GEBRUIKERSHANDLEIDING

Transcriptie

1 IMPACTXRM CRM DOCUMENTS GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhoud Inhoud... 1 IMPACTXRM Documents Algemene informatie... 2 Gebruikersvoorkeuren... 3 Gebruikershandleiding... 4 Word-Template aanmaken... 4 MailMerge- Word-Document genereren... 8 IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 IMPACTXRM Documents Algemene informatie IMPACT Documents, ook wel de DocumentGenerator of MailMerge genoemd. De IMPACT DocumentGenerator maakt het mogelijk om contactgegevens uit IMPACTXRM automatisch te genereren of te mergen in een Word-document. Dit kan zowel vanuit IMPACT CRM als vanuit Word en gebeurt slechts in enkele muisklikken. U kunt bovendien één of meerdere contacten (en hun contactgegevens) tegelijk invoegen in een template in Word. Dit kan handig zijn om briefwisseling, zoals bijvoorbeeld facturen of contracten, snel te organiseren. Na de installatie van IMPACT Documents krijgt u een nieuw menu binnen uw Microsoft Office Word, IMPACT CRM. Via dit Menu krijgt u de mogelijkheid om u aan te melden bij uw IMPACT CRM Account en zo de gegevens van uw contacten te genereren naar documenten. Na het aanmelden kunt u de verschillende bewerkingen uitvoeren: Updates: Controleren op Updates Instellingen: Aanmaken van Templates, templatemappen ed. Execute: Mergen van contactgegevens uit IMPACTXRM CRM IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 Gebruikersvoorkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 Gebruikershandleiding Word-Template aanmaken Om contactinfo te kunnen mergen naar Word dient u eerst een vooropgesteld Word-document, of template, aan te maken in Word. 1. Klik op Instellingen en ga naar het tabblad Templates 2. Hier krijgt u een overzicht van de bestaande Word-templates. U kunt hier eveneens templates Toevoegen, Bewerken en Verwijderen via de bijhorende knoppen. 3. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe template aan te maken. Het scherm Template verschijnt: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Geef een sleutel in en benoem de template. Kies ook een Map en Taal. Basis document: Selecteer een bestaand word document die u als basis wenst te gebruiken voor deze template. ( u kunt ook verder werken op een bestaande template. Zie verder) Klik vervolgens op Save om alles te bewaren. 4. De nieuwe template verschijnt nu in de lijst. Merk op dat de knoppen CheckIn en Design niet actief en niet aanklikbaar zijn. 5. Om de template effectief te ontwerpen en aan te maken, selecteer de template in de lijst en klik op de knop Checkout. Vervolgens worden de knoppen CheckIn en Design actief. Via de knop CheckOut wordt u als het ware verantwoordelijk voor de template. Uw naam verschijnt in de kolom CheckOut en u bent de enige die de template kan bewerken en afwerken. (Wanneer de template afgewerkt is, dient u op de knop CheckIn te klikken. Dit wordt verder in deze handleiding uitvoerig beschreven. Klik op de knop Design om de template te ontwerpen. 6. Een nieuw Word-document verschijnt. Maak hier uw document (template) aan zoals gewenst. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 In het rechtergedeelte van uw scherm krijgt u de Merge-invoegvelden die ter beschikking zijn om uw template te personaliseren. Invoegvelden Contact: alle beschikbare velden van een contact Invoegvelden ContactPersoon: alle beschikbare velden van de relaties van het contact Invoegvelden Contactverantwoordelijke: alle beschikbare velden van de verantwoordelijke van het contact Invoegvelden Dossier: alle beschikbare velden van een dossier Invoegvelden DossierStatus: alle beschikbare velden van de status van het dossier Invoegvelden Dossierverantwoordelijke: alle beschikbare velden van de verantwoordelijke van het dossier. Klik op de boomstructuur om de beschikbare velden weer te geven. Dubbelklik op een veld om in te voegen. Deze velden worden ter beschikking gesteld door de Administrator van het systeem. Indien een veld niet ter beschikking is gelieve contact op te nemen met de administrator van het systeem. 