OUTLOOK Computertraining voor 50-plussers

Transcriptie

1 OUTLOOK 2013 Mei 2013 Computertraining voor 50-plussers PC50plus trainingen Eikbosserweg AK Hilversum tel: Niets uit deze uitgaven mag worden gekopieerd zonder toestemming van PC50plus.

2 Pagina 2

3 C O M P U T E R T R A I N I N G V O O R P L U S S E R S Inhoudsopgave: Pagina 02 Hoe werkt Microsoft Office 2013 in de praktijk? Pagina 04 Uitleg van de overzichtspagina van Pagina 08 Het opstellen en verzenden van een bericht en uitleg van het Lint Pagina 11 Het beantwoorden en doorsturen van een bericht Pagina 14 Het opstellen van een bericht met bijlage of ingevoegde afbeelding Pagina 16 Het openen, bekijken en opslaan van bijlagen Pagina 20 Adresboek gebruiken, bijhouden en afdrukken Pagina 22 Een bericht sturen aan een contactpersoon Pagina 26 Agenda maken en bijhouden, Taken plannen Pagina 32 Index Pagina 3

4 HOE WERKT MICROSOFT OFFICE 2013 IN DE PRAKTIJK? EEN BASISHANDLEIDING. E- mailen met Outlook. Het gebruik van normale applicaties, zoals Windows Mail (Vista), Windows Live Hotmail, Outlook.com (opvolger van Hotmail) Windows Live Mail en Gmail wordt als bekend verondersteld. is de opvolger van Outlook 97, Outlook 2000, Outlook 2003 en Outlook 2007 en Outlook Dit programma staat bekend als de professionele versie van de basis e- mailprogramma s en wordt veelal gebruikt binnen werk settingen en (kleine) bedrijven om het werk te vergemakkelijken. Maar ook particulieren maken vaak gebruik van dit programma met zijn vele functies. is onderdeel van het Microsoft Office professional pakket 2013 waar Word 2013 ook onderdeel van uit maakt. Werkt u al met Word 2013 dan is gemakkelijker te gebruiken. Is erg veranderd? We hebben het in dit lesmateriaal uitsluitend over de basishandelingen. Ten opzichte van Outlook 2010 is er in de basisfuncties niet veel veranderd. De werking is nog exact hetzelfde als in Outlook U kunt dus weer net zo gemakkelijk en met. Welke wijzigingen zijn toch nuttig om te weten? In heeft het Lint de menu's in het hoofdvenster van Outlook helemaal vervangen. Klik op Bestand als u uw instellingen wilt beheren, regels en automatische antwoorden wilt instellen of wilt zoeken naar andere opties. Pagina 4

5 1. UITLEG VAN DE OVERZICHTSPAGINA VAN OUTLOOK (WAAR WORDT DE POST GETOOND/BEWAARD) Het eerste wat u ziet wanneer u Outlook start, is een gloednieuw uiterlijk. Het ziet er strakker uit maar is ook ontworpen om u te helpen u te concentreren op datgene wat belangrijk is, met een duidelijke weergave van , agenda's en contactpersonen. Wanneer u het programma Outlook opent via het pictogram op uw bureaublad of via de Startknop dan ziet u de lijst met ingekomen Post. In het Lint vindt u, onder het tabblad Start, de knoppen om Outlook opdrachten gegeven zoals: - Nieuw (bericht maken) - Beantwoorden - Doorsturen Aan de linkerzijde ziet u een aantal mappen staan. Pagina 5

6 De belangrijkste mappen die u hiervan nodig kunt hebben zijn: Postvak In... Verzonden Items... Verwijderde Items. Postvak Uit... Ongewenste Alle ontvangen Post wordt getoond in een centrale lijst Van alle door u verzonden berichten worden kopieën bewaard Alle door u verwijderde berichten worden bewaard in deze map Wanneer u post verzendt wordt het bericht in deze map geplaatst tot er verbinding is gemaakt met uw Internetaanbieder Zogenaamde SPAM berichten kunt u overhevelen naar deze map zodat die in de toekomst niet meer te zien zijn in Postvak In U kunt ook zelf mappen maken die u aan de mappenlijst aan de linkerkant laat toevoegen. Dit doet u om ontvangen berichten van een bepaalde afzender of over een bepaald onderwerp te kunnen ordenen en bewaren. voorbeeld van een mappenlijst. Pagina 6

7 1. Klik op het tabblad Map op het Lint 2. Klik op Nieuwe Map 3. Tik een naam in dit venster en klik op OK. 4. De nieuwe map wordt gemaakt en verschijnt in de mappenlijst. 5. U kunt berichten naar deze of andere mappen slepen. Pagina 7

