Boekhouding. Handleiding (e)logobase

Transcriptie

1 Naam handleiding: Handleiding (e)logobase - Boekhouding Handleiding (e)logobase Boekhouding 2012 Winbase Software en Adviezen B.V.

2 Inhoud 1. Instellingen (e)logobase Bankbestanden importeren in (e)logobase Facturen koppelen en afboeken Overzichten maken en afdrukken Kostenrubrieken/plaatsen aanmaken, wijzigen of verwijderen Aandachtspunten Winbase Software en Adviezen B.V. 2

3 1. Instellingen LogoBase Met de boekhoudmodule kunt u inkomsten en uitgaven van uw praktijk koppelen aan kostenplaatsen. Dit geeft u een overzichtelijk beeld op de financiën van uw praktijk. Voor dat u met de boekhoudmodule aan de slag kunt, is het belangrijk dat u eerst een aantal instellingen doet binnen (e)logobase. Als eerste gaan we in (e)logobase aangeven dat we de facturen willen afboeken via de boekhoud module. Dit werkt als volgt: 1. Ga in (e)logobase naar: Programmabeheer > Instellingen > tabblad Factuur 1; 2. Kies bij het kader Afboeken facturen voor Via boekhoud module; 3. Klik op de knop Toepassen, het instellingen venster sluit af; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 3

4 Nu dat we hebben aangegeven dat we de facturen willen afboeken via de boekhoud module is de volgende stap het toevoegen van uw bankrekening(en). Dit doet u als volgt: 4. Ga in (e)logobase naar: Financiën > Boekhouding; 5. Wanneer u nog geen bankrekening heeft toegevoegd zal (e)logobase u vragen of u een nieuwe bankrekening wilt invoeren, klik hier Ja; Stelt (e)logobase deze vraag niet, dan gaat u naar Beheer > Bankrekeningen > Aanmaken; 6. Het Bankrekening Aanmaken venster wordt geopend. Hier kunt u uw gegevens invullen; 7. Vergeet niet om Elektronisch bankieren aan te vinken. Klik vervolgens op Bewaren; 8. Klaar! 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 4

5 2. Bankbestanden importeren in (e)logobase Indien u gebruik maakt van internetbankieren kunt u, afhankelijk van uw bank en rekeningtype, uw bankbestanden exporteren. (Hoe u uw bankbestanden kunt exporteren verschilt per bank. Uw bank kan u hier mee verder helpen.) 1. Download het exportbestand van de betreffende bankrekening; 2. Ga in (e)logobase naar: Financiën > Boekhouding; 3. Klik op E-Bankieren, het venster Importeren gegevens Elektronisch Bankieren opent; Let op! Zorg dat de bankbestanden, die u wilt importeren, aansluiten op de laatst geïmporteerde gegevens. Zie ook hoofdstuk 6 van deze handleiding. Belangrijk! Lees voordat u begint met importeren eerst hoofdstuk 6: Aandachtspunten door Winbase Software en Adviezen B.V. 5

6 4. Klik op Start Importeren; 5. Zoek en selecteer het exportbestand dat u bij stap 1 van dit hoofdstuk heeft opgeslagen, klik op Openen; 6. (e)logobase meldt dat het bankbestand is ingelezen, u kunt hier op OK klikken; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 6

7 7. U kunt het Importeren gegevens Elektronisch Bankieren venster sluiten; 8. U ziet nu de zojuist geïmporteerde gegevens in het boekhouding overzicht, verdeeld over drie tabbladen. - Credit/Inkomsten - Debet/Uitgaven - Overzicht (zowel Credit als Debet overzicht) 9. Klaar, het bankbestand is nu geïmporteerd Winbase Software en Adviezen B.V. 7

8 3. Facturen koppelen en afboeken Nu de bankgegevens zijn geïmporteerd in (e)logobase, kunt u de openstaande facturen gaan koppelen en afboeken. In dit voorbeeld koppelen we gehonoreerde declaraties aan een factuur en een kostenplaats. Belangrijk! Het verwerken van andere in- en uitgaven werkt op een soortgelijke manier, maar worden alleen gekoppeld aan een kostenplaats. Het koppelen van een betaling aan een factuur doet u als volgt: 1. Ga in (e)logobase naar: Financiën > Boekhouding; 2. Dubbelklik op de factuur die u wilt koppelen. Onderstaand venster wordt geopend; 3. Klik in het venster Boekhouding detailscherm op de knop Fakturen koppelen/afboeken; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 8

