We Work Safe APP. Handleiding Basisgebruikers. Professor E.M. Meijerslaan 3, 1183 AV Amstelveen +31 (0) ZPA-INS

Transcriptie

1 We Work Safe APP Handleiding Basisgebruikers

2 Deze handleiding is bedoeld voor alle basisgebruikers van de We Work Safe app van ZuidPlus. Voor teamleiders (bijvoorbeeld uitvoerders) is een andere handleiding beschikbaar, zie hiervoor het document: We Work Safe APP, Handleiding Teamleiders (ZPA-INS ). Pagina 2 van 19

3 Inhoud 1. Algemeen Downloaden We Work Safe app Aanmaken nieuw account Inloggen account Melden van veilige en onveilige situaties Melden van een VEILIGE situatie Melden van een ONVEILIGE situatie Afronden meldingen Ontvangen van opmerkingen Ontvangen van taken Volgen van eigen meldingen Pagina 3 van 19

4 1. Algemeen Ter ondersteuning van het We Work Safe veiligheidsprogramma gebruikt ZuidPlus de We Work Safe applicatie. De We Work Safe app kan onder andere worden gebruikt voor het melden van veilige en onveilige situaties. Om gebruik te kunnen maken van de app moet de gebruiker eerst worden geregistreerd. Na registratie krijgt de gebruiker een persoonlijk account. In de toekomst zullen nog een aantal andere functionaliteiten aan de app worden toegevoegd. Pagina 4 van 19

5 2. Downloaden We Work Safe app De We Work Safe app is als volgt te downloaden: 1. Ga naar de Play Store of Apple Store en zoek op We Work Safe. Kies voor de We Work Safe app van ZuidPlus. Het logo ziet er als volgt uit (zie figuur 1 & 2). Figuur 1 Figuur 2 De We Work Safe app op de computer gebruiken? Ga naar Pagina 5 van 19

6 3. Aanmaken nieuw account Om alle functies van de app te kunnen gebruiken is een persoonlijk account nodig. Dit account moet eerst geregistreerd worden. Volg de volgende stappen: 1. Open de We Work Safe app. Het scherm ziet er als volgt uit (zie figuur 3). Linksboven bevindt zich de menuknop. Figuur 3 Figuur 4 2. klik op de menuknop linksboven en klik vervolgens op inloggen (zie figuur 4). 3. Het volgende scherm verschijnt (zie figuur 5). Klik op de knop Nieuw account. 4. Bevestig het aanmaken van een nieuw account door opnieuw op Nieuw account te klikken (zie figuur 6). Figuur 6 Figuur 5 Pagina 6 van 19

7 Opmerking: Heeft de gebruiker al een account? Log dan in volgens de stappen uitgelegd in hoofdstuk 4. Voor teamleiders geldt een andere registratieprocedure. Zie hiervoor het document We Work Safe APP, Handleiding Teamleiders (ZPA-INS ). 5. Bij het aanmaken van een nieuw account wordt om de volgende gegevens gevraagd: vooren achternaam, adres, telefoonnummer en wachtwoord (zie figuur 7). Vul alle gegevens in en druk op volgende. Het volgende bericht verschijnt (zie figuur 8). Figuur 8 Figuur 7 Pagina 7 van 19

8 6. Ga naar de inbox van het adres dat eerder bij registratie werd opgegeven. Het bericht ziet er als volgt uit (zie figuur 9). Klik op de link om het account te activeren. Let op: de kans is groot dat het bericht in de map Spam of Ongewenst terecht is gekomen. Figuur 9 7. Afhankelijk van het apparaat waarop het bericht geopend wordt (PC, smartphone of tablet) wordt het zojuist aangemaakte We Work Safe account automatisch in de browser of in de app ingelogd. Het account is nu bevestigd en actief. Werd het account via de link uit de op de PC geactiveerd, dan moet er in de app nog worden ingelogd (zie hoofdstuk 4). Let op: Na het activeren van een nieuw account wordt eenmalig in de app gevraagd om een team te kiezen. Kies hier voor het team van jouw teamleider. Pagina 8 van 19