8 Berichten worden ontvangen in Postvak in: Altijd wordt aangegeven: Wie is de afzender Wat is het onderwerp Wanneer is het bericht ontvangen Een bericht lezen kan op 2 manieren: Klik het bericht in aan en lees het in het leesvenster (meestal aan de onderkant of zijkant van het venster). Het leesvenster is in te stellen via het tabblad Beeld. Kies op welke positie u uw bericht wilt lezen. Voorbeeld van een te lezen bericht: Pagina 8

9 of: Dubbelklik op het bericht in Postvak In om hetzelfde bericht in een afzonderlijk venster te openen en te lezen. Deze methode is vooral handig bij het lezen van lange berichten en/of berichten die bijvoorbeeld foto s bevatten. Sluit het bericht af met het X om terug te gaan naar Postvak In. 2. HET OPSTELLEN EN VERZENDEN VAN EEN BERICHT UITLEG VAN HET LINT EN DE TABBLADEN IN OUTLOOK Wanneer u voor de eerste keer, of eenmalig aan iemand, die nog niet in uw contactpersonenlijst staat, een bericht wilt sturen dan klikt u, in het Lint op tabblad Start en daarna op de knop Nieuwe U ziet het volgende scherm in het tabblad Bericht: Het nieuwe bericht is geopend Pagina 9

10 U kunt nu het adres invullen van degene waar u een bericht naar wilt sturen. Tikt u de eerste letter van de naam van de contactpersoon dan geeft Outlook een lijstje met mogelijk namen. Klikt u op de juiste naam uit het lijstje dan wordt het adres ingevuld: Als u nog geen contactpersonen heeft bewaard moet u het volledige adres van het contact tikken. Zie voor meer mogelijkheden het hoofdstuk over contactpersonen. maakt gebruik van een zogenaamd Lint. Een opeenvolgende serie van tabbladen vergroot het gebruikersgemak. U ziet niet meer, zoals vroeger in bijvoorbeeld Windows XP, een werkbalk met opties, maar een aantal Tabbladen, zoals we die ook terugvinden in alle andere programma s van Office 2013 Pagina 10

11 De volgende tabbladen in het Lint zijn van belang bij het opstellen van een nieuw bericht: Bericht: in dit tabblad worden alle mogelijkheden weergegeven die betrekking hebben op het opstellen van een bericht zoals de opmaak van tekst, het adresboek, prioriteit en spelling. Klikt u op het tabblad Invoegen dan ziet u het volgende scherm: Het tabblad Invoegen is geopend In het tabblad Invoegen worden de mogelijkheden aangegeven die betrekking hebben op het invoegen van bepaalde items bij het verzenden van een bericht zoals: - Bestand of Item - Visitekaartje - Afbeelding of illustratie - Handtekening Wanneer u op het tabblad Opties klikt, krijgt u het volgende scherm te zien: Het tabblad Opties is geopend Pagina 11

12 Hierin zijn voor basisgebruik de belangrijkste opties: BCC (Blind carbon copy): er wordt een kopie verzonden naar het adres dat u hier invult, maar dat blijft onzichtbaar voor de andere ontvangers. Overigens, wordt CC (carbon copy = kopie verzenden naar) standaard weergegeven in elk Nieuw Bericht. Leesbevestiging en/of ontvangstbevestiging vragen. Dit gebruikt u wanneer u zeker wilt zijn dat het door u gestuurde bericht gezien/gelezen is. Uiteraard klikt u na het invullen van het bericht op de knop Verzenden waarna het bericht zijn route naar de afzender volgt. 3. HET BEANTWOORDEN EN DOORSTUREN VAN EEN BERICHT Hoe kan ik met Outlook een bericht beantwoorden? 1. Klik op het bericht dat u wilt beantwoorden. Bijvoorbeeld: 2. Klik in tabblad Start op Beantwoorden: Pagina 12

13 3. adres en onderwerp staan al ingevuld. Schrijf direct uw bericht bij het knipperende streepje en druk op verzenden. Pagina 13

14 Hoe kan ik met Outlook een bericht doorsturen? 1. Klik in Postvak In op het bericht dat u aan iemand wilt doorsturen. Bijvoorbeeld: 2. Klik in het tabblad Start op de knop Doorsturen 3. U moet nu wél zelf een adres invullen. 4. Het onderwerp wordt wel alvast ingevuld 5. Druk op Verzenden als u klaar bent met het invullen van de gegevens. Pagina 14

15 4. HET OPSTELLEN VAN EEN BERICHT MET EEN BIJLAGE OF EEN INGEVOEGDE AFBEELDING Hoe werkt het bijvoegen van bestanden in? 1. We maken weer een Nieuwe aan via de knop op de werkbalk. 2. Klik in het tabblad Bericht op (symbool van een paperclip) 3. Ga in het volgende scherm op zoek naar de plek waar het bestand staat (in dit geval een document) dat als bijlage moet worden meegestuurd. U kunt ook meerdere bijlagen tegelijk selecteren. Het bestand Standaard PC50plus wordt meegestuurd als bijlage 4. Dubbelklik op het bestand waarna het aan het bericht wordt toegevoegd als bijlage. In een aparte regel genaamd Bijgevoegd. 5. Nadat alle gegevens zijn getikt, kan het bericht worden verzonden. Pagina 15

16 Hoe werkt het meesturen van een afbeelding in Outlook? 1. We maken weer een Nieuwe aan. 2. Open het tabblad Invoegen en klik op 3. Ga in het volgende scherm op zoek naar de plek van de afbeelding die in het bericht moet worden gevoegd. 4. De afbeelding wordt in het bericht gevoegd door te selecteren (1x aanklikken) en op Invoegen te klikken. 5. Het bericht kan inclusief uw tekst en de afbeelding worden verzonden. Pagina 16

17 Opmerking: Een afbeelding kan uiteraard ook worden verzonden als bijgevoegd bestand net zoals een document. Zie hiervoor op pagina 12: Hoe werkt het bijvoegen van bestanden in Outlook? 5. HET OPENEN, BEKIJKEN EN OPSLAAN VAN BIJLAGEN. Wat doe ik als ik een bericht met een bijlage heb ontvangen? Bijlagen kunnen een foto of een ander bestand (bv. document/tekst) bevatten. U herkent een ontvangen bijlage aan de paperclip die vooraan in de berichtregel in uw Postvak In staat. Bijvoorbeeld: De paperclip verwijst naar de bijlage Klik op het bericht om dit te lezen in uw leesvenster, u ziet bovenaan in het bericht de aanduiding van de bijlage, in dit geval een foto: Pagina 17

18 Klik eenmaal op de bijlage om deze in uw ontvangen bericht te zien. Bijvoorbeeld: Dubbelklik op de bijlage regel om de foto in een apart scherm op uw computer te openen. Vaak wordt de foto geopend met de Windows Photo Gallery maar het kan ook een ander standaard programma op uw computer zijn. Dat hangt van uw instellingen af. Pagina 18

19 Hoe bewaar ik de foto uit de bijlage in een map? De simpelste methode is deze: Klik met de rechtermuisknop op de fotobijlage of iedere andere bijlage die u ontvangt, dat maakt niet uit. (kan ook een tekstbestand zijn) Kies uit het lijstje dat u ziet voor Opslaan als. Zoek daarna in uw Bestanden naar de map waar u de foto wilt beware, bijvoorbeeld de map Afbeeldingen. Open deze map door er op te dubbelklikken. Pagina 19

20 Onder in het venstertje ziet u de naam van de foto blauw gekleurd staan. In dit geval: Als tekst blauw gekleurd is dan kunt u er direct een naam overheen tikken zodat u later de foto gemakkelijk kunt terug vinden. Om de foto in de map te bewaren klikt u in het zelfde venstertje, rechtsonder, op de knop Opslaan. Daarmee wordt de foto in de juiste map en onder de juiste naam bewaard. Samenvatting: Een bijlage, of het nu een foto is of een tekst bestand, bewaard u in een map op uw harde schijf door: 1. Rechtermuis te klikken op de bijlage 2. Opslaan als te kiezen 3. De naam van het bestand te bepalen of te accepteren 4. De juiste map op te zoeken en te openen 5. De knop Opslaan aan te klikken om het bestand te bewaren Pagina 20

21 6. ADRESBOEK GEBRUIKEN, BIJHOUDEN EN AFDRUKKEN beschikt over een adressenboek waarin u al uw contactpersonen kunt opnemen. Hierdoor kunt u deze personen gemakkelijker een bericht sturen. U opent uw contactpersonen door onder in het overzichtsscherm van Outlook te klikken op Contactpersonen: Met dit venster in Outlook kunt u overschakelen naar andere Outlook functies. Afhankelijk van de gekozen weergave ziet u een lijst met uw contactpersonen: De weergave kunt u probleemloos aanpassen door in het Lint, via het tabblad Start, een van de mogelijkheden aan te wijzen: U ziet dat wij gekozen hebben voor de vormgeving Kaart. Weergave mogelijkheden Bovenin het scherm van de contactpersonen is dit lint verschenen: Pagina 21

22 Wanneer u een nieuwe contactpersoon wilt toevoegen dan klikt u op U ziet een invulscherm met daarboven weer een Lint met tabbladen waar u kunt kiezen voor diverse opties. Vul het formulier in met de gegevens die u wilt vermelden. (minimaal naam + adres) Klik in het Lint op om de contactpersoon vast te leggen. Deze is direct zichtbaar in uw lijst met contactpersonen. Pagina 22

