Captain Reader. E-captain help E-captain help

Transcriptie

1 1 / 7 Captain Reader De e-captain reader is een applicatie om een automatische koppeling tussen Microsoft Word en e-captain tot stand te brengen. Zo kunt u op een eenvoudige manier uw gegevens uit e-captain samenvoegen met een Microsoft Word document om bijvoorbeeld brieven of etiketten te maken. Downloaden & installatie De laatste versie van de e-captain reader is te downloaden vanuit het hoofdmenu bij het onderdeel Rapportage. Ga via Rapportage naar een lijst en kies bij Uitvoer voor Captain Reader Klik op de link e-captain Reader Installer om de software te downloaden. Kies voor Uitvoeren om de installatie van e-captain Reader te starten. Selecteer de juiste taal en klik op OK Verderop in de installatie wordt gevraagd naar de locatie waar e-captain Reader geïnstalleerd dient te worden. Dit moet C:\Captain Reader zijn, een andere locatie en e-captain Reader zal niet werken.

2 2 / 7 Na alle installatie stappen zal e-captain Reader geïnstalleerd zijn op uw computer e-captain Reader zal zelf de map Dowloads en de map Sjablonen aanmaken en zichzelf koppelen aan uw internetbrowser. Netwerk installatie Maak een map aan op uw netwerk en zorg ervoor dat iedere e-captain gebruiker lees- en schrijfrechten heeft. Bijvoorbeeld: z:\apps\captainreader. Kies bij het installeren voor deze map op het netwerk. U kunt het programma installeren door captainreader.exe uit te voeren vanuit de map waar u het heeft geïnstalleerd. De installatie dient herhaald te worden op elke PC waarmee in e-captain wordt gewerkt. Nieuw sjabloon aanmaken

3 3 / 7 Indien dit de eerste keer is dat e-captain Reader wordt opgestart, zal er nog een sjabloon aangemaakt moeten worden. Klik op de knop Nieuw sjabloon en geef een titel op. Vervolgens wordt Microsoft Word opgestart en maakt u een brief met de tekst en layout zoals u die wilt. Hierna moeten de velden uit e-captain worden gekoppeld door een samenvoeg veld in te voegen. Voor het invoegen van samenvoeg velden verwijzen wij u naar het help bestand van uw Microsoft Word versie. Dit omdat er verschillende versies in omloop zijn. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van samenvoeg velden in Microsoft Word Kies in Microsoft Word voor Invoegen en Snelonderdelen. Hieronder vind u de optie Veld Categorieën: kies hier voor Afdruk Samenvoegen Veldnamen: Kies hier voor Mergefield Veldnaam: Geef hier de naam van de kolom van het rapport. De kolomnamen moeten worden ingevoerd zonder spaties of vreemde tekens. Een lijst van beschikbare veldnamen kunt u opvragen door vanuit e-captain op de link Bekijk beschikbare Mail Merge velden te klikken.

4 4 / 7 Hierna zal e-captain een MS Office Excel bestand openen met daarin alle beschikbare velden van dat rapport. Als het sjabloon af is kan deze worden opgeslagen in de map Sjablonen van het programma e-captain Reader. Reeds bestaande brieven kunt u eventueel ook naar deze map kopiëren. Werken met e-captain Reader Ga vanuit het hoofdmenu naar Ledenbeheer Kies voor Rapportage en selecteer of maak een eigen rapport waarvan de gegevens in de brieven moeten worden overgenomen. In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de systeemlijst Ledenoverzicht. Klik op de knop Bekijk Lijst.

5 5 / 7 Klik op de link Download rapport naar e-captain Reader (e-captain Reader v1.6 Windows 7) Klik op Openen in de popup in de browser e-captain Reader wordt nu automatisch opgestart en de lijstgegevens worden automatisch gedownload. Kies een sjabloon uit de lijst aan de linkerkant en druk op de knop Mail Merge om uw brief in Microsoft Word samen te voegen. Als u klaar bent kunt u het samengevoegde document afdrukken en eventueel opslaan voor archief doeleinden. Let op: Het samengevoegde document gelieve niet op te slaan in de map Sjablonen van e-captain Reader. Hiervoor kunt u de map brieven gebruiken. Selectie van Leden Bij het versturen van een brief kan het voorkomen dat u een selectie wilt van uw leden. Hiervoor is het mogelijk de opvraag in het rapport te verfijnen, door middel van de rapportgenerator. Een andere mogelijkheid is een handmatige selectie van leden: Klik in het hoofdmenu op Ledenbeheer Selecteer de leden waaraan de brief verstuurd dient te worden.

6 6 / 7 Klik op de knop Naar rapportage Selecteer hier het juiste rapport en kies bij Uitvoer voor e-captain Reader Klik op de knop Bekijk lijst om verder te gaan met het samenvoegen van de brief. Brief toevoegen aan contact info Naast berichten en brieven gemaakt in de mailing module, is het ook mogelijk om brieven gemaakt in e-captain Reader, zichtbaar te maken in het tabblad Contact info op de ledenkaart van het lid waaraan de brief is verstuurd. Klik in het hoofdmenu op Ledenbeheer Kies voor Rapportage Selecteer hier het juiste rapport en kies bij Uitvoer voor e-captain Reader Klik op de knop Bekijk lijst om verder te gaan met het samenvoegen van de brief. Het is mogelijk om de brief te koppelen als bijlage aan de contact info. Klik hiervoor op Bladeren en selecteer de aangemaakte brief. Geef een onderwerp in en klik op de knop Contact info koppelen Op het tabblad Contact info van de desbetreffende ledenkaart zal de brief zijn toegevoegd.

7 Powered by TCPDF ( 7 Office 2013 aanpassing Met e-captain Reader is het mogelijk een mailmerge te maken. In Microsoft Office 2013 geeft dit een Opendatasource foutmelding. De oplossing is een instelling van Microsoft Office 2013, die te vinden is: Ga in Microsoft Office 2013 naar het tabblad Bestand Kies voor Opties In het kopje Algemeen, haal het vinkje weg bij de optie: Deze instelling staat standaard uit in oudere Microsoft Office versies en sinds 2013 staat deze instelling aan. / 7