Documentatie Handleiding Hunter-CRM Desktop v1.0

Transcriptie

1 Documentatie Handleiding v1.0 1

2 Voorwoord Hunter-Desktop is een product van Hunter-CRM. Onze CRM software is gemaakt met het oog op gemak. Deze documentatie bevat een overzicht van de meest gebruikte functionaliteiten van Hunter-Desktop. Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Hunter-CRM Ceintuurbaan Noord 105c 9301 NT Roden Tel: info@hunter-crm.com 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Werken met relatiebeheer software (CRM)... 4 CRM en ERP... 4 Beschrijving basishandelingen... 4 Volgorde van data-invoer en -uitvoer... 4 Hoe werkt de navigatie van Hunter?... 5 Filemaker Pro database Inloggen Afsluiten Voorkeuren Beheer Werknemers aanmaken Financieel Relaties Aanmaken nieuwe relaties Artikelen Toevoegen artikelen Artikelen aanpassen Geschiedenis artikelen Artikelen verwijderen Projecten Aanmaken van een nieuw Project Projecten beheren Werkbonnen Werkbonnen aanmaken Werkbonnen bewerken Uren Overzicht Uren registratie Offerte Order Facturen Facturen bewerken Overzichten

4 Werken met relatiebeheer software (CRM) U weet dat de juiste kennis over een relatie beslissend kan zijn voor het slagen of mislukken van uw zakelijk succes of het behalen van de doelstellingen van uw organisatie. Een goede uitvoering van relatiebeheer en het hieraan verbonden middelenbeheer zijn dus essentieel voor elke bedrijfsvoering. Met Hunter-CRM is dat mogelijk. Bijna elke handeling binnen uw bedrijf of instelling heeft direct of indirect te maken met een relatie. Denk daarbij aan het maken van afspraken, het maken van een bezoeknotitie, in- en uitgaande post, en, offertes, verkopen, inkopen, verwerken van klachten en vragen, het controleren van voorraden, het reserveren van mensen en middelen, het factureren etc. Deze werkzaamheden worden doorgaans door meerdere medewerkers uitgevoerd ten behoeve van relaties en/of projecten. Iedere medewerker beheert of gebruikt een bepaald deel van deze gegevens. Daarom moeten er ook goede afspraken gemaakt worden over wie welke gegevens beheert. De wijze waarop u deze processen zult willen uitvoeren is afhankelijk van uw bedrijfscultuur en de eisen die vanuit uw markt gesteld worden. CRM en ERP Relatiebeheer wordt internationaal aangeduid met de term CRM; dit staat voor Customer Relation Management. Middelenbeheer wordt aangeduid met ERP, wat de afkorting is van Enterprise Resource Management. Deze termen komt u verder in de handleiding tegen. Beschrijving basishandelingen In deze handleiding wordt de basishandelingen beschreven om de Hunter software modules te gebruiken. * Hiervoor heeft u geen bijzondere automatiseringskennis nodig. Wel is het gewenst dat u reeds bekend bent met een grafisch besturingssysteem zoals die van Microsoft of Macintosh. (*) De beschreven handelingen kunnen in uw situatie soms afwijken als u Hunter maatwerk in gebruik heeft of een andere versie van Hunter dan die hier beschreven is Volgorde van data-invoer en -uitvoer Het is niet altijd mogelijk om de gegevens in een willekeurige volgorde in te voeren. Net als bij een financieel pakket is er soms een logische volgorde. Stamgegevens dienen eerst te worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: u wilt producten via een offerte kunnen aanbieden. Dan 4

