Advanced Invoicing. User Guide

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Advanced Invoicing. User Guide"

Emilie van der Woude
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Advanced Invoicing User Guide

2 2016, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nr Add-on Advanced Invoicing Artikel software BSE024 Behorende bij release vanaf Datum Auteur Bregje Elemans Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 2 van 11

3 Inhoudsopgave 1 Functionele beschrijving Advanced Invoicing Factureren Facturen openen Facturen exporteren Bekende meldingen Ongeldige printer Factuurlay-out niet correct gedefinieerd Exportmap voor facturatie XML bestaat niet Geen rechten op de exportmap voor facturatie Geen gegevens voor genereren facturatie XML Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 3 van 11

4 Inleiding Advanced Invoicing is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Met deze add-on bent u in staat om factuurverzoeken direct in Synergy te factureren. Daarbij zal de facturatiemodule van Exact Globe niet gebruikt worden. Per debiteur kan voor zowel normale facturen als voor creditfacturen een factuurlay-out gedefinieerd worden met behulp van een Report Builder. Facturen zullen als PDF-bijlage worden opgeslagen in Synergy. U heeft tevens de mogelijkheid om verzamelfacturen aan te maken. Ook kan per debiteur opgegeven worden of de facturen direct vanuit Synergy geprint moeten worden. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 4 van 11

5 1 Functionele beschrijving Advanced Invoicing 1.1 Factureren Dien een facturatieverzoek in en vul minimaal de verplicht in te vullen velden. Figuur 1 Aanmaken nieuw factuurverzoek Keur het verzoek goed. Ga vervolgens naar Logistiek Overzichten Factuur: Te factureren. Klik op de knop Tonen om alle beschikbare factuurverzoeken te tonen. Figuur 2 Opvragen te factureren verzoeken U kunt de zoekcriteria en getoonde kolommen aanpassen door op het gereedschapsicoon te klikken rechtsboven in het scherm. Degene die het facturatieverzoek in zijn werkstroom heeft, kan hier de betreffende verzoeken aanvinken die gefactureerd moeten worden. Staat het verzoek niet in uw werkstroom, dan kunt u, afhankelijk van instellingen en rechten, het verzoek wel zien, maar niet aanvinken. Zie factuur in Figuur 3 Overzicht te factureren posten - 1. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 5 van 11

6 Figuur 3 Overzicht te factureren posten - 1 De te factureren verzoeken staan in de zoekresultaten gegroepeerd per relatie en per project. Door het aanvinken van een project of relatie, worden u alle facturen die eronder vallen ook aangevinkt. Figuur 4 Overzicht te factureren posten - 2 Tijdens het factureren zal met de Advanced Invoicing een factuurdocument worden aangemaakt. Met Definieer layout (1) geeft u aan of het factuurdocument als een Normale factuur of een Creditfactuur aangemaakt dient te worden. Voor beide kan een aparte lay-out gedefinieerd zijn. Met de optie Verzamelfactuur (2) geeft u aan of de geselecteerde factuurverzoeken op dezelfde factuur moeten verschijnen of dat voor de geselecteerde regels aparte facturen aangemaakt moeten worden. Per relatie zal in een vrij veld op de relatiekaart zijn aangegeven of de factuurdocumenten voor die relatie geprint moeten worden. Figuur 5 Sectie Vrije velden op de relatiekaart Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 6 van 11

7 Wanneer er bij een relatie is opgegeven dat de factuurdocumenten geprint moeten worden, zal dit gebeuren op de printer die u kiest bij de optie Printer (3). U heeft hier de keuze uit een standaard printer of een printer die specifiek voor u is ingesteld. Wanneer er een bepaalde printer in het uitklapmenu ontbreekt, kan de Synergybeheerder deze voor u instellen. Printopdrachten voor facturen worden klaargezet voor een achtergrondproces. Uw Synergybeheerder heeft ingesteld met welke frequentie het proces loopt. Klik vervolgens op Facturering (4) waarmee de facturen aangemaakt zullen worden, de factuurdocumenten worden opgeslagen en eventueel worden afgedrukt. LET OP: Wanneer één van de door u aangevinkte facturen een fout veroorzaakt tijdens de facturering, wordt het facturatieproces gestopt en facturen die al verwerkt waren, weer teruggezet. Op het scherm wordt een melding getoond. Zie hoofdstuk 2 voor bekende meldingen. 1.2 Facturen openen Ter controle kunt u gaan naar Logistiek Overzichten Factuur: Facturen waar u een overzicht krijgt van alle aangemaakte facturen. Ook zal een factuurdocument zijn aangemaakt met in de bijlage de factuur als PDF-bestand. Het factuurdocument is automatisch aan de betreffende relatie gekoppeld. In de instellingen is ingesteld in welk documenttype het document wordt opgeslagen. Figuur 6 Voorbeeld van factuurdocument De lay-out van de factuurdocumenten is afhankelijk van een standaard instelling die door de Synergybeheerder is bepaald, maar u kunt ook - mits u voldoende rechten heeft - per relatie een specifieke lay-out koppelen. Hiervoor zullen corresponderende vrije velden op de relatiekaart aanwezig zijn. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 7 van 11

Figuur 7 Sectie Vrije velden op de relatiekaart In de handleiding Installation & Configuration Advanced Invoicing staat beschreven op welke manier een lay-out aangemaakt kan worden. 1.

