Handleiding beheerders gebruikersgroep NETQ Premium

Transcriptie

1 Handleiding beheerders gebruikersgroep NETQ Premium NetQuestionnaires Nederland B.V. Amsterdam, 28 juli 2014 Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, verzonden, gecodeerd of opgeslagen in een documentatiesysteem, of vertaald in een taal of computertaal, ongeacht methodiek of systeem, elektronisch, mechanisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NetQuestionnaires Nederland B.V. All rights reserved. The contents of this document may not be copied, reproduced, modified, published or distributed in any way, without NetQuestionnaires Nederland B.V. s prior written permission. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. Piet Heinkade GM Amsterdam Bel gratis met support T Elke werkdag van 09:00 tot 17:00 uur klanten@netq,nl

2 Dit is een uitgave van NetQuestionnaires Nederland BV Amsterdam, juli 2014 NetQuestionnaires Nederland B.V. houdt zich aanbevolen voor opmerkingen en suggesties van gebruikers. U kunt dit via bezorgen aan het volgende adres: klanten@netq.nl. Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, verzonden, gecodeerd of opgeslagen in een documentatiesysteem, of vertaald in een taal of computertaal, ongeacht methodiek of systeem, elektronisch, mechanisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NetQuestionnaires Nederland BV. All rights reserved. The contents of this document may not be copied, reproduced, modified, published or distributed in any way, without NetQuestionnaires Nederland BV s prior written permission. Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend. NetQuestionnaires aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor gevolgen van druk- en zetfouten, het gebruik van de handleiding of foutieve interpretatie door de gebruiker van de inhoud van de handleiding. NetQuestionnaires Nederland B.V. 2

3 I n h o u d s o p g a v e Inleiding Gebruikersgroepen beheren Gebruikersgroep aanmaken Gebruikersgroepen wijzigen Gebruikersgroepen verwijderen Respondentenvoorraad bijwerken Respondenten bijbestellen Gebruikers beheren Gebruikers/beheerder aanmaken Gebruiker wijzigen Gebruiker uitloggen Gebruiker deblokkeren Gebruiker verwijderen NetQuestionnaires Nederland B.V. 3

4 Inleiding Als u accountbeheerder bent, beheert u het account van uw organisatie. In deze rol beheert u de gebruikers van uw account, de gebruikersgroepen en de respondentenvoorraad. Wanneer u inlogt als accountbeheerder krijgt u alle gebruikersgroepen te zien binnen uw account (figuur 1). U kunt deze ook zien via het menu Gebruikersgroepen > Tonen. Figuur 1 Door te klikken op het icoontje Openen gaat u de beheerdersomgeving in. Wanneer u een gebruikersgroep selecteert en klikt op het icoontje gaat u de geselecteerde gebruikersgroep in. U kunt dan in deze gebruikersgroep aan het werk gaan met NETQ Premium. 1. Gebruikersgroepen beheren De beheerdersomgeving bestaat uit 3 delen: accountgegevens, gebruikersgegevens en gebruikersgroepsgegevens (zie figuur 2). Figuur 2 NetQuestionnaires Nederland B.V. 4

5 In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat de opties zijn met betrekking tot de gebruikersgroepen. Gebruikersgroepen zijn gescheiden omgevingen in uw NETQ-account. U kunt met gebruikersgroepen werken om diverse gebruikers toegang tot NETQ te geven zonder dat zij elkaars vragenlijsten en data kunnen zien of bewerken. 1.1 Gebruikersgroep aanmaken Door middel van het icoontje Toevoegen kunt u nieuwe gebruikersgroepen toevoegen. Het scherm ziet eruit als figuur 3. Het veld Naam is verplicht, de overige velden kunt u leeg laten. Figuur 3 Wanneer u een datum instelt bij licentie tot, zal de gebruikersgroep niet meer toegankelijk zijn voor gebruikers nadat deze datum is verstreken. Gebruik van SSL is in NETQ Premium de standaard. Vanwege de hoge veiligheidseisen waaraan NETQ Premium wil voldoen, lopen alle vragenlijsten standaard via een SSLverbinding. Deze optie kunt u dan ook niet wijzigen. De kopiëercode wordt aangemaakt zodra u de gebruikersgroep opslaat. U kunt deze kopiëercode gebruiken om vragenlijsten van deze gebruikersgroep te kopiëren naar een andere gebruikersgroep. De respondentenvoorraad kunt u hier direct bijwerken. Voor meer informatie kunt u paragraaf 1.4 Respondentenvoorraad bijwerken bekijken. U kunt hier tevens aangeven bij welke ondergrens u een notificatie wilt ontvangen vanuit NETQ zodat u NetQuestionnaires Nederland B.V. 5

6 tijdig actie kunt ondernemen en niet zonder responsvoorraad hoeft komen te zitten. Dit is een absolute hoeveelheid, geen percentage. Wanneer u browsegegevens bewaren aanzet, worden van respondenten wat metagegevens opgeslagen, zoals het IP-adres en browser(versie) van de respondent. 1.2 Gebruikersgroepen wijzigen Wanneer u een gebruikersgroep selecteert door er één keer op te klikken, en vervolgens klikt op het icoontje Wijzigen aanpassen. kunt u de instellingen van een gebruikersgroep 1.3 Gebruikersgroepen verwijderen Wanneer u een gebruikersgroep selecteert door er een keer op te klikken, en vervolgens klikt op het icoontje Verwijderen kunt u de instellingen van een gebruikersgroep aanpassen. Let op: Alle vragenlijsten, panels, antwoorden etc. uit deze gebruikersgroep zullen worden verwijderd. Dit is niet meer terug te draaien. Belangrijk: Als een gebruiker alleen rechten had in een gebruikersgroep die u verwijdert, kan deze gebruiker niet meer inloggen, omdat de gebruiker aan geen enkele groep meer gekoppeld is. 1.4 Respondentenvoorraad bijwerken Als er meerdere gebruikersgroepen zijn binnen één account, heeft elke gebruikersgroep een eigen respondentenvoorraad. Er is één hoofdvoorraad, en elke gebruikersgroep kan daaruit putten. U selecteert een gebruikersgroep en klikt op het icoontje Wijzigen. U ziet dan het volgende scherm (Figuur 4). NetQuestionnaires Nederland B.V. 6