5 dient er eerst een producttype te worden gedefinieerd en hierna de productgegevens. Daarna kan het product door u worden geselecteerd om te kunnen worden aangeboden. Als u Hunter-CRM heeft gekoppeld met een financieel systeem, dan dienen ook de betreffende gegevens voor het grootboek ingevoerd te worden, zodat deze niet achteraf voor elke bestelling toegevoegd hoeven te worden. Hunter-CRM kan dit soort stambestanden voor u uit uw boekhoudpakket importeren. Hoe werkt de navigatie van Hunter? De navigatie binnen Hunter is in het algemeen opgedeeld in 3 delen: a) Hoofdnavigatie in de grijze balk boven in uw scherm (Menubalk); b) Subnavigatie per tabel (tabs boven aan het scherm); c) Sub-subnavigatie per scherm (tabs midden op het scherm). Hunter is gebaseerd op een (waar mogelijk) drie-klikken-principe en het éénmalig invoeren van de gegevens. Eenmaal in een lijst heeft u de keuze om binnen die lijst via de alfabetknoppen (A t/m Z) rechtsboven de gewenste gegevens te kiezen of om via het zoek icoontje (het vergrootglas) uw zoekopdracht te verfijnen. Filemaker Pro database Hunter-CRM maakt gebruik van een Filemaker Pro database. Een database bestaat uit een groot aantal gerelateerde tabellen die ieder lijken op een spreadsheet. Deze tabellen zijn met elkaar gerelateerd door bijvoorbeeld een artikelnummer of een debiteurennummer. Vastleggen De Filemaker Pro database legt elke verandering automatisch vast zoals die van de door u ingevoerde gegevens. U hoeft dus niet op een Save knop te klikken (die is er dan ook niet). Dit geldt ook voor het wissen van gegevens. Bij het wissen van een record wordt daarom eerst om een bevestiging gevraagd. Back-up Uiteraard is het noodzakelijk dat u uw gegevens beveiligd en regelmatig een back-up van de databases maakt. 5

6 1.0 Inloggen Het inloggen (het aanmelden) bij het Hunter systeem is noodzakelijk om de toegekende rechten als gebruiker binnen Hunter te krijgen. Deze rechten bepalen welke gegevens toegankelijk zijn en eventueel gewijzigd kunnen worden. - Type uw username (inlognaam) en password (wachtwoord) in en klik op Ok. Indien u over de multi administratie module beschikt, zult u eveneens een administratie moeten kiezen. 1.2 Afsluiten Om Hunter af te sluiten gaat u rechts bovenin naar Afsluiten Dan heeft u 3 opties: 6

7 2.0 Voorkeuren Bovenin ziet u een (zwarte)menubalk. Onder Voorkeuren kunt u de Menubalk uitbreiden. Door op de pijltjes achter de icoontjes te klikken voegt u de gewenste tabbladen toe aan de Menubalk. 3.0 Beheer Om in Beheer te komen gaat u naar het icoontje: Dan verschijnt het volgende venster: 7

8 Voer hier uw wachtwoord in en klik op OK. Hier ziet u verschillende tabbladen en kunt u uw keuze maken: - Algemeen/Bedrijfsnaam - Aanmaken werknemers - Financieel 3.1 Werknemers aanmaken Wanneer u werknemers aan wilt maken logt u in onder Beheer met uw wachtwoord. Dan komt u in onderstaand scherm. Onder tabblad Werknemers kunt u een nieuwe werknemer aanmaken door op het plusje te klikken en te bevestigen met OK. 8

9 3.2 Financieel Onder tabblad financieel kunt u de financiële gegevens zoals bijvoorbeeld betalingswijze en boekhoudpakket vermelden. 4.0 Relaties Hunter maakt onderscheidt tussen relaties en contactpersonen. Een relatie kan een (onderdeel van een) bedrijf of instelling zijn. Aan zo'n relatie kunnen meerdere personen als contactpersoon verbonden zijn. Eigen organisatieonderdelen en medewerkers worden ook in Hunter geregistreerd en zijn als relatie en contactpersoon terug te vinden. Wanneer u Relaties wilt bewerken gaat u naar het tabblad Relaties in de menubalk. 4.1 Aanmaken nieuwe relaties Voor het aanmaken van nieuwe relaties gaat u naar het Hoofdmenu. In de menubalk vindt u het icoontje Relaties. Wanneer u daar op klikt ziet u onderstaand scherm. Daar klikt u op het plusje en vervolgens kunt u een nieuwe relatie aanmaken. 9

