Autorisatiebeheer. Datum: , by MKG Nederland B.V. Ontwerp: MKG Nederland B.V.

Transcriptie

1 Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004021A , by MKG Nederland B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher

2 Inhoudsopgave Inleiding Gebruikers en gebruikersgroepen Gebruikers Gebruikersgroepen Autorisatiemodellen Eenvoudige autorisatie Uitgebreide autorisatie Autorisatie inrichten Autorisatie van administraties en boekjaren Module autorisatie Autorisatie van menu s Snel autoriseren van tabbladen

3 Voorwoord Dit handboek is bedoeld om inzicht en overzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van de module Autorisatiebeheer in MKG. We wensen veel plezier bij het lezen van dit handboek en hopen dat het helpt om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van onze software. Wellicht ten overvloede willen we wijzen op het bestaan van verschillende cursussen. Naast de MKG ERP basistraining worden er verschillende vervolgtrainingen door MKG verzorgd. De basiskennis, opgedaan tijdens de basistraining, is nodig bij de vervolgtrainingen en voor het doornemen van de MKG handleidingen. Handleidingen worden meegeleverd met onze software, en zijn te vinden via het menu-item 'Help' of onder de <F1> toets. Voor vervolgtrainingen kunt u zich via onze website aanmelden ( Weergaven die u kunt aantreffen in dit boek: Een verwijzing. Bijvoorbeeld: hoofdstuk 2 Een te volgen menupad: MKG -> Help -> Handleidingen Belangrijke trefwoorden/menukeuzes/etc.: Betalingscondities Aanduiding van een toets of toetsencombinatie: <F9> of <Ctrl+C> Voorbeeldweergave van opmerkingen (tips en belangrijke aanwijzingen) Tip: Om de lezer te attenderen op een handigheidje. Let op! Om de lezer te waarschuwen. De in de handleiding gebruikte Schermafbeeldingen kunnen afwijken van een specifieke bedrijfssituatie. Oorzaak hiervan is dat de getoonde schermen afhankelijk kunnen zijn van de systeeminstellingen en tabellen binnen MKG. Daarnaast kan het zijn dat schermen of schermdelen verborgen blijven, doordat een gebruiker beperkte toegang en rechten kan hebben. Handboeken worden per versie onderhouden en bijgewerkt. 3

4 Inleiding Om het invoeren, wijzigen, verwijderen of raadplegen van gegevens te beperken, is het mogelijk MKG-gebruikers te autoriseren. Autorisatie zal in veel gevallen benodigd zijn om bijvoorbeeld financiële- gegevens of rapportage af te schermen voor personen die hier geen inzage in mogen hebben. Afhankelijk van de situatie en eisen kan een autorisatiemodel variëren van relatief simpel tot complex. Noodzakelijke kennis van de MKG software en database structuur is daarbij een vereiste. In deze handleiding worden manieren van autoriseren en voorbeelden besproken. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen een eenvoudige- en uitgebreide autorisatie. Autoriseren van de software en database kan worden gedaan door een gebruiker met beheerdersrechten: een beheerder heeft binnen MKG volledig toegang tot alle modules en is derhalve niet aan autorisaties onderhevig. Doel van deze handleiding is het zelfstandig kunnen onderhouden van een reeds ingericht autorisatiemodel en het zelfstandig kunnen inrichten van een nieuw autorisatiemodel. Tip: Het is mogelijk om autorisatie te importeren door middel van de module Importeren. Zie voor meer informatie het handboek Importeren. Let op! Een autorisatiemodel continue onderhouden moet worden. Bijvoorbeeld bij het plaatsen van rapporten die financiële gegevens tonen zal het autorisatiemodel gecontroleerd, en waar nodig, aangepast moeten worden. 1. Gebruikers en gebruikersgroepen Binnen MKG kan geautoriseerd worden per gebruiker of per gebruikersgroep. Een gebruiker is per definitie lid van een gebruikersgroep. Gebruikersgroepen worden gebruikt om gemakkelijker te kunnen autoriseren bijvoorbeeld per afdeling waar men dezelfde rechten heeft. In dit hoofdstuk wordt de autorisatie van gebruikers en gebruikersgroepen toegelicht. In de laatste paragraaf wordt toegelicht welke actie ondernomen kan worden als er een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt in een MKG waarin reeds de autorisatie is ingericht Gebruikers Via MKG menu Systeem Gebruikers kan de module Gebruikers onderhoud worden geopend. Hierin kunnen de basis restricties voor gebruikers opgegeven worden. 4