7 Figuur 4 U ziet hier wat de voorraad in de hoofdgroep is. In het tekstvakje naast Respondenten vult u in hoeveel respondenten u wilt toevoegen aan deze gebruikersgroep. Als u op OK klikt, ziet het scherm er daarna uit als in Figuur 5. Figuur 5 Het kan voorkomen dat de hoofdgroep leeg is, terwijl er in een andere gebruikersroep een overschot aan respondentenvoorraad is. U kunt in dat geval de respondenten overhevelen van de ene naar de andere gebruikersgroep. Stapsgewijs ziet dit er als volgt uit: 1. U ziet dat de huidige voorraad van Gebruikersgroep 1 op 0 staat, en er is ook geen voorraad meer in de hoofdgroep. Figuur 6 NetQuestionnaires Nederland B.V. 7

8 2. U ziet dat Gebruikersgroep 2 nog wel voorraad heeft. U vult bij Respondenten een negatief getal in en slaat dit op. Hiermee wordt de voorraad van de gebruikersgroep verminderd en wordt de voorraad in de hoofdgroep bijgevuld. Figuur 7 3. U kunt nu in Gebruikersgroep 1 weer voorraad bijboeken. Figuur Respondenten bijbestellen Wanneer u geen of te weinig respondenten meer overheeft, kunt u contact opnemen met sales voor een bijbestelling van respondenten of voor een upgrade van uw licentie. Wanneer u hier niet op kunt wachten, kunt u ook via het menu item Systeem respondenten bijbestellen. Deze worden automatisch en per direct aan uw account toegevoegd. NETQ zal vervolgens altijd even contact opnemen om te bespreken hoe deze bijbestelling afgehandeld moet worden: als losse bijbestelling of als upgrade van uw account. Een upgrade is in veel gevallen namelijk voordeliger dan een bijbestelling. 2. Gebruikers beheren Via het menu Gebruikersgroepen > Tonen komt u eerst in het overzicht van de gebruikersgroepen. Door vervolgens te klikken op het icoontje Openen gaat u de beheerdersomgeving in. Hier vindt u onder meer het overzicht van alle gebruikers in uw account. 2.1 Gebruikers/beheerder aanmaken Klik op het icoontje Toevoegen om een gebruiker toe te voegen aan uw account. In Figuur 20 ziet u het scherm waarmee u een gebruiker toe kunt voegen. De vetgedrukte opties zijn verplicht om in te vullen. Het adres dat u invult, wordt gebruikt om notificaties naar te sturen vanuit NETQ, zoals bijvoorbeeld het bevestigingsbericht dat een vragenlijst is gepubliceerd of de waarschuwing dat de respondentenvoorraad laag is. Dit gebeurt alleen als het ontvangen van notificaties op ja staat. Uit NetQuestionnaires Nederland B.V. 8

9 veiligheidsoverwegingen dient elke gebruiker van NETQ een unieke gebruikersnaam te hebben. Figuur 9 Onder het gedeelte Rechten kunt u aangeven of de toegang van deze gebruiker expireert en zo ja, wanneer. Ook kunt u het type gebruiker en de rechten hiervan kiezen. Standaardgebruiker Als u een standaardgebruiker aanmaakt, kunt u per gebruikersgroep een gebruikersprofiel selecteren. Op deze wijze kan een gebruiker verschillende rechten hebben bij verschillende gebruikersgroepen. Een nieuwe gebruiker moet bij minimaal één gebruikersgroep een gebruikersprofiel hebben, anders kan de gebruiker niet worden opgeslagen. Het is dus niet verplicht bij alle gebruikersgroepen een profiel toe te kennen. Als er voor een gebruikersgroep geen profiel is toegekend kan de gebruiker niet in deze gebruikersgroep inloggen. NetQuestionnaires Nederland B.V. 9

10 Beheerder Als u van de gebruiker een beheerder maakt, hoeft u geen profiel per gebruikersgroep in te stellen: de beheerder heeft standaard alle rechten binnen alle gebruikersgroepen van het betreffende account. Voor het wijzigen van een gebruiker/beheerder geldt hetzelfde formulier als voor het aanmaken. 2.2 Gebruiker wijzigen Voor het Wijzigen aanmaken. van een gebruiker/beheerder geldt hetzelfde formulier als voor het 2.3 Gebruiker uitloggen Als u een gebruiker selecteert en daarna klikt op het icoontje Sessie beëindigen wordt de sessie van deze gebruiker onmiddellijk beëindigd. dan Let op: Dit kan leiden tot gegevensverlies voor de gebruiker die u uitlogt. 2.4 Gebruiker deblokkeren Wanneer een gebruiker tot drie keer een mislukte inlogpoging doet, wordt hij/zij geblokkeerd. Als u een geblokkeerde gebruiker selecteert en daarna klikt op het icoontje Deblokkeren blokkade opgeheven en kan de gebruiker weer inloggen., wordt de 2.5 Gebruiker verwijderen Selecteer een gebruiker en klik op het icoontje Verwijderen gebruikersgroep te verwijderen. om deze gebruiker uit de NetQuestionnaires Nederland B.V. 10