Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 1

Transcriptie

1 Geen zorgen 1: Al uw andere instellingen blijven behouden! Geen zorgen 2: Al uw boodschappen en de mappenstructuur blijven op de server. U kan dus uw e- mailaccount op een onbeperkt aantal computers instellen, telkens vindt U dezelfde berichten en mappenstructuur terug! Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 1

2 INHOUD CONFIGURATIE IMAP ACCOUNTS Configuratie Microsoft Outlook Configuratie Microsoft Outlook Express Configuratie Mozilla Thunderbird...13 GEBRUIK IMAP Webmail Anti-virus en Anti-spam beveiliging Anti-virus Anti-spam Anti-spam instellingen op domeinniveau Anti-spam instellingen op accountniveau Gebruik Imap met Microsoft Outlook Imap functies Imap-mappen selecteren Imap-mappen bijwerken berichten verwijderen berichten verzenden en ontvangen berichten off-line beschikbaar maken Nuttige instellingen in Microsoft Outlook Een accountinstelling wijzigen Een kopie bewaren van een verzonden bericht Een handtekening toevoegen aan een bericht Het adresboek Microsoft Outlook opstarten in de map Postvak IN Uitbreidingen voor Microsoft Outlook RealAccount Add Address Gebruik Imap met Microsoft Outlook Express Imap functies Imap-mappen selecteren Imap-mappen bijwerken berichten verwijderen berichten verzenden en ontvangen berichten off-line beschikbaar maken Nuttige instellingen in Microsoft Outlook Express Een accountinstelling wijzigen Een kopie bewaren van een verzonden bericht Een handtekening toevoegen aan een bericht Het adresboek Microsoft Outlook Express opstarten in de map Postvak IN Gebruik Imap met Mozilla Thunderbird Imap-mappen selecteren Imap-mappen bijwerken Berichten ophalen voor account...38 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 2

3 berichten verwijderen berichten verzenden en ontvangen berichten off-line beschikbaar maken Nuttige instellingen in Mozilla Thunderbird Een accountinstelling wijzigen Een kopie bewaren van een verzonden bericht Een handtekening toevoegen aan een bericht Het adresboek Mozilla Thunderbird opstarten in de map Postvak IN Groupware Synchronisatie met PDA s en Smartphones...46 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 3

4 CONFIGURATIE IMAP ACCOUNTS 1. Configuratie Microsoft Outlook ) Kies Extra > accounts. 2) Kies Een nieuwe account toevoegen en klik op Volgende. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 4

5 3) Kies IMAP en klik op Volgende. 4) Vul de instellingen voor uw account in: o o o Naam (1): uw naam die als afzender weergegeven wordt wanneer u een bericht verstuurd. adres (2): uw adres. Server voor inkomende (IMAP) (3): het adres van de server voor inkomende mail.<uw domein>. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 5

6 o Server voor uitgaande (SMTP) (4): het adres van de uitgaande mailserver van uw internetprovider, bv. Skynet: relay.skynet.be, Easynet: smtp.easynet.be, Telenet: uit.telenet.be,. o Gebruikersnaam (5): de gebruikersnaam van uw account. o Wachtwoord (6): het paswoord van uw account. o Vink het vakje Wachtwoord onthouden aan. o Klik op de knop Meer instellingen (7). o o Vul in het scherm Instellingen voor internet- , onder het tabblad Algemeen de naam van de account in. Dit is belangrijk indien u meerdere accounts configureert om het onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende accounts. Klik daarna op OK om dit scherm te sluiten en terug te keren naar het instellingenscherm van uw account. 5) Klik op Volgende. Uw account is nu aangemaakt en u krijgt hiervan de bevestiging: De procedure is voltooid. Klik op Voltooien. 6) U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen in uw Outlookvenster. Een nieuwe imap e- mailaccount wordt afzonderlijk weergegeven van uw Persoonlijke mappen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 6

7 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 7

8 2. Configuratie Microsoft Outlook Express. 1) Kies Extra > Accounts. 2) Kies > Toevoegen > . 3) Vul bij Weergeven naam uw naam in. Dit is de naam die als afzender weergegeven wordt wanneer u een bericht verstuurd. Klik op Volgende. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 8

