Gedragscode gebruik adressen Badminton Nederland

Transcriptie

1 Gedragscode gebruik adressen Badminton Nederland Algemeen Badminton Nederland is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de door verenigingen verzonden mailberichten. Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te verzenden. Hierbij gelden de algemeen geldende fatsoensnormen. Inloggegevens worden eenmalig door Badminton Nederland verstrekt. Indien u zelf een wachtwoord wijzigt is het voor Badminton Nederland niet mogelijk u deze gegevens te verstrekken. Wel kunnen wij voor u een nieuw wachtwoord aanmaken. Ontvangen De vereniging en/of vrijwilliger is verantwoordelijk voor de regelmatige controle en beantwoording van de inkomende ; d.w.z. dat de gebruiker moet nastreven regelmatig (minimaal een maal per week) zijn postbus op berichten te controleren en deze, indien van toepassing, zo snel mogelijk te beantwoorden. Verwijder de niet meer relevante mail, dit om het vollopen van de mailbox te voorkomen. Het is niet toegestaan de inhoud van ontvangen van Badminton Nederland te wijzigen. Bij langdurige geplande afwezigheid dient de gelezen te worden door een collegabestuurder of een aangewezen persoon. Wij adviseren u om de door Badminton Nederland verstrekte inlogcodes aan meerdere personen binnen uw vereniging te verstrekken (denk aan voorzitter, secretaris en penningmeester). Met deze inlogcodes is het mogelijk om waar dan ook ter wereld bij deze webmail te komen. Zo hoeft de secretaris deze mail niet meer door te sturen naar de andere bestuursleden. Verzenden Verzend geen niet zakelijke berichten aan groepen binnen de organisatie, zoals kettingbrieven. In het geval van het toevoegen van bijlagen wordt aangeraden deze te beperken tot Word, Excel of PDF bestanden (bestanden met de extensie doc, xls en pdf). Aangeraden wordt bestanden als afbeeldingen, foto s en Powerpoint-bestanden zoveel mogelijk te beperken bij distributie over . Dit om te voorkomen dat mailboxen vollopen met grote bestanden. Het is niet toegestaan muziekbestanden of videofragmenten mee te sturen. In voorkomende gevallen wordt geadviseerd in een mee te delen waar een bestand centraal te vinden is i.p.v. deze aan meerdere personen te versturen via een bijlage. Indien

2 mogelijk grote bestanden laten plaatsen op de website uw regio of van Badminton Nederland. Vervolgens is het alleen noodzakelijk de link te vermelden in de . Het wordt ontraden om uitnodigingen voor toernooien via de webmail te versturen. Op de site van Badminton Nederland is hiervoor een faciliteit ontwikkeld. U kunt deze vinden onder het kopje toernooien via Bij meerdere geadresseerden deze in het BCC* veld plaatsen en niet in het AAN of CC veld plaatsen. Dit om ongewenste en spam mails tegen te gaan. De volgende zaken worden nooit per digitale post verzonden: communicatie met een juridische en/of financiële waarde. Voorbeelden zijn arbeidscontracten, koop- of huurovereenkomsten. communicatie die vertrouwelijke informatie over personen betreft. agenda en stukken voor afgevaardigden die een Bondsvergadering bijwonen. Bij twijfel aan de afzender van ontvangen wordt aangeraden deze niet te openen, maar eerst (telefonisch) contact op te nemen. * Indien men de geadresseerden in dit veld plaatst, zijn zij door de ontvangers niet te zien en te gebruiken.

