Mailing Delux handleiding

Transcriptie

1 Mailing Delux handleiding Datum: Versie: 1.0 Omschrijving: Hulp bij het maken van een Mailing Delux. Hierbij kunnen veel meer selecties worden gemaakt dan bij de 'Standaard mailing'. Aanmaken van een 'Mailing Delux': Te openen via "Extra"-> "Mailings" Klik vervolgens op 'Toevoegen' (of insert). Selecteer in het verschenen venster de button 'Standaard mailing (Delux)' Als er al eerder sjablonen zijn opgeslagen, dan kan rechts met het pijltje een selectie worden gemaakt uit één van de eerder opgeslagen mailing delux sjablonen. Standaard staat deze optie op 'Nieuw'. Klik vervolgens onderin op 'Ok' dan verschijnt onderstaand venster.

2 Standaard worden onderstaande personen uitgefilterd: - Overleden personen - Geblokkeerde personen - Personen die hebben aangegeven NIET benaderd te willen worden voor reclame (tabblad overig bij contact gegevens van de klant) Als u één van bovenstaande mensen juist toch wilt oproepen kan het vinkje hiervoor worden weggehaald. LET OP: Een afspraak die met de klant voor een controle- of terugkomoproep is gemaakt valt niet onder reclame. Druk op 'Sluiten'. Er opent een nieuw venster waarin de filters kunnen worden toegevoegd. Klik nu op het + teken voor het woord Adressen. Vervolgens openen er zeer veer velden waaruit verder kan worden gekozen. Achter elk + teken staan weer nieuwe opties waaruit kan worden gekozen.

3 Eerst gaan we kijken waar onze criteria uit moet bestaan en deze vervolgens omzetten in selectie velden die de computer haalt uit de Database. Juiste selecties maken: Vaak wordt er een selectie gemaakt op basis van leeftijden. Houdt er rekening mee dat de velden zijn gekoppeld aan de OPTIFILE DATABASE en ook door de computer worden beoordeeld. Een voorbeeld is een selectie op geboortedatum in de leeftijd vanaf 13 tot 15, opgemaakt in het jaar 2017, de selectie wordt: Geboortedatum Vanaf xx-xx >OK en druk rechts op + voor meer invoer in hetzelfde kader. Geboortedatum Tot en met xx-xx >OK. (Een omgekeerde selectie zou geen klanten opleveren, omdat 2002 kleiner is dan 2004). Bovenstaande geldt ook voor sterkte selecties. Als je wilt zoeken op glazen vanaf tot wordt de selectie: Vanaf tot en met -3.00, dit omdat voor de computer een hogere waarde heeft dan Dit gaat natuurlijk een beetje tegen het gevoel in en is even wennen. Hieronder een voorbeeld van een mailing die we helmaal nalopen: Op het screenshot is te zien dat we een 'Brilactie' (Onderwerp linksboven) zijn gestart. Als we s sturen is deze omschrijving ook de onderwerpregel van de ontvangen . Vergeet bij 'Documenten beheren' geen document aan te maken met variabele velden voor de klant zoals Geachte <Aanhef>, deze velden kunnen vanuit de rechterkant in de tekstverwerker worden gesleept. Het is wel zo mooi bij een een logo in.jpg formaat bovenin in te voegen, let er wel op dat u het logo in het juiste aantal cm erin plakt. De geeft n.l. het logo weer in de originele grote. Ook is een afmeld link aan te bevelen, klanten die afmelden worden door Optifile automatisch na een dag voorzien van een vinkje voor het NIET willen ontvangen van reclame. Deze afmelding is ook te zien bij het overzicht van de klant. Kies bij de Documenten een Brief, of Sms bij de stippen erachter kan het betreffende document worden gekozen. Adressering, deze staat standaard op 'Families groeperen' en houdt in dat bij een brief aan de klant er niet meerdere vallen op één deurmat. Bij de adressering wordt dan automatisch Familie aangegeven ipv Dhr of Mevr. Als het alleen een mailing per betreft maakt dit natuurlijk niets uit en kan dit vinkje worden uitgezet. Type Mailing, standaard staat er een vinkje voor 'Reclame / Aanbiedingen', dit betekend dat klanten die een vinkje bij 'Contactgegevens'-> tabblad 'Overig' hebben staan bij 'Klant NIET benaderen voor reclame', niet in deze mail worden meegenomen. Bij een vinkje voor 'Controle / Terugkomoproep' zullen klanten die geen reclame willen alsnog in deze mail worden meegenomen. 'Bewaren als sjabloon', door op deze knop te klikken wordt deze mailing bewaart en kan dit sjabloon later weer worden geselecteerd. Dit is o.a. nodig als u gebruik wilt maken van automatische verzendingen.