9 4) Vul bij adres uw adres in en klik op Volgende. 5) Vul de volgende instellingen in: o Het servertype voor inkomende is een: IMAP -server. o Server voor inkomende (POP3, IMAP of http): Het adres van de server voor inkomende mail.<uw domein>. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be. o Server voor uitgaande (SMTP): Het adres van de uitgaande mailserver van uw internetprovider, bv. Skynet: relay.skynet.be, Easynet: smtp.easynet.be, Telenet: uit.telenet.be,. 6) Vul bij Accountnaam de gebruikersnaam van uw account in. Vul bij Wachtwoord het wachtwoord van uw account in. Vink de optie Wachtwoord onthouden aan. Klik op Volgende. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 9

10 7) Uw account is nu aangemaakt en u krijgt hiervan de bevestiging: Informatie compleet. Klik op Voltooien. 8) U ziet nu uw aangemaakte account in de lijst verschijnen. Selecteer de account en klik op Eigenschappen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 10

11 9) Kies Algemeen en vul bij account een naam in voor deze account. Dit is belangrijk indien u meerdere accounts configureert om het onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende accounts. Klik vervolgens op Toepassen en OK om terug te keren naar het vorige scherm. 10) Klik op Sluiten om het overzichtsvenster van de accounts te sluiten. 11) Kies Ja bij de vraag Wilt u mappen downloaden van de server die u hebt toegevoegd? 12) De verschillende mappen van uw account worden opgehaald van de server. Selecteer de imap mappen (1) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook Express en klik daarna op de knop Weergeven (2). Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u klikt u op Verbergen (3). De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op OK om dit scherm te sluiten. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 11

12 13) Uw account is nu aangemaakt. U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen in uw Microsoft Outlook Express venster. Een nieuwe imap account wordt afzonderlijk weergegeven van uw Lokale mappen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 12

13 3. Configuratie Mozilla Thunderbird. 1) Kies Extra > Accountinstellingen. 2) Kies Account toevoegen 3) Kies account en klik op Volgende. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 13

14 4) Vul uw naam en adres in en klik op Volgende. 5) Kies IMAP en vul bij Inkomende server de inkomende mailserver in: mail.<uw domein>. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be. Klik op Volgende. 6) Vul bij Inkomende gebruikersnaam de gebruikersnaam van uw account in. Klik op Volgende. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 14

15 7) Typ bij Accountnaam een naam in voor deze account. Dit is belangrijk indien u meerdere e- mailaccounts configureert om het onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende e- mailaccounts. Klik op Volgende. 8) U krijgt een overzicht van uw opgegeven instellingen, klik op Klaar om de account aan te maken. 9) Uw account is nu aangemaakt. Klik op OK. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 15

16 10) U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen in uw Mozilla Thunderbird venster. Een nieuwe imap account wordt afzonderlijk weergegeven van uw Local Folders. Wanneer u de eerste maal op Postvak IN klikt zal u uw paswoord voor deze account moeten opgeven. Vink de optie Wachtwoordenbeheerder gebruiken om dit wachtwoord te onthouden aan en klik op OK. Daarna worden de berichten en mappen geladen. Uw account is nu aangemaakt. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 16

17 GEBRUIK IMAP 4. Webmail. U kan uw ook raadplegen via Webmail. Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, ) en tik het volgende adres in: Vervang <uwdomein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw account in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw account. Klik vervolgens op Inloggen (3) om in te loggen en uw berichten te raadplegen. U zal merken dat u identiek dezelfde mappenstructuur terugvindt als in uw programma. Via de rubriek Instellingen kan u uw Webmail aanpassen naar uw eigen wensen. 5. Anti-virus en Anti-spam beveiliging. Alle internetgebruikers worden meer en meer geconfronteerd met binnenkomende virussen en ongewenste berichten (spam). Een goede anti-virus software en spamfilter is tegenwoordig voor elke internetgebruiker een absolute noodzaak geworden. Om u als klant optimaal te beschermen hebben wij geopteert om alle berichten te analyseren vooraleer deze in uw e- mailbox aankomen. Dankzij de implementatie van verschillende filters en technologieën wordt het aantal ongewenste berichten in uw DC Mailbox tot een minimum herleid. Desondanks raden wij u aan om uw eigen anti-virus software op uw server en werkposten te behouden daar niet alle virussen binnenkomen via . U gebruikt misschien ook andere, minder goed beschermde boxen en ook voor het surfen op het web heeft u best een goede antivirus en anti-spyware software. Voor advies hieromtrent kan u ons altijd vrijblijvend contacteren op info@dataconsult.com Anti-virus. De anti-virus software haalt elk uur een update op van de laatste anti-virusdefinities om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een nieuwe virusuitbarsting. Virussen worden onmiddellijk uit uw berichten verwijderd Anti-spam. U heeft 100% controle over de anti-spam instellingen. U kan zelf filters toevoegen en beheren om zo het aantal berichten die verkeerdelijk als spam bestempeld worden quasi uit te sluiten. U kan filters toevoegen op 2 niveau s: domeinniveau en accountniveau Anti-spam instellingen op domeinniveau. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 17

