Handleiding voor het werken met vaste klanten in uw untill ordering software.

Transcriptie

1 Handleiding voor het werken met vaste klanten in uw untill ordering software. Binnen untill ordering software kunt u werken met vast klanten. Hier in zijn er 3 verschillenden manieren, die in deze handleiding zullen worden uitgelicht. 1: het werken met een ondertekende bon. Na het bezoek van de gasten wordt de rekening op debiteur afgeslagen, uit de printer komen 2 bonnen 1 voor de gast en 1 voor u. De gast ondertekend de bon en deze wordt bewaart tot het moment dat de gasten betalen. Op dat moment kunnen de kruisposten tegen elkaar worden weg gestreept. Indien u hier gebruik van wilt maken neem dan contact op met de servicedesk om de instellingen van de knoppen te laten configureren. 2: het werken met een limiet op een klant. Vaste gasten maken gebruik van een eigen klant account. De klant account is te maken in zowel het kassa programma als de back office. In deze handleiding zal worden in gegaan op het maken van een klant in de back office. Het gedeelte klanten kunt u vinden in de B.O. onder het mapje: Restaurant -> Persoon -> Klanten: Hier kunt u een nieuwe klant maken d.m.v het icoontje van een blaadje met omgevouwen hoekje:

2 In het volgende venster kunt u de klant aanmaken. Hier staan 7 tabbladen in: Tabblad 1: De N.A.W. gegevens van de gast. Tabblad 2: Hier kunt u extra gegevens in kwijt zoals adres etc. dit is optioneel. Tabblad 3: Hier vind u informatie over de klant. Het belangrijkste hier is het vinkje FACTUUR hier mee geeft u aan of de klant op factuur betaald. Deze laten we in deze optie uit staan (hier over later meer) Tabblad 4: Hier kunt aangeven of de klant een bepaald prijsniveau hanteert. Doorgaans maken klanten gebruik van het normale prijs niveau, het kan zijn dat u voor vaste klanten een anders prijsniveau wilt hanteren bijvoorbeeld 10% korting. Tabblad 5: N.V.T. Tabblad 6: Overzicht van de stortingen die gedaan zijn.

3 Tabblad 7: N.V.T. Na het invullen van al deze gegevens klikt u op OK nu is de klant aangemaakt en zal de nieuwe klant in de lijst verschijnen. Nu de klant is aangemaakt kunt u aan geven in tabblad 3 hoeveel limiet deze klant mag hebben. Dit is altijd een min bedrag. Hier geeft u dus aan dat klant X een limiet mag van bijvoorbeeld -50 (in euro s) Nu kan deze klant dus verbruiken tot hij 50 euro in de min staat. Daarna volgt er een melding dat deze klant niet voldoende op rekening heeft bij het afrekenen. Deze klant moet dan weer een storting doen. Of zijn rekening betalen Ook kunnen klanten in de plus staan op hun account zet dan het limiet op 0. Laat de klanten een storting doen van bijvoorbeeld 10,- deze klant zal dan 10 euro in de plus staan en mogen drinken en eten tot hij op nul is. Nu zal deze klant weer een storting moeten doen om zijn account weer positief te zetten. Als u zo wilt werken bel dan de servicedesk om de knoppen te laten configureren 2: Het werken met een klant op factuur. In grote lijnen werkt dit het zelfde als een klant op limiet. Maak als eerst een nieuwe klant aan volgens dezelfde werkwijze als hier eerder genoemd. Nu zet u alleen bij tabblad 3 het vinkje voor factuur aan Nu hoef er ook geen limiet toegewezen te worden. De klant zal nu kunnen verbruiken en dit zal op factuur worden afgeslagen in de kassa.

4 Als u de factuur naar de klant wilt versturen gaat u naar facturatie management Deze knop zal dit scherm openen: Hier kunt u aangeven welke facturen u wilt zien, vanaf hoe lang geleden. Dit doet u bij: day s since last invoice, at least, bijvoorbeeld 30 dagen = factuur tot 30 dagen geleden En klik op toepassen. Nu verschijnt er een lijst in het witte vlak. Hier kunt u per klant aangeven of de factuur moet worden afgedrukt.

