Branche Uitgevers 10

11 Je kunt nu categorieën toevoegen (een per keer), bijvoorbeeld: In het voorbeeld zijn een paar categorieën gemaakt. De omschrijving daarvan kun je veranderen. Dat werkt zo. Selecteer het record en klik je op. Dan kun je de tekst aanpassen. Je kunt ook alleen de code veranderen. Maar dat kan alleen door eerst de categorie te verwijderen en dan een nieuwe categorie aan te maken. Je kunt ook een categorie verwijderen. Selecteer die categorie. Klik de (=verwijderen) aan. Klik de knop om het categoriescherm te verlaten. Controleren BTW codes Nu ga je de BTW codes controleren. De volgende BTW codes zijn al bij het installeren vastgelegd: Veranderen, toevoegen of verwijderen gaat op dezelfde manier als bij de categorieën. Toevoegen leveranciers Vervolgens zijn de leveranciers aan de beurt. Je kunt leveranciers toevoegen. Klik eerst op. Branche Uitgevers 11

12 Klik daarna op. Je ziet een aantal velden die je invult. De code moet een unieke code zijn. Geen enkele leverancier mag dezelfde code hebben. De gegevens van een leverancier kunnen er dan als volgt uitzien: Voeg op deze wijze een aantal leveranciers toe. Toevoegen artikelen Nu kun je de verschillende artikelen toevoegen. Klik op. Klik daarna op. Het artikelscherm verschijnt. Branche Uitgevers 12

13 Vul nu een aantal artikelen in. In het voorbeeldscherm zie je welke onderdelen je allemaal moet invullen. Je moet van elk hokje bekijken of je er iets moet invullen. Hierna is de database gevuld en kun je die verder gebruiken om de voorraad bij te houden. 3.3 Gebruik Nu de database gevuld is, kan hij gebruikt worden. Net bij andere databases heeft de database Voorraadbeheer twee hoofdfuncties: het bijhouden van veranderingen in de voorraad; het rapporteren over de veranderingen. Mutaties Het bijhouden van de voorraad gaat als volgt. Klik op. Je ziet het volgende scherm: Branche Uitgevers 13

14 Klik op. Je krijgt nu het scherm waarin je mutaties (=veranderingen) in de voorraad kunt opgeven: Zo kun je zowel aan de inkoopkant als aan de verkoopkant veranderingen in de voorraad opgeven. Rapportage In het programma Voorraadbeheer kun je ook verschillende rapporten maken. Klik daarvoor op de knop. In het scherm kun je zien welke rapporten je kunt maken. Branche Uitgevers 14

15 Hier is het voorbeeld gegeven van een overzicht van de mutaties: Branche Uitgevers 15