3 Handleiding Webmail voor verenigingen Badminton Nederland Inleiding Gefeliciteerd met uw nieuwe Badminton Nederland account. In het kader van het streven naar een efficiënte elektronische communicatie met alle verenigingen en andere betrokkenen heeft Badminton Nederland besloten u dit account aan te bieden. Er is gekozen voor een webmail inrichting, zodat u zonder technische installaties gebruik kunt maken van de . Deze beknopte handleiding beschrijft in duidelijke stappen de volgende handelingen: - benodigdheden voor webmail - inloggen in het webmail account - ontvangen en lezen van - versturen van . Tevens is er een kopje met Verdere (geavanceerde) opties opgenomen. Deze opties zijn NIET noodzakelijk voor het gebruik van de webmail. Gebruikers die ervaring hebben met het instellen van accounts, kunnen hier echter gebruik van maken. Badminton Nederland levert geen ondersteuning op de geavanceerde opties. In de begeleidende brief heeft u een loginnaam en een wachtwoord gekregen. Bewaart u deze gegevens goed; u heeft ze nodig om gebruik te maken van het webmail account!!!!! U krijgt van Badminton Nederland twee accounts toegewezen. Een account is te gebruiken als algemeen verenigingsaccount. Dit account zal er als volgt uit zien naamvereniging@badminton.nl. Het tweede account dat u wordt aangeboden is een account voor de competitie contactpersoon binnen uw vereniging. Dit account zal er als volgt uit zien ccp_naamvereniging@badminton.nl. Het grote voordeel van het gebruik van webmail is dat de secretaris niet alle post / mail meer hoeft door te sturen naar zijn / haar mede bestuurders maar dat iedere bestuurder met de loginnaam en wachtwoord deze mail kan uitlezen op zijn / haar eigen pc. Het is dan ook zaak er voor te zorgen dat deze loginnaam en password wordt verspreid onder alle bestuursleden. Een ander groot voordeel is dat privé mail en verenigings mail niet meer door elkaar loopt en op een apart adres binnen komt en hier ook bewaard kan worden. Beknopte handleiding webmail Benodigdheden voor webmail De enige vereiste om gebruik te maken van de webmail is een computer met internetverbinding. Deze verbinding kan bijvoorbeeld een verbinding zijn via een analoge of ISDN inbelmodem, maar ook een zogenaamde breedbandverbinding (ADSL of Internet via de kabel).

4 Inloggen in het webmail account U bereikt uw webmail account van uw vereniging als volgt: 1. Open een webbrowser, zoals Internet Explorer; zorg hierbij dat uw computer een verbinding met het Internet heeft 2. Ga naar de website van Badminton Nederland op 3. Rechtsboven in de hoofdpagina van de website staat mail; 4. Door hierop te klikken komt u bij in een inlogscherm terecht. (Zie figuur 2) Badminton Nederland Figuur 1 website Figuur 2 inlogscherm webmail 5. Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op aanmelden. U komt nu in de mailbox van uw vereniging terecht.

5 Ontvangen en lezen van Als u inlogt in uw webmail account (zoals hierboven beschreven is) komt u automatisch uit in de INBOX van uw account (zie figuur 3). In de INBOX staan de berichten die voor uw vereniging binnengekomen zijn. De vetgedrukte berichten zijn nog ongelezen; overige berichten zijn al geopend. Vanuit een willekeurig ander venster kunt u altijd terug gaan naar de INBOX door op INBOX te klikken aan de linkerkant van het scherm. Figuur 3 inbox account U opent vanuit de INBOX een binnengekomen bericht door op het onderstreepte onderwerp te klikken (zie figuur 4).

6 Figuur 4 mail lezen Nadat u een bericht heeft gelezen heeft u de volgende opties: - Verwijder: een bericht wordt verwijderd; het is niet meer mogelijk het bericht te herstellen - Doorsturen: het bericht wordt, inclusief eventuele bijlagen, opnieuw als een te verzenden opgesteld. U kunt de inhoud op deze manier doorsturen naar een andere ontvanger. (zie voor het versturen van de volgende kop) - Beantwoorden: u kunt de afzender van het bericht een antwoord sturen op het ontvangen bericht (zie voor het versturen van de volgende kop) Door in de INBOX te klikken gaat u terug naar de INBOX. Versturen van Voor het versturen van een kunt u vanuit een willekeurige pagina kiezen voor de optie Nieuw bericht. Indien u voor een optie Doorsturen of Beantwoorden kiest krijgt u een vergelijkbaar scherm (zie figuur 5). In het veld van Aan kunt u de adressen plaatsen waarnaartoe u de wenst te sturen. Indien u de naar meerdere adressen wilt sturen, kunt u de adressen scheiden door er ; tussen te zetten. De velden voor CC en BCC hoeft u niet te gebruiken. U kunt zelf een onderwerp voor de e- mail invullen, en de tekst van de in het grote witte venster plaatsen. Door op Zend te klikken verstuurt u de naar de geadresseerde(n). Figuur 5 versturen van

