Exact Synery Add-on Adres Validatie

Transcriptie

1 Product Update 396 Exact Synery Add-on Adres Validatie Gebruikershandleiding

2

3 Product update 396 Exact Synergy Add-on Adres Validatie

4 II

5 Exact Synergy Add-on Adres Validatie Inhoudsopgave Inleiding Licentie Cendris versus webservices.nl Instellingen 9 Controleren adressen Hoe gebruik ik de zoek dialoog? III

6 IV

7 Hoofdstuk 1 Inleiding

8 Inleiding 1. Licentie 2. Cendris versus webservices.nl 2

9 Hoofdstuk 1 Inleiding Inleiding Met de Adres Validatie Add-on verrijkt en controleert u adressen van medewerkers, relaties, contactpersonen en natuurlijke personen. De add-on Adres Validatie ondersteunt zowel de Cendris postcode data CD (Officiële Nederlandse postcode data leverancier) op REEKS niveau alswel de online dienst webservices.nl. Webservices.nl biedt ook internationale adres validatie. Hiervoor is een aanvulling beschikbaar voor 86 landen waaronder de Europese unie en de Verenigde Staten. Licentie Om met de Add-on Adres Validatie(of Address check) te kunnen werken dient u: Minimaal Exact Synergy batch 395 te hebben Een licentie te hebben waarin de module wws00 08_wws5451 in zit Een contract af te sluiten met of Cendris of webservices.nl (zie volgende paragraaf ) Cendris versus webservices.nl Naast de aanschaf van de Adres Validatie Add-on dient u ook te kiezen welke leverancier uw adressen aanlevert c.q. controleert. De Add-on ondersteunt twee technieken die worden aangeboden door twee leveranciers. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven. Techniek Update van nieuwe adressen Cendris Off-line Alle adressen staan lokaal op een server / PC. Periodiek inlezen van een nieuw bestand met adressen. Webservices.nl Online Adres wordt gevalideerd middels eens connectie met Internet. Automatisch, wordt verzorgd door webservices.nl. Dekking Alleen Nederlandse adressen. Nederlandse en buitenlandse adressen (zie website voor welke landen). Kosten (Periodiek) aanschaf van CD s met adressen. Daarbinnen ongelimiteerd aantal validaties. Per keer dat u een adres valideert. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de websites van beide leveranciers: Cendris: onderdeel postcodetabel op REEKS-niveau Webservices.nl: 3

10 Start Uw Exact Partner heeft de Adres Validatie Add-on geïnstalleerd. Vanaf dat moment zijn er een aantal nieuwe schermen en knoppen beschikbaar in uw Exact Synergy-omgeving. Waar vind ik de functies? Na de installatie van de add on treft u op verschillende plaatsten binnen Exact e-synergy nieuwe knoppen aan. De knop Adres check vind u bij het aanmaken van een nieuwe medewerkers, nieuwe relaties en nieuwe natuurlijke personen wanneer u ook over de Natuurlijke Personen add-on beschikt. Afbeelding 1 Nieuwe medewerker bevat nieuwe knop Adres Check Deze nieuwe knop vindt u ook bij het aanmaken van een nieuwe relatie. Afbeelding 2 Nieuwe medewerker bevat nieuwe knop Adres Check 4

11 Hoofdstuk 1 Inleiding Ook bij het aanmaken van Natuurlijke Personen (wanneer u beschikt over de Natuurlijke Persoon ad don) is de Adres Check knop aanwezig. 5

12 6

13 Hoofdstuk 2 Instellingen

14 8 Instellingen

15 Hoofdstuk 2 Instellingen 2. Instellingen Met Add-on/Onderhoud kan het gedrag van de Adres Validatie Add-on worden gewijzigd. Deze individuele instellingen worden in de volgende paragrafen behandeld. Figuur 5 Onderhoud instellingen Adres Check instellingen Nadat u de Adres check instellingen heeft geselecteerd wordt een nieuw onderhoudsscherm getoond. Figuur 6 Adres check instellingen Service Provider In dit veld selecteert u de leverancier die de adresgegevens controleert. Mogelijke waarden zijn webservices.nl of Cendris. Username Dit veld kan alleen worden ingevuld indien u bij Service Provider de optie webservices.nl heeft geselecteerd. Wanneer u een abonnement afsluit bij webservices.nl ontvangt u een username. Deze username dient u in dit veld in te voeren. Password Dit veld kunt u alleen invullen indien u bij Service Provider de optie webservices.nl heeft geselecteerd. Wanneer u een abonnement neemt bij webservices.nl ontvangt u een wachtwoord. Dit wachtwoord dient u in dit veld in te voeren. 9

