en met Outlook Express.

Transcriptie

1 Jos Blankwater

2 en met Outlook Express. , elektronische post, is een van de meest gebruikte onderdelen van Internet. biedt u veel voordelen boven de traditionele postzending en zelfs boven de telefoon. U hoeft bijvoorbeeld niet thuis te zijn als iemand u een bericht per toestuurt. Het bericht blijft op een speciale computer van uw Internet-aanbieder (Provider) staan. Uw Internet-aanbieder heeft voor u ruimte op die computer gereserveerd. Deze ruimte wordt uw postvak genoemd. De naam van uw postvak is gelijk aan die van uw adres. U kunt zelf bepalen wanneer u de berichten in uw postvak ophaalt en leest. is ook sneller dan gewone post. Een bericht wordt binnen enkele minuten afgeleverd bij het postvak van de geadresseerde. Met kunt u tekst, afbeeldingen, geluid of videobeelden versturen. U kunt bijvoorbeeld foto s van uzelf op de computer bewaren en die aan uw familieleden toesturen, als zij ook een adres hebben. Een ander voordeel van is de prijs. Het is een erg goedkope manier om gegevens te versturen. Wanneer u een schrijft heeft u geen verbinding nodig met het Internet. Pas wanneer u het tje gaat versturen heeft u kort een Internet-verbinding nodig. Voor het versturen en ontvangen van heeft u een programma nodig. Het programma dat u in deze cursus leert gebruiken, is Outlook Express. Het programma Outlook Express is standaard op uw Windows-computer aanwezig. Er wordt vanuit gegaan dat u een adres hebt en dat uw computer op de juiste manier is ingesteld voor het gebruik van Outlook Express. In deze cursus leert u: Pagina Outlook Express starten 1 Een bericht maken en versturen 3 Een bericht ontvangen en lezen 7 Een bericht beantwoorden 8 Een bijlage aan een bericht toevoegen 10 Een bijlage bij een bericht openen 10 Gebruik maken van het ingebouwde adresboek 13 Outlook Express sluiten 16 Outlook Express starten. Om Outlook Express te starten dient u het volgende te doen: klik met de muisaanwijzer op start van de taakbalk klik daarna met de muisaanwijzer op Alle programma s klik daarna met de muisaanwijzer op Outlook Express Cursus en met Outlook Express 1

3 Tip: U kunt Outlook Express meestal ook starten door op het pictogram op het bureaublad te dubbelklikken of op het pictogram in de taakbalk onderin uw scherm te klikken. Het programma Outlook Express wordt gestart en als u nog geen verbinding hebt, kunt u nu de verbinding maken met Internet. Als eerste verschijnt het inbelvenster. Als de Internetverbinding op uw computer goed is ingesteld, zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord die u van uw Internet-aanbieder hebt gekregen, al ingevuld in het dialoogvenster. 3 ongelezen berichten. Map Postvak IN. Geopende . Contactpersonen. Het venster van Outlook Express verschijnt op uw scherm. Uw scherm kan er iets anders uitzien dan het scherm hierboven. Bij Outlook Express kunt u veel instellingen aanpassen en dit kan gevolgen hebben voor de lay-out op uw scherm. Nadat u verbinding heeft gelegd met Internet (uw Provider), controleert Outlook Express of er berichten voor u zijn op de computer van uw Internet-aanbieder. Als er berichten voor u zijn, worden deze naar uw eigen computer gestuurd. U kunt dit vergelijken met de postbode die post bij u komt afleveren. Het venster van Outlook Express is opgebouwd uit een aantal onderdelen. In dit hoofdstuk leert u de functie van enkele van deze onderdelen kennen. Cursus en met Outlook Express 2

