Hoe maak ik een verkoop factuur in Newbase?

Transcriptie

1 Hoe maak ik een verkoop factuur in Newbase? Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 1.0 pagina 1 van 17

2 Inhoudsopgave 1 Welke mogelijkheden zijn er? Aanmaken van een factuur Uitleg velden tab: detail Uitleg tab & sub tab: koppelingen Uitleg velden tab: Instellingen Uitleg velden tab: 'tekst instellingen' Uitleg velden tab: voorwaarden Uitleg velden tab: betaling Uitleg velden tab: status doorgeboekt Koppelen van producten Vrije invoer van producten Uitleg velden sub tab: korting/toeslag Uitleg velden sub tab: uur/werksoort/rek. nr sub Factuur door boeken naar Twinfield Dupliceren Printen of versturen van de factuur...19 Juni 2013 versie 1.0 pagina 2 van 17

3 1 Welke mogelijkheden zijn er? Binnen Newbase kunnen op veel verschillende manieren facturen worden aangemaakt. In deze handleiding wordt ingegaan op facturen die los worden aangemaakt of zijn gedupliceerd vanuit onderstaande documenten: verkoop offerte verkoop opdracht service opdracht service aanvraag goederen uitgifte Het aanmaken van facturen voor onderstaande onderdelen behoeven meer uitleg. Op de website van Newbase zijn de betreffende handleidingen te vinden. uren kosten servicecontractregels ledenregels inkoopfactuurregels inlezen extern via XML Juni 2013 versie 1.0 pagina 3 van 17

4 2 Aanmaken van een factuur Je kunt in Newbase op verschillende manieren een nieuwe verkoop factuur maken: Vanuit een relatie: klik binnen de relatie op de tab verkoop klik vervolgens op de sub tab verkoop factuur klik vervolgens op het oranje plusje om een nieuwe factuur aan te maken voordeel: de relatie en organisatie worden direct aan de factuur gekoppeld. Je dient nog wel zelf de debiteur te koppelen. Vanuit het programma verkoop: open het programma verkoop klik op verkoop factuur klik in het rechter deel van je scherm op het oranje plusje koppel zelf de relatie/organisatie & debiteur Juni 2013 versie 1.0 pagina 4 van 17

5 D.m.v. een dupliceer actie: Een verkoop factuur kan d.m.v. het dupliceer icoon in een verkoop offerte, verkoop opdracht, service opdracht, service aanvraag en een goederen uitgifte worden aangemaakt waardoor alle ingevoerde gegevens op deze documenten worden overgenomen. Het kan zijn dat de debiteur nog wel gekoppeld moet worden. Voorbeeld: dupliceer een verkoopopdracht naar een factuur: Voorbeeld: dupliceer een service aanvraag naar een factuur: Er zijn meerdere locaties binnen Newbase van waaruit een verkoop factuur aangemaakt kan worden. De 3 belangrijkst zijn hier boven beschreven. 3 Uitleg velden tab: detail D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de detail tab uitgelegd. Juni 2013 versie 1.0 pagina 5 van 17

6 1. D.m.v. het oranje plusje kun je een relatie/organisatie/debiteur aan de factuur koppelen. Indien je een factuur aanmaakt vanuit een relatie is deze al gekoppeld. Het is bij een factuur verplicht om een debiteur te koppelen. Indien de factuur afkomstig is van een ander document d.m.v. een dupliceer actie zullen deze gegevens al gekoppeld zijn. 2. Type: in dit veld kun je aangeven of de verkoop factuur via de of via de post verstuurd moet worden. 3. Uw referentie: in dit veld kun je een referentie van de klant typen. Deze tekst wordt meegenomen op de standaard print. Indien de factuur tot stand is gekomen d.m.v. een dupliceer actie vanuit een offerte of een opdracht en daar is dit veld ingevuld dan wordt dit veld meegenomen naar de factuur. 4. Onze referentie: in dit veld kun je een referentie van jezelf typen. Deze tekst wordt meegenomen op de standaard print. Indien de factuur tot stand is gekomen d.m.v. een dupliceer actie vanuit een offerte en op de offerte is dit veld ingevuld dan wordt het veld meegenomen naar de factuur. 5. Steekwoorden: Indien de factuur tot stand is gekomen d.m.v. een dupliceer actie vanuit een lead, kans of offerte en dit veld is ingevuld dan wordt het veld meegenomen naar de opdracht. 6. Betreft: een vrij invulveld en wordt op de standaard print getoond. Indien dit veld wordt leeg gelaten en de de factuur is afkomstig van een offerte of een opdracht dan wordt het serienummer in dit veld overgenomen. 7. Aanhef: afhankelijk van wat bij de relatie is ingesteld komt hier een formele of informele aanhef te staan. Dit kan worden overschreven. 8. Starttekst: door op de paperclip te klikken kun je kiezen uit een standaard sjabloon. Deze dienen dan wel aan te zijn gemaakt. Vraag je applicatiebeheerder. Het is niet verplicht om met een sjabloon te werken, je kunt in dit veld vrije tekst invullen. Via de tab 'tekst instellingen' heb je meer ruimte om voor deze tekst. 9. Betaald: dit vinkje kan niet aan of uitgezet worden. Zodra de factuur via Twinfield wordt Juni 2013 versie 1.0 pagina 6 van 17

