Handleiding Beheerder WhatsApp-groep Datum: Versie: 0.9 Auteur: M.E. Wolters

Transcriptie

1 Handleiding Beheerder WhatsApp-groep Datum: Versie: 0.9 Auteur: M.E. Wolters Inhoud 1. Voorbereiding Gemeente Hellendoorn Google-docs aanmeldformulier Link naar Google-docs aanmeldformulier op de website gemeente Gemeente stuurt aanmeldingen door naar het aan te maken Gmail-account Zelf regelen (eenmalig) Aanmaken Gmail account Installeren WhatsApp op telefoon Aanmaken WhatsAppgroep <WIJKNAAM> Voeg herkenbaar logo toe aan WhatsApp groep Beheer Het ontvangen van nieuwe aanmeldingen Het aanmaken van nieuwe contactpersonen Enkelvoudige relatie toevoegen aan Gmail Meervoudige relaties toevoegen aan Gmail Het toevoegen van contactpersonen aan WhatsApp-groep Maken van overzichtskaart in Google maps Versturen van een aan alle WhatsApp groep gebruikers

2 1. Voorbereiding 1.1. Gemeente Hellendoorn Google-docs aanmeldformulier. De gemeente heeft een Google docs formulier aangemaakt waarin de naam, adres, en telefoonnummer ingevoerd kan worden. Per WhatsAppgroep is een dergelijk formulier aangemaakt Link naar Google-docs aanmeldformulier op de website gemeente Zie: Gemeente stuurt aanmeldingen door naar het aan te maken Gmail-account Stem met de gemeente af welk adres u gaat gebruiken Zelf regelen (eenmalig) Aanmaken Gmail account Klik hier om een nieuw account aan te maken U moet dit nieuwe Gmail account ook toevoegen op uw telefoon. Zoek bij instellingen van uw telefoon naar accounts en vervolgens selecteert u Google account Hier vult u de benodigde gegevens in om het account toe te voegen Installeren WhatsApp op telefoon Op een Android-toestel opent u de Play-store en op een IPhone de Appstore. Waarna u zoekt op WhatsApp en kiest u installeren Aanmaken WhatsAppgroep <WIJKNAAM> 1. Open WhatsApp op uw telefoon. 2. Klik op de drie puntje rechtsboven in uw scherm 3. Klik op Nieuwe groep Figuur 1

3 Voeg herkenbaar logo toe aan WhatsApp groep Kies een herkenbaar logo. Voorbeeld: Figuur 2

4 4. Beheer In dit hoofdstuk wordt een werkwijze beschreven hoe een aanmelding voor de WhatsAppgroep verwerkt kan worden. Met deze werkwijze kunt u geheel van achter uw pc de aanmeldingen verwerken. Daarnaast heeft u overzicht in de aanmeldingen (naam, adres, telefoonnummer en adressen) en kunt u waar nodig op eenvoudige manier een mailing versturen. In het kort: 1. U ontvangt een nieuwe aanmelding 2. U voert de nieuwe aanmelding op in Gmail contacten 3. U voegt de zojuist ingevoerde contactpersoon toe aan de WhatsApp-groep Het ontvangen van nieuwe aanmeldingen Wanneer een nieuwe aanvraag is ingediend via de website hellendoorn.nl/whatsapp ontvangt u, op door u doorgegeven adres, een bericht (Zie figuur 3). Dit mailbericht bevat de contactgegevens van de aanmelding(en) in een Google spreadsheet bestand. (Zie figuur 4) Figuur 3

5 Figuur Het aanmaken van nieuwe contactpersonen Het aanmaken van contactpersonen in Gmail kan op 2 manieren; één voor één of je kan een bestand importeren Enkelvoudige relatie toevoegen aan Gmail 1. Open 2. Klik op Contacten. Locatie van de knop is afhankelijk welke weergave u gebruikt in Gmail (figuur 5: Google Inbox of figuur 6: de klassieke weergave) Figuur 5 Figuur 6 3. Klik op Nieuw Contact

6 Figuur 7 4. Vul de Naam, adres, en telefoonnummer in en klik vervolgens op Toevoegen. Figuur Meervoudige relaties toevoegen aan Gmail Wanneer u de aanmeldingen ontvangt via een Google-docs formulier. Kunt u dit bestand downloaden als een Excel document (zie figuur 9) 1. Klik op Bestand 2. Klik op downloaden als 3. Klik op Microsoft xlsx

7 Figuur 9 4. Open Google contacten ( 5. Klik op Meer (figuur 10) 6. Klik op importeren Figuur Kies vervolgens het zojuist gedownloade bestand 8. Klik op Importeren Figuur 11

8 Opmerking: mochten bepaalden velden niet goed gevuld worden gebruik dan de volgende kolomnamen Name 1 - Value Phone 1 - Type Phone 1 - Value Address 1 - Street Address 1 - City Address 1 - Postal Code 4.1. Het toevoegen van contactpersonen aan WhatsApp-groep Nu de contactpersonen zijn toegevoegd aan het Gmail account worden deze vervolgens automatisch gesynchroniseerd met uw telefoon. Vervolgens kunt u de contactpersonen toevoegen aan de WhatsApp groep. Helaas moet de één voor één gebeuren. Om de handelingen te vereenvoudigen kunt u dit ook doen op uw pc. 1. Ga naar de pagina 2. Pak uw Telefoon en open WhatsApp 3. Open het menu (drie puntjes recht boven in) 4. Druk op WhatsApp Web 5. Scan nu met uw telefoon de QR code op de pagina (zie figuur 12) Figuur Kies nu uw WhatsApp groep in de linker kolom (Figuur 13) 7. Klik u in de rechter bovenhoek op de drie puntjes

9 Figuur En klik vervolgens op Groepsinformatie 9. En voeg een nieuwe deelnemer toe. Figuur 14 Figuur 15

10 4.2. Maken van overzichtskaart in Google maps Via de website van google kun u eenvoudig een overzichts kaart maken. 1. Open de website 2. Meldt u aan met u Gmail account 3. Klik op Nieuwe kaart maken 4. Klik op Importeren om gegevens toe te voegen U kunt hier direct het google docs aanmeldformulier voor gebruiken. 5. Selecteer google Drive 6. Selecteer met mij gedeeld 7. Selecteer het bestand 8. Selecteer de kolom(en) waar de adres gegevens in staan 9. Zie figuur 15 als voorbeeld Figuur 16 Figuur 17

11 4.3. Versturen van een aan alle WhatsApp groep gebruikers. 1. Open google contacten ( 2. Kies een groep 3. Plaats een vinkje om alle contacten te selecteren 4. Klik op het envelopje om een mail op te stellen.