MS Outlook Add-on SE. User Guide

Transcriptie

1 MS Outlook Add-on SE User Guide

2 2014, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nr Add-on MS Outlook Add-on SE Artikel software BSE003 Behorende bij release vanaf 6 Datum Auteur Ute van Riel van Fessem Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 2 van 9

3 Inhoudsopgave 1 Functionele beschrijving MS Outlook Add-on SE Mailen van documentbijlagen Downloaden van documentbijlagen... 7 Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 3 van 9

4 Inleiding De MS Outlook Add-on SE is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise en Microsoft Office Outlook. Met deze add-on zijn gebruikers in staat om een of meerdere bijlagen van Synergydocumenten op eenvoudige wijze als bijlage in een bericht te voegen. Ook is het mogelijk om de body-tekst uit Synergy-documenten als PDF-bijlage toe te voegen aan een mailbericht. Tevens is het mogelijk om met de MS Outlook Add-on bijlagen en/of body-tekst uit Synergydocumenten via Outlook te downloaden en opslaan op de lokale pc. De MS Outlook Add-on werkt alleen in combinatie met Microsoft Office Outlook 2007 of Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 4 van 9

5 1 Functionele beschrijving MS Outlook Add-on SE 1.1 Mailen van documentbijlagen Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheden om vanuit Microsoft Outlook in een te verzenden een of meerdere bijlage(n) te koppelen die direct afkomstig zijn uit Exact Synergy Enterprise. Ook kunt u de body-tekst uit Synergy-documenten als PDF-bijlagen toevoegen aan het mailbericht. In Outlook zal bij het aanmaken van een nieuw mailbericht een extra menu-optie getoond worden: Synergy Document : Kies allereerst voor Instellingen : Onder Taal selecteert u de gewenste taal waarin u de MS Outlook Add-on wilt gebruiken. U heeft de keuze uit Duits, Engels, Frans en Nederlands. Hiermee wordt de taal van het scherm direct aangepast en opgeslagen. Om de taalinstellingen verder door te voeren, sluit u het mailbericht en opent u het scherm voor een nieuw mailbericht opnieuw. Bij Product kiest u voor Synergy Enterprise. Vul de juiste Synergy URL in met bijbehorende Gebruiker, Wachtwoord en Domein waarmee u inlogt in Synergy. Kies voor Bewaren. Nu kiest u voor Bijlagen en het volgende scherm wordt getoond: Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 5 van 9

6 In het scherm kunnen de zoekcriteria voor een document ingegeven worden. Wanneer deze opgegeven zijn, kan middels Tonen het resultaat worden opgevraagd. Met de optie Inclusief: Geen bijlagen geeft u aan of u (optie uitgevinkt) alleen de Synergy-documenten wilt zien waar bijlagen aan zijn gekoppeld, of (optie aangevinkt) alle Synergy-documenten wilt zien. De pop-up toont het zoekresultaat: Vink de documenten aan waarvan u de bijlage(n) en/of de body-tekst wilt toevoegen en kies voor Download. Een scherm zal worden getoond waarin de voortgang wordt gerapporteerd. Nadat deze actie voltooid is, zijn de documenten als bijlage aan de gekoppeld. De eventuele body-tekst uit de Synergy-documenten zal daarbij automatisch zijn omgezet naar een PDF-bestand. Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 6 van 9

7 U kunt meerdere malen via Bijlage(n) toevoegen nieuwe zoekopdrachten geven om daarmee verschillende bijlagen aan de mail toe te voegen. Tevens is het mogelijk om via een moederproject ook de documenten van eventuele kindprojecten in het zoekresultaat op te nemen. Dit doet u door de optie Inclusief: Kind projecten aan te vinken. 1.2 Downloaden van documentbijlagen Deze paragraaf beschrijft de mogelijkheden vanuit Microsoft Outlook om een of meerdere bijlage(n) die direct afkomstig zijn uit Exact Synergy Enterprise te downloaden en op te slaan op de lokale pc. Op dezelfde manier kunt u de body-tekst uit Synergy-documenten als PDF-bestand opslaan op uw pc. In Outlook 2010 zal op tabblad Invoegtoepassingen een extra onderdeel getoond worden bij onderdeel Aangepaste werkbladen : Kies allereerst voor Instellingen : Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 7 van 9

8 Onder Taal selecteert u de gewenste taal waarin u de MS Outlook Add-on wilt gebruiken. U heeft de keuze uit Duits, Engels, Frans en Nederlands. Hiermee wordt de taal van het scherm direct aangepast en opgeslagen. Om de taalinstellingen verder door te voeren, sluit u Outlook af en opent u Outlook opnieuw. Bij Product kiest u voor Synergy Enterprise. Vul de juiste Synergy URL in met bijbehorende Gebruiker, Wachtwoord en Domein waarmee u inlogt in Synergy. Kies voor Bewaren. Nu kiest u voor Download en het volgende scherm wordt getoond: Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 8 van 9

9 In het scherm kunnen de zoekcriteria voor een document ingegeven worden. Wanneer deze opgegeven zijn, kan middels Tonen het resultaat worden opgevraagd. Met de optie Inclusief: Geen bijlagen geeft u aan of u (optie uitgevinkt) alleen de Synergy-documenten wilt zien waar bijlagen aan zijn gekoppeld, of (optie aangevinkt) alle Synergy-documenten wilt zien. De pop-up toont het zoekresultaat: Vink de documenten aan waarvan u de bijlage(n) en/of de body-tekst wilt downloaden en kies voor Download. Een pop-up wordt getoond, waarin u de map op uw computer dient te selecteren waarin de bestanden opgeslagen dienen te worden. Klik op OK. Een scherm zal worden getoond waarin de voortgang wordt gerapporteerd. Nadat deze actie voltooid is, zijn de documenten opgeslagen in submappen van de geselecteerde map. De naamgeving van de submappen komt overeen met de documenttypes waaronder de documentbijlagen in Synergy zijn opgeslagen. U kunt meerdere malen via Download nieuwe zoekopdrachten geven om daarmee verschillende bestanden te downloaden. Tevens is het mogelijk om via een moederproject ook de documenten van eventuele kindprojecten in het zoekresultaat op te nemen. Dit doet u door de optie Inclusief: Kind projecten aan te vinken. Eddon Software BV MS Outlook Add-on SE 19 februari 2014 pagina 9 van 9