DC Mail: Configuratie en gebruik in Outlook Express *************************************************

Transcriptie

1 DC Mail: Configuratie en gebruik in Outlook Express ************************************************* Geen zorgen 1: Al uw andere instellingen blijven behouden! Geen zorgen 2: Al uw boodschappen en de mappenstructuur blijven op de server. U kan dus uw e- mailaccount op een onbeperkt aantal computers instellen, telkens vindt U dezelfde berichten en mappenstructuur terug! Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 1

2 INHOUD CONFIGURATIE IMAP ACCOUNTS Configuratie Microsoft Outlook Express...3 GEBRUIK IMAP Webmail Anti-virus en Anti-spam beveiliging Anti-virus Anti-spam Anti-spaminstellingen op domeinniveau Anti-spaminstellingen op accountniveau Gebruik Imap met Microsoft Outlook Express Imap functies Imap-mappen selecteren Imap-mappen bijwerken berichten verwijderen berichten verzenden en ontvangen berichten off-line beschikbaar maken Nuttige instellingen in Microsoft Outlook Express Een accountinstelling wijzigen Een kopie bewaren van een verzonden bericht Een handtekening toevoegen aan een bericht Het adresboek Microsoft Outlook Express opstarten in de map Postvak IN...20 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 2

3 CONFIGURATIE IMAP ACCOUNTS 1. Configuratie Microsoft Outlook Express. 1) Kies Extra > Accounts. 2) Kies > Toevoegen > . Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 3

4 3) Vul bij Weergeven naam uw naam in. Dit is de naam die als afzender weergegeven wordt wanneer u een bericht verstuurt. Klik op Volgende. 4) Vul bij adres uw adres in en klik op Volgende. 5) Vul de volgende instellingen in: o Het servertype voor inkomende is een: IMAP -server. o Server voor inkomende (POP3, IMAP of http): Het adres van de mailserver voor inkomende mail.<uw domein>. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be. o Server voor uitgaande (SMTP): Het adres van de uitgaande mailserver van uw internetprovider, bv. Skynet: relay.skynet.be, Easynet: smtp.easynet.be, Telenet: uit.telenet.be,. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 4

5 6) Vul bij Accountnaam de gebruikersnaam van uw account in. Vul bij Wachtwoord het wachtwoord van uw account in. Vink de optie Wachtwoord onthouden aan. Klik op Volgende. 7) Uw account is nu aangemaakt en u krijgt hiervan de bevestiging: Informatie compleet. Klik op Voltooien. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 5

6 8) U ziet nu uw aangemaakte account in de lijst verschijnen. Selecteer de account en klik op Eigenschappen. 9) Kies Algemeen en vul bij account een naam in voor deze account. Dit is belangrijk voor als u meerdere accounts configureert. Zo kan u het onderscheid maken tussen de verschillende accounts. Klik vervolgens op Toepassen en OK om terug te keren naar het vorige scherm. 10) Klik op Sluiten om het overzichtsvenster van de accounts te sluiten. 11) Kies Ja bij de vraag Wilt u mappen downloaden van de server die u hebt toegevoegd? Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 6

7 12) De verschillende mappen van uw account worden opgehaald van de server. Selecteer de imap mappen (1) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook Express en klik daarna op de knop Weergeven (2). Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u op Verbergen (3). De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op OK om dit scherm te sluiten. 13) Uw account is nu aangemaakt. U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen in uw Microsoft Outlook Express venster. Een nieuwe imap account wordt afzonderlijk van uw Lokale mappen weergegeven. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 7

8 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 8

9 GEBRUIK IMAP 2. Webmail. U kan uw ook raadplegen via Webmail. Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari, ) en tik het volgende adres in: Vervang <uwdomein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw account in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw e- mailaccount. Klik vervolgens op Inloggen (3) om in te loggen en uw berichten te raadplegen. U zal merken dat u identiek dezelfde mappenstructuur terugvindt als in uw programma. Via de rubriek Instellingen kan u uw Webmail aanpassen naar uw eigen wensen. 3. Anti-virus en Anti-spam beveiliging. Alle internetgebruikers worden meer en meer geconfronteerd met binnenkomende virussen en ongewenste berichten (spam). Goede anti-virussoftware en spamfilter is tegenwoordig voor elke internetgebruiker een absolute noodzaak geworden. Om u als klant optimaal te beschermen hebben wij geopteerd om alle berichten te analyseren vooraleer deze in uw box aankomen. Dankzij de implementatie van verschillende filters en technologieën wordt het aantal ongewenste berichten in uw DC Mailbox tot een minimum herleid. Desondanks raden wij u aan om uw eigen anti-virussoftware op uw server en werkposten te behouden daar niet alle virussen binnenkomen via . U gebruikt misschien ook andere, minder goed beschermde boxen en ook voor het surfen op het web heeft u best een goede antivirus en anti-spywaresoftware. Voor advies hieromtrent kan u ons altijd vrijblijvend contacteren op info@dataconsult.com Anti-virus. De anti-virussoftware haalt elk uur een update op van de laatste anti-virusdefinities om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een nieuwe virusuitbarsting. Virussen worden onmiddellijk uit uw berichten verwijderd Anti-spam. U heeft 100% controle over de anti-spaminstellingen. U kan zelf filters toevoegen en beheren om zo het aantal berichten die verkeerdelijk als spam bestempeld worden quasi uit te sluiten. U kan filters toevoegen op 2 niveau s: domeinniveau en accountniveau. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 9

