Tips & Trucs Gebruikerssessies 22 en 23 november 2012 Roy Bazen

Transcriptie

1 Tips & Trucs Gebruikerssessies 22 en 23 november 2012 Roy Bazen

2 Inhoudsopgave 1. Afdrukinstellingen per klant 2. Reisroute 3. Hernoemen van velden 4. Zoeken middels geavanceerde selectie 5. Sales Forecast 6. Verzamelorders 7. Vooruitbetaling en aanbetaling

3 1. Afdrukinstellingen per klant Sommige klanten willen facturen per post hebben, anderen ontvangen ze liever per e- mail. U kunt per klant het afdrukmedium instellen zodat u dit niet bij het afdrukken van elke afzonderlijke factuur opnieuw hoeft in te stellen. U stelt per klant in de relatiekaart onder het tabblad Instellingen, knop klant het afdrukmedium voor order/factuur in. Dit kan ook voor meerdere relaties tegelijk ingesteld worden in de wizard om relaties bij te werken. We zijn er nu echter nog niet. We dienen nog per gebruiker aan te geven dat er naar dit veld gekeken wordt. Dit doen we in de gebruikersinstellingen. Ga in de gebruikersinstellingen naar de module rapporten. Selecteer bij afdrukmedium voor order/factuur, Overbrengen van relatie. Wanneer deze Mamut gebruiker nu een factuur of een batch van facturen afdrukt wordt er per relatie gekeken of de factuur naar of de printer verzonden moet worden. 2. Reisroute Binnen Mamut zit een handige functie om met 1 druk op de knop een reisroute te maken van uw adres naar het adres van een relatie. Hiervoor zijn een aantal instellingen nodig. Allereerst moet het adres van uzelf juist zijn ingevuld. U kunt dit doen door te gaan naar Beheer instellingen bedrijf klik op de knop Adres vul daar de adresgegevens in. Vervolgens kunt u kiezen met welke website u de kaarten wilt openen. Dit kunt u instellen bij Beheer instellingen gebruiker tabblad module instellingen relatie tab relatiekaart kies onderaan de gewenste online kaart website. Als dit gebeurd is, dan kunt u een relatiekaart openen. In de relatiekaart zitten 2 knoppen: Kaart weergeven en Reisroute weergeven. Wanneer u op 1 van de opties

4 klikt, dan wordt er een website geopend en daarin wordt dan ofwel de kaart of de route in weergegeven. 3. Hernoemen van velden Sommige velden in de relatiekaart kunnen hernoemd worden om ze voor andere doeleinden te gebruiken. Dit zijn de volgende 6 velden: Status, Branche, Categorie, Partner, Privé en Aangepast veld. U kunt dit aanpassen door te gaan naar Beheer instellingen bedrijf tabblad module instellingen relatiebeheer. Hier kan de omschrijving aangepast worden. Vervolgens zult u zien dat de omschrijvingen in Mamut, zijn veranderd. De selecties die bij deze velden beschikbaar zijn, zijn nog niet gewijzigd, maar deze kunt u wijzigen door met de rechtermuisknop te klikken op de waarde en kies vervolgens voor Standaardregister wijzigen. Daarna kunt u bestaande waardes wijzigen of nieuwe waardes aanmaken. 4. Zoeken middels geavanceerde selectie Wanneer u informatie in Mamut stopt wilt u dat natuurlijk ook weer in een rapportage er uit krijgen. Om de gewenste output te krijgen is een selectie vaak noodzakelijk. In Mamut is daarvoor bij de meeste rapporten een selectiescherm aanwezig. Soms is de gewenste selectie dusdanig dat het standaard selectiescherm niet afdoende is. Hiervoor is het tabblad Geavanceerd in het leven geroepen. In dit tabblad kunt u op meerdere variabelen selecteren en ook meerdere keuzes en variaties ingeven. 1. Als voorbeeld nemen we het rapport Artikelstatistiek per klant 2. Onder het tabblad Geavanceerd klikken we op het icoon nieuw om een nieuwe selectie aan te maken. 3. We zien dan dezelfde 3 onderdelen als dat er standaard tabbladen in het selectiescherm staan 4. Wanneer we echter op het plusje er voor klikken zien we meer variabelen die rechtstreeks naar de verschillende modules verwijzen