7 betaald zal dit automatisch worden aangevinkt. Indien er een handmatige betaling op de factuur wordt gezet zal het vinkje ook aan staan. Meer informatie in hoofdstuk Periode / Jaar: deze velden worden gevuld vanuit de company instellingen en worden met deze periode geboekt in Twinfield. Indien Periode en Jaar niet in de company instellingen zijn ingesteld kun je deze velden kunnen handmatig invullen en worden deze meegenomen naar Twinfield. Indien deze velden niet worden ingevuld dan wordt de printdatum meegenomen. 11. Sales Support: door op het paperclipje te klikken kan een interne medewerker gekoppeld worden. Dit is handig voor het gebruik van dashboards, vraag je applicatiebeheerder. De naam wordt niet getoond op de print. 12. Account Manager: door op het paperclipje te klikken kan een interne medewerker gekoppeld worden. Dit is handig voor het gebruik van dashboards, vraag je applicatiebeheerder. De naam wordt niet getoond op de print. 13. Bron: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Deze opzoeklijst kan worden aangemaakt/aangepast door je applicatiebeheerder. 14. Status: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Deze opzoeklijst kan worden aangemaakt/aangepast door je applicatiebeheerder. 15. Debiteur opmerking: indien er bij de gekoppelde debiteur een opmerking in de detail tab in ingevoerd, verschijnt deze opmerking hier. Deze opmerking dient ter informatie en kan op de factuur niet gewijzigd worden. 4 Uitleg tab & sub tab: koppelingen Hieronder een uitleg over de tab en sub tab genaamd koppelingen. Door te klikken op het oranje plusje opent een lijst met mogelijke koppelingen. Als je in deze lijst kiest voor het oranje plusje zal er een nieuw document openen met een directe koppeling naar de verkoop factuur. Als je in deze lijst kiest voor het paperclipje krijg je de mogelijkheid om andere ingevoerde gegevens aan de factuur te koppelen met een directe koppeling naar de verkoop factuur. Juni 2013 versie 1.0 pagina 7 van 17

8 5 Uitleg velden tab: Instellingen D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. De velden print opties en samenstelling worden standaard opgehaald vanuit de instellingen die door de applicatiebeheerder zijn gemaakt; de instellingen kunnen hier per factuur worden aangepast. 1. Print opties Taal: de taal van de relatie wordt in de veld gevuld. Print: er is voor gekozen om de factuur te mailen. Afgedrukt: in dit veld staat de datum waarop de factuur is afgedrukt/vergrendeld. Periode jaar / maand: deze velden worden gevuld vanuit de company instellingen en worden met deze periode geboekt in Twinfield. De velden kunnen handmatig aangepast worden. Juni 2013 versie 1.0 pagina 8 van 17