4 Als er nieuwe berichten voor u zijn, plaatst Outlook Express deze in de map Postvak IN. Als Postvak IN vetgedrukt is weergegeven, betekent dit dat er nieuwe, ongelezen berichten zijn. Het aantal berichten staat tussen haakjes weergegeven. In de mappenlijst (in het linkervenster) kunt u Postvak IN aanklikken met de muis en dan ziet u dat Postvak IN is geselecteerd. Tevens verschijnt er in de blauwe titelbalk boven in het beeld Postvak IN Outlook Express. Het rechterdeel van het Outlook Express-venster wordt het voorbeeldvenster genoemd. Het bovenste gedeelte van het voorbeeldvenster bevat een lijst met berichten die u ontvangen hebt. In dit voorbeeld zijn dat 3 nieuwe berichten en 1 bericht dat op dit moment wordt gelezen. Het bericht dat wordt gelezen staat in het onderste deel van het voorbeeldvenster. Tip: Ook aan het pictogram dat bij een bericht staat, kunt u zien of het een gelezen of een ongelezen bericht is. Een bericht waar een gesloten envelop voor staat, is ongelezen. Een bericht waar een open envelop voor staat, is gelezen. Een bericht maken en versturen. Met kunt u tekst, afbeeldingen, geluid of videobeelden versturen. U zult eerst een bericht moeten maken, net zoals u eerst een gewone brief moet schrijven voordat u die kunt posten via de traditionele postzending. Klik hiervoor op de knop Nieuw bericht. Klik op de knop nieuw bericht. Cursus en met Outlook Express 3

5 Er komt nu een nieuw venster waarin u kunt aangeven aan: wie u het tje wilt sturen, aan wie u eventueel een kopie (CC:) wilt sturen en over welk onderwerp het gaat. Typ in het vak achter Aan: het adres. De eerste stap is het intypen van het adres van de persoon naar wie u het bericht wilt versturen. Een adres heeft altijd dezelfde opbouw t.w.: - voor het apenstaartje een naam van degene van wie het adres is bijvoorbeeld jan.outlook - dan het apenstaartje (wat u uitspreekt als et ) in dit voorbeeld jan.outlook@ - achter het apenstaartje komt de naam van uw Internetaanbieder In dit voorbeeld jan.outlook@planet.nl Als een adres van een bedrijf of instantie is, staat er in plaats van de Internetaanbieder vaak een bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld vragen@hema.nl LET OP: Een adres mag nooit spaties of streepjes bevatten. U kunt één bericht aan meerdere personen sturen door in het vak Aan: meerdere adressen achter elkaar te zetten. Cursus en met Outlook Express 4

6 Voorbeeld: U ziet in dit voorbeeld drie verschillende adressen, met telkens een puntkomma en een spatie ertussen. Het gebruik van de puntkomma is noodzakelijk. Outlook Express plaatst zelf een spatie tussen de adressen. Het vak achter blijft in dit voorbeeld leeg. Als u hier het adres van iemand intypt, krijgt deze persoon het bericht ook toegestuurd. Vul hier het onderwerp in. De persoon die het bericht ontvangt, krijgt het onderwerp dat u intypt ook weer te zien. De tekst van het onderwerp verschijnt nu in de blauwe titelbalk boven in het dialoogvenster. In het grote witte venster onder onderwerp typt u uw tekst in. Deze tekst mag zo lang zijn als u zich maar wenst. U bent geheel vrij om in deze tekst alle letters, cijfers en tekens te gebruiken. Cursus en met Outlook Express 5

7 Dit is de verzendknop. U kunt zelf een lettertype kiezen en de lettergrootte bepalen voor de tekst. Als u klaar bent met uw bericht, kunt u het verzenden door op de verzendknop te klikken. Het bericht wordt nu verzonden naar uw Internet-aanbieder. Wanneer u tijdens het schrijven van u bericht geen verbinding had met u Internetaanbieder, moet u voor u het bericht gaat verzenden eerst verbinding maken met uw Internet-aanbieder. Wanneer u geen verbinding maakt wordt het bericht in de map Postvak UIT geplaatst. Het blijft net zolang in het Postvak UIT totdat u verbinding maakt met uw Internet-aanbieder, ook al sluit u Outlook Express af. Tip: Wanneer u over ADSL of een kabelverbinding beschikt zal dit probleem zich in principe niet voordoen, want dan maakt het niet uit om een te schrijven terwijl de verbinding open staat. Bij een modemverbinding op een gewone telefoonlijn is het natuurlijk interessant om pas de lijn te open als het tje klaar is in verband met de kosten. Als u een bericht verstuurt, gaat dit bericht dus eerst naar uw Internet-aanbieder. De Internet-aanbieder verstuurt het bericht vervolgens naar de Internet-aanbieder van Cursus en met Outlook Express 6