18 Anti-spam instellingen op domeinniveau worden toegepast op alle accounts binnen dit domein. Deze hebben voorrang op de instellingen op accountniveau (5.2.2.). U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, ) en tik het volgende adres in: domein>:32000/accounts. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Username en Paswoord de logingegevens in van de Administrator. Kies bij Language voor Dutch en klik op Login. o Na het inloggen ziet u een lijst van domeinnamen waartoe u toegang heeft. Klik op de domeinnaam waarvoor u de instellingen wenst aan te passen. o Klik vervolgens op Instellingen. o Klik vervolgens op B&W (= Black & White lists) en nadien op B&W filter. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 18

19 o U krijgt nu onderstaand scherm te zien. Wanneer u nog geen B&W filters toegevoegd heeft komt u automatisch in het scherm om een filter toe te voegen. Indien u wel al een filter heeft klikt u op op Add om een nieuwe B&W filter toe te voegen. Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. Function: de conditie voor de eigenschap. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Action: de actie die u wilt ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle berichten afkomstig van Telenet (@telenet.be) en Skynet (@skynet.be) adressen automatisch te accepteren. Deze mogen nooit als spam gemarkeerd worden. We kiezen volgende eigenschappen: Item: Specified header. Function: Contains string (Separate with semi-colon). String: From: telenet.be;skynet.be Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 19

20 Action: Accept. Klik vervolgens op Add. We krijgen nadien volgend scherm te zien: Indien u nog andere domeinnamen wenst toe te voegen naast telenet.be en skynet.be kan u op Modify klikken en de andere domeinen toevoegen. Klik nadien op Add om te bevestigen. Sluit daarna dit venster en het volgende venster en klik op Afmelden Anti-spam instellingen op accountniveau. Anti-spam instellingen op accountniveau dient u per account afzonderlijk in te stellen. De instellingen op domeinniveau (5.2.1.) hebben voorrang op de instellingen op accountniveau. U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, ) en tik het volgende adres in: domein>: Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw account in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw account. Klik vervolgens op Inloggen (3) om in te loggen en uw berichten te raadplegen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 20

21 o Na het inloggen ziet u de inhoud van uw mailbox. Indien dit scherm niet in het Nederlands is, kan u de taal wijzigen door te klikken op Settings. Kies onderaan bij Web mail language voor Dutch en klik op Save Changes. o Klik op Instellingen > Black & White lijst. o Vink bovenaan Enable aan. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 21

22 Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Actie: de actie die u wil ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle berichten afkomstig van Telenet (@telenet.be) en Skynet (@skynet.be) adressen automatisch te accepteren. Deze mogen nooit als spam gemarkeerd worden. We kiezen volgende eigenschappen: Item: From: contains. String: telenet.be;skynet.be Actie: Accepteren. Klik vervolgens op Toevoegen. We krijgen nadien volgend scherm te zien: Indien u nog andere domeinnamen wenst toe te voegen naast telenet.be en skynet.be kan u op Kop Bevat String klikken en de andere domeinen toevoegen. Klik nadien op Aanpassen om te bevestigen. Klik op het rode kruisje bovenaan rechts om uit te loggen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 22

23 6. Gebruik imap met Microsoft Outlook Imap functies. U dient eerst en vooral twee functies te leren gebruiken: Imap-mappen selecteren en Imapmappen bijwerken (Mappenlijst bijwerken). U vindt deze functies door rechts te klikken op uw e- mailaccount titel Imap-mappen selecteren. Imap-mappen gebruikt u indien u sommige mappen al dan niet wenst te zien in uw Microsoft Outlook scherm. De map blijft echter altijd bestaan op de server. Klik eerst op de knop Query (1) om de mappen op te halen van de server. Selecteer de imap mappen (2) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook en klik daarna op de knop Aanmelden (3). Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u op Afmelden (4). De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op de knop Toepassen en OK om dit scherm te sluiten. De mappenlijst wordt nu Imap-mappen bijwerken. Met de functie Mappenlijst bijwerken wordt de mappenlijst bijgewerkt. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 23

24 berichten verwijderen. De verwijder functie werkt anders bij imap: de boodschap wordt doorlijnd en niet onmiddellijk verwijderd. Om de boodschappen definitief te verwijderen klikt u op Bewerken > Verwijderde berichten leegmaken. U kan ook een functie Verwijderde berichten leegmaken toevoegen aan uw Outlookwerkbalk. Klik hiervoor op Beeld > Werkbalken > Aanpassen. Kies Opdrachten en selecteer Bewerken onder Categorieën. Selecteer vervolgens Verwijderde berichten leegmaken bij Opdrachten en sleep deze opdracht naar uw werkbalk. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 24

25 Zolang een bericht niet definitief verwijderd is kan u het verwijderen ongedaan maken door rechts te klikken op het verwijderde bericht en de optie Verwijderen ongedaan maken te kiezen berichten verzenden en ontvangen. Standaard wordt in Microsoft Outlook bij het opstarten en elke 5 minuten gecontroleerd op nieuwe berichten. U kan deze instellingen aanpassen via Extra > Accountinstellingen. U verhoogt best deze optie naar 15 of 30 minuten, daar Microsoft Outlook anders constant connectie maakt met de server en uw computer daardoor sterk overbelast wordt. Klik hiervoor op Extra > Opties. Vervolgens kiest u instellingen en klikt u op Verzenden/ontvangen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 25

26 Vink de optie Deze groep opnemen bij verzenden/ontvangen (F9) en Automatisch verzenden/ontvangen elke x minuten aan. Wijzig deze tweede optie in 15 of 30 minuten. Klik vervolgens op Sluiten en OK om te bevestigen. Indien u niet automatisch om de x aantal minuten wenst te controleren of er nieuwe e- mailberichten zijn kan u deze tweede optie uitschakelen. Om nieuwe berichten op te halen dient u de map Postvak IN te selecteren van uw account. Bij het selecteren van de Postvak IN-map wordt de inhoud automatisch bijgewerkt en ziet u de nieuwe berichten verschijnen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 26

27 berichten off-line beschikbaar maken. De berichten en mappenstructuur worden op de server bewaard en blijven op de server. Microsoft Outlook haalt standaard enkel de header van het bericht op. Wanneer u het e- mailbericht aanklikt wordt deze naar uw computer gedownload. Merk op dat wanneer het e- mailbericht een bijlage bevat dit enkele tijd (afhankelijk van de grootte van de bijlage) kan duren vooraleer u het bericht kan lezen, daar de bijlage pas op dat moment gedownload wordt naar uw computer. U kan indien u dat wenst ook al uw berichten automatisch downloaden (off-line beschikbaar maken) zodat u wanneer u geen internetverbinding heeft toch al uw berichten met bijlagen kan raadplegen. Vooral voor laptopgebruikers die veel op verplaatsing zijn is dit nuttig. U kan dan al uw reeds ontvangen berichten toch raadplegen daar deze op uw laptop opgeslagen worden. Merk op dat wanneer u een bericht verwijderd wanneer u off-line werkt, deze bij de volgende connectie met de server ook op de server verwijderd zal worden. U kan deze instelling aanpassen via Extra > Opties. Kies instellingen en klik op Verzenden/ontvangen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 27

28 Klik op Bewerken Selecteer de account die u Offline wenst te raadplegen (1). Selecteer de mappen die u offline wenst te raadplegen (2) en klik op de optie Volledig item downloden inclusief bijlagen (3). Indien u een aantal submappen heeft kan u rechts klikken op de accounttitel of de hoofdmap en de optie Alle submappen inschakelen kiezen en vervolgens de optie Opties toepassen op alle ingeschakelde submappen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 28

