RAADPLEGEN EN TOEVOEGEN VAN DOCUMENTEN

Transcriptie

1 RAADPLEGEN EN TOEVOEGEN VAN DOCUMENTEN INHOUD PROFIT COMMUNICATION CENTER... 1 BESTANDEN VASTLEGGEN... 2 VOORBEELD: MAIL VASTLEGGEN... 2 VOORBEELD: BESTAND VASTLEGGEN VANUIT VERKENNER... 4 UPDATES... 5 PROFIT COMMUNICATION CENTER Voor het insturen van Office-documenten (Excel, Word, PowerPoint etc) als bijlage bij dossieritems en voor het bewerken van deze bijlagen vanuit Profit (Excel en Word) gebruik je Profit Communication Center (PCC). Je hebt het PCC ook nodig voor het raadplegen en bewerken van analyses en voor het exporteren van weergaven naar Excel. Installeer Profit Communication Center (PCC) als volgt: Ga naar Insite (Cockpit), klik rechtsboven op je naam, vervolgens op Communication Center Klik op: Download PCC-installatie. Als je een beveiligingsmelding krijgt, moet je het te downloaden bestand accepteren. Het voorbeeld hieronder is gebaseerd op Google Chrome. Klik op het pijltje en geef aan dat je de download wilt accepteren/behouden. Klik daarna op Download PCC-instellingen Er verschijnt een veiligheidsmelding die je kunt accepteren door op OK te drukken

2 Onderaan je scherm zie je een.poci bestand, deze open je en de setup wordt direct uitgevoerd. Je hebt nu een koppeling tussen AFAS en Microsoft. BESTANDEN VASTLEGGEN Op meerdere plaatsen (In Word, Excel, Outlook etc) vind je nu (rechtsboven) een knop om direct documenten en berichten vast te kunnen leggen. Ook is het mogelijk om direct vanaf je PC, via Verkenner, een document in een dossier plaatsen. Of je nu een Word bestand, een Excel sheet of elk ander Office-document wilt vastleggen, de werkwijze blijft gelijk. Zie hieronder twee voorbeelden. VOORBEELD: MAIL VASTLEGGEN In dit voorbeeld ga ik een mailbericht vastleggen in het dossier

3 Rechtsboven in je scherm klik je op de knop Vastleggen AFAS Insite wordt automatisch geopend en er volgt een scherm met een keuze menu. Hier kies je onder welk dossieritem je het betreffende bericht wilt vastleggen. Welke items hier zichtbaar zijn hangt af van de inrichting. Ik kies in dit voorbeeld voor Notitie. Het volgende invulscherm verschijnt: (afhankelijk van de inrichting kan dit er bij jou anders uitzien) De gegevens van het mailbericht worden overgenomen. De bijlage (.pdf) en het mailbericht (.msg) zijn als twee aparte bijlagen toegevoegd. Je kunt eventueel nog extra bijlage(n) toevoegen, de onderwerp regel aanpassen, een bijlage verwijderen etc. Vul alle verplichte (*) velden in Kies de Bestemming; in dit voorbeeld kies ik voor Organisatie/Persoon en selecteer mezelf en klik op Aanmaken Het complete mailtje en de bijlage zijn nu terug te vinden en te openen in het dossier.

4 VOORBEELD: BESTAND VASTLEGGEN VANUIT VERKENNER Je hebt op je PC een bestand dat je toe wilt voegen aan een dossier. Ga naar het betreffende bestand en druk op je rechter muisknop. Kies Vastleggen in Profit en selecteer je omgeving Insite wordt automatisch geopend en het volgende scherm verschijnt: (afhankelijk van de inrichting kan dit er bij jou anders uitzien) Kies hier het dossieritem waaronder je het betreffende document wilt opbergen. Afhankelijk van het gekozen dossier volgen er verschillende invulvelden. De basis is gelijk: Bij het onderwerp veld wordt automatisch de naam van je document ingevuld, dit kun je nog wijzigen.

5 Eventueel kun je vanuit dit scherm nog meer bijlagen toevoegen: Het veld : Bestemming is een verplicht veld. Hier kies je bij welke persoon of welke organisatie je het bestand wilt vastleggen. Bij bijvoorbeeld Dossier-HRM selecteer je de medewerker, maar ook moet je een verplicht kenmerk kiezen, bijvoorbeeld Arbeidsovereenkomst, beoordeling etc. Bij verantwoordelijke kies je degene die verantwoordelijk is voor het dossieritem (jijzelf, of als je in opdracht van iemand anders dossiers vastlegt, kies je hier je leidinggevende) Bij een aantal dossieritems kom je het veld Aanleiding tegen. Dit is een optioneel veld en hier kun je eventueel het dossieritem selecteren wat aan dit dossieritem vooraf ging. Zodra je op Aanmaken klikt, ligt het document vast in het betreffende dossier en wordt er (als dit zo is ingesteld) in een aantal gevallen automatisch een workflow opgestart. UPDATES Zodra er een update van PCC beschikbaar is, verschijnt er een melding onder aan je scherm: Je kunt ook zelf controleren of er een update beschikbaar is. Open hiervoor de verborgen pictogrammen met het pijltje onderaan je scherm en selecteer het AFAS logo Je ziet of er een update beschikbaar is. Indien dit het geval is kun je deze direct bijwerken of