Module Scoda. Handleiding oktober Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

Transcriptie

1 Module Scoda Handleiding oktober Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

2 Inhoud 1. Doel van de module Scoda Schematisch Overzicht Het verkrijgen van CODA-bestanden Het downloaden van CODA-bestanden Upload naar Scarabee Verwerking van CODA-bestanden: wat gebeurt er? CODA Headers CODA Detaillijnen Betalingen Configuratie Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

3 1. Doel van de module Scoda Inlezen van bankuittreksels De module Scoda is bedoeld om op een eenvoudige manier bankverrichtingen, onder de vorm van gecodeerde dagafschriften (elektronische rekeninguittreksels in het CODA 2.1 formaat), rechtstreeks in Scarabee in te lezen en te verwerken. Handig zoeken in bankuittreksels Alle verrichtingen op een bankrekening worden ingelezen en gearchiveerd. Dankzij de handige mogelijkheden van Scarabee om te zoeken, sorteren, exporteren, enz. vindt u in een handomdraai de verrichtingen die u zoekt. U kan zoeken op alle velden die in een bankuittreksel voorkomen. Automatische verwerking van betalingen Betalingen van cursisten voor individuele inschrijvingen komen normaal gesproken binnen met een gestructureerde mededeling die begint met 189. Deze betalingen worden door de module automatisch verwerkt, en gelinkt aan de juiste inschrijving. Betalingen van facturen aan klanten komen normaal gesproken ook binnen met een gestructureerde mededeling, die begint met 190. Deze betalingen worden door de module automatisch verwerkt, en gelinkt aan de juiste factuur. Betalingen die niet met een gestructureerde mededeling binnenkomen, kunnen manueel toch aan de juiste inschrijving of factuur gekoppeld worden. Manueel of automatisch registreren van meerdere betalingen voor één inschrijving of factuur Scarabee liet voor de invoering van de module Scoda niet toe dat er meerdere betalingen voor éénzelfde inschrijving of factuur geregistreerd werden (uitgezonderd via InfAct). Met de module Scoda is dat nu wel mogelijk, zelfs als u niet met CODA-bestanden wil of kan werken. Automatisch verwerkte betalingen (met gestructureerde mededeling) en manueel ingevoerde betalingen kunnen gecombineerd worden. Bij elke betaling kan een betalingswijze opgegeven worden. Alle rapporten en modules houden rekening met de betalingen die op deze manier geregistreerd worden. 3 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

4 2. Schematisch Overzicht Module Scoda - Overzicht BANKPROGRAMMA ONLINE BANKING... Download CODA-bestanden SCARABEE - Module Scoda CODA Headers (=uittreksels) Lokale map op PC Upload naar Scarabee CODA Detaillijnen (=verrichtingen) - zoeken en filteren - exporteren - backup / historiek Automatische verwerking van betalingen - voor inschrijvingen van cursisten - voor facturen aan organisaties - toekomstige uitbreidingen Manuele invoer van betalingen - meerdere betalingen per inschrijving mogelijk - meerdere betalingen per factuur mogelijk Verwerking in Boekhoudpakket 4 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

5 3. Het verkrijgen van CODA-bestanden Om CODA-bestanden te verkrijgen, moet u zich tot uw bank richten. Bij de meeste banken kunnen CODA-bestanden aangevraagd en gedownload worden via een online bankprogramma. OPMERKINGEN A) Men dient ervoor te zorgen CODA-bestanden aan te vragen met de 128-layout. Dit is de nieuwe standaard CODA 2.1. Scarabee kan alleen deze bestanden inlezen. B) Men dient ervoor te zorgen dat de CODA-bestanden per uittreksel opgevraagd worden. Het verwerken van CODA-bestanden waarin in één fysiek bestand meerdere uittreksels opgenomen zijn, is niet voorzien. 4. Het downloaden van CODA-bestanden Via het programma dat uw bank ter beschikking stelt, dient u de CODA-bestanden te downloaden, en op te slaan in een lokale map op uw computer. Later zal u terug moeten keren naar deze map om de bestanden op te laden naar Scarabee. 5 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

6 5. Upload naar Scarabee Om de CODA-bestanden op te laden gaat u in het menu naar Import. Bovenaan staan de bestanden die al wel opgeladen, maar nog niet geïmporteerd werden. U hoeft deze niet meteen te importeren, dat kan ook nadien nog. 6 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