29 Klik vervolgens op OK. Vink de optie Automatisch verzenden/ontvangen elke x minuten aan en klik op Sluiten en OK om te bevestigen Nuttige instellingen van Microsoft Outlook Een accountinstelling wijzigen. Wanneer u een instelling wenst te wijzigen van uw account dient u als volgt te werk te gaan: o Kies Extra > accounts. o Kies Bestaande accounts weergeven of wijzigen en klik op Volgende. o Selecteer de account die u wenst te wijzigen en klik op Wijzigen. o Wijzig de instelling die u wenst te wijzigen. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien Een kopie bewaren van een verzonden bericht. Na het verzenden van een bericht plaatst Microsoft Outlook dit bericht standaard in de map Verzonden items van de Persoonlijke mappen. U kan door gebruik te maken van een regel een kopie van dit bericht in de map Verzonden items van desbetreffende e- mailaccount plaatsen. U gaat hiervoor als volgt te werk: o Selecteer de map Postvak In van uw account. Kies Extra > Regels en waarschuwingen. o Kies Nieuwe regel > Beginnen met een lege regel > Berichten controleren na het verzenden. Klik op Volgende. o Vink de optie met specifieke tekst in het adres van de geadresseerde aan. Klik in het 2de deel van het scherm op de onderlijnde tekst specifieke tekst en vul in (zonder aanhalingstekens), klik vervolgens op Toevoegen, OK en Volgende. o Vink de optie verplaats een kopie van het bericht naar naam map aan. Klik in het 2de deel van het scherm op de onderlijnde tekst naam map en kies de map Verzonden items van de geselecteerde account. Klik vervolgens op OK, Volgende en Volgende. o Geef een naam voor deze regel, bv. Verzonden items <accountnaam> en klik op Voltooien. Een tweede mogelijkheid is het samenhouden van het origineel en het antwoord hierop. Microsoft Outlook heeft hiervoor een optie voorzien. Ga als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Voorkeuren > opties > Geavanceerde opties. Vink hier de optie Buiten het Postvak IN antwoorden opslaan bij het oorspronkelijke bericht aan. Klik vervolgens op OK, OK en OK. Opmerking: deze optie werkt enkel in Microsoft Outlook Een handtekening toevoegen aan een bericht. Om een handtekening toe te voegen aan uw berichten gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > indeling > Handtekeningen. Klik op Nieuw. Geef een naam op voor deze handtekening en kies Beginnen met een leeg exemplaar. Klik op Volgende. Typ uw e- mailhandtekening in en klik op Voltooien en OK. Koppel nu deze handtekening aan uw e- mailaccount. Kies bij Handtekeningen selecteren voor account: uw account. Kies vervolgens Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 29

30 bij Handtekening voor nieuwe berichten en Handtekening voor beantwoorden en doorsturen de zopas aangemaakte account. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen Het adresboek. Via Extra > Adresboek opent u het adresboek. U kan een adres toevoegen via Bestand > Nieuw item. Kies Nieuwe contactpersoon en klik op OK. Vul de gegevens van de nieuwe contactpersoon in en klik op Opslaan en sluiten. Om het adres van een ontvangen bericht toe te voegen aan het adresboek gaat u als volgt te werk: o Open het bericht. o Bovenaan het bericht ziet u de naam en adres van de afzender. Klik rechts op de naam en adres van de afzender en kies Toevoegen aan contactpersonen. Wijzig desgewenst de verschillende gegevens en klik op Opslaan en sluiten. o Het adres is nu toegevoegd aan het adresboek. Het is niet mogelijk om een adres automatisch toe te voegen aan het adresboek. Hiervoor bestaat wel een gratis uitbreiding, nl. Add Address (zie 6.3.2). Bij het opstellen van een kan Microsoft Outlook namen uit uw adresboek voorstellen bij het intikken van het adres in de vakken Aan, CC en BCC. Om deze optie in te schakelen gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Voorkeuren > opties > Geavanceerde e- mailopties. Vink hier de optie Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC aan. Klik vervolgens op OK, OK en OK Microsoft Outlook opstarten in de map Postvak IN. Microsoft Outlook start standaard op in de map Persoonlijke mappen Outlook Vandaag. Om op te starten in de map Postvak IN gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Overige > Geavanceerde opties. Klik op Bladeren naast Opstarten in deze map. Kies de map Postvak IN van de account waarin u Microsoft Outlook wenst op te starten Microsoft Outlook 2003 uitbreidingen RealAccount. RealAccount is een gratis invoegtoepassing voor Microsoft Outlook XP en 2003 die u toelaat om per account een verschillende handtekening te gebruiken. Meer informatie vindt u op Add Address. Add Address is een invoegtoepassing voor Microsoft Outlook die u toelaat om e- mailadressen van inkomende en uitgaande s automatisch te bewaren in uw Microsoft Outlook adresboek. Meer informatie vindt u op Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 30

31 7. Gebruik imap met Microsoft Outlook Express Imap functies. U dient eerst en vooral twee functies te leren gebruiken: Imap-mappen selecteren en Imapmappen bijwerken (Account synchroniseren). U vindt deze functies door uw account titel te selecteren Imap-mappen selecteren. Imap-mappen gebruikt u indien u sommige mappen al dan niet wenst te zien in uw Microsoft Outlook Express scherm. De map blijft echter altijd bestaan op de server. Klik eerst op de knop Beginwaarden (1) om de mappen op te halen van de server. Selecteer de imap mappen (2) die u zichtbaar wenst te maken in Microsoft Outlook Express en klik daarna op de knop Weergeven (3). Indien u deze mappen wenst te verbergen klikt u Verbergen (4). De mappen blijven wel bestaan op de server. Klik vervolgens op de knop OK om dit scherm te sluiten. De mappenlijst wordt nu bijgewerkt en enkele ogenblikken later ziet u enkel nog de mappen die u wenst. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 31

