Aanmaken afspraken in Newbase & de agenda

Transcriptie

1 Aanmaken afspraken in Newbase & de agenda Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 1.0 pagina 1 van 11

2 Inhoudsopgave 1 Waar in Newbase zit de agenda? Uitleg categorieën in de agenda Uitleg navigatie in de agenda Aanmaken van een afspraak Weergave van een afspraak in de agenda Dashboards, zoekactie & opties aangaande afspraken...11 Juni 2013 versie 1.0 pagina 2 van 11

3 1 Waar in Newbase zit de agenda? Algemeen: in de Newbase agenda vindt je de afspraken. Je kunt in Newbase op verschillende manieren naar de agenda navigeren: Programma CRM / agenda: open het programma CRM klik vervolgens op agenda Print screen: De agenda vastleggen als favoriet/snelkoppeling: klik op de gele ster (favoriet) links bovenin je scherm onderstaand dialoog venster verschijnt nu Juni 2013 versie 1.0 pagina 3 van 11

4 Kies voor selecteren herhaal nu de stappen zoals omschreven bij CRM/agenda de agenda is nu als favoriete snelkoppeling toegevoegd linksonder in je scherm. Door op deze snelkoppeling te klikken opent de agenda. 2 Uitleg categorieën in de agenda Aan de linkerkant van de agenda staan verschillende categorieën. Dit zijn afdelingen. Door op het plusje voor de categorie(afdeling) te klikken wordt een lijst geopend met de gebruikers die aan deze categorie(afdeling) zijn gekoppeld. Om afspraken in de agenda te kunnen zien dien je altijd een categorie(afdeling) of een persoon aan te vinken. De bovenste categorie 'Alg. dagen' betreft dagen die kunnen worden ingevoerd in Newbase zoals Kerst, Pasen of een verplichte vrije dag. Ook is het mogelijk om in de Newbase agenda 'middelen' te reserveren. Denk hierbij aan een vergaderruimte of een beamer. De applicatiebeheerder kan deze middelen toevoegen. Door meerdere personen aan te vinken heb je alle agenda's van de geselecteerde personen inzichtelijk om zo eenvoudig een gemeenschappelijke afspraak te kunnen inplannen. Juni 2013 versie 1.0 pagina 4 van 11

5 3 Uitleg navigatie in de agenda Aan de bovenkant van de agenda staat een reeks met iconen die hieronder worden uitgelegd. Van links naar rechts: 1. Deze button geeft je daginzage. 2. Deze button geeft je 5 daagse inzage. 3. Deze button geeft je 7 daagse inzage. 4. Deze button geeft je maand inzage. 5. Deze button wijzigt de regelhoogte in de agenda. 6. Deze button brengt je terug naar de datum vandaag. 7. Deze button brengt je een week terug of een week vooruit. 8. Deze buttons leveren je een andere weergave. 9. Met deze button zet je de categorie algemene dagen aan/uit. 10. Met deze button zet je de categorie gebruikers aan/uit. 11. Met deze button zet je de categorie faciliteiten aan/uit. 12. Met deze button zet je de basisinstellingen aan/uit. 13. Deze button levert je een print op van je agenda. 4 Aanmaken van een afspraak Er zijn verschillende manieren binnen Newbase om een afspraak aan te maken. Vanuit een relatie: zoek de betreffende relatie Juni 2013 versie 1.0 pagina 5 van 11

6 klik op de tab koppelingen klik op de sub tab afspraken klik op het oranje plusje om een nieuwe afspraak aan te maken. de agenda wordt nu geopend met daarin de relatiegegevens weergegeven. selecteer nu een bepaalde tijd/dag met in de agenda met je linker muisknop de geselecteerde tijd wordt licht paars klik met je rechter muisknop in dit paarse gedeelte, zie onderstaande prints screen Juni 2013 versie 1.0 pagina 6 van 11

7 kies voor toevoegen medew. afspraak. Let op; er dient minimaal één categorie aan gevinkt te zijn aan de linkerkant van het scherm. onderstaande afspraak detail scherm opent nu. D.m.v. de nummers in onderstaande schermafbeelding wordt dit scherm verder uitgelegd. Juni 2013 versie 1.0 pagina 7 van 11