9 Print als nul: indien in een productregel in het aantal '0' staat dan wordt de regel toch geprint als dit vinkje aanstaat. Indien vinkje uit wordt de regel niet getoond. Print logo: indien de factuur geprint moet worden en je werkt met blanco papier kun je door dit vinkje aan te zetten het logo laten printen. Indien de factuur via de wordt verstuurd staat het vinkje automatisch uit. Print totalen: als dit vinkje aan staat zal het totaal van de factuur onder de streep komen te staan. Print kopie: Indien dit vinkje aan staat zal het woord 'Kopie' op de print komen. Print BTW: als dit vinkje aan staat zal het BTW bedrag worden getoond op de print. Gebr. vergrendel datum als print datum: in de plaats van het vullen van de print datum op het moment van het klikken op het printer icoon, wordt de print datum gevuld bij het vergrendelen van het document. 2. Samenstelling Regels: indien het vinkje aanstaat wordt de productregel getoond. Aantal: indien het vinkje aanstaat worden de product aantallen getoond. Prijs: indien het vinkje aanstaat wordt de prijs getoond. Afbeelding: indien dit vinkje aanstaat en er een afbeelding aan het product is gekoppeld wordt deze getoond. Omschrijving: indien dit vinkje aanstaat wordt de uitgebreide commerciële omschrijving van het product getoond. 3. Financiële opties Deb. land: het land dat staat ingesteld bij de debiteur wordt hier overgenomen. Afleverland: is afhankelijk van de gekoppelde debiteur. Valuta company: de eigen company valuta wordt hier weergegeven. Valuta debiteur: de valuta die staat ingesteld bij de debiteur wordt hier weergegeven. Koers: de omrekenkoers horende bij de valuta company/debiteur wordt hier weergegeven. (Ingesteld door de applicatiebeheerder). BTW: indien het vinkje aanstaat zal er BTW voor deze debiteur worden berekend, o.b.v. de handelsregio. Handelsregio: de handelsregio op basis van het afleverland wordt hier weergegeven. BTW Hoog/Laag/0/verlegd: de betreffende percentages worden weergegeven. Niet in incasso ronde: indien bij de gekoppelde debiteur is aangegeven dat deze meegaat met een incassoronde en je hebt een factuur van deze debiteur die niet in deze ronde meegenomen mag worden dan dien je dit vinkje aan te zetten. 6 Uitleg velden tab: 'tekst instellingen' Juni 2013 versie 1.0 pagina 9 van 17

10 D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. 1. Koptekst Indien er met standaard prints wordt gewerkt is het invullen van dit veld niet van toepassing. In het geval er wel wordt gewerkt met koptekst onderstaande informatie: Je kunt hier in het grijze vlak vrij een koptekst intypen. Deze tekst verschijnt dan in de kop van de factuur. Indien er wordt gewerkt met een standaard print is dit n.v.t. 2. Starttekst Door hierop te klikken wordt de standaard tekst getoond welke is ingevuld bij klanttaal. Vraag de applicatiebeheerder. De standaard tekst zoals ingesteld bij klanttaal verschijnt in dit vlak na het koppelen van de relatie en wordt getoond in de taal van de relatie. Je kunt dit veld overschrijven. Ook kun je een sjabloon kiezen door op de paperclip te klikken. Je applicatiebeheerder weet hoe een sjabloon kan worden aangemaakt. Je kunt altijd de standaard tekst weer terugzetten door op het groene pijltje voor standaard tekst te klikken. 3. Eindtekst Juni 2013 versie 1.0 pagina 10 van 17

11 De eindtekst verschijnt onderaan de factuur. De eindtekst die bij klanttaal is ingevoerd zal na het koppelen van de relatie in dit veld verschijnen en kan worden overschreven. Door op het paperclipje te klikken kun je kiezen voor een sjabloon, indien deze is aangemaakt. 4. Voettekst De voettekst verschijnt onderaan iedere pagina. Indien er gebruik wordt gemaakt van standaard prints met een achtergrond zal de voettekst veelal niet worden gebruikt. 7 Uitleg velden tab: voorwaarden D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de voorwaarden tab uitgelegd. De verschillende voorwaarden worden automatisch geladen bij het koppelen van een debiteur aan de factuur. De voorwaarden die zijn ingesteld bij de betreffende debiteur worden overgenomen. Indien de factuur afkomstig is van een offerte, opdracht, goederen uitgifte etc. waarop eigen voorwaarden staan, zullen deze worden overgenomen. Door op het driehoekje te klikken kan eventueel voor een andere voorwaarde worden gekozen. Indien je geen voorwaarde wilt tonen kan het veld worden leeggemaakt. De keuze mogelijkheden van de verschillende opzoeklijsten kunnen worden ingesteld door de applicatiebeheerder. Het is mogelijk om d.m.v. parameters in de company instellingen aan te geven welke voorwaarden er op een print getoond moeten worden. Vraag dit aan je applicatiebeheerder. Het kan dus zijn dat bepaalde voorwaarden uit het scherm niet op print worden getoond. Juni 2013 versie 1.0 pagina 11 van 17