10 Anti-spaminstellingen op domeinniveau. Anti-spaminstellingen op domeinniveau worden toegepast op alle accounts binnen dit domein. Deze hebben voorrang op de instellingen op accountniveau (3.2.2.). U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari ) en tik het volgende adres in: domein>:32000/accounts. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Username en Paswoord de logingegevens in van de Administrator. Kies bij Language voor Dutch en klik op Login. o Na het inloggen ziet u een lijst van domeinnamen waartoe u toegang heeft. Klik op de domeinnaam waarvoor u de instellingen wenst aan te passen. o Klik vervolgens op Instellingen. o Klik vervolgens op B&W (= Black & White lists) en nadien op B&W filter. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 10

11 o U krijgt nu onderstaand scherm te zien. Wanneer u nog geen B&W filters toegevoegd heeft komt u automatisch in het scherm om een filter toe te voegen. Indien u wel al een filter heeft, klikt u op Add om een nieuwe B&W filter toe te voegen. Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. Function: de conditie voor de eigenschap. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Action: de actie die u wilt ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle berichten te verwijderen die het woord viagra bevatten. We kiezen volgende eigenschappen: Item: Specified header. Function: Contains string (Separate with semi-colon). String: From: telenet.be;skynet.be Action: Accept. Klik vervolgens op Add. We krijgen nadien volgend scherm te zien: Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 11

12 Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast viagra kan u op Modify klikken en de andere domeinen toevoegen. Klik nadien op Add om te bevestigen. Sluit daarna dit venster en het volgende venster en klik op Afmelden Anti-spaminstellingen op accountniveau. Anti-spaminstellingen op accountniveau dient u per account afzonderlijk in te stellen. De instellingen op domeinniveau (9.2.1.) hebben voorrang op de instellingen op accountniveau. U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari, ) en tik het volgende adres in: domein>: Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw account in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw account. Klik vervolgens op Inloggen (3) om in te loggen en uw berichten te raadplegen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 12

13 o Na het inloggen ziet u de inhoud van uw mailbox. Indien dit scherm niet in het Nederlands is, kan u de taal wijzigen door te klikken op Settings. Kies onderaan bij Web mail language voor Dutch en klik op Save Changes. o Klik op Instellingen > Black & White lijst. o Vink bovenaan Enable aan. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 13

14 Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Actie: de actie die u wil ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle berichten te verwijderen die het woord viagra bevatten. We kiezen volgende eigenschappen: Item: Subject: contains. String: viagra Actie: Verwijder. Klik vervolgens op Toevoegen. We krijgen nadien volgend scherm te zien: Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast viagra kan u op Kop Bevat String klikken en de andere woorden toevoegen. Klik nadien op Aanpassen om te bevestigen. Klik op het rode kruisje bovenaan rechts om uit te loggen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 14

15 4. Gebruik imap met Microsoft Outlook Express Imap functies. U dient eerst en vooral twee functies te leren gebruiken: Imap-mappen selecteren en Imapmappen bijwerken (Account synchroniseren). U vindt deze functies door uw account titel te selecteren Imap-mappen selecteren. Imap-mappen gebruikt u indien u sommige mappen al dan niet wenst te zien in uw Microsoft Outlook Express scherm. De map blijft echter altijd bestaan op de server. Klik eerst op de knop Beginwaarden (1) om de mappen op te halen van de server. Selecteer de imap mappen (2) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook Express en klik daarna op de knop Weergeven (3). Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u Verbergen (4). De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op de knop OK om dit scherm te sluiten. De mappenlijst wordt nu bijgewerkt en enkele ogenblikken later ziet u enkel nog de mappen die u wenst. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 15

16 Imap-mappen bijwerken. Met de functie Account synchroniseren wordt de mappenlijst bijgewerkt berichten verwijderen. De Verwijder functie werkt anders bij imap: de boodschap wordt doorlijnd en niet onmiddellijk verwijderd. Om de boodschappen definitief te verwijderen klikt u op Bewerken > Berichten permanent verwijderen. Het is mogelijk om de verwijderde items automatisch definitief te verwijderen. Om deze optie te activeren gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Onderhoud. Vink de optie Verwijderde items verwijderen bij het verlaten van IMAP-mappen aan. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen. Bij het sluiten van Microsoft Outlook Express worden de verwijderde items dan automatisch verwijderd. Zolang een bericht niet definitief verwijderd is kan u het verwijderen ongedaan maken door rechts te klikken op het verwijderde bericht en de optie Verwijderen ongedaan maken te kiezen berichten verzenden en ontvangen. Standaard wordt in Microsoft Outlook Express bij het opstarten en elke 30 minuten gecontroleerd op nieuwe berichten. U kan deze instellingen aanpassen via Extra > Opties. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 16