8 Figuur 7 Sectie Vrije velden op de relatiekaart In de handleiding Installation & Configuration Advanced Invoicing staat beschreven op welke manier een lay-out aangemaakt kan worden. 1.3 Facturen exporteren De facturen kunt u vanuit Synergy Enterprise in een XML-bestand exporteren. De facturatie XML kunt u dan vervolgens gebruiken voor een import van financiële boekingen in Exact Globe. Om de facturatie XML aan te maken, gaat u mits u voldoende rechten heeft naar Add-on Inrichting Advanced Invoicing: Genereren Facturatie XML : Figuur 8 Verwerkte factueren exporteren Kies de gewenste Divisie en klik op Export. Er verschijnt een overzicht van de facturen die zijn geëxporteerd naar de facturatie XML. Figuur 9 Facturatie XML is geëxporteerd Het XML-bestand is hiermee automatisch aangemaakt. U kunt nu in Exact Globe gaan naar XML Financiële import: Financiële boekingen en kies het betreffende Bestand. Het kan ook zijn dat deze import is geautomatiseerd door middel van een achtergrondproces. Zodra de facturatie XML is gegenereerd, zal in het facturatieverzoek automatisch een veld worden aangevinkt. Hiermee zal het facturatieverzoek een volgende keer dat de facturatie XML wordt gegenereerd niet meer meekomen. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 8 van 11

2 Bekende meldingen 2.1 Ongeldige printer Figuur 10 Foutmelding bij ongeldige printer Bij een relatie is aangegeven of de factuurdocumenten geprint moeten worden.

De factuur wordt wel aangemaakt en ook het factuurdocument wordt aangemaakt en opgeslagen in Synergy. De Synergybeheerder kan u helpen met het correct instellen van de printers. 2.

9 2 Bekende meldingen 2.1 Ongeldige printer Figuur 10 Foutmelding bij ongeldige printer Bij een relatie is aangegeven of de factuurdocumenten geprint moeten worden. Is er bij de facturering een printer gekozen die niet bestaat, dan zal bovenstaande melding verschijnen. De factuur wordt wel aangemaakt en ook het factuurdocument wordt aangemaakt en opgeslagen in Synergy. De Synergybeheerder kan u helpen met het correct instellen van de printers. 2.2 Factuurlay-out niet correct gedefinieerd Figuur 11 Foutmelding bij foutieve factuurlayout Wanneer er geen factuurlay-out is gedefinieerd of wanneer er een document is gekoppeld in de instellingen die geen lay-out bevat, zal deze foutmelding verschijnen. Geen enkele factuur die u aangevinkt had, is gegenereerd. De Synergybeheerder kan u helpen een correcte factuurlay-out te definiëren en in te stellen. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 9 van 11

10 2.3 Exportmap voor facturatie XML bestaat niet Figuur 12 Foutmelding bij onjuiste exportlocatie Deze melding verschijnt wanneer de map die is ingesteld voor de facturatie XML niet bestaat. De Synergybeheerder kan de juiste map instellen. 2.4 Geen rechten op de exportmap voor facturatie Figuur 13 Foutmelding bij onvoldoende rechten Wanneer u niet voldoende schrijfrechten heeft op de map waarin de facturatie XML moet worden opgeslagen, zal deze foutmelding verschijnen. De Synergybeheerder kan een andere map instellen of u de juiste rechten geven voor het genereren van de facturatie XML. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 10 van 11

11 2.5 Geen gegevens voor genereren facturatie XML Figuur 14 Melding bij genereren facturatie XML Deze melding verschijnt wanneer er geen nieuwe facturen meer klaarstaan voor het genereren van de facturatie XML. Dien nieuwe factuurverzoeken in en factureer deze, zodat u een nieuwe facturatie XML kunt genereren. Eddon Software BV Advanced Invoicing 16 februari 2016 pagina 11 van 11

Vergelijkbare documenten

MS Outlook Add-on SE. User Guide

MS Outlook Add-on SE. User Guide MS Outlook Add-on SE User Guide 2014, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke