DC Mail: Configuratie en gebruik in Apple Mail ********************************************

Transcriptie

1 DC Mail: Configuratie en gebruik in Apple Mail ******************************************** Geen zorgen 1: Al uw andere instellingen blijven behouden! Geen zorgen 2: Al uw boodschappen en de mappenstructuur blijven op de server. U kan dus uw e- mailaccount op een onbeperkt aantal computers instellen, telkens vindt U dezelfde berichten en mappenstructuur terug! Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 1

2 INHOUD CONFIGURATIE IMAP ACCOUNTS Configuratie Apple Mail...3 GEBRUIK IMAP Webmail Anti-virus en Anti-spam beveiliging Anti-virus Anti-spam Anti-spam instellingen op domeinniveau Anti-spam instellingen op accountniveau Gebruik Imap met Apple Mail Imap functies Imap-mappen bijwerken berichten verwijderen berichten verzenden en ontvangen berichten off-line beschikbaar maken Nuttige instellingen van Apple Mail Een accountinstelling wijzigen Een kopie bewaren van een verzonden bericht Een handtekening toevoegen aan een bericht Het adresboek Apple Mail opstarten in de map In...15 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 2

3 CONFIGURATIE IMAP ACCOUNTS 1. Configuratie Apple Mail. 1) Kies Mail > Preferences. 2) Kies Accounts en klik onderaan op het + -teken. 3) Vul de instellingen voor uw account in: o Account Type (1): IMAP o Description (2): de naam van de account. Dit is belangrijk indien u meerdere accounts configureert om het onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende accounts. o address (3): uw adres. o Full Name (4): uw naam die als afzender weergegeven wordt wanneer u een bericht verstuurt. o Incoming Mail Server (5): het adres van de server voor inkomende mail.<uw domein>. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. mail.dcmail.be. o User Name (6): de gebruikersnaam van uw account. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 3

4 o o Password (7): het paswoord van uw account. Outgoing Mail Server (SMTP) (7): het adres van de uitgaande mailserver van uw internetprovider, bv. Skynet: relay.skynet.be, Easynet: smtp.easynet.be, Telenet: uit.telenet.be,. 4) Sluit dit venster. Bij de vraag This account has not been saved. Do you want to save it?, klik op Save. 5) U ziet nu een nieuwe structuur verschijnen langs de rechterkant in uw Mailvenster. Een nieuwe imap account wordt afzonderlijk van uw Mac account weergegeven. De map In vindt u bovenaan, de andere mappen staan onderaan gegroepeerd. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 4

5 Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, 5

6 GEBRUIK IMAP 2. Webmail. U kan uw ook raadplegen via Webmail. Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari, ) en tik het volgende adres in: Vervang <uwdomein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw account in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw account. Klik vervolgens op Inloggen (3) om in te loggen en uw berichten te raadplegen. U zal merken dat u identiek dezelfde mappenstructuur terugvindt als in uw programma. Via de rubriek Instellingen kan u uw Webmail aanpassen naar uw eigen wensen. 3. Anti-virus en Anti-spam beveiliging. Alle internetgebruikers worden meer en meer geconfronteerd met binnenkomende virussen en ongewenste berichten (spam). Goede anti-virussoftware en spamfilter is tegenwoordig voor elke internetgebruiker een absolute noodzaak geworden. Om u als klant optimaal te beschermen hebben wij geopteerd om alle berichten te analyseren vooraleer deze in uw box aankomen. Dankzij de implementatie van verschillende filters en technologieën wordt het aantal ongewenste berichten in uw DC Mailbox tot een minimum herleid. Desondanks raden wij u aan om uw eigen anti-virus software op uw server en werkposten te behouden daar niet alle virussen binnenkomen via . U gebruikt misschien ook andere, minder goed beschermde boxen en ook voor het surfen op het web heeft u best een goede antivirus en anti-spyware software. Voor advies hieromtrent kan u ons altijd vrijblijvend contacteren op info@dataconsult.com Anti-virus. De anti-virussoftware haalt elk uur een update op van de laatste anti-virusdefinities om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een nieuwe virusuitbarsting. Virussen worden onmiddellijk uit uw berichten verwijderd Anti-spam. U heeft 100% controle over de anti-spaminstellingen. U kan zelf filters toevoegen en beheren om zo het aantal berichten die verkeerdelijk als spam bestempeld worden quasi uit te sluiten. U kan filters toevoegen op 2 niveau s: domeinniveau en accountniveau. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 6

