Schoolmail. Handleiding voor het gebruik van je Snorduffel-adres. Druk deze handleiding NIET af. Ze is 25 pagina s lang en je hebt niet alles nodig.

Transcriptie

1 Schoolmail Handleiding voor het gebruik van je Snorduffel-adres. Druk deze handleiding NIET af. Ze is 25 pagina s lang en je hebt niet alles nodig. Wil je meer uitleg of hulp bij het instellen van de juiste gegevens, aarzel dan niet om ons te contacteren via coordinator@snorduffel.be of (coördinaat) of (Marc Hermans) Inhoud SCHOOLMAIL snorduffel-adressen... 2 Manieren om je mail te lezen...2 DOORSTUREN NAAR THUISADRES MAG NIET MEER!...2 Probleem:...2 Daarom:...2 Werkwijze voor het verwijderen van de regel die je mail doorstuurt...2 HOE MAIL THUIS ONTVANGEN?...3 Voordeel...3 Meerdere accounts...3 Werkwijze...3 Voor geoefende PC-gebruikers...3 Bijlage 1: Verwijder de regel die mail doorstuurt naar je thuisadres.. 4 Bijlage 2 : Je schoolmail thuis ontvangen met Outlook Express... 6 Mogelijkheid 1: je gebruikt het programma nog niet voor het ontvangen van je thuismails...6 Mogelijkheid 2: je gebruikt outlook-express reeds voor je thuismail...10 Standaard mailaccount...10 Schoolmail verplaatsen naar aparte map...11 Stap 1: Aanmaken map...11 Stap 2: regel maken om schoolmail in de juiste map te plaatsen...12 Bijlage 3 : Je schoolmail thuis ontvangen met Outlook Mogelijkheid 1: je gebruikt het programma nog niet voor het ontvangen van je thuismails...16 Mogelijkheid 2: je gebruikt outlook reeds voor je thuismail...16 Schoolmail verplaatsen naar aparte map...21 Stap 1: Aanmaken map...21 Stap 2: regel maken om schoolmail in de juiste map te plaatsen...21

2 SCHOOLMAIL snorduffel-adressen Alle personeelsleden van de school beschikken over een snorduffel-adres, nl (bv. Ook (bv. kan gebruikt worden. Het is een bijkomend adres voor dezelfde mailbox. Alle mail van de school wordt naar deze mailbox verstuurd. Persoonlijke adressen bij een andere provider of mailservice (bv. telenet-, skynet-, hotmail-adressen) worden door de school niet meer gebruikt. Manieren om je mail te lezen Je kan je mail steeds lezen via Outlook Web Access. Hiermee open je van op eender welke computer in en buiten de school je eigen mailbox in een webvenster. Dit is een prima methode voor mensen die hun mailbox frequent gebruiken. Je kan je mail rechtstreeks thuis ontvangen met een mailprogramma zoals bijvoorbeeld Outlook of Outlook-Express. De richtlijnen hiervoor vind je verderop. Het doorsturen van de mail naar je thuisadres is geen goede oplossing! In de onderstaande paragraaf leggen we je uit waarom. DOORSTUREN NAAR THUISADRES MAG NIET MEER! Probleem: Wij hebben het automatisch doorsturen naar je privé-mailadres van thuis aanbevolen aan het personeel omdat het ons een eenvoudige en goede oplossing leek. We hebben ons echter vergist. Het is een goed systeem zolang er niets misloopt. Op het ogenblik dat er echter een fout optreedt in het verzenden naar het thuisadres van één personeelslid, ontstaat een kettingreactie van mails. Dit kan om allerlei redenen waarover je niet altijd zelf controle hebt. De mailbox op school ontvangt dan een bericht dat de mail niet kan afgeleverd worden, maar die mail wordt op zijn beurt doorgestuurd naar je thuisadres. Ook die mail kan natuurlijk niet afgeleverd worden en dus volgt er een nieuwe boodschap naar je mailbox op school. Op enkele uren tijd worden zo duizenden mails heen en terug gestuurd. Dit blijft doorgaan tot gans ons mailsysteem plat ligt. De beschikbare ruimte voor de mails is dan volgelopen met waardeloze mails en bovendien worden we door een aantal providers aanzien als afzender van spam. Daarom: VERWIJDER DE REGEL DIE MAIL DOORSTUURT NAAR JE THUISADRES We begrijpen volkomen dat een aantal onder jullie dit niet graag doet, maar het is noodzakelijk om het mailsyteem te blijven gebruiken. Gebruik dus de andere voorgestelde methoden om je mail te lezen. Werkwijze voor het verwijderen van de regel die je mail doorstuurt Zie bijlage 1.