8 1. Koppelingen: indien de afspraak vanuit een relatie wordt aangemaakt, of vanuit een ander document waarbij een relatie al is gekoppeld zal deze relatie automatisch worden gekoppeld aan deze nieuwe afspraak. Met het oranje plusje kunnen andere relaties, contracten of projecten gekoppeld worden. 2. Medewerker: indien de medewerker voor wie de afspraak wordt ingepland was aangevinkt in de agenda dan is deze medewerker direct aan de afspraak gekoppeld. Indien er meerdere medewerkers zijn aangevinkt dan worden deze medewerkers onder dit veld getoond. Door op het groene pijltje te klikken kun je de medewerker(s) overhalen naar veld Gekoppeld aan: door voorgaande stap staan hier medewerkers gekoppeld aan de afspraak. Door op het oranje plusje te klikken kunnen andere medewerkers gekoppeld worden en dus koppelen aan de afspraak. 4. Datum/tijd: de datum en tijd die in de agenda zijn geselecteerd zijn in dit veld overgenomen. Deze velden kunnen handmatig worden aangepast. Indien de afspraak niet vanuit de agenda maar vanuit het programma afspraak is aangemaakt dien je zelf de datum en tijd in te vullen. Mocht de afspraak per mail worden bevestigd aan de klant kan d.m.v. een sjabloon met merge codes dit veld worden meegenomen. Vraag je applicatiebeheerder. 5. Zie punt 4 6. Locatie: door een keuze te maken uit deze opzoeklijst wordt het adres in het veld werk adres direct aangepast. Indien de locatie bij de klant op kantoor is, dan dient de relatie/organisatie gekoppeld te zijn aan de afspraak en verschijnt het adres van de relatie bij werk adres. Indien de locatie op kantoor is dan worden de gegevens uit de company instellingen gehaald en wordt het eigen werkadres getoond. Vraag je applicatiebeheerder. Mocht de afspraak per mail worden bevestigd aan de klant kan d.m.v. een sjabloon met mergecodes dit veld worden meegenomen. Vraag je applicatiebeheerder. 7. Categorie: er kan een categorie aan de afspraak gehangen worden. Dit is een opzoeklijst die door de applicatiebeheerder is aan te maken of te wijzigen. 8. Type afspraak: dit veld is een opzoeklijst waaruit een keuze gemaakt kan worden. Aanpassingen hieraan kunnen door de applicatiebeheerder worden uitgevoerd. 9. Omschrijving: in dit veld kun je een korte omschrijving plaatsen. Mocht de afspraak per mail worden bevestigd aan de klant kan d.m.v. een sjabloon met mergecodes dit veld worden meegenomen. Vraag je applicatiebeheerder. 10. Extra info: voor extra info kan dit veld worden gebruikt. 11. Blokkeer verslepen: door dit vinkje aan te zetten blokkeer je de mogelijkheid om de afspraak in de agenda te verslepen. 12. Herinnering: door dit vinkje aan te zetten en een keuze te maken uit de opzoeklijst kun je op een bepaalde tijd een herinnering naar de gekoppelde medewerkers sturen. 13. Nog bevestigen: door dit vinkje aan te zetten weet Newbase dat de afspraak nog bevestigd dient te worden. In de agenda wordt dit getoond door 3 uitroeptekens in de afspraak. Tevens is er een zoekactie binnen het programma Afspraak 'nog bevestigen' waarbij je een overzicht krijgt van alle nog te bevestigen afspraken. 14. Afspraak geannuleerd: door dit vinkje aan te zetten verdwijnt de afspraak uit de agenda. De afspraak blijft wel bestaan in Newbase en staat op geannuleerd. 15. Duurt hele dag: door dit vinkje aan te zetten verandert de tijd automatisch naar Juni 2013 versie 1.0 pagina 8 van 11

9 uur tot uur en wordt bovenin de agenda getoond. 16. Terugkerend: door dit vinkje aan te zetten zal het systeem vragen hoe vaak en wanneer de afspraak dient terug te keren. Vanuit CRM / Afspraak Bovenstaand is omschreven hoe je een afspraak aanmaakt vanuit een relatie. Je kunt ook een nieuwe afspraak aanmaken via het programma CRM / Afspraak en dan klikken op het oranje plusje aan de rechterkant van het scherm. In dit geval dien je zelf nog een relatie te koppelen. Vanuit een ander programma onderdeel: Bijvoorbeeld vanuit een offerte, opdracht, debiteur, project etc. Dit gaat dan altijd via de tab en sub tab Koppelingen. Juni 2013 versie 1.0 pagina 9 van 11

10 5 Weergave van een afspraak in de agenda Hoe een afspraak in de agenda wordt weergegeven is afhankelijk van de tijd die is geblokt. Met andere worden, hoe meer tijd er is geblokt, hoe groter het blok in de agenda, hoe meer informatie er wordt getoond. Zie onderstaande voorbeelden: 1: omdat de afspraak 1 uur duurt zijn alleen tijd en locatie plaats zichtbaar 2: omdat de afspraak 3 uur duurt zijn tijd, locatie, omschrijving en adres zichtbaar Door op de afspraak in de agenda te klikken opent aan de onderkant van de agenda een venster met alle informatie. Zie print screen: Klik met je rechter muisknop op de afspraak in de agenda voor onderstaande mogelijkheden. Zie print screen: Juni 2013 versie 1.0 pagina 10 van 11

11 Het is mogelijk om de afspraak in de agenda de verplaatsen door het blok te verslepen. In de afspraak details is het mogelijk om deze mogelijkheid te blokkeren door het vinkje blokkeer verslepen aan te zetten, zie hoofdstuk 4 punt 11. Ook kun je de afspraak door vergroten of verkleinen door het blok te verslepen. Indien er een koppeling is met Google of met Exchange is het ook mogelijk om een afspraak aan te maken in je Google agenda, deze wordt 1 x per kwartier gesynchroniseerd. Afspraken die worden aangemaakt in Exchange worden niet gesynchroniseerd naar Newbase toe, wel van Newbase naar Exhange. 6 Dashboards, zoekactie & opties aangaande afspraken Dashboards Via het dashboard mijn afspraken kun je snel zien welke afspraken je hebt. Vraag je applicatiebeheerder om deze eventueel toe te wijzen. Zoekacties Door met je rechtermuisknop te klikken op CRM / Afspraken / Zoekacties kun je bijvoorbeeld kijken naar de nog te bevestigen afspraken. Deze zelfde zoekactie krijg je door met je rechtermuisknop de klikken op het vergrootglasicoon rechts bovenin. Mocht je deze optie niet hebben kan de applicatiebeheerder deze toewijzen. Er wordt bij alle zoekacties gezocht in de module Afspraken en dus niet in de module Agenda. Opties Door met je rechtermuisknop te klikken op CRM / Afspraken / opties kun je bijvoorbeeld een afspraak direct dupliceren naar een tijdregel: optie: Dupliceer naar tijdregistratie Juni 2013 versie 1.0 pagina 11 van 11