9 4. (e)logobase opent het venster Factuur overzicht. Indien (e)logobase de bijbehorende factuur direct kan vinden, wordt dit tekstueel aangegeven en de bijbehorende factuur wordt aangewezen; Belangrijk! De zorgverzekeraar geeft bij de betaling van een factuur, in de omschrijving van de betaling, meestal het factuurnummer mee. Omdat elke zorgverzekeraar dit net even anders doet, kan het voorkomen dat de bijbehorende factuur niet direct wordt gevonden in (e)logobase. (e)logobase zoekt bij het koppelen van facturen in eerste instantie naar overeenkomende factuurnummers. Wordt het factuurnummer niet gevonden dan wordt er gezocht naar overeenkomende bedragen. Worden er ook geen overeenkomende bedragen gevonden, dan kan u altijd zelf nog de betreffende factuur aanwijzen en koppelen Winbase Software en Adviezen B.V. 9

10 5. Controleer of de juist factuur wordt aangewezen. Indien dit het geval is klikt u op de knop Koppelen; 6. Nadat u op Koppelen heeft geklikt, komt u terug in het venster Boekhouding detailscherm. Hier ziet u, in het Gekoppelde fakturen overzicht, dat de betaling is gekoppeld aan de bijbehorende factuur; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 10

11 7. Voordat u verder gaat is het, t.b.v. de boekhouding, belangrijk dat u de inkomsten nog aan een Kostenplaats toewijst. In dit geval betreft het een betaling (Inkomsten) van Zilveren Kruis Achmea; 8. Dubbelklik op de bijbehorende Kostenplaats; Tip! U kunt bij Instellingen > Tabblad Boekhouding aangeven dat u de kostenplaats wilt koppelen met een enkele muisklik Winbase Software en Adviezen B.V. 11

12 9. Indien u meerdere betalingen wilt koppelen, klikt u op de knop Volgende en antwoord Ja op de vraag of u de gegevens wilt bewaren. Wilt u alleen deze betaling koppelen dan klikt u op de knop Bewaren en Sluiten; Heeft u geklikt op Volgende? Heeft u geklikt op Bewaren en Sluiten? Ga verder met stap 10 van dit hoofdstuk; Ga naar stap 12 van dit hoofdstuk; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 12

13 10. U heeft op Volgende geklikt. U komt weer terecht in onderstaand venster en kunt vanaf hier weer de stappen 3 t/m 9 doorlopen; 11. Wanneer u alle betalingen heeft gekoppeld, kunt u het Boekhouding detailscherm afsluiten middels het kruisje rechtsboven in dit venster; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 13

14 12. U bent nu terug bij het Factuur overzicht. U kunt in dit overzicht nu zien dat de betalingen zijn gekoppeld (Ja), met de daarbij behorende kostenplaats en kostenrubriek. 13. Klaar Winbase Software en Adviezen B.V. 14

15 4. Overzichten maken en afdrukken U kunt in (e)logobase Jaarrekening overzichten maken tot twee jaar terug. Deze overzichten kunt u of direct afdrukken, of exporteren naar MS Excel. Het maken van deze overzichten doet u als volgt: 1. Ga in (e)logobase naar de Boekhouding; 2. Klik linksboven in het venster op Boekhouding > Afdrukken en kies hier het gewenste Jaaroverzicht; 3. In dit voorbeeld heb ik gekozen voor Overzicht t.b.v. Jaarrekening huidig boekjaar; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 15

16 4. Onderstaand overzicht wordt geopend. Hier ziet u, gesorteerd op kostenrubriek, het jaarrekening overzicht van het huidige jaar (2012); 5. U kunt er nu voor kiezen om het overzicht te exporteren naar een Excel bestand of het bestand af te drukken: Wilt u het overzicht exporteren naar MS Excel? Klik op: ; Wilt u het overzicht afdrukken? Klik op: ; 6. Klaar Winbase Software en Adviezen B.V. 16

17 5. Kostenrubrieken/plaatsen aanmaken, wijzigen of verwijderen Standaard vindt u binnen (e)logobase al een heel aantal kostenrubrieken en kostenplaatsen. Het is uiteraard ook mogelijk om zelf kostenrubrieken en/of kostenplaatsen aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. Dit gaat als volgt in zijn werk: 1. Ga in (e)logobase naar de Boekhouding; 2. Klik op Beheer > Kostenplaatsen; 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 17

18 3. Het venster Rekeningschema wordt geopend. In het bovenste overzicht ziet u alle Kostenrubrieken. Het onderste overzicht toont de Kostenplaatsen die behoren tot de geselecteerde kostenrubriek.; Onderin het venster Rekeningschema ziet u de knoppen Nieuw, Wijzig, Verwijder en Annuleren: - Nieuw : Hiermee kunt u een nieuwe kostenrubriek of kostenplaats aanmaken; - Wijzig: Hiermee kunt u een bestaande kostenrubriek of kostenplaats aanpassen; - Verwijder: Hiermee kunt u een bestaande kostenrubriek of kostenplaats verwijderen; - Sluiten: Sluit het venster Rekeningschema Winbase Software en Adviezen B.V. 18