5 Afbeelding 1.1. Module Gebruikers onderhoud De belangrijkste velden die direct betrekking hebben op autorisatie van een gebruiker worden hieronder toegelicht. Algemeen Beheerder: Het is mogelijk om een gebruiker beheerdersrechten te geven. Wij raden aan om alleen de applicatiebeheerder deze rechten te geven. Zo kan voorkomen worden dat wijzigingen, ook op autorisatie niveau, gemaakt worden zonder overleg/goedkeuring. Menu Gebruiker mag menu s aanmaken: De gebruiker mag (eigen) menu s aanmaken/ aanpassen zoals het MKG Menu. Gebruiker mag taakbalk aanpassen: De gebruiker mag zijn of haar taakbalk aanpassen. Gebruiker mag werkbalk aanpassen: De gebruiker mag zijn of haar werkbalk aanpassen. Gebruiker mag snelzoeken aanpassen: De gebruiker mag zijn of haar snelzoekscherm aanpassen, wat betekend dat modules waarin gezocht wordt toegevoegd of verwijderd kunnen worden. Gebruiker mag boomstructuur aanpassen: De gebruiker mag de boomstructuur aanpassen, bijvoorbeeld velden toevoegen. 5

6 Afbeelding 1.2. Boomstructuur in Verkoopoffertebeheer. Gebruiker mag browselijst aanpassen: De gebruiker mag de kolommen binnen zoeklijsten aanpassen. Afbeelding 1.3. Browselijst van module Verkooporderbeheer Overige F9 actief bij zoekvelden: De functietoets F9 wordt gebruikt om direct naar de onderliggende proces- of stamtabel te gaan. De mogelijkheid kan hier beperkt worden. Mag documenten koppelen: De gebruiker mag bestanden en bijlagen toevoegen/ koppelen via CRM Documentenbeheer. Mag alle activiteiten beheren: De gebruiker mag activiteiten aanmaken, wijzigen en verwijderen van niet alleen zichzelf maar ook van alle andere gebruikers. Anders kunnen alleen de eigen activiteiten beheerd worden, mits de gebruiker actief is binnen activiteiten (zie het punt hieronder). Actief binnen activiteiten: De gebruiker kan gekozen worden als uitvoerder op een activiteit. De todo-lijst wordt alleen getoond als de gebruiker actief is binnen activiteiten. 6

7 Mag alle uren beheren: De gebruiker mag binnen de module Ureninvoer alle medewerkers benaderen om eventuele aanpassingen in de urenregistratie uit te voeren. Debiteur infoscherm actief: de gebruiker kan in de module Verkoopofferte- en verkoopoffertebeheer actuele informatie op scherm tonen ten aanzien van de omzet, openstaande bedragen en kredietlimiet van een klant Gebruikersgroepen Via MKG menu Systeem Procestabellen Gebruikersgroepen opent de procestabel waar gebruikersgroepen onderhouden worden. De eerste 5 groepen zijn standaard groepen die niet verwijderd kunnen worden. De namen kunnen wel worden gewijzigd. Afbeelding 1.4. Groepen onderhoud Gebruikersgroepen, al dat niet in de context van bedrijfsafdelingen, kunnen hier toegevoegd worden. Hou er wel rekening mee dat een te grote diversiteit aan groepen het autoriseren alsnog complex maakt. Door een gebruikersgroep te selecteren en vervolgens te kiezen voor Lidmaatschap gebruikers, op de menubalk, kunnen gebruikers aan groepen toegevoegd worden. Één gebruiker kan lid zijn van meerdere gebruikersgroepen. Let op! Standaard zijn alle gebruikers lid van de groep Alles. Deze groep heeft alle rechten binnen MKG. Wanneer een gebruiker verwijderd wordt uit de gebruikersgroep Alles heeft deze GEEN rechten en is zonder uitgebreide autorisatie niets mogelijk! Nieuwe gebruiker in een ingericht autorisatiemodel Als het autorisatiemodel al is ingericht en er wordt een nieuwe gebruiker toegevoegd, dan kan ervoor gekozen worden om de autorisatie van een bestaande gebruiker te kopiëren naar een nieuwe gebruiker. De kopieeractie kan tevens worden uitgevoerd naar een reeds bestaande gebruiker. 7

