Factuurvoorstellen. Opmerkingen: Raadpleeg de facturatietoepassing voor meer details. De volgende hoofdschermen zijn beschikbaar:

Transcriptie

1 Module Functie kaart Kantoorbeheer Factuurvoorstel UR Factuurvoorstellen Dit voorstel toont een lijst van diensten en uitgaven die aan de klant zouden aangerekend moeten worden. Dit bedrag is exclusief BTW. Elk bedrag is gelinkt aan één van de voorgedefinieerde servicecodes en artikelcodes. Deze functie voorziet in de volgende acties: Bewerken van voorlopig voorstel Aanmaken van definitief voorstel (export naar facturatiepakket via XML) Opnemen of uitsluiten van lijnen op het voorstel Aanmaken van een nieuw voorstel Opmerkingen: Raadpleeg de facturatietoepassing voor meer details. De volgende hoofdschermen zijn beschikbaar: 1. Ontwerplijst 2. Filter 3. Aanmaken nieuw ontwerp 4. Detail ontwerpbeheer 1/13

2 1. Factuurvoorstel Ontwerplijst Ontwerplijnen Commando Functie Opmerkingen Nieuw Filter Vernieuwen Afdrukken Genereer definitief ontwerp Alle items uitsluiten Terug Opent het ontwerp aanmaakscherm Opent het selectiescherm De ontwerplijst vernieuwen gebaseerd op de instellingen van de filter Opent het rapporten scherm De voorlopige voorstellen opslaan als definitief en het exporteren van alle lijnen naar een XML bestand dat in het facturatiepakket kan ingelezen worden. Sluit alle lijnen van de geselecteerde voorstellen uit Opent deze helpfile Deze functie is handig om een specifiek ontwerp op te zoeken. De items worden niet verwijderd, enkel de status wordt op uitgesloten gezet en kunnen later terug opgenomen worden 2/13

3 Ontwerplijst Dit gebied toont een lijst van ontwerpen volgens de ingegeven selectie in de filter. Status Veld Inhoud Sorteerbaar Status ontwerp Voorlopig Definitief Definitief met uitgesloten lijnen niet getransfereerd Ontwerp Ontwerpcode JA Ontwerpdatum Datum ontwerp JA Omschrijving Werkstroom omschrijving JA Klant Naam klant JA Factuuropsteller De firma die de factuur opstelt JA Eigenaar Kost / Opbrengst JA JA 3/13

4 Ontwerplijnen Deze kolom lijst alle lijnen op van het gekozen ontwerp. Veld Inhoud Sorteerbaar Selecteer Type Status Als je een lijn wilt selecteren / wijzigen dien je het keuzevakje aan te vinken. De classificatie van de ontwerplijn is gerelateerd aan de originele prestatie: M: Prestatie werkstroom F: Forfait E: Uitgave Status: D = provisioneel T = Getransfereerd als finaal / definitief JA JA Berekeningsmodus prestatie De manier waarop de bedragen worden berekend. Omschrijving Omschrijving prestatie JA Gebruiker Gebruiker die de prestatie geleverd heeft JA Datum Datum creatie JA Dienst Servicecode JA Hoeveelheid Aantal JA Bedrag Verkoopprijs per eenheid JA Kostprijs Verkoopprijs Kostprijs per eenheid Verkoopprijs Totaal bedrag Hoeveelheid x verkoopprijs JA Type Factuur Factuurdatum Factuurnummer Terug 4/13

5 2. Filter Dit scherm laat toe om via een aantal selecties de benodigde ontwerplijst samen te stellen Filteropties 5/13

6 Commando Ondernomen actie Bevestiging en uitvoering van de filter op basis van de gemaakte keuzes. Verlaat de procedure zonder het uitvoeren van de filter Uitvoeren van een voorheen opgeslagen filter. De lijst met voorheen opgeslagen filters wordt getoond en hieruit kan u dan de gewenste filter kiezen. Het opslaan van de selecties door deze een specifieke naam te geven, zodat u later deze selectie kan hergebruiken via de knop Filters toepassen. Maakt alle velden leeg. Filteropties Veld Inhoud Omschrijving Klant Opzoeken van de klant(en) aan wie de factuurvoorstellen werden opgemaakt. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle klanten wenst te doen. Factuuropsteller Het kantoor dat de factuur opmaakt. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle factuuropstellers wenst te doen. Eigenaar Kost / Opbrengst Jaar van tot Type Werkstroom Ontwerpnr. van tot Werkstroomnr. van tot Status werkstroom Type vergoeding Gebruiker Servicecode Prestatie van tot De verantwoordelijke van de kosten en opbrengsten. De periode waarvoor u de lijst wenst te zien. Dit veld laat toe om het archief te doorlopen: Gewone contracten Voor gewone contracten, doorlopende contracten; Uitzonderlijke contracten Voor uitzonderlijke contracten, niet doorlopende werkstromen; Alle Bereik van de factuurvoorstellen Bereik van de werkstromen. Keuze van de werkstromen die in uitvoering zijn, of/en die afgesloten zijn. Type van de vergoeding, volgende waarden zijn mogelijk: Regieprijs Forfaitprijs Selectie van de gebruikers. Selectie van de servicecodes. Periode waarin de prestaties geleverd zijn. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle eigenaars kosten / opbrengsten wenst te doen. 6/13

7 Transfertstatus Item status Factuurdatum van tot Factuurnummer van tot Factuurjaar van tot Type groep Selecteer het type prestatie: Niet getransfereerd voor facturatie (uitgesloten prestaties) Overgedragen voor facturatie (niet uitgesloten prestaties) Status van de prestatie Alle In factuurvoorstel Overgedragen Proforma factuur Echte factuur Periode waarin de facturen opgemaakt werd. Bereik van de factuurnummers Bereik van het jaar waarin de factuur opgemaakt werd. Geef op hoe de gegevens moeten gegroepeerd worden. Geen Per activiteit/taak/servicecode Per activiteit/taak Per servicecode 7/13

8 3. Nieuw factuurvoorstel In het beheer van de factuurvoorstellen kiest u de functie "Ontwerpaanmaak" wordt automatisch geopend. Om verder te gaan dient u de benodigde velden invullen.. Het scherm Filtervelden Veld Actie Notities Bevestigen van de invoeging van een nieuw factuurvoorstel gebaseerd op de gekozen filters. De aanmaak wordt geannuleerd en u keert terug naar het hoofdscherm. Opent deze helpfile 8/13

9 Filtervelden Veld Inhoud Notities Klant Kies de klant(en) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle klanten wenst te doen. Factuuropsteller Eigenaar kosten / opbrengsten Type werkstroom Alias Werkstroomnr. van tot Status werkstroom Type vergoeding Gebruiker Servicecode Kies de factuuropsteller(s) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken. Kies de eigenaar(s) kosten / opbrengsten waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken.. Dit veld laat toe om het archief te doorlopen: Gewone contracten Voor gewone contracten, doorlopende contracten; Uitzonderlijke contracten Voor uitzonderlijke contracten, niet doorlopende werkstromen; Alle Bereik van de werkstromen. In uitvoering en/of Afgesloten Type van de vergoeding, volgende waarden zijn mogelijk: Regieprijs Forfaitprijs Kies de gebruiker(s) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken. Kies de service(s) waarvoor u de factuurvoorstellen wilt aanmaken. Bereik van de prestaties. Prestatie van tot Type creatie Directe creatie Met preview Type groep Gegroepeerde Voorgeladen Niveau van groepering: Geen groepering Per activiteit/taak/servicecode Per activiteit/servicecode Per servicecode Groeperen op datum Eerste prestatie Laatste prestatie Datum ontwerpfactuur Stel datum zelf in Kies de datum waarop de prestaties gegroepeerd dienen te worden. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle factuuropstellers wenst te doen. Er hoeft hier geen selectie gemaakt te worden indien u de actie voor alle eigenaars kosten / opbrengsten wenst te doen. Kies voor "directe creatie" als u wenst dat de factuurvoorstellen direct afgedrukt worden. Kies voor "Met preview" als u ze eerst op het scherm wilt zien. 9/13

10 4. Detail ontwerplijst Dubbelklik op de lijn in de ontwerplijst, om het scherm met de details van het ontwerp op te roepen. Tabblad Algemeen Commando Actie Klik hier om een detaillijn toe te voegen. Deze functie is handig om dingen die buiten het contract vallen te beheren. Klik hier om de aangebrachte aanpassingen op te slaan. Klik hier om een uitgesloten lijn terug te activeren zodat ze opgenomen wordt in de factuur. Klik hier om prestaties uit te sluiten, als de lijn uitgesloten is wordt de achtergrondkleur van deze lijn lichtblauw. Klik hier als u een selectiefilter wenst te gebruiken. Klik hier om terug te gaan naar de ontwerplijst. Klik hier om het factuurvoorstel om te zetten naar een definitief ontwerp. Klik hier om de groepering in te stellen voor de gekozen lijnen. Klik hier om de groeperingsparameters in te stellen. Toont deze Help 10/13

11 Tabblad details Het tabblad algemene details toont de omschrijving van het factuurvoorstel. Veld Inhoud Notities Ontwerpnr. Identificatiecode van het ontwerp. Status Status van het ontwerp Tijdelijk Definitief Overgedragen Omschrijving Omschrijving van het factuurvoorstel. Factuuropsteller Factuuropsteller. Eigenaar kosten / Eigenaar kosten / opbrengsten. opbrengsten Met bettrekking tot Identificatiecode van de werkstroom. Creatiedatum Datum van creatie. Definitieve datum Datum waarop het voorstel definitief werd. Items Het tabblad "Items" toont de presteaties (kosten en opbrengsten) die opgenomen zijn in het factuurvoorstel. Het ziet er als volgt uit: Lijnen van het ontwerp 11/13

12 Lijnen van het ontwerp: Kolom of Selecteer Type Status Berekeningsmodus prestatie Omschrijving Gebruiker Datum Service Hoeveelheid Bedrag Kostprijs Verkoopprijs Totaal bedrag Type factuur Factuurdatum Factuurnummer Inhoud Uit- of inklappen van de werkstroom Selectieveld Type van het contract: F = Forfait C = Regie M= Prestaties E = Uitgave Geeft de status van het factuurvoorstel weer: B = In voorlopig ontwerp T = Overgdragen naar volgende factuur P = Aangepast E = Uitgesloten uit het factuurvoorstel Hoe de prestatie berekend wordt T = volgens prijslijst Omschrijving van de prestatie. Gebruiker die de prestatie uitgevoerd heeft. Datum van uitvoering van de prestatie Servicecode Aantal Waarde die aangegeven is in het contract (tariefschema) of de waarde van de prestatie van het type forfait. Kosten van de prestatie. Verkoopprijs Prijs die opgenomen wordt in de factuur Type van de factuur. Datum van de factuur. Identificatienummer van de factuur. Om de gegevens van de lijn van het ontwerp te wijzigen volstaat het om te dubbelklikken op de lijn die u wenst aan te passen. Het scherm detail ontwerplijn wordt geopend 12/13

13 Als u de gegevens aangepast heeft klikt u op de knop "OK". De gegevens kunnen enkel gewijzigd worden zolang het ontwerp niet definitief is. Genereer definitief ontwerp Na het nazien en eventueel het aanpassen van de factuurlijnen klikt u op de knop om de factuur te exporteren naar een exportbestand dat ingelezen kan worden in uw facturatiepakket. Tevens wordt hiermee de status op definitief gefactureerd gezet. 13/13