5 Selecteer de klant door een vinkje in het vakje er voor te zetten. Klik daarna op afdrukken facturen. Nu kunt u de facturen afdrukken, hier heeft u wel een gekoppelde PDF printer voor nodig. Als de factuur is afgedrukt dan zal hij uit deze lijst verdwijnen.

6 De factuur is nu terug te vinden bij tabblad 2, afgedrukte facturen. Selecteer de periode en eventueel de klant, en klik op laden. Nu zal de factuur zal zichtbaar zijn.

7 Als deze betaald is klikt u de factuur aan (deze wordt donker blauw) en klik op het groene vinkje. Via het Groene pijltje kunt u een factuur herdrukken In het volgende geopende scherm kunt u de manier van betaling aangeven. Kies de juiste betaling door op de (drie puntjes) te klikken.

8 Klik op OK en daarna nog een keer op OK, de factuur is nu voldaan. Indien u dit wilt gebruiken bel dan met de servicedesk om dit te laten configureren

9 Het werken met vaste klanten in het kassaprogramma untill Met een limiet Het maken van een nieuwe klant in het kassa programma klikt u op het icoontje klant onder in het scherm van de plattegrond Nu zal het klanten scherm geopend worden. In dit scherm kunt u: - Een nieuwe klant maken - Een bestaande klant aanpassen - Een klant verwijderen - Facturen draaien - Facturen tonen op het scherm

10 Om een nieuwe klant te maken klikt u op het icoontje nieuw. Het volgende scherm zal geopend worden Hier kunt u alle gegevens van de gast noteren. U tikt op de regel en vult het in Ook hier kunt aangeven of een klant in negatief mag verbruiken. Doe dit d.m.v een limiet aan te geven zoals hier onder getoond -50,-, belangrijk hier is dat u altijd een min voor het bedrag zet omdat deze klant negatief mag boeken. Geef ook het prijsniveau aan wat de klant hanteert.

11 Klik op bevestig, en de nieuwe klant is aan gemaakt

12 De nieuwe klant untill is nu toegevoegd in het klanten bestand. Als u op deze klant wilt boeken dan opent u een nieuwe tafel en klikt op het icoontje klant in het bestel scherm Het klanten scherm komt nu weer naar voren

13 Tik op de desbetreffende klant en druk op bevestig. De klant is nu geselecteerd, de naam zal verschijnen in het bestel scherm.

14 Alles wat nu op deze tafel besteld wordt zal (na afslaan) op de klant account komen. Na de bestelling wordt de tafel geopend en kan dit worden afgeslagen via de knop betaling. Het volgende scherm wordt geopend

15 Kies hier voor de betaalwijze: Rekening. De tafel is nu afgerekend de gebruikte artikelen zijn op de klant account weg geboekt. De klant heeft nu een min saldo van -14,-

16 Indien deze klant over zijn limiet heen gaat zal er een melding worden gegeven bij het afrekenen.

17 De klant zal nu een storting moeten doen op zijn rekening, of deze rekening direct afrekenen. Het doen van een storting gaat als volgt. Selecteer de klant in het klanten scherm en druk op op rek. Het volgende scherm zal geopend worden. Toets het bedrag in wat de klant op de account wilt storten, in dit geval 100,- En druk op de betaalwijze.

18 Het bedrag is nu bij geschreven op de klant account.

19 Op een factuur Maak een nieuwe klant aan in het klanten scherm, zet hier wel het vinkje op factuur aan. De klant untill factuur is nu geweest en heeft verbruikt in het restaurant. Dit is afgeslagen op, op rekening in het betaal scherm.

20 Deze klant staat nu -22,95 dus heeft een negatief saldo. Via de knop scherm kan de openstaande factuur worden opgeroepen op het scherm.

21 Via de knop factuur kan de factuur worden geprint op een PDF printer Echter als de factuur betaald is zult u dit via facturatie management moeten administreren. Zie hier voor het gedeelte over de back office