4 'Importeer mailing', deze knop kan worden gebruikte als u mailingen heeft gedownload op onze site en deze nu direct wil gaan gebruiken. Als u deze knop gebruikt worden alle gekozen criteria aan de rechterkant overschreven door het bestand dat u vervolgens selecteert. De import bestanden hebben de extensie.mai De ingevoerde criteria van boven naar beneden: - Geboren tussen en In 2017 mag geen bril meer zijn gekocht, dus het betreft dus de 'laatste brilbestelling ' - Er moet tussen en een bril zijn gekocht - Beide brillenglazen moeten voldoen aan een sferische waarde tussen de en Al deze criteria vallen zoals grafisch weergegeven in één groep, dus elke gevonden klant moet aan al deze voorwaarden voldoen. Extra criteria groepen aanmaken: Als er meerdere criteria worden aangemaakt in één groep wordt het resultaat steeds minder, dit omdat de klant aan alle criteria in die groep moet voldoen. Als je dus een groep maakt waarbij zowel een bril moet zijn gekocht als lenzen, dan krijg je dus als resultaat nooit klanten met alleen een bril of alleen lenzen. In zo'n geval moet er onderin een nieuwe groep worden bijgemaakt door onderin op 'Groep toevoegen' te klikken. Deze groep kan worden bijgevoegd aan de gevonden klanten, bovenin de groep komt dan te staan: Of Adressen met. Door het +- aan te klikken komt bovenin de groep te staan: En zonder Adressen met.

5 Bij vragen hierover of een extra controle mag altijd met de helpdesk worden gebeld, daar zijn we voor. is ervoor bedoeld om uw ingevoerde criteria simpel nog aan te kunnen passen. Als de mailing criteria gemaakt zijn kan onderin op "Ok" worden geklikt. De computer zal u vragen of u direct naar resultaten wilt zoeken. Als u op "Ja" klikt zal de computer de eerste keer eerst een indexering doen op de database om het zoeken effectiever te maken als dit noodzakelijk is. De eerste keer kan het dus iets langer duren voordat het zoeken klaar is. Dit zal langer of korter duren afhankelijk van de snelheid van uw Optifile Server en de grootte van uw database. Daarna zal u een lijst terugkrijgen met klanten en daarachter de betreffende verzendmethode. Onderin ziet u een aantal handige knoppen waarmee bijvoorbeeld alle klanten die in deze mailing voorkomen kunnen worden 'Doorlopen'. Als u hierop klikt verschijnt bovenin een kader met een scroll functie, u kunt op het gemak de klanten en criteria dus controleren. De meeste opties spreken vaak voor zich. Enkele opties zijn hieronder uitgelicht. Bij 'Exporteren' wordt een.csv bestand aangemaakt met alle contactgegevens van de klant. Deze kan worden geopend in Excel en is vaak gewenst door externe DM bedrijven die uw mailing verzorgen. Bij de knop 'Klanten vertellen' moet het nummer van klanten vertellen zijn ingevoerd bij Beheer-> Instellingen -> Klant tabblad 'Externe software'. Tevens moet doorgegeven zijn aan Klanten vertellen dat u Optifile gebruiker bent.