12 1. Betaalmethode Deze lijst wordt meestal gebruikt om de betaalmethode aan te geven, bijvoorbeeld per factuur, contant etc. 2. Betaalconditie In deze lijst wordt aangegeven binnen hoeveel dagen de factuur betaald dient te worden. Het aantal dagen dat hier wordt weergegeven wordt gebruikt om de vervaldatum te berekenen en wordt gebruikt bij verkoop aanmaningen. 3. Prijsstelling Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 4. Leveringsvoorwaarden Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 5. Leveringsmethode Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 8 Uitleg velden tab: betaling D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de betaling tab uitgelegd. 1. Dispuut: mocht er een dispuut zijn op de betreffende factuur kan dit vinkje worden aangezet. Er verschijnt dan een icoon van een gevaren driehoek achter het vinkje. Dit Juni 2013 versie 1.0 pagina 12 van 17

13 icoon is ook terug te vinden bij de debiteur in de verschillende sub tabs, zo kun je snel zien welke facturen als dispuut zijn aangemerkt. 2. Opmerking: in dit veld kan vrije tekst worden ingevoerd. Deze tekst komt niet naar voren op de print. 3. Afgedrukt: dit veld wordt automatisch gevuld op het moment dat er op het printer icoon wordt geklikt om de factuur te mailen of te printen, tenzij er voor is gekozen voor 'gebruik vergrendel datum als printdatum'. Dit veld kan handmatig worden aangepast. De vervaldatum wordt op basis van deze datum bepaalt. 4. Betaalcondities: de betaalconditie zoals deze is ingesteld bij de debiteur wordt hier overgenomen. 5. Vervaldatum: dit veld wordt automatisch gevuld en berekend op basis van de datum die in het veld afgedrukt staat + het aantal dagen dat in het veld betaalcondities staat. Deze datum kan handmatig worden aangepast. 6. Niet in inc. ronde: indien bij de gekoppelde debiteur is aangegeven dat deze meegaat met een incassoronde en je hebt een factuur van deze debiteur die niet in deze ronde meegenomen mag worden dan dien je dit vinkje aan te zetten. 7. Betaald: dit vinkje kan niet handmatig aan of uit worden gezet. Indien een betaling via Twinfield is binnengekomen zal dit vinkje automatisch worden aangezet, daarnaast wordt er dan automatisch een betaalregel bij de sub tab betaling aangemaakt. Ook is het mogelijk om zelf een betaalregel via deze sub tab aan te maken, ook dan zal het vinkje automatisch aan gaan, en wordt de factuur op betaald gezet. 8. Datum betaling: in dit veld komt de datum te staan waarop de betaling is binnengekomen. In het geval van een deelbetaling zal de datum van de laatste binnengekomen betaling staan. 9 Uitleg velden tab: status doorgeboekt D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. Print screen Juni 2013 versie 1.0 pagina 13 van 17

14 1. Status doorgeboekt: zodra de factuur is doorgeboekt naar Twinfield wordt dit vinkje automatisch aangezet. Mocht een concept factuur in Twinfield worden verwijderd en de factuur moet opnieuw doorgeboekt worden dan dien je dit vinkje uit te zetten en daarna de factuur weer door te boeken. 2. Boekstuknr.: dit veld wordt automatisch gevuld met een nummer dat wordt teruggeven door Twinfield nadat de factuur is doorgeboekt. 3. Opmerking: dit veld kan worden gebruikt voor vrije tekst. 4. Fin. bewaking handmatig: indien dit vinkje wordt aangezet dan wordt de factuur buiten de controle gehouden in de koppeling tussen Twinfield en Newbase waarbij gekeken wordt of de factuur is betaald of niet. De factuur zal dan nooit door Twinfield op betaald worden gezet. 10 Koppelen van producten Indien de factuur tot stand is gekomen door bijvoorbeeld een offerte of opdracht te dupliceren zullen de gekoppelde producten uit deze documenten zijn meegenomen. Hieronder wordt beschreven hoe je nieuwe of extra producten kunt koppelen. In de detail tab zit de sub tab verkoop. Door op het paperclipje te klikken in de sub tab verkoop kunnen producten uit de producten database worden gekoppeld. Onderstaande pop-up scherm verschijnt dan. In het veld zoek hier... kun je een naam of product code intypen. Door op het driehoekje te klikken heb je meerdere zoekmogelijkheden. Indien producten als favoriet zijn aangemerkt kun je op de gele ster klikken om snel producten te kunnen vinden, vraag je applicatiebeheerder indien je producten als favoriet wilt aanmerken. Juni 2013 versie 1.0 pagina 14 van 17