17 Kies vervolgens Algemeen en vink de optie Elke x minuten op nieuwe berichten controleren aan. Wijzig de x in een waarde die u zelf wenst. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen. Indien u niet automatisch om de x aantal minuten wenst te controleren of er nieuwe e- mailberichten zijn kan u deze optie uitschakelen. Om nieuwe berichten op te halen dient u dan op uw Postvak IN te klikken van uw account. Bij het selecteren van de Postvak INmap wordt de inhoud automatisch bijgewerkt en ziet u de nieuwe berichten verschijnen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 17

18 berichten off-line beschikbaar maken. De berichten en mappenstructuur worden op de server bewaard en blijven op de server. Microsoft Outlook Express haalt standaard enkel de header van het bericht op. Wanneer u het bericht aanklikt wordt deze naar uw computer gedownload. Merk op dat wanneer het bericht een bijlage bevat dit enkele tijd (afhankelijk van de grootte van de bijlage) kan duren vooraleer u het bericht kan lezen, daar de bijlage pas op dat moment gedownload wordt naar uw computer. U kan indien u dat wenst ook al uw berichten downloaden (off-line beschikbaar maken) zodat u wanneer u geen internetverbinding heeft toch al uw berichten met bijlagen kan raadplegen. Vooral voor laptopgebruikers die veel op verplaatsing zijn is dit nuttig. U kan dan al uw reeds ontvangen berichten toch raadplegen daar deze op uw laptop opgeslagen worden. Merk op dat wanneer u een bericht verwijderd wanneer u off-line werkt, deze bij de volgende connectie met de server ook op de server verwijderd zal worden U kan deze instelling aanpassen door uw account titel te selecteren (1). Selecteer de mappen die u offline wenst te raadplegen (2) en klik vervolgens op Instellingen > Alle berichten (3). Klik vervolgens op Account synchroniseren (4) om de reeds bestaande berichten offline beschikbaar te maken. Om nieuwe berichten off-line beschikbaar te maken dient u te kiezen voor Extra > Alles synchroniseren Nuttige instellingen van Microsoft Outlook Express Een accountinstelling wijzigen. Wanneer u een instelling wenst te wijzigen van uw account dient u als volgt te werk te gaan: Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 18

19 o o o Kies Extra > Accounts. Kies en selecteer de account die u wenst te wijzigen. Klik op Eigenschappen. Wijzig de instelling die u wenst te wijzigen. Klik op Toepassen, OK en vervolgens op Sluiten Een kopie bewaren van een verzonden bericht. Om een kopie van een verzonden bericht op te slaan gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Verzenden. Vink de optie Kopie van verzonden berichten opslaan in de map Verzonden items aan. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen Een handtekening toevoegen aan een bericht. Om een handtekening toe te voegen aan uw berichten gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Handtekeningen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 19

20 Klik op Nieuw (1). Geef een naam op voor deze handtekening via Naam wijzigen (2). Typ bij Tekst (3) uw handtekening in of kies een vooraf gemaakte handtekening uit een bestand (4). Klik op Geavanceerd (5) om deze handtekening toe te voegen aan een account. Kies de account (6) en bevestig met OK. Vink vervolgens de optie Handtekening aan alle uitgaande berichten toevoegen (7) aan. Indien u meerdere handtekeningen ingevoerd heeft kan u 1 handtekening als standaard handtekening aanduiden via Als standaard instellen (8). Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen Het adresboek. Via Extra > Adresboek opent u het adresboek. U kan een adres toevoegen via Bestand > Nieuw contactpersoon. Vul de gegevens van de nieuwe contactpersoon in en klik op OK. Om adressen automatisch op te slaan in het adresboek gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Verzenden. Vink de optie Degenen die ik beantwoord automatisch in mijn adresboek opnemen aan. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen. Om het adres van een ontvangen bericht toe te voegen aan het adresboek gaat u als volgt te werk: o Open het bericht. o Bovenaan het bericht ziet u de naam en adres van de afzender. Klik rechts op de naam en adres van de afzender en kies Toevoegen aan adresboek. Wijzig desgewenst de verschillende gegevens en klik op OK. Bij het opstellen van een kan Microsoft Outlook Express namen uit uw adresboek voorstellen bij het intikken van het adres in de vakken Aan, CC en BCC. Om deze optie in te schakelen gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Voorkeuren > opties > Geavanceerde opties. Vink hier de optie Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC aan. Klik vervolgens op OK, OK en OK Microsoft Outlook Express opstarten in de map Postvak IN. Microsoft Outlook Express start standaard op in het hoofdscherm. Om op te starten in de map Postvak IN gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Algemeen. Vink de optie Bij het starten direct naar de map Postvak IN gaan aan. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen. DC Mail, overal, snel en veilig. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 20