3 HOE MAIL THUIS ONTVANGEN? Vind je het werken met Outlook Web Access te omslachtig, dan kan je de mail die op je snorduffel-adres toekomt ook gewoon thuis ontvangen in je mailprogramma. Bv. Outlook of Outlook Express. Voordeel De mail die je ontvangt komt rechtstreeks van de afzender. Je kan hem dus ook onmiddellijk weer beantwoorden zonder dat je op zoek moet naar het juiste afzender-adres. Ook nieuwe mail kan je verzenden met je snorduffel-account zodat je je persoonlijk mailadres niet kenbaar hoeft te maken aan leerlingen, ouders, Dit kon niet met de regel om mail door te sturen naar huis. Meerdere accounts Mensen die hun mailprogramma reeds gebruiken voor het ontvangen voor hun persoonlijke mail kunnen een bijkomende account aanmaken zodat zowel je persoonlijke mails als je schoolmails in hetzelfde programma binnenkomen. Je maakt dan wel best een regel die je schoolmail automatisch in een aparte map zet. Ook die uitleg vind je in de bijlagen. Werkwijze Mail ontvangen in Outlook Express : zie bijlage 2 Mail ontvangen in Outlook : zie bijlage 3 Voor geoefende PC-gebruikers Om je mail thuis te ontvangen gebruik je de inloggevens van school (wel inlognaam@snor.lok) en als server voor inkomende mail gebruik je pop.snorduffel.be.

4 Bijlage 1: Verwijder de regel die mail doorstuurt naar je thuisadres Ga naar de intranet-pagina van onze school en open OutlookWebAccess. Links onderaan vind je de rubriek Regels

5 Als je hierop klikt kom je op de pagina met de regels die je zelf hebt ingesteld. Je zal hier normaal de regel terugvinden die je hebt aangemaakt om de mail door te sturen naar je thuisadres. Selecteer de regel en klik op de knop verwijderen. Nadien klik je op Opslaan en sluiten.

6 Bijlage 2 : Je schoolmail thuis ontvangen met Outlook Express Afhankelijk van de versie van Outlook Express die je thuis geïnstalleerd hebt, kan het zijn dat onderstaande uitleg niet volkomen overeenkomt met wat je thuis ziet. Je zal met behulp van deze uitleg wel in staat zijn om alles juist in te stellen. Mogelijkheid 1: je gebruikt het programma nog niet voor het ontvangen van je thuismails Open het programma Outlook Express. Je zal merken dat er onmiddellijk een wizard start die je zal helpen bij het instellen van de juiste gegevens. Vul steeds de juiste gegevens in en klik op volgende. In het eerste venster typ je gewoon je naam en voornaam. Het is deze naam die mensen gaan zien als ze een mail van jou ontvangen. In het volgende venster typ je je mailadres van school. Dus jevoornaam.jenaam@snorduffel.be (bv marc.hermans@snorduffel.be )

7 Het volgende venster vraagt naar de juiste gegevens van de servers die je mail ontvangen en verzenden. Ontvangen: Mail die naar je snorduffel-adres wordt gestuurd, komt eerst toe op de server in school. Daar kan jij hem gaan halen. Dit doe je met het POP3-protocol. Dus: het servertype voor inkomende mail is POP3 Onze mailserver waarop je mail staat kan je bereiken via het adres: pop.snorduffel.be. Dus: server voor inkomende mail = pop.snorduffel.be Mail versturen: Dit gebeurt met een SMTP-server. Vermits je thuis zit gebruik je hiervoor gewoon de SMTPserver van je provider, bv Telenet, Belgacom, De juiste naam van die server staat normaal op de documentatie die je gekregen hebt van je provider. Je kan dit ook opzoeken op internet of telefonisch navragen bij je provider. Voor telenet-gebruikers is dit uit.telenet.be Belgacom-klanten gebruiken relay.skynet.be Fulladsl-klanten : smtp.fulladsl.be

8 Vervolgens moet je opgeven wie je bent zodat de juiste mail aan jou wordt bezorgd. Hiervoor vul je je accountnaam in. Dit is de inlogcode waarmee je op school aanmeldt gevolgd (bv. Geef ook je wachtwoord zodat de mailserver op school kan controleren of je wel degelijk recht hebt op de mail van de opgegeven gebruiker. Je kan dit wachtwoord laten onthouden, dan hoef je het nooit meer in te tikken, maar dit is niet noodzakelijk. In het tweede geval geef je het wachtwoord telkens wanneer je de schoolmail wil ontvangen. In sommige situaties kan dit veiliger zijn. Bijvoorbeeld als de PC door meerdere personen gebruikt wordt.

