Inlezen bankafschriften

Transcriptie

1 Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: v a , by MKG Nederland B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher

2 Inlezen Bankafschrift Deze functionaliteit biedt de mogelijkheid om uw bankafschriften geautomatiseerd te verwerken in MKG. U kunt het bankafschrift downloaden uit uw bankpakket, zoals de websites van de Rabobank of ABN-AMRO. Via de module Betalingsverkeer kunnen de openstaande posten debi- en crediteuren snel en eenvoudig worden afgehandeld i.p.v. deze één voor één handmatig te moeten verwerken. Het digitale bankafschrift Om van deze functionaliteit gebruik te maken dient u te beschikken over een digitaal bankafschrift. Via uw bankpakket, bijvoorbeeld van de ABN-AMRO bank kunt u een dergelijk bankafschrift downloaden. Geef aan over welke periode u het bestand wilt downloaden en in welk formaat. Het formaat dat nodig is om in MKG de openstaande posten kunnen afhandelen is het CAMT. 053 formaat. Dit betreft een.xml bestandstype. Sla dit XML bestand op in een afgesproken directory, zodat deze via een importscript kan worden geïmporteerd, bijvoorbeeld in C:\temp\Betalingsverkeer\ 1

3 Draai tevens een PDF bestand uit over dezelfde periode, zodat u inzicht heeft in de betalingen die zijn gedaan / ontvangen. Op deze PDF staan alle betalingsgegevens zoals de klantnaam. Ter herkenning zijn deze gegevens (zeker in de beginfase) onmisbaar bij het verwerken van de openstaande posten. Inrichten van het importscript Het geautomatiseerd verwerken van deze betalingen en ontvangsten gebeurt via de module Betalingsverkeer. Voordat je een bankafschrift in deze module kunt importeren/selecteren dient u een importscript te maken. In dit script wordt ingericht waar het bankafschrift bestand staat en onder welke voorwaarden dit bestand geïmporteerd mag worden. Maak hiervoor een importscript aan via de module Importeren. en vul de onderstaande gegevens in. 2

4 Hieronder een toelichting op een aantal velden: Categorie: koppel het script aan een categorie, bijvoorbeeld Financieel Type: kies het type Proces Toevoegen van het proces: kies voor het importeren van bankafschriften voor Betalingen Bestand/Map: koppel hier de map / het bestand waar het gedownloade bankafschrift staat. Door de bestandsnaam als *.xml op te slaan gaat het importscript kijken in de map c:\temp\betalingsverkeer en gaat hier opzoek naar een bestand die als type xml heeft. Aangezien het gedownloade bankafschrift telkens een andere automatisch gegenereerde bestandsnaam kan hebben (ABN-AMRO; inclusief een datum) is deze werkwijze te adviseren. Je ontloopt hiermee tevens het probleem (indien het bestand een vaste naam zou hebben (Rabobank)) dat opgeslagen bestanden in dezelfde map niet dezelfde naam mogen hebben. Import datum formaat: let op dat deze staat op YYYY-MM-DD Map ingelezen bestand: indien het bestand is ingelezen wordt het bestand verwijderd uit de map c:\temp\betalingsverkeer en wordt verplaatst naar c:\temp\betalingsverkeer\processed. Koppel in de tab Velden het juiste dagboeknummer. M.a.w. koppel het dagboek waarop het ingerichte bankafschrift betrekking op heeft. In dit voorbeeld dagboek 1. 3

5 4

6 Importeren bankafschrift in betalingsverkeer Open de module Betalingsverkeer. Indien er in de vastgestelde directory (in dit voorbeeld c:\temp\betalingsverkeer) een XML staat, verschijnt bovenin dit scherm met rode letters de tekst 1 importbestand(en) beschikbaar. Door op te klikken zie je de te importeren bestanden (in dit geval 1) staan. Kies het bestand dat je wilt importeren door het bestand aan te klikken. Het bestand wordt geïmporteerd. 5

7 MKG probeert automatisch de match te maken tussen het ingelezen bankafschrift en de openstaande posten. Deze match wordt o.a. gemaakt o.b.v. het IBAN nummer die gekoppeld is aan de ingelezen regels en de debi- en crediteur uit MKG. In het bovenstaande voorbeeld zie je dat de eerste regel van 302,84 automatisch gelinkt is aan 2 openstaande posten debiteuren met factuurnummers , De details van de facturen zijn onder in het scherm zichtbaar. Deze regel kan worden verwerkt. Bij regels waarbij de match niet automatisch gemaakt kan worden, wordt dit zichtbaar gemaakt met een rood cijfer. De reden dat de match niet gemaakt is kan o.a. zijn dat het IBAN nummer van de betreffende debiof crediteur niet gevuld is of niet correct is. Door zelf handmatig de juiste keuze te maken wordt de match alsnog gemaakt. Voorbeeld: Bij de omschrijving van regel 3 valt te lezen dat het gaat om een betaling die gedaan is aan een Texaco tankstation. Aangezien het geen debi- of crediteur betreft is/hoeft hier geen match gemaakt te worden met een debi- of crediteur, maar zal de betaling lopen via een (kosten)grootboek. 6

8 Kies dus voor type Grootboek en selecteer het grootboeknummer (4410 in dit voorbeeld) waarop je deze kosten wilt boeken. De match is gemaakt en het nummer (3) wordt zwart. Daarnaast kan MKG zo worden ingericht dat wanneer er een betaling wordt gedaan aan bijvoorbeeld Texaco dit automatisch gekoppeld wordt aan een grootboekrekeningnummer, bijvoorbeeld Dit kan ingericht worden via de knop Herkenningscode, linksboven in het scherm. O.b.v. herkenningscodes kunnen betalingen / ontvangsten automatisch gekoppeld worden aan een grootboeknummer. 7

9 Wanneer de match niet gemaakt kan worden en het betreft een openstaande post dan dient de koppeling naar de openstaande posten ook handmatig te worden gemaakt. O.b.v. de gegevens uit het infoscherm van de regel en het uitgeprinte bankafschrift kan de informatie worden gehaald om de link handmatig te leggen. Indien het een betaling van een debiteur betreft kies je voor een debiteurbetaling (kolom Type ), selecteert je de bijbehorende debiteur (kolom Subadministratie ) en je kiest de bijbehorende openstaande posten. Door vanuit dit scherm (via rechtermuisknop) direct het IBAN nummer op te slaan via Bankrekening wijzigen van debiteur is de match gemaakt. Bij de volgende betalingen van de debiteur (of crediteur ingeval van een gedane betaling) zal de match wel automatisch gemaakt worden. 8

10 Het gebruikte IBAN nummer uit het digitale bankafschrift wordt hiermee opgeslagen bij de betreffende debi- of crediteur. De verdere werkwijze is zoals beschreven in de module Betalingsverkeer. 9