8 de geadresseerde. Deze Internet-aanbieder zorgt er voor dat uw bericht door de geadresseerde kan worden ontvangen en gelezen. Een bericht ontvangen en lezen. Als u Outlook Express start en contact hebt gemaakt met uw Internet-aanbieder, controleert Outlook Express automatisch of er nieuwe berichten voor u binnengekomen zijn. Deze berichten verschijnen in de map Postvak IN. Wanneer u Outlook Express al open heeft staan kunt u zelf ook controleren of er nieuwe berichten zijn door op de knop Verzenden te klikken Als u op de knop Verzenden klikt, voert Outlook Express altijd twee acties uit. Eerst wordt gecontroleerd of u een bericht hebt gemaakt dat nog in Postvak UIT staat en nog niet naar de computer van uw Internet-aanbieder is verzonden. Daarna kijkt Outlook Express of er op de computer van uw Internet-aanbieder berichten voor u zijn. Deze berichten worden dan naar uw computer gestuurd en in de map Postvak IN gezet. Tijdens de bovenstaande activiteiten verschijnt er een klein venster op uw scherm waarin u ziet welke taken Outlook Express uitvoert. U hoeft niets te doen. Als Outlook Express klaar is met verzenden en ontvangen, wordt het venster gesloten. U kunt nu in het bovenste venster klikken op het bericht wat u wilt lezen en in het onderste venster verschijnt dan het bericht. Klik hier voor het verzenden en/of ontvangen van u berichten. Klik hier om het bericht te openen. Hier kunt u het bericht lezen. Cursus en met Outlook Express 7

9 Terwijl u het bericht leest, wordt de naam van het bericht niet langer vet weergegeven. Het pictogram van de gesloten envelop verandert in een pictogram van een open envelop. Het bericht wordt gezien als een gelezen bericht. Een bericht beantwoorden. Als u van iemand een bericht hebt ontvangen, kunt u dit heel gemakkelijk beantwoorden. Eerst selecteert u het bericht dat u wilt beantwoorden, daarna klikt u op het pictogram van Beantwoorden. Klik daarna op het pictogram beantwoorden. Klik eerst op het bericht. De inhoud van het venster verandert. In het vak achter Aan staat nu de naam van de afzender. U hoeft het adres dus niet opnieuw te typen. In het vak Onderwerp verschijnt: Re: testbericht. U hoeft dus geen nieuw onderwerp in te typen. Re is een afkorting van het Engelse Reply, wat betekent: Beantwoorden. In het vak waarin u normaal gesproken het bericht typt, staan de gegevens van het oorspronkelijke bericht en wat extra gegevens. In Outlook express worden hiervoor Engelse woorden gebruikt: Orginal Message = Oorspronkelijk bericht From = Van To = Aan Sent = Verzonden Subject = Onderwerp Cursus en met Outlook Express 8

10 Boven de gegevens van het oorspronkelijke bericht is ruimte voor het typen van uw antwoord. Als u klaar bent met het intypen van uw antwoord, klikt u op Verzenden. Klik daarna op verzenden. Ruimte voor het antwoord. Klik op de knop Verzenden. Cursus en met Outlook Express 9