15 Het gekoppelde product verschijnt nu als regel. De verkoopprijs zoals ingesteld bij het product wordt overgenomen. Deze prijs kan handmatig worden aangepast. Er wordt rekening gehouden met valuta specifieke prijzen, land specifieke prijzen en prijslijsten die aan de debiteur zijn gekoppeld. 11 Vrije invoer van producten Naast het koppelen van producten uit de database is het ook mogelijk om een vrije regel toe te voegen. Klik op het oranje plusje om een nieuwe regel aan te maken. Vul nu zelf in de gewenste velden in, omschrijving, aantal en prijs is. De overige sub tabs werken hetzelfde. 12 Uitleg velden sub tab: korting/toeslag In de sub tab verkoop korting/toeslag kan per regel worden aangegeven of er een korting of toeslag van toepassing is. Klik in het betreffende veld om het bedrag of percentage aan te geven. Klik in het veld bij Type of aan te geven of het een bedrag of een percentage is. Juni 2013 versie 1.0 pagina 15 van 17

16 13 Uitleg velden sub tab: uur/werksoort/rek. nr sub In de deze sub tab wordt het grootboeknummer dat op product niveau staat ingesteld ingevuld bij het veld rek.nr.verkoop. Indien er geen grootboeknummer op het product staat ingesteld dan kijkt Newbase of er op de productgroep een grootboeknummer staat ingesteld. Mocht ook hier geen grootboeknummer staan dan wordt het grootboeknummer uit de company instellingen overgenomen. Mocht ook hier geen grootboeknummer zijn ingevuld dan zal Newbase een foutmelding geven. Ook de velden uursoort, werksoort en kostenplaats worden gevuld afhankelijk van de instellingen. Deze velden kunnen handmatig worden aangepast. 14 Factuur door boeken naar Twinfield Zodra de factuur klaar is kan deze worden doorgeboekt naar Twinfield Klik op het Twinfield icoon, zie onderstaande print screen. Dit icoon heeft op dit moment een rood uitroepteken om aan te geven dat de factuur nog niet is doorgeboekt. Zodra de factuur is doorgeboekt zal er een oranje vinkje in het icoon verschijnen als bewijs dat de factuur is doorgeboekt. 15 Dupliceren Door met de rechtermuisknop te klikken op het dupliceer icoon, rechts bovenin, heb je de mogelijkheid om de factuur te dupliceren, waardoor gegevens automatisch worden Juni 2013 versie 1.0 pagina 16 van 17

17 meegenomen. Onderstaande de verschillende dupliceer mogelijkheden. Het kan zijn dat u niet alle mogelijkheden beschikbaar zijn, neem in de geval op met de applicatiebeheerder 16 Printen of versturen van de factuur Als de factuur klaar is kun je klikken op het printer icoon, rechtsboven in. Afhankelijk van de instelling bij het veld type in de detail tab wordt de offerte nu óf geprint óf er wordt een bericht aangemaakt waarbij de offerte als pdf is gekoppeld. Voor dit laatste dient er door de applicatiebeheerder een een gemeenschappelijke folder te zijn aangemaakt waarnaar de pdf weggeschreven kan worden. Door met de rechtermuisknop op het printer icoon te klikken heb je onderstaande opties: Print = direct printen of mail aanmaken Ctrl + print = printvoorbeeld Alt + print = print in batch Shift + print = offerte opslaan als pdf Juni 2013 versie 1.0 pagina 17 van 17