Periodiek factureren van service contract regels

Transcriptie

1 Periodiek factureren van service contract regels Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 2.0 pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1 Instellingen Factuur type aangeven op productniveau Factuur type aangeven op de regel Voorstel factuur datum Zoeken naar periodiek te factureren leden regels Specifieke tekst / periode voor de factuur regel invullen Leden regels omzetten naar factuur regels Factuur regels omzetten naar facturen en door boeken...9 Juni 2013 versie 2.0 pagina 2 van 10

3 1 Instellingen Voordat je met periodieke facturatie kunt gaan werken dienen bepaalde instellingen te worden ingevoerd. Dit kan de applicatiebeheerder doen. Ga naar Instellingen / Opzoeklijsten / service contract regel / factuur interval. Voeg hier d.m.v het oranje plusje één regel toe per factuur type. Als je werkt met facturen per maand, kwartaal, half jaar en jaar, voeg je 4 regels toe. Kolom 'toon waarde': typ het specifieke factuur type, bv maand of jaar. Kolom n1: zorgt ervoor dat als je wilt kijken naar je totale contract waarde per maand en je hebt een jaar leden regel, dan rekent de applicatie de maandelijkse dekking uit. Dus een leden regel van per jaar levert dan automatisch een dekking op van 100 euro per maand. In deze kolom vul je dus het getal in waardoor gedeeld moet worden. Maand = 1, kwartaal = 3, half jaar = 6, jaar = 12. Kolom n2: berekent met welk aantal de voorstel factuur datum moet worden opgehoogd na facturatie. Kolom n3: berekent met welke periode de voorstel factuur datum moet worden opgehoogd na facturatie. 2 Factuur type aangeven op productniveau Om periodiek te kunnen factureren dien je er voor te zorgen dat het factuur type goed is ingevuld. Dit kun je op 2 manieren doen. De eerste manier wordt in de hoofdstuk beschreven, de andere manier in hoofdstuk 3. Juni 2013 versie 2.0 pagina 3 van 10

4 Op productniveau kun jij bij het tabblad 'instellingen' aangeven wat het factuur type moet zijn, bijvoorbeeld: per maand, per kwartaal etc. Dit is een opzoeklijst die door de applicatiebeheerder ingesteld of aangepast kan worden. Zodra je dit product koppelt aan een service contract regel zal dit factuur type worden overgenomen. 3 Factuur type aangeven op de regel Indien op product niveau het factuur type niet is aangegeven kun je dit handmatig doen op de service contract regel. Ook hier vind je een veld 'factuur type' die je zelf kunt wijzigen. Dit is een opzoeklijst die indien nodig door de applicatiebeheerder kan worden ingesteld of aangepast. 4 Voorstel factuur datum Indien je voor de eerste keer een service contract regel aanmaakt (en deze periodiek wilt gaan factureren) dan dien je altijd onderstaande (in rood omlijnde) velden in te vullen: factuur type startdatum voorstelfactuurdatum Indien deze velden niet zijn ingevuld zal de service contract regel in de zoekactie niet naar voren komen. Juni 2013 versie 2.0 pagina 4 van 10

5 In rood omcirkelde velden dienen te zijn ingevuld in het detail scherm van de service contract regel. 5 Zoeken naar periodiek te factureren service contract regels Dit kun je doen door in het programma service contract regel met je rechtermuisknop op contract regel te klikken en dan te kiezen voor zoekactie te factureren. Nu krijg je onderstaande pop-up waar je de datum kunt invullen van de factuur regels die je wilt factureren. Je kunt kiezen voor één specifieke voorstelfactuurdatum bv , dan krijg je alle nog te factureren regels met voorstelfactuurdatum Je kun ook kiezen voor een datum reeks. Als je alle nog te factureren regels voor de maand maart wilt zoeken vul je in Juni 2013 versie 2.0 pagina 5 van 10

6 In ons voorbeeld worden 2 contract regels gevonden met voorstelfactuurdatum Mocht er een vervallen einddatum in de ledenregel staan dan zal deze niet naar voren komen in de zoekactie. Indien een lid op inactief staat zal deze ook niet worden getoond. 6 Specifieke tekst / periode voor de factuur regel invullen Een automatisch terugkerende periode op de factuur (merge code): Door een merge code in te vullen bij factuur omschrijving is het mogelijk om automatisch de periode van de factuur regel te vermelden. De merge code rekent vanaf de voorstelfactuurdatum en telt daar de periode bij op. Bijvoorbeeld: Je voorstelfactuurdatum is en je factuur type is per maand. Op de factuur verschijnt nu achter de productomschrijving 'Periode t/m ' De merge code is: <<DATE_FROM>><<DATE_TO>> Je kunt zelf een tekst, vóór, tussen of na de merge code zetten. In dit voorbeeld hebben we zelf Periode, t/m en een punt op het einde toegevoegd. Juni 2013 versie 2.0 pagina 6 van 10