9 4. Inloggen account Het inloggen in de We Work Safe app gaat als volgt: 1. Klik op de menuknop linksboven (zie figuur 10). 2. Klik op Inloggen (zie figuur 11). 3. Voer de inloggevens in en klik op Inloggen (zie figuur 12). Let op: inloggen kan alleen met een adres waar een account voor is aangemaakt (zie hoofdstuk 3). Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord herstellen. Er wordt automatisch een bericht gestuurd met een link om het wachtwoord te herstellen. Figuur 10 Figuur 11 Figuur 12 Pagina 9 van 19

10 5. Melden van veilige en onveilige situaties Van iedereen werkzaam op project Zuidasdok wordt verwacht dat hij/zij verantwoordelijkheid neemt en bijdraagt aan een veilige werkomgeving. Is er sprake van een onveilige situatie? Waar mogelijk los het op, bespreek het met jouw team en meld het via de meldfunctie in de We Work Safe app! Daarnaast kunnen ook goede en veilige situaties in de We Work Safe app worden gemeld! Begrijp dat jouw meldingen tot minder ongevallen leiden. Samen maken we ZuidPlus veilig! 5.1 Melden van een VEILIGE situatie Let op: om een melding te maken moet je ingelogd zijn. 1. Klik op de tegel Melden (zie figuur 13). 2. Klik op Veilige situatie (zie figuur 14). Figuur 13 Figuur 14 Pagina 10 van 19

11 3. Het formulier Melding verschijnt. Vul alles kort en bondig maar duidelijk in! Figuur 15 Figuur 16 Figuur 17 a. Team i. Bij elke melding moet worden aangegeven voor welk team de melding is bedoeld (zie figuur 15). Gebruikers moeten altijd binnen het eigen team melden. Kies uit de lijst voor het team van jouw teamleider (uitvoerder)! ii. Naar aanleiding van het gekozen team komt onder Verantwoordelijk de naam van de verantwoordelijke teamleider te staan. iii. Indien een melder niet weet binnen welk team hij/zij moet melden kan voor een van de volgende algemene teams worden gekozen: HSSE Algemeen, HSSE Centrale Organisatie, HSSE Kunstwerken & Hoofdwegennet, HSSE Openbaar Vervoer Tunnel of HSSE Tunnel. b. Soort melding: hier staat aangegeven wat voor soort melding het betreft. c. Omschrijving: beschrijf de veilige situatie zo duidelijk en volledig mogelijk. d. Adres: noteer de locatie van de veilige situatie. e. Voeg een foto van de veilige situatie toe. f. Klik op Verstuur om de melding af te ronden. Let op: de melding wordt automatisch afgesloten omdat een veilige situatie geen opvolging nodig heeft. De teamleider hoeft niets te doen, maar wordt wel van de veilige melding op de hoogte gebracht. Pagina 11 van 19

12 5.2 Melden van een ONVEILIGE situatie Na het constateren van een onveilige situatie dient direct actie te worden ondernomen. De situatie moet worden opgelost en in de app worden gemeld. Ook als de onveilige situatie al is opgelost moet deze nog steeds als onveilige situatie worden gemeld. Let op: bij levensbedreigende situaties moet altijd direct contact worden opgenomen met de verantwoordelijke uitvoerder/teamleider. 1. Klik op de tegel Melden (zie figuur 18). 2. Klik op Onveilige situatie (zie figuur 19). Figuur 18 Figuur 19 Pagina 12 van 19

13 3. Het formulier Melding verschijnt. Vul alles kort en bondig maar duidelijk in! Figuur 20 Figuur 21 a. Team i. Bij elke melding moet worden aangegeven voor welk team de melding is bedoeld (figuur 20). Gebruikers moeten altijd binnen het eigen team melden. Kies uit de lijst voor het team van jouw teamleider (uitvoerder)! ii. Naar aanleiding van het gekozen team komt onder Verantwoordelijk de naam van de verantwoordelijke teamleider te staan. iii. Indien een gebruiker niet weet binnen welk team hij/zij moet melden kan voor een van de volgende algemene teams worden gekozen: HSSE Algemeen, HSSE Centrale Organisatie, HSSE Kunstwerken & Hoofdwegennet, HSSE Openbaar Vervoer Tunnel of HSSE Tunnel. b. Soort melding: hier staat aangegeven wat voor soort melding het betreft. c. Omschrijving: beschrijf de onveilige situatie zo duidelijk en volledig mogelijk. d. Adres: noteer de locatie van de onveilige situatie. Pagina 13 van 19

14 e. Situatie verholpen? Geef hier aan of de situatie al verholpen is (zie figuur 22 & 23). i. Zijn er maatregelen genomen en is de onveilige situatie opgelost? Zet de knop op Ja. Noteer onder Genomen maatregelen welke acties ondernomen zijn om de onveilige situatie op te lossen (zie figuur 22). ii. Is de situatie nog steeds onveilig? Noteer Nee (zie figuur 23). Figuur 22 Figuur 23 f. Voeg foto s toe. Als de situatie ter plekke al is opgelost graag ook foto s van de oplossing uploaden. g. Klik op Verstuur om de melding af te ronden. Na het versturen van de melding komt deze bij de teamleider terecht. Het is zijn/haar taak om de melding op te volgen. Pagina 14 van 19

15 6. Afronden meldingen Op het moment dat de gebruiker een melding heeft verstuurd komt de verantwoordelijkheid van de melding bij de teamleider te liggen. De melder hoeft in principe niets meer te doen, maar wordt middels berichten in de app nog wel op de hoogte gehouden (zie figuur 24 & 25). Figuur 24 Figuur 25 De aangewezen verantwoordelijke kan de melder door middel van de app nog wel berichten sturen door een opmerking toe te voegen of een taak toe te wijzen. De melder wordt hier door de app over bericht (zie figuur 26). Figuur 26 Pagina 15 van 19

16 6.1 Ontvangen van opmerkingen Als de teamleider of de verantwoordelijke van een melding een opmerking plaatst komt deze bij de melder als bericht binnen (zie figuur 26). 1. Klik op de knop berichten voor een overzicht van berichten (zie figuur 27). 2. Klik nogmaals op een bericht om het bericht te openen. Het bericht wordt geopend zoals in figuur 28 is weergegeven. 3. Voor meer informatie over de melding moet opnieuw op het bericht worden geklikt. Het volgende overzicht verschijnt (zie figuur 29). Figuur 27 Figuur 28 Figuur 29 Pagina 16 van 19

17 6.2 Ontvangen van taken 1. Klik bovenin het scherm op de knop taken. Een overzicht van openstaande taken verschijnt (zie figuur 30). 2. Klik op de taak om de taak te openen. Naast een toelichting van de taak verschijnt ook de knop Sluiten (zie figuur 31). Let op: de taak mag pas na uitvoering van de taak worden gesloten. 3. Voor het sluiten van de taak, klik op Sluiten. Het volgende scherm verschijnt (zie figuur 32). 4. Noteer welke actie is ondernomen en klik op Taak sluiten. Figuur 30 Figuur 31 Figuur 32 Pagina 17 van 19

18 6.3 Volgen van eigen meldingen Om meldingen waar de gebruiker bij betrokken is nog eens terug te zien, gebruik de knop Meldingen. 1. Klik op de tegel Meldingen (zie figuur 33). 2. Het groene vinkje voor de melding geeft aan dat de melding gesloten is (zie figuur 34). Is het vinkje grijs, dan staat de melding nog open. Klik op de melding voor meer informatie. Figuur 34 Figuur 33 Pagina 18 van 19

19 Pagina 19 van 19