10 5.0 Artikelen 5.1 Toevoegen artikelen Om artikelen toe te voegen gaat u naar de Menubalk en klikt op het volgende icoontje: Om een artikel toe te voegen klikt u op het plusje invullen. Hier kunt u de artikel gegevens 5.2 Artikelen aanpassen Om een artikel aan te passen gaat u naar Artikelen en klikt u op het pijltje In dit scherm kunt u het artikel aanpassen. 10

11 5.3 Geschiedenis artikelen Via de tabbladen Invoer, Condities, Voorraad, Backorder en Logistiek, kunt u de geschiedenis van de in-, verkoop en de levering van het artikel bekijken. 5.4 Artikelen verwijderen Het artikel laten vervallen kan door op het icoontje Verwijder te klikken. 6.0 Projecten Voor projecten gaat u naar het icoontje in de Menubalk Dan belandt u op het scherm met de lijst met projecten: 6.1 Aanmaken van een nieuw Project Het aanmaken van een project gaat via het tabblad Relaties - Vanuit het Hunter hoofdmenu klikt u op de icoon Relaties - Daarna klikt u op het tabblad Relatie. - Klik op het tabblad Project. - Klik op het nieuwe plusje in het midden van uw scherm om een nieuw project aan te maken bij/voor deze relatie. 11

12 - Wilt u een bepaald project weer verwijderen, dan dient u dit project eerst te selecteren en daarna op het verwijder icoontje te klikken en dit te bevestigen met OK. 6.2 Projecten beheren Om projecten te beheren klikt u in de Menubalk op het icoontje Projecten: Hier kunt u de status bekijken van uw projecten. 7.0 Werkbonnen 7.1 Werkbonnen aanmaken Om een werkbon aan te maken gaat u naar Relaties Dan klikt u op de relatie waar u een werkbon voor wilt aanmaken. De gegevens van de klant verschijnen dan in een volgend scherm. Rechts in dat scherm ziet u het tabblad Werkbon. Wanneer u op het plusje klikt kunt u een werkbon aanmaken voor die specifieke relatie. 12

13 7.2 Werkbonnen bewerken Ga naar het hoofdmenu en klik op het Werkbon icoontje De aangemaakte werkbonnen verschijnen: Door op het pijltje werkbon bewerken. te klikken komt u bij de desbetreffende werkbon. Daar kunt u de 8.0 Uren Overzicht Klik op het icoontje in de menubalk. In dit scherm krijgt u een overzicht van de geboekte uren. 13

14 Wanneer u op het plusje klikt komt u in het scherm waar u uw uren kunt registreren. 8.1 Uren registratie Klik op het icoontje in de menubalk. Dan komt u in hetzelfde scherm waar u uw uren kunt boeken als bij urenoverzicht. 9.0 Offerte Om een offerte te maken gaat u naar het icoontje Relaties U kunt nu per relatie een offerte maken door op het pijltje te klikken U belandt dan in het scherm van de relatie waar u het tabblad Offerte ziet. in de menubalk. 14

15 Wanneer u op het tabblad Offerte klikt en dan op het plusje scherm. Hier kunt u uw offerte maken. bevindt u zich in het offerte 15

16 10.0 Order Er zijn twee manieren om een order aan te maken: 1 - U gaat naar de Menubalk en kiest voor Orders Daar ziet u een lijst en wanneer u op het pijltje klikt en vervolgens op het plusje kunt u een order toevoegen. 2 U gaat naar de Menubalk en kiest voor Relatie. Selecteer een relatie waar u een order voor wilt maken. In het tabblad van de relatie ziet u verschillende tabbladen waaronder order. Klik op Order en vervolgens op het plusje Facturen Wanneer u een factuur aan wilt maken gaat u in de Menubalk naar Relaties. Daar klikt u op de relatie waarvoor u een factuur wilt maken. U ziet dan verschillende tabbladen waaronder Factuur. Klik op dit tabblad. U kunt door op het plusje te klikken een factuur toevoegen Facturen bewerken Ga naar de Menubalk en kies voor Factuur Hier ziet u een lijst van facturen en kunt u de facturen inzien en bewerken. 16

17 12.0 Overzichten Ga naar de Menubalk en kies voor Overzichten Dan ziet u verschillende buttons die u aan kunt klikken om zo een overzicht te krijgen van uw keuze. 17