7 Om nieuwe bestanden up te loaden naar de server, klikt u op Opladen. U krijgt het volgende scherm te zien: Als de lokale map waarin de CODA-bestanden zich bevinden correct werd opgegeven in de Configuratie Coda in Scarabee, dan zal deze lokale map automatisch geopend worden. U zit dan meteen juist. Is dat niet het geval, dan dient u naar deze map te navigeren in het dialoogvenster. Vanuit deze map kan u één of meerdere CODA-bestanden opladen. Voor het selecteren van meerdere bestanden, gebruikt u de normale toets- en muiscombinaties (op Windows: Ctrl-klik, Shift-klik, Ctrl-A). Daarna klikt u op Openen. Daarmee start u het opladen van de geselecteerde bestanden. Dit kan eventjes duren, afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding. Als alle bestanden opgeladen werden, verschijnen ze in het scherm Importeren van CODAbestanden bovenaan. Om de opgeladen bestanden ook effectief te importeren, klikt u dan op Importeren. Als alles goed verloopt, vindt u de overeenkomstige bankuittreksels daarna terug in het Overzicht CODA-headers (zie verder). 7 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

8 6. Verwerking van CODA-bestanden: wat gebeurt er? Bij het importeren van CODA-bestanden, gebeurt het volgende: - voor elk CODA-bestand wordt een CODA-header gecreëerd: deze bevat de gegevens die van toepassing zijn op het uittreksel (bv. begin- en eindsaldo) - een CODA-bestand (uittreksel) kan meerdere CODA-detaillijnen bevatten: dit zijn de verrichtingen die op elk uittreksel voorkomen; de CODA-detaillijnen worden in de Scarabeedatabank gecreëerd - wanneer een CODA-detaillijn een gestructureerde mededeling bevat, wordt nagegaan of er in Scarabee gegevens aanwezig zijn die overeenkomen met die gestructureerde mededeling; dit kan zijn: o een inschrijving o een factuur Als een van die gegevens gevonden wordt, wordt er een betalingslijn aangemaakt, gekoppeld aan de inschrijving of de factuur. - Betalingslijnen kunnen ook manueel gecreëerd worden (hoeven dus niet altijd het resultaat te zijn van een ingelezen CODA-bestand). 8 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

9 - 7. CODA Headers Overzicht CODA Headers Voor elk CODA-bestand (=voor elk bankuittreksel) vindt u in het overzicht 1 lijn. Vermeld worden: - ID (volgnummer) - Datum inlezen - Datum aanmaak - Bestandsnaam - Bankrekening (van het uittreksel) - Oud en nieuw saldo OPMERKINGEN Scarabee zal nooit tweemaal hetzelfde CODA-bestand importeren. Dat wordt verhinderd omdat Scarabee weet welke bestanden er al ingelezen werden. 9 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

10 Detail CODA Header 10 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

11 Element ID Bestandsnaam Map Uittreksel Datum inlezen Datum aanmaak Bankrekening Oud saldo Nieuw saldo Betekenis Het intern volgnummer voor Scarabee De naam van het CODA-bestand De map waarin het bestand opgeladen werd Het uittrekselnummer (zoals op de papieren uittreksels) De datum waarop het bestand door Scarabee geïmporteerd werd De datum waarop het bestand door de bank aangemaakt werd Het bankrekeningnummer (van het uittreksel = uw bankrekeningnummer) Het beginsaldo van het uittreksel Het eindsaldo van het uittreksel Elk CODA-bestand kan meerdere verrichtingen bevatten. Dat zijn de zogenaamde CODAdetaillijnen die u onderaan in een tabblad ziet. U kan deze detaillijnen ook consulteren via het menu (zie volgend item). 11 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

12 8. CODA Detaillijnen Overzicht U kan in dit scherm de verrichtingen overlopen, over alle uittreksels heen. In dit overzicht worden kleuren gebruikt: - groene lijnen zijn verrichtingen die een gestructureerde mededeling bevatten, en die (manueel of automatisch) gelinkt werden aan een inschrijving of factuur (=WERDEN VERWERKT) - rode lijnen zijn verrichtingen die wel een gestructureerde mededeling bevatten, maar nog niet konden gelinkt worden aan een inschrijving of factuur (=WERDEN NOG NIET VERWERKT) - de andere lijnen bevatten geen gestructureerde mededeling (bv. betalingen aan leveranciers, andere inkomsten enz.) 12 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

13 De betekenis van de kolommen: Element ID Uittreksel Volgnr Valutadatum Gestruct. med. Naam tegenpartij Betalingsid Betekenis Het intern volgnummer voor Scarabee Het uittrekselnummer (zoals op de papieren uittreksels) waarop de verrichting voorkomt Het volgnummer van de verrichting binnen het uittreksel De valutadatum De gestructureerde mededeling (of leeg als er geen is) De naam van de tegenpartij Het ID van de betaling die gecreëerd werd indien het over een inschrijving of een factuur gaat 13 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