5 5. Hier kunnen we bijvoorbeeld selecteren dat we alleen artikelen willen zien die een serienummer hebben. 6. We kunnen hier ook gegevens uitsluiten. Wanneer we bijvoorbeeld alle artikelgroepen willen zien, behalve Artikelgroep 1 kunnen we deze uitsluiten. 7. Als we slechts 2 artikelgroepen willen zien kunnen we meerdere regels aanmaken. Deze selectie heb ik al eerder gemaakt en we kunnen deze daarom makkelijk openen. Bij de tweede regel hebben we of in plaats van en geselecteerd omdat een artikel maar aan één artikelgroep gekoppeld kan zijn. 8. Als we echt een diepgaande selectie willen maken kunnen we ook gebruik maken van het tabblad uitgebreid. Als we bijvoorbeeld alleen de artikelen die in deze twee artikelgroepen zitten die ook in een specifieke artikelcategorie zitten kunnen we de volgende selectie maken. Eerst de artikelcategorie. Daarna de eerste artikelgroep waarbij we het haakje openen selecteren. Daarna de tweede artikelgroep met het haakje sluiten. Middels deze haakjes geven we aan dat beide artikelgroepen in de betreffende relatiecategorie zitten in plaats van alleen de eerste Naast het gebruik van de geavanceerde selectie wil ik hier ook als tip meegeven om selecties op te slaan, deze kunt u later makkelijk oproepen en als basis gebruiken. Deze geavanceerde selectie mogelijkheid is alleen aanwezig in de Enterprise E5 oplossingen. 5. Sales Forecast In versie 16.1 is er een nieuwe functionaliteit binnen gekomen voor verkoopprognose. Binnen Mamut is dit te activeren via Beheer instellingen bedrijf module instellingen offerte/order/factuur. Zet hier een vinkje bij de optie Het bedrijf gebruikt verkoopprognoses voor offerte en Het bedrijf gebruikt verkoopprognoses voor orders. Vervolgens komt in het order scherm en het offertescherm er een optie bij beschikbaar bij genaamd Kans op verkoop. Hier kan vervolgens een verwachting worden gekozen. Zodra u bij een aantal offertes/orders een verkoopkans hebt toegekend, dan kunt u gaan naar het Status scherm. Hier staat vervolgens een grafiek van het totaalbedrag van offertes/orders met een bepaalde verwachting. Wanneer u op een bedrag klikt in dit Status venster, dan opent zich een scherm met daarin een tabel van alle offertes/facturen met bepaalde statussen. Deze tabel kan geprint worden of geëxporteerd worden naar Excel door met de rechtermuisknop te klikken in het witte veld.

6 6. Verzamelorders Het is mogelijk om meerdere orders van een klant te verzamelen en vervolgens om een verzamelfactuur te verzenden. Om hiervan gebruik te maken bij een bepaalde klant, dient dit ingesteld te worden: Ga naar een klant in het Relatiebeheer tabblad Instellingen klik op de knop Klant kies Ja bij Verzamelfactuur Vanaf nu zullen alle orders die worden aangemaakt voor deze relatie de status Niet verwerkte verzamelorder. De instelling kan ook automatisch worden aangezet voor alle nieuwe klanten. Ga daarvoor naar Beheer Instellingen Bedrijf tabblad Module instellingen Relatiebeheer kies Ja bij Verzamelfactuur Het is ook mogelijk om een selectie van bestaande klanten de instelling Verzamelfactuur mee te geven. Ga hiervoor naar Beheer Relatie Bijwerken selectie relaties klik op Volgende maak de selectie Volgende Volgende tabblad Instellingen voor klanten zet een vinkje bij Verzamelfactuur kies Ja Volgende Volgende Voltooien Het is ook mogelijk om een reeds aangemaakte Niet verwerkte order om te zetten naar een Niet verwerkte verzamelorder. Dit kunt u doen door de order te openen tabblad Diversen - kies Ja bij Verzamelorder Opslaan linksbovenin komt nu Verzamelorder te staan in plaats van Order en rechts bovenin wijzigt de status naar Niet verwerkte verzamelorder Een verzamelfactuur kan aangemaakt worden vanuit een Niet verwerkte verzamelorder 1. Klik op Factuur nu opent zich de Verzamelfactuur-wizard 2. Klik op Volgende nu kan gekozen worden welke orders gebundeld moeten worden zorg dat deze orders in de rechterkolom komen te staan 3. Klik op Volgende Volgende Voltooien nu ziet u welke verzamelordernummers gecombineerd zijn 4. Wanneer u het status overzicht sluit, komt u terecht in de order waar alles in is samengevoegd er staat bij wat het oorspronkelijke verzamelordernummer was 5. Factureer deze order op de reguliere manier

7 7. Vooruitbetaling en aanbetaling Binnen Mamut is het mogelijk om met vooruitbetaling of aanbetaling te werken. Hier zijn 2 manieren voor. We kunnen als eerste een factuur maken voordat de goederen worden geleverd. 1. Kies voor "Voorraad bijwerken bij het afdrukken van de pakbon of inzamellijst" in Beheer - Instelling - Bedrijf tabblad Module instellingen - Artikel. 2. Voer een order in met bijvoorbeeld 1 artikel, met aantal 1 en te leveren Druk de factuur af via de knop Factuur. Op de factuur is vervolgens het aantal geleverd 0 en het aantal gefactureerd De status van de order is na het afdrukken van de factuur: Factuur (niet geleverd) en de financiële boeking is gemaakt. 5. Via Factuur (niet geleverd) kan bij levering de pakbon of inzamellijst worden afgedrukt. De voorraad wordt op dat moment bijgewerkt en de status van de order wijzigt naar Factuur. Het alternatief is dat we een artikel aanmaken voor een aanbetaling. Dit artikel kunnen we toevoegen op de oorspronkelijke order en 1. Maak een blanco artikel met bijvoorbeeld de naam 'Voorschot'. 2. Maak in de order/factuurmodule een de hele order aan, zet in de kolom aantal de juiste aantallen, maar in de kolom te leveren 0. Voer het artikel Voorschot in op de order met aantal 1 en te leveren Factureer de order, nu wordt automatisch een nalevering aangemaakt met daarop de goederen die in de kolom te leveren 0 hadden staan. 4. Druk op het icoon Orderhiërarchie (ctrl + u) en selecteer de nalevering, druk vervolgens op de knop Ga naar Voeg het artikel Voorschot toe en vul bij aantal -1 in (dus negatief). 6. Bij het factureren wordt dan het bedrag van de aanbetaling in mindering gebracht op het factuur bedrag.

8