11 Het venster waarin u het antwoord getypt hebt, wordt automatisch gesloten. Voor het bericht staat nu het pictogram. Hieraan kunt u zien dat u het bericht beantwoord hebt. Tip: Als u een bericht ontvangt dat aan verschillende personen tegelijk is verstuurd, kunt u aan alle geadresseerden en de persoon die het bericht verstuurd heeft tegelijk uw antwoord versturen door op de knop Allen beantwoorden te klikken. Een bijlage aan een bericht toevoegen. Zoals in de inleiding van deze cursus al staat beschreven, kunt u met een bericht een tekst, afbeelding (foto), video of geluid meesturen. In dit hoofdstuk leert u een bijlage aan het bericht toevoegen. Open Outlook Express en klik op Nieuw bericht en typ daarna achter Aan: Het e- mailadres van de persoon naar wie u het bericht wilt sturen. Typ achter Onderwerp: waar het bericht over gaat (de ontvanger kan, voor dat het bericht is gelezen, zien waar het bericht over gaat). Schrijf vervolgens uw bericht. Klik nu op Invoegen in het menu en daarna op bijlage. Nu verschijnt het venster Bijlage invoegen. Hierin kunt u aangeven welk bestand u als bijlage wilt toevoegen. U kunt dit bestand zoeken door eerst te klikken op het vierkantje met het pijltje achter Zoeken in: Kies de plaats waar het bestand staat wat u als bijlage mee wilt sturen. Als u het bestand heeft gevonden klikt u hierop zodat het bestand word geselecteerd. Nu klikt u op de knop Bijlage rechtsonder in het venster Bijlage invoegen. Het venster Bijlage invoegen wordt gesloten. U ziet nu weer het venster met uw bericht. De inhoud van het venster is iets veranderd. Bovenin is een extra regel verschenen met de naam van de bijlage die u hebt toegevoegd. Let op: Achter de naam van de bijlage staat de grootte van het bestand. Berichten met een grootte tot ongeveer 1 MB (1000 Kb) kunt u eenvoudig per versturen. Grote bijlagen kunnen het verzenden sterk vertragen. Ook worden grote berichten door sommige Internetaanbieders geweigerd. U kunt nu op de knop Verzenden klikken zodat u bericht inclusief uw bijlage wordt verzonden naar uw Internet-aanbieder. Een bijlage bij een bericht openen. Wanneer u zelf een bericht met een bijlage ontvangt gaat het openen van dat bericht hetzelfde als bij een zonder bijlage. Daarna klikt u met de muis op de paperclip rechtsboven in het onderste leesvenster. Cursus en met Outlook Express 10

12 Klik hier met de muis om de bijlage(n) te te kunnen bekijken. Er verschijnt door het klikken op de paperclip een menu met daarin de naam van de bijlage(n). In dit geval zijn het twee bijlagen. Dit zijn de bijlagen. Klik hier om de bijlage(n) op te slaan. Cursus en met Outlook Express 11

13 Klik op de naam van de bijlage om deze te openen. Het bijbehorende programma zal openen en u kunt de bijlage lezen of bekijken. U kunt de bijlagen uiteraard opslaan op uw computer door met de muis te klikken op Bijlagen opslaan in het menu onder de paperclip. Daarna moet u aangeven waar u de bijlagen wilt opslaan op uw computer. Let op: U kunt nu een waarschuwing krijgen van Windows. Bijlagen kunnen namelijk virussen bevatten die schadelijk zijn voor uw computer. Open dus alleen een bijlage als die van een bekende komt. Klik hier om op te slaan. Waar gaat u de bijlage opslaan? Nadat u hebt opgegeven waar u de bijlage wilt opslaan klikt u met de muisaanwijzer op de knop Opslaan. De bijlage wordt nu opgeslagen op de door u aangewezen plek op uw computer. Wanneer u problemen heeft met Outlook Express of u wilt meer informatie, kunt u binnen het programma klikken op Help en dan op Inhoudsopgave en index. U kunt ook op functietoets F1 van uw toestenbord drukken. Er opent een nieuw venster met de helpfunctie voor Microsoft Outlook Express. Binnen deze helpfunctie is het mogelijk om allerlei antwoorden te vinden op uw vragen. Het helpvenster bestaat uit een linker en een rechter vlak. In het linkervlak zoekt u naar uw vragen en in het rechter vlak treft u de antwoorden op uw vragen aan. Cursus en met Outlook Express 12