7 Verdere (geavanceerde) opties Bijlagen De webmail ondersteunt ook het gebruik van bijlagen. Indien u een bijlage ontvangt, kunt u dit onderaan van het geopende bericht zien. Er staat een optie download achter elk bestand. Foto s kunt u eventueel ook direct bekijken. Voor het versturen van bijlagen maakt u een bericht op de manier zoals eerder beschreven. Voordat u het bericht verzendt klikt u helemaal onderaan het scherm op bladeren. U heeft nu de mogelijkheid om 1 bestand te selecteren (zie figuur 5). Vervolgens dient u op de knop voeg toe te klikken, waarmee het bestand is toegevoegd aan de . De bovenstaande procedure kunt u meerdere malen herhalen. Figuur 6 bijlage toevoegen Gebruik contactpersonen De webmail applicatie ondersteunt ook het gebruik van een adressenboek. U bekijkt uw persoonlijk adresboek door op adressen te klikken. Onderaan deze pagina kunt u contacten toevoegen. In de lijst kunt u contacten wijzigen. Op het moment dat u een nieuwe maakt kunt u gebruik maken van het adresboek. Klik in het venster Nieuw bericht op de centraal opgestelde knop Adressen en u krijgt een overzicht van de adressen in uw adresboek (zie figuur 6). In het drop-down menu kunt u kiezen voor: 1. Persoonlijk adresboek: adressen die u persoonlijk toegevoegd heeft 2. NBB- adresboek: verzameling met alle badminton.nl adressen. 3. Alle adresboeken: zowel het persoonlijke als het NBB-adresboek Figuur 7 adresboek

8 Aanmaak mappen/ indeling die binnenkomt, wordt standaard in de INBOX geplaatst. Om echter het overzicht te bewaren zou u gebruik kunnen maken van mappen. U kunt vervolgens handmatig vanuit de INBOX naar een specifieke map verplaatsen, dan wel met filters werken die bepaalde automatisch in bepaalde mappen plaatsen. U beheert uw mappen door op mappen te klikken (zie figuur 8). Hier kunt u nieuwe mappen aanmaken (als submap voor INBOX, of als submap van een andere map) en mappen wijzigen. De mappen komen onder INBOX in de oranje. Figuur 8 aanmaak mappen balk te staan (er dient hier even op Vernieuw mappenlijst geklikt te worden om het overzicht te actualiseren). U verplaatst een bericht naar een bepaalde map door het bericht te openen, en onderaan de map te selecteren en op Verplaats te klikken. Let op! U heeft standaard de beschikking over 25 Mb aan schijfruimte. Als dit vol zit kunt u geen meer ontvangen! U dient dan berichten te verwijderen. Gebruik filters, vacation messages en forwards Binnen de webmail bestaan er ook mogelijkheden voor het aanmaken van filters. U bereikt deze optie door bovenaan in het hoofdscherm filters te selecteren. U kunt nu verschillende regels toevoegen, op basis waarvan de binnenkomende gescand wordt (alle binnenkomende e- mail, of alleen een selectie hiervan). U kunt met filters specifieke bijvoorbeeld in een specifieke map plaatsen. De wizard bestaat uit 4 stappen, waarmee u een nieuwe regel aanmaakt. Het aanmaken van een vacation message doet u ook met een filter. In stap 3 van de wizard vinkt u Vacation aan en plaatst u de tekst (zie figuur 9).

9 Figuur 9 Vakantiebericht instellen Ook een redirect maakt u met een filter. In stap 3 van de wizard vinkt u Redirect to the following address: aan. U kunt vervolgens een adres invoeren waarnaar de doorgestuurd wordt. U heeft de optie om een kopie van de in uw Badminton account te bewaren.