19 Wilt u een nieuwe Kostenrubriek aanmaken? Klik op een willekeurige plek in het rubrieken overzicht en klik op Nieuw. Klik na het invullen op de knop Opslaan. Wilt u een Kostenrubriek wijzigen? Selecteer de betreffende rubriek in het rubrieken overzicht en klik op Wijzigen. Klik na het wijzigen op de knop Opslaan. Wilt u een Kostenrubriek verwijderen? Selecteer de betreffende rubriek in het rubrieken overzicht en klik op Verwijderen. Let op! U kunt rubrieken alleen verwijderen als er geen kostenplaatsen aan hangen. Let op! (e)logobase verwijdert direct en vraagt niet om een bevestiging! 2012 Winbase Software en Adviezen B.V. 19

20 Wilt u een nieuwe Kostenplaats aanmaken? Selecteer in het rubrieken overzicht de bijbehorende kostenrubriek. Klik op een willekeurige plek in het kostenplaatsen overzicht en klik op Nieuw. Klik na het invullen op de knop Opslaan. Wilt u een Kostenplaats wijzigen? Selecteer in het rubrieken overzicht de bijbehorende kostenrubriek.selecteer in het kostenplaats overzicht de betreffende kostenplaats en klik op Wijzigen. Klik na het wijzigen op de knop Opslaan. Wilt u een Kostenplaats verwijderen? Selecteer de betreffende kostenplaats in het kostenplaats overzicht en klik op Verwijderen. Let op! (e)logobase verwijdert direct en vraagt niet om een bevestiging! 4. Wanneer u klaar bent klikt u, in het venster Rekeningschema, op de knop Sluiten; 5. Klaar Winbase Software en Adviezen B.V. 20

21 6. Aandachtspunten Voordat u uw bankbestanden in (e)logobase gaat importeren, moet u met een aantal punten rekening houden. Dit zijn: De bankbestanden die u importeert mogen elkaar niet overlappen. Voorbeeld: U heeft de bankbestanden geïmporteerd van 17 mei tot en met 5 juni. U heeft nu een bankbestand van 1 juni tot en met 30 juni. Deze twee bankbestanden overlappen elkaar op 1, 2, 3, 4 en 5 juni. Het bankbestand van 1 juni tot en met 30 juni kan nu niet geïmporteerd worden. U kunt alleen hele dagen importeren. Voorbeeld: U heeft de bankbestanden geïmporteerd van 17 mei tot en met 5 juni 12:00 uur. Vervolgens importeert u een bankbestand van 5 juni, vanaf 12:00 uur, tot en met 30 juni. Hoewel de bankbestanden elkaar niet overlappen, lijkt dat voor het programma wel het geval. Beide bankbestanden bevatten namelijk gegevens van 5 juni. Het is belangrijk dat u dus hele dagen importeert. Dus een bankbestand van 17 mei tot en met 4 juni, en een bankbestand van 5 juni tot en met 30 juni worden wél goed geïmporteerd Winbase Software en Adviezen B.V. 21

22 U kunt alleen aansluiten op de laatste import. Voorbeeld: U heeft het bankbestand van 1 juni tot en met 30 juni geïmporteerd. U wilt vervolgens het bankbestand van 1 mei tot en met 31 mei importeren. Dit is niet mogelijk. De bankbestanden moeten in chronologische volgorde worden geïmporteerd. Dus u importeert eerst het bankbestand van 1 mei tot en met 31 mei, en daarna het bankbestand van 1 juni tot en met 30 juni. Let op! Bent u vergeten een maand/week/dag te importeren, en bent u wel verder gegaan met importeren? Dan moeten alle geïmporteerde gegevens, welk na de vergeten maand/week/dag vallen worden verwijderd. Vervolgens kunt u de bankbestanden opnieuw importeren, nu inclusief de vergeten maand/week/dag. Voorbeeld: U heeft de maand juni geïmporteerd, maar komt erachter dat u de maand mei bent vergeten. Dan moet u alle gegevens na de maand mei verwijderen. Daarna importeert u de maand mei, en vervolgens de maand juni opnieuw. Mocht u al facturen hebben gekoppeld aan de betalingen in de maand juni, dan moeten deze facturen opnieuw worden gekoppeld Winbase Software en Adviezen B.V. 22