32 Imap-mappen bijwerken. Met de functie Account synchroniseren wordt de mappenlijst bijgewerkt berichten verwijderen. De Verwijder functie werkt anders bij imap: de boodschap wordt doorlijnd en niet onmiddellijk verwijderd. Om de boodschappen definitief te verwijderen klikt u op Bewerken > Berichten permanent verwijderen. Het is mogelijk om de verwijderde items automatisch definitief te verwijderen. Om deze optie te activeren gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Onderhoud. Vink de optie Verwijderde items verwijderen bij het verlaten van IMAP-mappen aan. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen. Bij het sluiten van Microsoft Outlook Express worden de verwijderde items dan automatisch verwijderd. Zolang een bericht niet definitief verwijderd is kan u het verwijderen ongedaan maken door rechts te klikken op het verwijderde bericht en de optie Verwijderen ongedaan maken te kiezen berichten verzenden en ontvangen. Standaard wordt in Microsoft Outlook Express bij het opstarten en elke 30 minuten gecontroleerd op nieuwe berichten. U kan deze instellingen aanpassen via Extra > Opties. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 32

33 Kies vervolgens Algemeen en vink de optie Elke x minuten op nieuwe berichten controleren aan. Wijzig de x in een waarde die u zelf wenst. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen. Indien u niet automatisch om de x aantal minuten wenst te controleren of er nieuwe e- mailberichten zijn kan u deze optie uitschakelen. Om nieuwe berichten op te halen dient u dan op uw Postvak IN te klikken van uw account. Bij het selecteren van de Postvak INmap wordt de inhoud automatisch bijgewerkt en ziet u de nieuwe berichten verschijnen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 33

34 berichten off-line beschikbaar maken. De berichten en mappenstructuur worden op de server bewaard en blijven op de server. Microsoft Outlook Express haalt standaard enkel de header van het bericht op. Wanneer u het bericht aanklikt wordt deze naar uw computer gedownload. Merk op dat wanneer het bericht een bijlage bevat dit enkele tijd (afhankelijk van de grootte van de bijlage) kan duren vooraleer u het bericht kan lezen, daar de bijlage pas op dat moment gedownload wordt naar uw computer. U kan indien u dat wenst ook al uw berichten downloaden (off-line beschikbaar maken) zodat u wanneer u geen internetverbinding heeft toch al uw berichten met bijlagen kan raadplegen. Vooral voor laptopgebruikers die veel op verplaatsing zijn is dit nuttig. U kan dan al uw reeds ontvangen berichten toch raadplegen daar deze op uw laptop opgeslagen worden. Merk op dat wanneer u een bericht verwijderd wanneer u off-line werkt, deze bij de volgende connectie met de server ook op de server verwijderd zal worden U kan deze instelling aanpassen door uw account titel te selecteren (1). Selecteer de mappen die u offline wenst te raadplegen (2) en klik vervolgens op Instellingen > Alle berichten (3). Klik vervolgens op Account synchroniseren (4) om de reeds bestaande berichten offline beschikbaar te maken. Om nieuwe berichten off-line beschikbaar te maken dient u te kiezen voor Extra > Alles synchroniseren Nuttige instellingen van Microsoft Outlook Express Een accountinstelling wijzigen. Wanneer u een instelling wenst te wijzigen van uw account dient u als volgt te werk te gaan: Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 34

35 o o o Kies Extra > Accounts. Kies en selecteer de account die u wenst te wijzigen. Klik op Eigenschappen. Wijzig de instelling die u wenst te wijzigen. Klik op Toepassen, OK en vervolgens op Sluiten Een kopie bewaren van een verzonden bericht. Om een kopie van een verzonden bericht op te slaan gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Verzenden. Vink de optie Kopie van verzonden berichten opslaan in de map Verzonden items aan. Klik vervolgens op Toepassen en OK om te bevestigen Een handtekening toevoegen aan een bericht. Om een handtekening toe te voegen aan uw berichten gaat u als volgt te werk: Kies Extra > Opties > Handtekeningen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 35