14 Gebruik maken van het ingebouwde adresboek. Outlook Express heeft een ingebouwd adresboek. Het is mogelijk om zelf een adressenlijst samen te stellen. Deze adreslijst bevat dus onder andere de namen van personen en de daarbij behorende adressen. Personen toevoegen van binnengekomen Wanneer u een krijgt van iemand en u wilt dit adres bewaren kunt u dat toevoegen in het adressen boek van Outlook Express. U klikt hiervoor met de rechter muistoets op het tje waarvan u het adres wilt bewaren. Er komt nu een menu te voorschijn waar een aantal mogelijkheden worden geboden. Een van de mogelijkheden is dat u het adres toe kan voegen aan het adresboek. Daar klikt u dan op. Het adres staat nu in het adresboek en u kunt dat gebruiken wanneer u nu of later een tje wilt sturen naar deze persoon. Personen handmatig toevoegen U kunt ook handmatig personen toevoegen aan het adresboek van Outlook Express. Hiervoor klikt u in het menu van Outlook Express op Extra en daarna op Adresboek. Klik nu op het pictogram Nieuw en kies dan Nieuwe contactpersoon. Vul de gegevens in en klik op Ok. Vanaf nu is de nieuwe contactpersoon opgenomen in het adresboek. Cursus en met Outlook Express 13

15 Klik hier om nieuwe contactpersonen toe te voegen. In het vorengaande zijn dus twee mogelijkheden beschreven om namen en adressen toe te voegen aan het adresboek van Outlook Express. Dit is een mooie manier om zelf u eigen adresboek samen te stellen van personen die u wilt sturen. U gaat nu leren het adresboek te gebruiken bij het versturen van een . Personen kiezen Ga naar Outlook Express en klik op nieuw bericht zoals dat is beschreven in deze les bij het hoofdstuk een versturen. U hebt in dat hoofdstuk geleerd dat u achter Aan: het adres moet zetten van degene aan wie u het tje wilt sturen. Wanneer u echter gebruik wilt maken van het adresboek zet u daar geen adres neer, maar u klikt met de muisaanwijzer op het boekje voor Aan:. Cursus en met Outlook Express 14

16 (1) Kies het adres. (2) Klik op Aan: (3) Het adres staat nu in de rechter kolom. (4) Klik op OK. Er opent dan een nieuw venster. U kiest de persoon uit de linkerkolom en klikt daarop. Daarna klikt u tussen de twee kolommen in op Aan: nu wordt het adres van de door u aangeklikte persoon verplaatst naar de rechterkolom. Klik nu op Ok en het extra venster verdwijnt weer. Achter Aan: staat nu het adres van de door u gekozen persoon. Wanneer u iemand een Kopie wilt sturen kunt u dezelfde handelingen verrichten, maar dan klikt u in het midden niet op Aan: maar op CC: of BCC: (zie de verklaring). Voor de rest gaat het maken en versturen van op dezelfde wijze als beschreven in het hoofdstuk over een versturen. Verklaring CC en BCC. CC: CC staat letterlijk voor Carbon Copy. U kent het carbon-papier wellicht nog wel, hiermee kunt u een exacte kopie krijgen van hetgeen u op een vel papier typt of schrijft. Het CC-veld werkt hetzelfde, de adressen die in dit veld zijn ingevuld, Cursus en met Outlook Express 15

17 ontvangen een kopie van het verstuurde bericht. BCC: BCC betekent Blind Carbon Copy. De adressen die in dit veld opgenomen zijn, ontvangen een kopie zonder dat de andere ontvangers dit zien. Dat verklaart het woord 'Blind'. Het kan verwarrend zijn om een te ontvangen waarbij u niet in het To- of Cc-veld staat. U kunt er bij zo'n van uit gaan dat uw adres in het BCC-veld ingevuld was. Outlook Express sluiten. Als u met Internet verbonden bent via een telefoonlijn en u wilt stoppen met en, dan is het belangrijk dat u de verbinding met Internet verbreekt. Anders blijft uw telefoonlijn bezet en lopen uw telefoonkosten onnodig op. Eerst sluit u het venster van Outlook Express. Daarna vraagt Windows, via een ander venster, of u de verbinding met Internet wilt verbreken. Klik nu op de knop Verbinding nu verbreken. U hebt nu geen verbinding meer met het Internet en uw telefoonlijn is weer beschikbaar voor telefoontjes. Dit voorgaande hoeft u niet te doen wanneer u over een ADSL of een kabelverbinding beschikt. U kunt in dit geval wel Outlook Express sluiten, maar de Internetverbinding open laten staan. U krijgt ook niet de vraag of u de internetverbinding wilt verbreken. Cursus en met Outlook Express 16