9 Je programma beschikt nu over de nodige gegevens om je mail te ontvangen. Je kan dit testen door een nieuwe mail aan te maken en deze te versturen naar je snorduffel-adres. Je zou die mail even later moeten ontvangen.

10 Mogelijkheid 2: je gebruikt outlook-express reeds voor je thuismail. In dit geval raden we je aan om een aparte map te maken voor je schoolmails en een berichtregel in te stellen die je schoolmail in die map plaatst. Doe dit best na het aanmaken van je schoolaccount maar vooraleer je mails ontvangt door op verzenden en ontvangen te klikken. De uitleg vindt je verderop in deze handleiding.. Open het programma Outlook Express. Ga naar extra / accounts. Je vindt daar normaal reeds één account, nl de account voor je persoonlijke mail. Via Toevoegen / kan je de snorduffel-account toevoegen. Voor het invullen van de juiste instellingen volg je dezelfde instructies als onder mogelijkheid 1 (cfr. Supra). Standaard mailaccount Van zodra je 2 of meer mailaccounts hebt ingesteld, kan je één van die mailaccounts als standaard instellen. Bij het verzenden van nieuwe mail zal deze account gebruikt worden en zal zijn naam in het van Van: verschijnen. Je kan tijdens het maken van een nieuwe mail echter steeds kiezen met welke account je de mail wil verzenden. Dus ook als je thuismail als standaard blijft staan, kan je een mail versturen met je snorduffel-account zodat de bestemmeling je snorduffel-adres te zien krijgt.

11 Schoolmail verplaatsen naar aparte map. Stap 1: Aanmaken map Om de schoolmail en je persoonlijke mail gescheiden te houden, maak je best een aparte map aan. Klik met de rechter muisknop op Inbox. En kies voor Nieuwe map Geef de map een zinvolle naam en selecteer de map waarin je de nieuwe map wil maken. Je kan de map ofwel maken als een deelmap van je inbox, ofwel als een map die staat onder Local Folders. Ze staat dan op gelijk niveau met Inbox. Beide mogelijkheden zijn goed.

12 Stap 2: regel maken om schoolmail in de juiste map te plaatsen. Je kan een regel maken die de mails die naar je snorduffel-adres gestuurd worden automatisch plaatst in de map die je daarvoor voorzien hebt. Zo blijven werk en privé gescheiden Bij extra / berichtregels kies je voor OP het tabblad Regels voor staan de regels die reeds ingesteld zijn. Waarschijnlijk is dit leeg. Kies daar dus voor Nieuw..

13 Je krijgt nu een venster om een nieuwe regel te maken. Dit gebeurt in 4 stappen Stap 1: selecteer de criteria voor de regel Je bepaalt hier voor welke mail de regel van toepassing is. Selecteer hier Als het bericht van de account met een bepaalde naam afkomstig is

14 Stap 2: selecteer de acties voor de regel Kies hier voor verplaatsen naar bepaalde map Stap 3: Regelbeschrijving Hier moet je nader bepalen welke account je bedoelt in stap 1 en welke map je bedoelt in stap 2. Dit doe je door op de onderstreepte waarde (met een bepaalde naam en een bepaalde map) te klikken. In het lijstje van de accounts selecteer je de snorduffel-account, In het venster voor de map selecteer je de juiste map.

15 Stap 4: Tot slot vul je een Naam voor de regel in. Kies een duidelijke naam, bijvoorbeeld Schoolmail in eigen map. Zo kan je later gemakkelijk zien met welke bedoeling je die regel gemaakt hebt.