7 Het resultaat: Een tekst d.m.v. van een vervang actie op de factuur: Newbase biedt ook de mogelijkheid om voor deze specifieke factuur run (= zoekresultaat) een tekst in iedere gevonden regel toe te voegen. U kunt: de productomschrijving voor alle regels hetzelfde maken de factuuromschrijving voor alle regels hetzelfde maken. In het algemeen wordt de productomschrijving niet aangepast, maar wordt factuuromschrijving gebruikt voor het invoeren van de periode. In het onderstaande voorbeeld gaan we hiervan uit. Stel: productomschrijving is: 'Newbase abonnement' en factuuromschrijving is: '(periode maart 2013)' Dan wordt de factuurregel getoond als: 'Abonnement 24/7 ondersteuning (periode februari 2013)' De volgende periode hoeven we alleen de factuuromschrijving aan te passen, en de factuurregel toont die aangepaste omschrijving. Hoe kunt u dit uitvoeren: Voer allereerst de zoekactie uit, zodat u alle regels gevonden hebt die éénzelfde factuuromschrijving gaan krijgen (bijvoorbeeld alle maand regels). Klik in het veld 'factuuromschrijving' Houdt de CTRL-toets ingedrukt (op Apple cmd) en druk op de toets '='; er verschijnt nu een pop-up venster Vul in dit pop-up venster de gewenste tekst in klik op de button 'OK' om de vervangactie door te voeren Juni 2013 versie 2.0 pagina 7 van 10

8 In dit voorbeeld zal 'periode maart 2013' nu zijn ingevuld bij de factuur omschrijving voor alle geselecteerde (gevonden) regels. 7 Service contract regels omzetten naar factuur regels Nu je alle service contract regels hebt gevonden die je wilt facturen kun je deze als volgt omzetten naar factuur regels: Klik met je rechtermuisknop op het programma 'service contract regels'. Kies voor Opties Kies voor Maak factuur regels Het systeem maakt nu factuur regels aan. Het is mogelijk de factuur regels in meerdere keren vanuit de service contract regels aan te maken (bijvoorbeeld voor maand, kwartaal en half jaar apart). Herhaal daarvoor bovenstaande stappen. 8 Factuur regels omzetten naar facturen en door boeken Klik met je rechtermuisknop op het programma 'Factuur regels' Kies voor de zoekactie 'te factureren' Juni 2013 versie 2.0 pagina 8 van 10

9 Vervolgens kies je voor de optie 'maak facturen' Deze optie verzamelt alle factuurregels per debiteur en maakt er een factuur van. In de facturen heeft u nog de mogelijkheid voor alle aangemaakte facturen de tekst in het veld 'betreft' aan te passen. Dit kunt u doen door in het veld betreft te klikken en de CTRL-toets ingedrukt (op Apple cmd) te houden en op de toets '=' te drukken ; er verschijnt nu een popup venster, waarin u de gewenste tekst kunt invoeren. Let wel op, want die tekst wordt echt in alle gevonden facturen geplaatst. De facturen kun je vervolgens, als ze goed zijn, in serie accorderen Klik met je rechtermuisknop op het programma 'Verkoop factuur' Kies voor optie 'vergrendel in serie' Je kunt nu ook alle vergrendelde facturen in batch door boeken naar Twinfield: Klik met je rechtermuisknop op het programma 'Verkoop factuur' Kies voor optie 'batch door boeken of Klik met de rechtermuisknop op het slotje rechts bovenin je scherm en kies voor de optie (De optie moet wel zijn toegewezen door de applicatiebeheerder) Juni 2013 versie 2.0 pagina 9 van 10

10 Tenslotte kun je alle facturen in één keer printen of mailen: Klik alt+print (printer icoon rechtsboven) om alle facturen in batch te printen of mailen. Alle service contract regels die nu zijn gefactureerd hebben nu automatisch een nieuwe voorstel factuur datum gekregen. In ons voorbeeld is dat nu geworden. Juni 2013 versie 2.0 pagina 10 van 10