16 Geldigheidsduur Rol importeren adresgegevens Dit veld dient u alleen in te voeren, indien u bij Service provider de optie Cendris heeft geselecteerd. In dit veld moet u een rol selecteren. Alleen uw medewerkers met deze rol, hebben de rechten om in menu Add-on/ importeren adresgegegevens adressen te importeren. Woonplaats notatie Dit veld bevat de waarden NEN of TNT Post. Hieronder wordt kort uiteengezet, wat de verschillen tussen deze waarden zijn. Straatnaam Notatie: Nederlands adres Dit veld bevat de waarden Officieel, NEN of TNT Post. OFFICIEEL De officiële schrijfwijze van de straatnaam (in hoofd- en kleine letters) is gelijk aan de vermelding op het Gemeentelijk Raadsbesluit en bestaat uit maximaal 43 karakters. Is een straatnaam langer dan 43 karakters, dan wordt deze afgekort. Voorbeeld: Eerste Jacob van Campenstraat NEN De NEN 5825 is bepaald door het Nederlands Normalisatie-instituut, gevestigd in Delft en voorgeschreven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor het uitwisselen van adresgegevens tussen overheidsorganisaties. De straatnamen en woonplaatsen bestaan uit maximaal 24 karakters. Een straat- of woonplaatsnaam langer dan 24 karakters wordt conform de NEN-5825 regels afgekort. De straatnaam wordt in hoofd- en kleine letters en de woonplaats in hoofdletters geschreven. Voorbeeld: 1e Jacob van Campenstr TNT Post De TNT Post-schrijfwijze is conform de conventies voor uniforme schrijfwijze van namen en adressen. De straatnaam bestaat uit maximaal 17 karakters en de woonplaats uit maximaal 18 karakters. De gegevens worden in hoofdletters geleverd en de IJ wordt vermeld als Y. Straatnaamdelen zoals, laan, straat, weg, e.d. worden binnen de TNT Post-schrijfwijze altijd afgekort. Enkele uitzonderingen hierop zijn de zogenaamde eigen namen (bijvoorbeeld: Melkweg). Voorbeelden: 1E J V CAMPENSTR (bron: De keuze die u maakt is daarmee afhankelijk van waar u de adressen verder nog gebruikt in de programmatuur. Gebruikt u het adres om bijvoorbeeld een factuur af te drukken en de ruimte op uw factuurlay-out is bijvoorbeeld maar 23 posities voor het adres, dan gebruikt u de TNT Post notatie. Heeft u meer ruimte, dan kiest u voor de NEN notatie of de OFFICIEEL notatie. 10

17 Hoofdstuk 2 Instellingen Importeren adresgegevens Het menu Add-on / importeren adresgegevens heeft u alleen nodig indien u werkt met de Cendris postcode tabel. Indien u een abonnement heeft afgesloten bij Cendris, ontvangt u per CD of elektronisch een bestand met alle Nederlandse adressen. Hierbij ontvangt u initieel alle Nederlandse adressen en bijvoorbeeld maandelijks een update met de gewijzigde adressen. Dit adressenbestand moet u via deze menukeuze inlezen in de Exact Synergy programmatuur. Figuur 7 Importeren adresgegevens Nadat u op start heeft gedrukt, worden de adressen geïmporteerd. Afhankelijk van de grootte van het bestand kan dit enige tijd duren (ter indicatie: onderstaand testbestand van 3138 records werd in 10 seconden ingelezen op een lokale PC. Een server zal naar alle waarschijnlijkheid sneller gaan). Nadat de adresgegevens zijn ingelezen zijn deze adressen bekend in Exact Synergy. Indien u binnen de programmatuur een adres wilt controleren met de knop adres check, wordt het ingevoerde adres vergeleken met het geimporteerde bestand en wordt het resultaat getoond (zie eventueel voor meer informatie het hoofdstuk Controleren adressen). 11