16 Bijlage 3 : Je schoolmail thuis ontvangen met Outlook. Afhankelijk van de versie van Outlook die je thuis geïnstalleerd hebt, kan het zijn dat onderstaande uitleg niet volkomen overeenkomt met wat je thuis ziet. Je zal met behulp van deze uitleg wel in staat zijn om alles juist in te stellen. Mogelijkheid 1: je gebruikt het programma nog niet voor het ontvangen van je thuismails Als je Outlook opent zal je onmiddellijk gevraagd worden of je een account wil toevoegen. Kies Een nieuwe account toevoegen. De volgende stappen zijn gelijk aan die voor het aanmaken van een nieuwe account en ze worden dus beschreven onder Mogelijkheid 2. Mogelijkheid 2: je gebruikt outlook reeds voor je thuismail. Ga naar Extra / accounts

17 Kies voor Bestaand accounts weergeven of wijzigen. Je krijgt een venster met de lijst van je de accounts die al op je Pc geïnstalleerd zijn. Waarschijnlijk staat daar enkel je thuismail-account. Kies voor Toevoegen

18 Kies voor een Pop3 Vul de gegevens in het volgende venster correct in.

19 Naam: Dit is de naam die als afzender in je mail staat wanneer je mails verstuurt met deze account. adres: je Snorduffeladres Server voor inkomende mail (POP3): pop.snorduffel.be Server voor uitgaande mail: Dit gebeurt met een SMTP-server. Vermits je thuis zit gebruik je hiervoor gewoon de SMTP-server van je provider, bv Telenet, Belgacom, De juiste naam van die server staat normaal op de documentatie die je gekregen hebt van je provider. Je kan dit ook opzoeken op internet of telefonisch navragen bij je provider. Voor telenet-gebruikers is dit uit.telenet.be Belgacom-klanten gebruiken relay.skynet.be Fulladsl-klanten : smtp.fulladsl.be Gebruikersnaam: je inlognaam van school, gevolgd bv. her@snor.lok Wachtwoord: je wachtwoord dat je op school gebruikt om aan te melden. Je kan dit wachtwoord laten onthouden, dan hoef je het nooit meer in te tikken, maar dit is niet noodzakelijk. In het tweede geval geef je het wachtwoord telkens wanneer je de schoolmail wil ontvangen. In sommige situaties kan dit veiliger zijn. Bijvoorbeeld als de PC door meerdere personen gebruikt wordt. Met Accountinstellingen testen kan je controleren of je alles correct hebt ingesteld.

20 Klik in het laatste venster op Voltooien

21 Schoolmail verplaatsen naar aparte map. Stap 1: Aanmaken map Om de schoolmail en je persoonlijke mail gescheiden te houden, maak je best een aparte map aan. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door Rechts te klikken op Inbox en te kiezen voor Nieuwe map. Of door bovenaan op het uitklappijltje naast Nieuw te klikken en daar Nieuwe map te selecteren. Je krijgt steeds onderstaand venster waarin je de nodige gegevens invult: Een duidelijk naam voor de map (bv. Schoolmail) en een lokatie waar je die map wil plaatsen. Dit kan best als onderdeel van het Postvak IN maar dat is niet noodzakelijk Stap 2: regel maken om schoolmail in de juiste map te plaatsen. Ga naar extra / Regels en Waarschuwingen.

22 Op het tabblad regels zie je de ingestelde regels. Waarschijnlijk is dit blad nog leeg. Kies dus voor nieuwe regel Je kan de wizard volgen voor het Maken van een regel op basis van een sjabloon of zelf Beginnen met een lege regel Deze tweede mogelijkheid wordt hier beschreven. Je kiest voor Berichten controleren als deze aankomen

23 Selecteer in Stap1 de voorwaarde waaraan de mail moet voldoen: Via de Naam map-account Klik vervolgens onderaan bij Stap 2 de account die je hebt aangemaakt voor je schoolmail.

24 In het volgende venster zeg je wat je mat mail wil doen. Stap 1: Als actie kies je voor Verplaats het bericht naar Naam Map Sta2: Klik hier op Naam Map en selecteer de map die hebt voorzine voor je schoolmail.

25 In het volgende venster krijg je nog de mogelijkheid om eventuele uitzonderingen voo die regel te maken. Tot slot krijg je een venster waarin je een naam aan de regel kan geven. Kies voor een duidelijke naam. In stap 2 kan je nog opgeven of de regel moet toegepast worden op berichten die nu reeds aanwezig zijn in je mailbox. Dit is interessant als je al mails hebt ontvangen vooraleer je de regel hebt ingesteld.