14 Filter In de Filter kan gezocht worden op zowat alle velden van de verrichtingen. Er kunnen ook intervallen gebruikt worden (bv. verrichtingen met een bedrag van 40 tot en met 50 euro formuleert u als 40:50 ). Er kan ook gezocht worden naar nog te verwerken verrichtingen (de rode lijnen uit het overzicht met de optie Met gestruct. med. zonder betaling. 14 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

15 Detail 15 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

16 Voor elke verrichting zijn volgende velden beschikbaar: Element ID CODA-header Volgnr Valutadatum Bedrag Gecreëerde betaling Inschrijving Mededeling Gestruct. med. Bankrekening tegenpartij Naam tegenpartij Tekst Betekenis Volgnummer Het uittrekselnummer van de CODA-header waartoe de verrichting behoort Het volgnummer van de verrichting binnen het uittreksel De valutadatum Het bedrag. Negatieve getallen = uitgaven. Het ID van een eventueel gekoppelde (gecreëerde) betalingslijn De inschrijving waaraan de betaling gekoppeld werd De gewone mededeling van de verrichting (zoals op de papieren uittreksels) De gestructureerde mededeling Het bankrekeningnummer van de tegenpartij De naam van de tegenpartij Het volledige tekstdeel dat in het CODA-bestand voor deze verrichting aanwezig was, waarin ook alle andere velden opgenomen zijn volgens de standaard CODA Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

17 Een verrichting koppelen aan inschrijving Wanneer een verrichting niet automatisch gekoppeld werd aan een inschrijving, kan u dat als gebruiker nadien manueel doen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er geen gestructureerde mededeling opgegeven werd. U dient dan de inschrijving op te zoeken waarvoor de betaling binnenkwam. Dat doet u door op de verrekijker te klikken, en vervolgens de inschrijving op te zoeken in het zoekvenster, aan de hand van inschrijvings-id, naam/voornaam van de cursist, cursustitel of cursuscode. Als u de inschrijving in de lijst ziet staan, volstaat het om op één van de blauwe elementen van die lijn te klikken (de hyperlinks). Het venster wordt dan gesloten, en het ID van de inschrijving staat ingevuld in het veld Inschrijving. Niet vergeten op te slaan om de koppeling te voltooien. 17 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

18 9. Betalingen Overzicht In dit scherm krijgt u een overzicht van alle betalingen, automatisch gecreëerde (bij de verwerking van de CODA-bestanden) of manueel ingevoerde. OPMERKINGEN Het overzicht van Betalingen geeft niet alle bankverrichingen weer. Het geeft enkel de verrichtingen die een betaling zijn voor een inschrijving. Deze betalingen kunnen manueel ingevoerd zijn, of automatisch bij het inlezen van CODA-bestanden. 18 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

19 Volgende velden zijn beschikbaar: Element ID Datum Inschrijving Naam Voornaam Cursustitel Betalingswijze Opmerkingen Coda header Coda detaillijn Betekenis Intern volgnummer van Scarabee De datum van de betaling De inschrijving waarvoor de betaling gebeurde Naam cursist Voornaam cursist De cursustitel De wijze van betaling (overschrijving, kontant, enz.) Opmerkingen die de gebruiker kan invoeren Enkel bij automatisch gecreëerde betalingen, of manueel gekoppelde: de CODA-header waarbij de betaling hoort Idem, maar dan het ID van de CODA-detaillijn 19 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

20 Detail In dit scherm kunnen betalingen geconsulteerd, maar ook gecreëerd of gewijzigd worden. Voor de betekenis van de verschillende velden, zie vorige pagina. 20 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

21 Filter Via de Filter kunnen makkelijk betalingen opgezocht worden aan de hand van de vele criteria. 21 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

22 10. Configuratie In de Configuratie CODA worden de parameters voor de module ingesteld. Dit dient eenmalig te gebeuren. Element Betekenis ID Intern volgnummer van Scarabee, in dit geval altijd 1 (er mag maar 1 configuratie aangemaakt worden) Betalingswijze CODAdetaillijnen Wanneer voor een CODA-detaillijn automatisch een betaling aangemaakt wordt (bij het verwerken van de lijn als die een herkenbare gestructureerde mededeling bevat), zal deze betalingswijze aan de betalingslijn toegekend worden. Bij het manueel invoeren van betalingslijnen, kunnen andere betalingswijzen gebruikt worden (Kontant, Cadeaubon, enz.) Servermap CODAbestanden Lokale map CODAbestanden De map op de server waarin de CODA-bestanden opgeladen worden. De lokale map op de client-pc van waaruit de CODA-bestanden naar de server opgeladen worden. Deze map blijft dus best altijd dezelfde. 22 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA