KORTE HANDLEIDING WERKEN MET OUTLOOK WEBACCESS

Transcriptie

1 KORTE HANDLEIDING WERKEN MET OUTLOOK WEBACCESS Outlook WebAccess is het programma dat door medewerkers en leerlingen van het Comenius College gebruikt wordt m.i.v. cursusjaar WebAccess is volledig webbased, dat wil zeggen dat het op iedere pc met internetaansluiting gebruikt kan worden. Wat krijg je in Outlook WebAccess? Uiteraard kan je in Outlook WebAccess berichten verzenden en ontvangen, dat spreekt voor zich. Daarnaast krijg je een schat aan extra functionaliteit tot je beschikking. Een korte opsomming van de mogelijkheden: Contactpersonen Alle adressen van je collega s en leerlingen op één plek. Je hebt de mogelijkheid om zelf groepen te maken voor collega s op je unit of in je werkverband. Agenda: je afspraken digitaal opslaan. Vergaderingen en afspraken kan je automatisch in de agenda laten plaatsen. De jaaragenda van het Comenius wordt standaard opgenomen, zodat je altijd weet wanneer werkverbanden of andere groepen bij elkaar komen. Taken Met Taken kan je digitaal bijhouden welke zaken nog gedaan moeten worden. Minder afdrukken, meer lezen: met Outlook 2003 is het veel gemakkelijker en prettiger om berichten online te lezen, zelfs lange berichten. Het Leesvenster is naar de rechterkant van het scherm verplaatst, zodat je twee keer zoveel inhoud kunt weergeven en niet zo vaak hoeft te bladeren om lange berichten online te lezen. Sneller berichten zoeken Je kunt berichten gemakkelijker terugvinden door ze te groeperen op datum, grootte, discussieonderwerp, onderwerp, urgentie of andere criteria. Het Postvak IN ordenen Je hoeft niet langer alle berichten in het Postvak IN te bewaren om aan actiepunten te worden herinnerd. Je kunt nu berichten markeren op basis van prioriteit of urgentie, zodat je ze snel kunt terugvinden. Let op! Het is overigens niet de bedoeling om WebAccess te gebruiken als archief. De capaciteit van je account is beperkt, dus alles bewaren in WebAccess veroorzaakt op korte of langere termijn problemen, omdat je opslagcapaciteit onvoldoende is. Ruim dus je berichten en bijlagen op. Automatisch berichten indelen en herinneringen ontvangen Dankzij de verbeterde regels en waarschuwingen worden berichten op basis van je eigen voorkeuren ingedeeld. Ook kun je automatisch waarschuwingen activeren om je er bijvoorbeeld aan te herinneren dat de einddatum van taken in zicht is of dat een vergadering of bijeenkomst begint. Let op! Op dit moment is het versturen en ontvangen van het belangrijkst. Je maakt hiervoor gebruik van Postvak IN. De overige onderdelen van het programma komen aan de orde in de cursussen die komend cursusjaar gegeven worden.

2 WebAccess starten Je kunt WebAccess op twee manieren starten 1. vanuit de NAL op school Ga naar Administratieve Software en Internet Explorer Dubbelklik het pictogram 2. vanuit de webbrowser (Intenet Explorer) op school of thuis Open de Internet Explorer Typ het volgende adres in: en druk op Enter

3 De volgende Beveiligingswaarschuwing verschijnt: Klik om de beveiligingswaarschuwing te bevestigen Het aanmeldscherm van Outlook WebAccess verschijnt: Let op! De instellingen (Client en Beveiliging) in dit venster laat je ongewijzigd!

4 Verbinding verbroken na enige tijd! Om je account te beschermen tegen toegang door niet-gemachtigde gebruikers, wordt de verbinding met het postvak na een bepaalde periode van inactiviteit automatisch verbroken. Als de sessie wordt beëindigd, vernieuw je de browserweergave en meld je je vervolgens opnieuw aan. Je kunt je vertrouwde inlognaam (domein/gebruikersnaam) gebruiken. Je wachtwoord is echter gewijzigd. Je kunt je nieuwe wachtwoord vinden in de brief. Voer je inlognaam in Voer je wachtwoord in (let op! Nieuw!!) Klik of druk op ENTER Het hoofdvenster van Outlook WebAccess staat voor je: Voor degenen die thuis met Outlook (Express) werken zal deze omgeving bekend zijn. Je hebt de volgende onderdelen tot je beschikking:

5 Postvak IN Hier ontvang je de binnenkomende berichten en verstuur je de uitgaande berichten. Een nieuw bericht opstellen Voor een nieuw bericht klik je de knop. Klik Het nieuwe bericht verschijnt: Je kunt het adres direct invoeren in het vak Aan, je kunt ook gebruik maken van de standaard Adreslijst. Selecteren van geadresseerden uit de Adreslijst Alle adressen van medewerkers en leerlingen staan centraal in de standaardadreslijst. Deze lijst is actueel. Je kunt zelf op basis van deze adressen groepen aanmaken. Hoe dat in z n werk gaat wordt in de trainingen behandeld. Klik

6 Het dialoogvenster Namen zoeken verschijnt: Je kunt op een aantal manieren naar de adressen zoeken. Op achternaam, voornaam of e- mailadres (weergavenaam). Typ de eerste letter(s) in het vak en klik Zoeken. Gevonden namen en adressen kan je invoegen met de knoppen Aan, CC en BCC onderin het venster. Als de geadresseerden zijn geselecteerd kan het bericht verzonden worden. Klik om het bericht te verzenden Berichten ontvangen Binnengekomen berichten worden in Postvak IN geplaatst. Het aantal nieuwe, ongelezen berichten wordt weergegeven:

7 De nieuwe, ongelezen berichten worden vet weergegeven in Postvak IN. De inhoud van het eerste bericht wordt in het rechter deelvenster weergegeven. Door het bericht te dubbelklikken wordt het geopend. Dubbelklik een bericht om het te openen Het geopende bericht staat voor je: Je kunt het bericht nu verder afhandelen: het bericht beantwoorden en terugsturen naar de afzender het antwoord versturen naar alle geadresseerden het bericht doorsturen naar een andere geadresseerde