23 7. BERICHT STUREN AAN EEN CONTACTPERSOON Hoe kan ik een contactpersoon een bericht sturen? Wanneer u een of meer bekenden een bericht wilt sturen kunt u dat in ook doen vanuit uw Contactpersonen. 1. Klik daarvoor weer op Contactpersonen linksonder in het startscherm van Outlook. 2. Dubbelklik op de naam van de contactpersoon bv. Jan Jansen. U ziet de gegevens van deze persoon in een apart scherm: Pagina 23

24 Klik in het tabblad Contactpersonen in het Lint op Automatisch wordt een nieuw bericht aangemaakt waar het adres al is ingevuld: Rond het bericht als gebruikelijk af en verzend het. Kan ik een contactpersoon een bericht versturen vanuit een Nieuw bericht? Ja, klik eerst op u klikt dan in het nieuwe bericht op deze knop U ziet een lijst met uw contactpersonen: Contactpersonenlijst (weergave kan verschillen) Pagina 24

25 Dubbelklik op een naam en klik op OK waarna het adres automatisch wordt toegevoegd aan uw nieuwe bericht. De contactpersoon wordt toegevoegd aan uw bericht. Vul de verdere gegevens in en druk op Verzenden. Kan ik de lijst met contactpersonen ook afdrukken? Ja, dat kan. Open weer de contactpersonenlijst Druk in het Lint op het symbool van de printer. Pagina 25

26 Kies (in het kadertje) voor de stijl waarin moet worden afgedrukt, klikt op een stijl om dit te bekijken. (u ziet aan de rechterkant de gekozen stijl) Pagina 26

27 8. AGENDA MAKEN EN BIJHOUDEN Hoe houd ik een agenda met Outlook bij? Om uw afspraken bij te houden in een agenda klik onder in Outlook op Agenda. Het lint van de agenda wordt getoond: U kunt kiezen in het lint uit dag, week of maand agenda. Dit is een dag agenda Pagina 27

28 Dit is een week agenda Dit is een maand agenda Pagina 28

29 We nemen als uitgangspunt de weekagenda. Klik op Nieuwe afspraak om een nieuwe afspraak op te nemen. U ziet dit tabblad: Vul het onderwerp, locatie, begintijd en eindtijd in. Wanneer u van te voren gewaarschuwd wilt worden dat de afspraak er aan komt dan geeft u dit ook aan in het Lint (tabblad Afspraak) U hoort dan een geluidssignaal. Pagina 29

30 Klik op de knop Opslaan en Sluiten om de afspraak vast te leggen. Een afspraak is in de agenda vastgelegd Desgewenst kunt u de afspraken per dag, per week of per maand bekijken en ook afdrukken. Aan de linker zijde van uw agenda ziet u een kalender en opties: In deze agenda is de week waarin we afspraken vastleggen gekleurd aangegeven. Pagina 30

31 Het kan soms ook nuttig zijn om de agenda naar iemand toe te sturen per . Klik dan op : en volg de stappen. Hoe kan ik taken plannen met? Het kan gebeuren dat u, vanwege werk of het plannen van een klus of vakantie etc., uw taken wilt plannen. Klik onder in het Outlook startscherm op Taken. Klik op een Nieuwe taak om de taak toe te voegen. Vul onderwerp in en tijdstip(pen). Vul het taakschema volledig in en klik op Opslaan en sluiten. Pagina 31

32 U kunt er voor kiezen om een herinnering te krijgen op de einddatum. U hoort dan een geluid om uw aandacht te trekken naar deze taak. Dan krijgt u van de computer (hij moet wel aanstaan) een geluidsignaal. Uiteraard weer op Opslaan en Sluiten klikken in het Lint (Tabblad Taak). Aan de linkerkant van het scherm kunt u weer kiezen voor diverse soorten weergaven en prioriteiten. Tot zover de basisuitleg van. Pagina 32

33 Trefwoordenlijst Adresboek... 9 Adreskaartjes Afbeelding... 2, 13, 14, 15, 25 Agenda...27, 30 BCC Beantwoorden... 2, 11 Bewaren... 2, 5, 19, 20 Bijlage... 2, 13, 16, 17, 18, 19, 20 Bijvoegen...13, 15 CC Contactpersoon... 2, 8, 23, 24, 25 Doorsturen... 2, 11, 12 Leesbevestiging Lint... 2, 5, 8, 9, 22, 23, 25, 26, 29, 32 Mappenlijst... 5, 6 Nieuwe afspraak Ongewenste Ontvangstbevestiging Opslaan... 2, 16, 20 Organiseren Paperclip... 13, 16, 19 Postvak In... 4, 5, 6, 7, 12, 16 Postvak Uit... 4 Taken plannen Verwijderde Items... 4 Verzonden Items... 4 Visitekaartje... 10

34 Pagina 34