7 Anti-spaminstellingen op domeinniveau. Anti-spaminstellingen op domeinniveau worden toegepast op alle accounts binnen dit domein. Deze hebben voorrang op de instellingen op accountniveau (3.2.2.). U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari ) en tik het volgende adres in: domein>:32000/accounts. Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Username en Paswoord de logingegevens in van de Administrator. Kies bij Language voor Dutch en klik op Login. o Na het inloggen ziet u een lijst van domeinnamen waartoe u toegang heeft. Klik op de domeinnaam waarvoor u de instellingen wenst aan te passen. o Klik vervolgens op Instellingen. o Klik vervolgens op B&W (= Black & White lists) en nadien op B&W filter. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 7

8 o U krijgt nu onderstaand scherm te zien. Wanneer u nog geen B&W filters toegevoegd heeft komt u automatisch in het scherm om een filter toe te voegen. Indien u wel al een filter heeft, klikt u op Add om een nieuwe B&W filter toe te voegen. Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. Function: de conditie voor de eigenschap. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Action: de actie die u wilt ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle berichten te verwijderen die het woord viagra bevatten. We kiezen volgende eigenschappen: Item: Specified header. Function: Contains string (Separate with semi-colon). String: From: telenet.be;skynet.be Action: Accept. Klik vervolgens op Add. We krijgen nadien volgend scherm te zien: Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 8

9 Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast viagra kan u op Modify klikken en de andere domeinen toevoegen. Klik nadien op Add om te bevestigen. Sluit daarna dit venster en het volgende venster en klik op Afmelden Anti-spaminstellingen op accountniveau. Anti-spaminstellingen op accountniveau dient u per account afzonderlijk in te stellen. De instellingen op domeinniveau (3.2.1.) hebben voorrang op de instellingen op accountniveau. U gaat als volgt te werk: o Start uw browser (Internet Explorer, Netscape, Firefox, Safari, ) en tik het volgende adres in: domein>: Vervang <uw domein> door de correcte domeinnaam, bv. Vul bij Inlognaam (1) de gebruikersnaam van uw account in en bij Paswoord (2) het paswoord van uw account. Klik vervolgens op Inloggen (3) om in te loggen en uw berichten te raadplegen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 9

10 o Na het inloggen ziet u de inhoud van uw mailbox. Indien dit scherm niet in het Nederlands is, kan u de taal wijzigen door te klikken op Settings. Kies onderaan bij Web mail language voor Dutch en klik op Save Changes. o Klik op Instellingen > Black & White lijst. o Vink bovenaan Enable aan. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 10

11 Verklaring van de opties: Item: de eigenschap die u wenst te controleren. String: de eigenlijke string die gecontroleerd wordt van de bovenstaande eigenschap. Actie: de actie die u wil ondernemen wanneer aan de voorwaarden voldaan wordt. Illustratie met een voorbeeld: We wensen alle berichten te verwijderen die het woord viagra bevatten. We kiezen volgende eigenschappen: Item: Subject: contains. String: viagra Actie: Verwijder. Klik vervolgens op Toevoegen. We krijgen nadien volgend scherm te zien: Indien u nog andere woorden wenst toe te voegen naast viagra kan u op Kop Bevat String klikken en de andere woorden toevoegen. Klik nadien op Aanpassen om te bevestigen. Klik op het rode kruisje bovenaan rechts om uit te loggen. 4. Gebruik imap met Apple Mail Imap functies Imap-mappen bijwerken. Apple Mail toont standaard alle Imap mappen in uw account. Er is geen optie beschikbaar om folders te verbergen berichten verwijderen. Standaard wordt in Apple Mail een verwijderde boodschap onmiddellijk definitief verwijderd. U kan verwijderinstellingen aanpassen via Mail > Preferences > Accounts. Selecteer uw e- mailaccount en klik op Special Mailboxes. Onderaan kan u de verwijderinstellingen aanpassen bij Trash. U kan de optie Move deleted messages to the Trash mailbox aanvinken. Hierdoor worden verwijderde berichten naar de lokale Trash map verplaatst. Om de berichten definitief te verwijderen dient u de Trash map leeg te maken. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 11

