Visitekaart Snelinvoer

Transcriptie

1 Visitekaart Snelinvoer Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 1.0 pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1 Waar in Newbase zit 'visitekaart snelinvoer'? Welke gegevens kun je invoeren? Uitleg velden visitekaart snelinvoer Wijzigen van gegevens...8 Juni 2013 versie 1.0 pagina 2 van 10

3 1 Waar in Newbase zit 'visitekaart snelinvoer'? Je kunt in Newbase gebruik maken van een versnelde manier om een nieuwe organisatie/relatie in te voeren invoeren. Programma CRM / relatie: klik binnen het programma CRM met je rechtermuisknop op relatie klik vervolgens op opties kies voor visitekaart snelinvoer Print screen: Visitekaart snelinvoer vastleggen als favoriet/snelkoppeling: klik op de gele ster (favoriet) links bovenin je scherm onderstaand dialoog venster verschijnt nu Kies voor selecteren Herhaal nu de stappen zoals omschreven bij CRM/relatie Juni 2013 versie 1.0 pagina 3 van 10

4 Dus CRM/Relatie/Opties/Visitekaart snelinvoer Het visitekaartje is nu als favoriete snelkoppeling toegevoegd linksonder in je scherm. Door op deze snelkoppeling te klikken opent het snelinvoer scherm. 2 Welke gegevens kun je invoeren? In het snelinvoer scherm kunnen onderstaande gegevens worden ingevoerd: - gegevens van de organisatie - gegevens van de persoon - gegevens van de relatie - de belangrijkste bereikbaarheid - de belangrijkste adressen Het blijft een snelinvoerscherm, dus gegevens die niet in dit scherm kunnen worden ingevoerd dienen later in de juiste programma s worden aangevuld. De ingevoerde gegevens worden automatisch over de genoemde programma s verdeeld en op de juiste plaatsen ingevuld. Juni 2013 versie 1.0 pagina 4 van 10

5 3 Uitleg velden visitekaart snelinvoer In onderstaande print screen staat een afbeelding van het visitekaartje snelinvoer. Per gekleurd kader volgt een uitleg. Geel Organisatiegegevens & Controleer op dubbel Organisatie: de organisatienaam wordt in dit veld ingevoerd. Voorloopnaam: bijvoorbeeld 'Het ministerie van' of 'Gemeente'. Extra naam: In de samenstelling van je etiket kun je ervoor kiezen om deze extra naam op een volgende regel te laten plaatsen. Status: dit een opzoeklijst waaruit een keuze gemaakt kan worden en kan worden aangepast door de applicatiebeheerder. Bezoekadres: dit type adres kan worden aangepast door op het driehoekje te klikken. Bij het Juni 2013 versie 1.0 pagina 5 van 10

6 postcodeveld kan gebruik worden gemaakt van 'de postcodetabel' door een combinatie van een postcode en een huisnummer in te vullen, gevolgd door een enter, worden straatnaam en plaats ingevuld. Zorg wel dat het land bekend is anders zal de tabel niet werken. Post: Als je in het vorige adresveld bijvoorbeeld hebt gekozen voor bezoekadres dan kun je in dit adres veld kiezen voor postadres. Er zijn vier typen adressen waaruit gekozen kan worden. Post, bezoek, factuur & aflever. Welke 2 typen adressen er standaard worden getoond kan de de applicatiebeheerder worden ingesteld. Telefoonnummer: vul dit nummer in met een streepje tussen het netnummer en het abonneenummer. Newbase zal dan automatisch het nummer op een uniforme wijze in het systeem zetten. Hierbij wordt gekeken naar de landinstellingen. Het kan voorkomen dat een organisatie al bestaat in Newbase of sterke gelijkenis vertoont. Dit wordt door Newbase als volgt aangegeven. Links onderin verschijnt een lijst met bedrijfsnamen waar je eventueel uit kun kiezen. Door met de muis boven de getoonde bedrijfsnaam te hangen worden de adresgegevens getoond. Dit is handig indien er een klant is met meerdere vestigingen. Mocht de organisatie waarbij een relatie toegevoegd dient te worden er tussen staan, klik dan op het groene pijltje voor de regel. Newbase haalt dan de gegevens op, toont die in het organisatie-deel van het scherm en zal de in te voeren contactpersoon koppelen aan die bestaande organisatie. Juni 2013 versie 1.0 pagina 6 van 10

7 Groen Persoon In dit blok worden de persoonsgegevens ingevoerd. Let op bij het invoeren van de taal. Deze taal bepaald in welke taal er wordt gecommuniceerd. Deze gegevens komen terecht in het programma Persoon. Het geslacht dat wordt ingevoerd bepaalt de aanhef welke bij correspondentie wordt gebruikt. Blauw Relatieadres Welke relatie de persoon heeft bij de organisatie wordt in dit kader ingevuld. Dus de bereikbaarheidsgegevens van deze relatie bij de organisatie. Maar ook de functie en afdeling. Indien het telefoonnummer van de relatie hetzelfde is als het organisatietelefoonnummer dan hoef je dit nummer niet bij de relatie in te voeren. Deze gegevens komen terecht in het programma relatie. Groen Privégegevens De privégegevens komen net als de persoonsgegevens terecht in het programma Persoon. Ook hier kan gebruik worden gemaakt van de postcodetabel zoals eerder uitgelegd. Juni 2013 versie 1.0 pagina 7 van 10

8 Nadat alle gewenst velden zijn ingevuld klik je op de knop 'Aanmaken' rechts onderin het scherm. 4 Wijzigen van gegevens Het wijzigen van gegevens kan niet middels het Visitekaartje Snelinvoer. Dit dien je te doen binnen de betreffende programma's. Dus een functiewijziging van een relatie wijzig je binnen het programma CRM / Relatie. Een nieuw privéadres wijzig je bij CRM / Persoon. Voorbeeld toevoegen nieuwe bereikbaarheidsgegevens: De relatie Harold Timmer heeft een nieuw mobiel telefoonnummer. klik op het programma CRM klik op programma relatie zoek de relatie Harold Timmer klik rechts bovenin op het oranje plus bij 'bereikbaarheid' kies bij Type voor Mobiel en voer het nummer in klik op sluiten indien er bijvoorbeeld meerdere telefoonnummers zijn kunnen deze allemaal worden ingevoerd. Het nummer dat als default wordt gekenmerkt zal met 'zwarte' tekst worden getoond. De overige nummers worden dan in grijs weergegeven. Juni 2013 versie 1.0 pagina 8 van 10

9 Voorbeeld wijzigen bestaande gegevens: klik binnen het kader bereikbaarheid op het blauwe bolletje vóór de betreffende regel die je wilt wijzigen. Onderstaande dialoog venster verschijnt nu en kun je het betreffende veld aanpassen. Juni 2013 versie 1.0 pagina 9 van 10

10 Binnen de gehele applicatie kom je onderstaande iconen tegen, hieruit kun je afleiden waar de gegevens vandaan komen. Organisatie gegevens Relatiegegevens Persoonsgegevens Juni 2013 versie 1.0 pagina 10 van 10