8 In de module Gebruikers onderhoud zoals in paragraaf 2.1 beschreven, staat op de menubalk aan de rechterkant een knop Kopiëren profiel. Het volgende scherm wordt dan geopend. Afbeelding 1.5. Scherm Kopiëren gebruikers profiel Door gebruik te maken van de vinkboxen onder Autorisatie zijn rechten van een bestaande gebruiker te kopiëren naar een nieuwe gebruiker. Let op! Alleen als er is ingelogd met beheerdersrechten kan de volledige autorisatie gekopieerd worden. Alleen dan zijn de volgende punten te kiezen: Toegang tot modules tot en met Toegang tot rapporten. 2. Autorisatiemodellen Hieronder worden de kenmerken van een tweetal autorisatiemodellen besproken. Het is mogelijk beide modellen te combineren Eenvoudige autorisatie Alle gebruikers zijn lid van de groep Alles en hebben per definitie toegang tot alles. Autoriseren met de Module autorisatie. Autorisatie geschiedt door aan te geven waar een gebruiker GEEN rechten tot heeft. 8

9 Voordelen: Relatief snel in te richten. Minder diepgaande MKG kennis benodigd. Nadelen: Mogelijkheden als bijvoorbeeld enkel raadplegen zijn hierdoor niet mogelijk Er zal op gebruikersniveau moeten worden gekopieerd naar een nieuwe gebruiker. Wanneer er in een groep geen toegang wordt gegeven heeft de gebruiker ook geen toegang. Gebruikers krijgen automatisch toegang tot een nieuwe module in MKG Uitgebreide autorisatie Geen enkele gebruiker is lid van de groep Alles. Hierdoor hebben de gebruikers per definitie geen rechten. Autoriseren met de Module autorisatie en door gebruik te maken van tabellen autorisatie. Autorisatie geschiedt door aan te geven waar een gebruiker of gebruikersgroep WEL rechten tot heeft. Autorisatie kan op gebruikers- en gebruikersgroep niveau. Bij het toevoegen van een gebruiker aan een gebruikersgroep zullen de rechten van deze groep op de gebruiker overgenomen worden. Voordelen: Mogelijkheden tot toewijzen van alle soorten rechten binnen MKG:. Een nieuwe gebruiker kan makkelijk toegevoegd worden aan verschillende groepen. Wanneer er in een groep toegang wordt gegeven heeft de gebruiker ook toegang. Gebruikers moeten toegang verkrijgen tot een nieuwe module binnen MKG. Nadelen: Inrichting duurt langer Meer diepgaande MKG kennis benodigd (hoe zitten de tabellen in elkaar etc.). Er zal nadien zeer waarschijnlijk meer geoptimaliseerd/ onderhouden moeten worden. 3. Autorisatie inrichten Als er nog niet geautoriseerd is in MKG en er wordt gekozen voor de eenvoudige of uitgebreide autorisatie, kunnen de MKG onderdelen die beschreven worden in de volgende paragrafen gebruikt worden om de autorisatie in te richten Autorisatie van administraties en boekjaren Door aan te geven welke gebruikers toegang hebben tot de beschikbare boekjaren en administraties zijn veel gegevens gemakkelijk af te schermen voor niet geautoriseerde gebruikers. Hiermee word voorkomen dat niet geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke financiële administraties of gesloten boekjaren. 9

10 Open de module Administratie onderhoud door in het MKG menu te kiezen voor Systeem Administraties. Afbeelding 3.1. Administratie onderhoud met beschikbare administraties Na het selecteren van een administratie kan via de knop Autorisaties administraties en boekjaren, op de menubalk, het scherm Toegang tot administratie/ boekjaar geopend worden. In het scherm dat verschijnt wordt de autorisatie per gebruiker per boekjaar ingericht. Tip: Een gebruiker met beheerdersrechten heeft altijd toegang tot boekjaren en administraties, ongeacht de autorisatie. 10

11 3.2. Module autorisatie Via MKG menu Systeem Autorisatie beheer wordt het scherm Module autorisatie geopend. Het scherm geeft verticaal de modules, module tabbladen, tabellen, document categorieën of rapporten weer. Horizontaal worden de gebruikers of gebruikersgroepen getoond. Afbeelding 3.2. Module autorisatie Het scherm bevat X en O tekens: X: Gebruiker of gebruikersgroep heeft geen toegang tot betreffende module. O: Gebruiker of gebruikersgroep heeft toegang tot betreffende module. Door te dubbelklikken in één van de vakken in het scherm verschijnt er een pop-up menu met rechten van de groepen waarin de gebruiker valt (als de optie Toon autorisatie van: Gebruikers geselecteerd is), of met rechten van de gebruikers uit de groep (als de optie Toon autorisatie van: Groepen geselecteerd is). Met de rechtermuis toets wordt de kolom of rij in z n geheel ingesteld op Toegang of Geen toegang. Zie schermafdruk