7. Sluit vervolgens het document. U wordt gevraagd om de template op te slaan. Sla op via Bestand- opslaan. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 8. Klik nu op de knop CheckIn om het document openbaar te maken. Doet u dit niet, dan zal de template niet gebruikt kunnen worden omdat het zogenaamd nog niet afgewerkt is. 9. Ga naar het tabblad Algemeen en klik onderaan de knop Bewaren. De aangemaakte templates zijn nu ter beschikking. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 MailMerge- Word-Document genereren Contactgegevens in een Word-document genereren/plaatsen via MailMerge kan op 2 manieren gebeuren : 1. Vanuit een contacfiche in Outlook Via de knop MailMerge. Deze knop op de contactfiche maakt het mogelijk om snel dit contact te mergen naar een WordDocument. Hou er wel rekening mee dat u via deze methode slechts 1 CONTACT kunt mergen, namelijk het contact op deze contactfiche. Om meerdere contacten tegelijk te mergen hanteert u de tweede methode zoals hieronder beschreven. 2. Vanuit Word via het Menu IMPACT CRM - Online - Uitvoeren. Het voordeel van deze methode is dat u MEERDERE contacten tegelijk kunt selecteren en mergen naar het Word-document, terwijl met de vorige methode u slechts 1 contact kunt mergen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 Nadat u één van bovenstaande methoden hanteerde, verschijnt het volgende scherm: Een overzicht : 1. Contacten selecteren Klik op de knop Contacten Selecteren om één of meerdere contacten te selecteren. Het zoek - scherm wordt geopend en u kunt de contacten die u wenst te mergen, opzoeken. Selecteer het gewenste contact door het aan te klikken. Klik vervolgens op Wegschrijven om uw selectie te bevestigen. Na het wegschrijven, kunt u tevens een relatie van het bedrijf selecteren. Indien u meerdere contacten wilt selecteren, gebruikt u de knoppen Shift ( een opeenvolgende selectie) of CTRL (aparte, niet opeenvolgende selectie) en een muisklik. Klik vervolgens op Wegschrijven om uw selectie te bevestigen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Naast de Contacten Selecteren -knop verschijnt het aantal contacten dat u selecteerde. Indien u meerdere contacten selecteerde, verschijnt er vervolgens een nieuwe balk met enkele relaties die aan deze contacten gelinkt zijn. Selecteer de gewenste relatie, bijvoorbeeld Is medewerker van. 2. Template Selecteren Selecteer de gewenste Template (die aangemaakt werd via de Instellingen van IMPACT CRM Documents). 3. Uitvoeren Selecteer de gewenste optie: 1) Databron behouden De data wordt gelinkt aan de originele template 2) Databron verwijderen en afwerken tot afzonderlijk(e) document(en) De originele Template blijft behouden. De template met databron wordt een nieuw afzonderlijk(e) document(en) en de link naar de databron wordt hierbij geschrapt. 3) Databron verwijderen en afwerken tot printer De originele Template blijft behouden. De template met databron wordt naar de printer gestuurd en de link naar de databron wordt hierbij geschrapt. 4. Het mergedocument aanmaken Klik op de knop het mergedocument aanmaken om de merge uit te voeren. De contactgegevens verschijnen nu automatisch in de template. Opmerking: De templates verschijnen steeds per contact. Hebt u met andere woorden 4 contacten geselecteerd, dan zult u enkel de mailmerge van het eerste contact te zien krijgen. Om de ingevulde templates van de andere contacten te zien, dient u op het tabblad Mailings op de PIJLTJES te klikken. Hebt u 4 contacten weggeschreven, dan zult u 4 verschillende templates kunnen bekijken en doorbladeren met behulp van de pijltjes(zie screenshot). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene informatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Contacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reports Gebruikershandleiding IMPACTXRM Documents Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding voor Administrators Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Copyright IMPACTXRM NV. Alle rechten voorbehouden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12