18 Alternatieve staat codes De wereld kent vele landen. Landen kunnen weer onderverdeeld zijn in staten. In Nederland kennen we deze staten als onze provincies Drenthe, Flevoland, Friesland, Gelderland, etc. Iedere staat in Exact Synergy heeft zijn eigen staatcode. Zo heeft Friesland in Exact Synergy de staatcode FR en Utrecht de staatcode UT. Ook alle andere landen in de wereld zijn onderverdeeld in staten en kennen hun eigen staatcodes. Deze codes zijn uniek per land. Helaas is het zo dat deze codes verschillende standaarden kent. De standaard die Exact Synergy hanteert, is anders dan de standaard die webservices.nl en Cendris kennen. Om een koppeling te maken tussen de staatcodes zoals Exact Synergy ze herkent en de staatcodes zoals uw leverancier ze herkent, dient u de staatcodes te koppelen in menu Alternatieve staat codes. Indien u Nederlandse adressen wilt controleren en u werkt met Cendris of webservices.nl, kunt u de alternatieve staatcodes zoals afgebeeld in onderstaande tabel invoeren. Figuur 8 Alternatieve staatcodes Nederland Wanneer u buitenlandse adressen wilt controleren, kunt u de alternatieve staat codes opvragen bij uw leverancier. Nadat u de alternatieve staatcodes heeft gekoppeld, worden deze codes gebruikt bij het zoeken naar een adres en bij het selecteren van een adres. Indien u bij de zoekcriteria de staatcode invoert, wordt met de alternatieve staatcode gezocht in de adressen van Cendris c.q. webservices.nl. Dit heeft een positief effect op de juistheid van de gevonden regels. Andersom: selecteert u een bepaalde adresregel uit het zoekscherm dan is in de programmatuur ook de alternatieve staatcode van deze regel bekend. Deze wordt vervolgens weer terugvertaald naar de staatcode van Exact Synergy en vooringevuld in het relatiescherm of medewerkerscherm (afhankelijk van waar u zich in Exact Synergy bevindt). 12

19 Hoofdstuk 2 Instellingen Alternatief formaat adres regel 1 In menu Add-on / alternatief formaat adres regel 1 kunt u aangeven wat de gebruikelijke schrijfwijze van een staatnaam en huisnummer is van een specifiek land. Voor Nederland is de schrijfwijze dat eerst de staatnaam wordt vermeld en dan het huisnummer. In andere landen wordt eerst het huisnummer vermeld en dan de straatnaam. Voor de landen die u wilt doorzoeken kunt u in onderstaand scherm de gebruikelijke schrijfwijze aangeven. 13

20 14

21 Hoofdstuk 3 Controleren adressen

22 Controleren adressen 1. Hoe gebruik ik de zoek dialoog? 16

23 Hoofdstuk 3 Controleren adressen 3. Controleren adressen Na de installatie van de add-on treft u op verschillende plaatsen binnen Exact Synergy nieuwe knoppen aan. De knop Adres check vindt u bij het aanmaken en onderhouden van van medewerkers, relaties, contactpersonen en natuurlijke personen wanneer u ook over de Natuurlijke Personen add-on beschikt. Figuur 1 Aanmaken en onderhouden van medewerkers bevat nieuwe knop Adres check Deze nieuwe knop vindt u ook bij het aanmaken en onderhouden van een relatie. Figuur 2 Aanmaken en onderhouden van relaties bevat nieuwe knop Adres check 17

24 Ook bij het aanmaken van Natuurlijke Personen (wanneer u beschikt over de Natuurlijke Persoon add-on) is de Adres Check knop aanwezig. Figuur 3 Nieuwe Natuurlijke Persoon bevat nieuwe knop Adres check 18

25 Hoofdstuk 3 Controleren adressen Hoe gebruik ik de zoek dialoog? Wanneer de adres check-knop wordt gebruikt, of u gebruikt ALT+A, zal de zoek dialoog worden getoond (zie hieronder). De zoek dialoog neemt gegevens zoals straat, huisnummer, postcode, postbus, woonplaats, staat en land van de kaart waaruit dit venster is opgestart over in de dialoog. Wanneer u op Zoeken klikt, zal de adres validatie add-on een zoekactie uitvoeren, volgens de door u bepaalde instellingen. De gegevens worden opgezocht in de geïmporteerde Cendris Postcode CD gegevens of via het internet worden de gegevens opgevraagd aan webservices.nl. Onderin de dialoog worden de gevonden gegevens weergegeven. Hier kunt u de gezochte gegevens selecteren door te klikken in de lijst. Vervolgens worden de gegevens overgenomen in de kaart waaruit de functie is opgestart. Figuur 4 Zoekscherm adrescontrole 19

26 Hoewel Exact zich voortdurend inspant om er zeker van te zijn dat de informatie in dit document zo compleet en volledig mogelijk is, kan Exact noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. *PDC765451NL001* PDC765451NL001.1