12 Afbeelding 3.3. Kolom of rij autoriseren De X en O tekens kunnen ieder ook vetgedrukt weergegeven worden, wat betekent dat er afwijkende rechten van toepassing zijn. In onderstaand voorbeeld heeft de gebruiker Training01 geen rechten tot de module Relatiebeheer, maar de groep waarvan deze gebruiker lid is (Relatiebeheer) wel. Afbeelding 3.4. Afwijkende autorisatie (vetgedrukte X). Het scherm bevat bovenin beeld nog een aantal selectiemogelijkheden om het autoriseren gemakkelijker te maken. 12

13 Autorisatie van: In detail kan op vijf manieren worden geautoriseerd in MKG. Per gebruiker of gebruikersgroep kunnen deze autorisaties worden ingesteld. Modules: Modules als relatiebeheer, medewerkerbeheer etc. Module tabbladen: Tabbladen binnen modules. Rapporten: De aanwezige standaard en eigen rapporten. Tabellen: Autorisatie van database tabellen met de keuzes: X = Geen toegang R = Raadplegen U = Wijzigen O = Toevoegen/ Verwijderen Document categorie: Categorieën van documenten in MKG. Categorie : de hoofdcategorieën waarin MKG de modules onderbrengt. Deze selecte beperkt het aantal rijen in het blad zodat autorisatie overzichtelijker wordt. Toon autorisatie van : de keuzes hier zijn of Groepen of Gebruikers. Van groep : van toepassing indien bij Toon autorisatie van de keuze Gebruikers geselecteerd is. Verberg gebruikers die geen toegang hebben tot deze administratie Met deze keuze kunnen alle gebruikers verborgen worden die niet geautoriseerd zijn voor deze administratie. Hetgeen er voor zorgt dat alleen de benodigde gebruikers zal tonen Autorisatie van menu s De menu s zoals het MKG menu of door de gebruiker aangemaakte menu s zijn te autoriseren door met de rechtermuisknop op het menu te klikken, te kiezen voor Eigenschappen en vervolgens op Autorisatie. Afbeelding 3.5. MKG menu Op dezelfde manier als bij de database autorisatie is hier aan te geven welke gebruiker of gebruikersgroep welke rechten heeft. 13

14 Afbeelding 3.6. MKG menu - Autorisatie 3.4. Snel autoriseren van tabbladen Klik (ingelogd met beheerdersrechten) met de rechtermuisknop op een tabblad in een module en kies voor Autorisatie. Gebruik de werkwijze zoals in de vorige paragraaf besproken om het tabblad te autoriseren. De autorisatie zoals hier wordt ingesteld is hierna ook zichtbaar in de Module autorisatie. Afbeelding 3.7. Tabblad Vergoeding en rechtermuis optie autorisatie op het tabblad 14

15 Slotwoord U bent aan het einde gekomen van dit handboek. Wij van MKG hopen, dat veel dingen die u gelezen hebt, iets kunnen betekenen voor uw onderneming. Dit handboek beschrijft natuurlijk vooral de algemene situatie. Toch zou het voldoende handvaten moeten geven om antwoorden te vinden op veel van uw vragen. We kunnen ons voorstellen dat er nog zaken zijn waarop u dieper wil ingaan. Hiervoor heeft MKG een groot aantal consultants in dienst. Zij kunnen u op verschillende vlakken van dienst zijn. Bijvoorbeeld voor het geven van bedrijfskundige en/of financiële adviezen. Nieuwe bedrijfsprocedures met de daarbij behorende inrichtingsvraagstukken worden samen met u besproken om uiteindelijk te komen tot een zo optimaal mogelijke inrichting van de software. Bent u geïnteresseerd of wilt u een afspraak maken dan is uw projectleider of accountmanager uw directe aanspreekpunt. Voor vragen van functionele aard belt u met onze Consultancy desk. Zij vertellen u graag alles over de werking en kijken met behulp van het programma Teamviewer, indien nodig gewoon met u mee. Het telefoonnummer kunt u vinden op onze website. ( Het MKG team hoopt dat u plezier heeft beleefd aan het lezen van dit boekje en wenst u veel succes bij het werken met de MKG software. 15