12 Er is in Apple Mail geen optie om de verwijderde berichten te markeren als verwijderd e- mailbericht berichten verzenden en ontvangen. Standaard wordt in Apple Mail bij het opstarten en elke 5 minuten gecontroleerd op nieuwe e- mailberichten. Om deze instelling te wijzigen gaat u als volgt te werk: o Kies Mail > Preferences. o Onder General ziet u de optie Check for new mail:. Kies hier het gewenste aantal minuten. Indien u niet automatisch om de x aantal minuten wenst te controleren of er nieuwe e- mailberichten zijn kan u dit uitschakelen door Manually te kiezen bij Check for new mail. Om nieuwe berichten kan u via Mailbox > synchronize uw account controleren op nieuwe e- mailberichten. Of u kan de map In selecteren. Bij het aanklikken van deze map wordt de inhoud automatisch bijgewerkt en ziet u de nieuwe berichten verschijnen. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 12

13 berichten off-line beschikbaar maken. De berichten en mappenstructuur worden op de server bewaard en blijven op de server. Apple Mail haalt standaard enkel de header van het bericht op. Wanneer u het e- mailbericht aanklikt wordt deze naar uw computer gedownload. Merk op dat wanneer het e- mailbericht een bijlage bevat dit enkele tijd (afhankelijk van de grootte van de bijlage) kan duren vooraleer u het bericht kan lezen, daar de bijlage pas op dat moment gedownload wordt naar uw computer. U kan indien u dat wenst ook al uw berichten automatisch downloaden (off-line beschikbaar maken) zodat u wanneer u geen internetverbinding heeft toch al uw berichten met bijlagen kan raadplegen. Vooral voor laptopgebruikers die veel op verplaatsing zijn is dit nuttig. U kan dan al uw reeds ontvangen berichten toch raadplegen daar deze op uw laptop opgeslagen worden. Merk op dat wanneer u een bericht verwijderd wanneer u off-line werkt, deze bij de volgende connectie met de server ook op de server verwijderd zal worden. Om deze instelling te wijzigen gaat u als volgt te werk: o Kies Mail > Preferences > Accounts. o Selecteer uw account en klik op Advanced. o Kies bij Keep copies of messages for offline viewing: voor All messages and their attachments. o Sluit vervolgens dit venster en bevestig met Save Nuttige instellingen van Apple Mail Een accountinstelling wijzigen. Wanneer u een instelling wenst te wijzigen van uw account dient u als volgt te werk te gaan: o Kies Mail > Preferences > Accounts. o Selecteer uw account. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 13

14 o o Wijzig de instelling die u wenst te wijzigen. Sluit daarna dit venster en bevestig met Save Een kopie bewaren van een verzonden bericht. Om een kopie van een verzonden bericht op te slaan gaat u als volgt te werk: o Kies Mail > Preferences. o Selecteer uw account en klik op Special Mailboxes. o Vink de optie Store sent messages on the server aan. o Sluit daarna dit venster en bevestig met Save Een handtekening toevoegen aan een bericht. Om een handtekening toe te voegen aan uw berichten gaat u als volgt te werk: o Kies Mail > Preferences > Signatures. o Klik op Add Signature om uw handtekening in te voeren. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 14

15 o Geef een naam op en typ uw handtekening in en klik op OK. o Selecteer nu uw handtekening en kies bij Automatically insert Signature: uw e- mailaccount. o Sluit daarna dit venster en bevestig met Save Het adresboek. Via Window > Address Panel opent u het adresboek. U kan een adres toevoegen via het + - teken onderaan. Vul de gegevens van de nieuwe contactpersoon in en sluit het adresboek. Om het adres van een ontvangen bericht toe te voegen aan het adresboek gaat u als volgt te werk: o Open het bericht. o Kies Message > Add Sender to Address Book. Het is niet mogelijk om een adres automatisch toe te voegen aan het adresboek. Bij het opstellen van een kan Apple Mail namen uit uw adresboek voorstellen bij het intikken van het adres in de vakken Aan, CC en BCC. Om deze optie in te schakelen gaat u als volgt te werk: o Kies Mail > Preferences > Composing. o Vink de optie Automatically complete addresses aan. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 15

16 o Sluit daarna dit venster en bevestig met Save Apple Mail opstarten in de map In. Apple Mail start automatisch op in de map waarin deze stond wanneer Apple Mail de vorige keer afgesloten is. U kan niet instellen in welke map opgestart moet worden. DC Mail, overal, snel en veilig. Dataconsult BVBA Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, info@dataconsult.com 16