Contict Drive Versie 3.0 Laatst herzien: juni 2016

Transcriptie

1 Contict Drive Versie 3.0 Laatst herzien: juni 2016

2 Inhoudsopgave 1. Welkom bij Contict Drive! Aan de slag met Contict Drive Registreren Een Vault aanmaken Contict Drive web portal Afronden registratie Contict Drive installeren op uw devices Contict Drive downloaden & installeren Contict Drive voor Windows PC / Mac Bestanden delen en samenwerken Een Vault of map delen Een map delen middels FolderLink Een bestand of map delen via de optie Get Link to folder Een map invoegen op uw website als Wigdet Web portal Bestanden uploaden Bestanden bewerken via de web portal Bestanden bewerken in de web portal Downloaden Beheren van gegevens Gekoppelde apparaten/theftguard Gebruiksinstellingen Wachtwoord wijzigen Supportdesk Contact met de supportdesk

3 1. Welkom bij Contict Drive! Contict Drive is dé zakelijke oplossing waarmee u uw bestanden overal kan openen, delen, synchroniseren en beveiligen online en offline. De oplossing werkt in de basis zoals de populaire cloud opslagdiensten zoals Dropbox en One Drive. Contict Drive is echter speciaal voor de zakelijke markt ontwikkeld. Hierdoor heeft u nog meer functionaliteiten tot uw beschikking, blijft u de baas over uw eigen data en zijn bedrijf kritische gegevens altijd optimaal beveiligd. Uw bestanden worden bovendien 256 bits versleuteld opgeslagen bij Contict in twee datacenters in Nederland. U weet waar uw data is opgeslagen! Met de Contict Drive creëert u een virtuele harde schijf in de cloud die synchroniseert met uw lokale apparaat (desktop, tablet en smartphone). Hier kunt u onbeperkt bestanden opslaan in de cloud en deze lokaal op al uw devices bekijken, bewerken en delen; intern en extern. 2

4 2. Aan de slag met Contict Drive 2.1 Registreren Om gebruik te kunnen maken van de Contict Drive dient u zich eerst te registreren via de website: U komt dan in het onderstaande scherm. Hier voert u uw adres in en klikt u op volgende. Vervolgens wordt er gevraagd om een wachtwoord en aanvullende gegevens. Voer deze in, en klik weer op volgende. 3

5 2.2 Een Vault aanmaken Vervolgens wordt de web portal van de Contict Drive weergegeven. Voer hier de gewenste naam in van uw eerste Vault. Een Vault is uw virtuele beveiligde schijf waarin u straks uw bestanden kunt plaatsen. Let op: een Vault is net als een adres uniek en kan slechts door één iemand worden gebruikt. We adviseren daarom om de Vaultnaam te combineren met bijvoorbeeld de naam van uw organisatie zoals: contict-handleidingen. Mocht een Vaultnaam al in gebruik zijn, dan krijgt u een melding met het verzoek een andere naam in te geven. Wanneer u een Vaultnaam gekozen heeft, kan deze later niet meer gewijzigd worden. 2.3 Contict Drive web portal Nadat u uw Vault heeft aangemaakt komt u in de Contict Drive web portal. Deze kunt u vervolgens op elk moment en vanaf elke browser benaderen via: Meer informatie over het gebruik van de web portal vindt u in hoofdstuk 5. 4

6 2.4 Afronden registratie Om uw registratie te voltooien wordt er een gestuurd naar het opgegeven adres, met het onderwerp Welkom bij Contict Drive, bevestig uw account. Klik op de link in dit bericht om uw e- mailadres te verifiëren en uw registratie af te ronden. U heeft nu de beschikking over de volledige Contict Drive voor een proefperiode van 30 dagen. Via verkoop@contict.nl of kunt u uw account om laten zetten in een definitieve versie. 5

7 3. Contict Drive installeren op uw devices 3.1 Contict Drive downloaden & installeren Via de web portal kunt altijd en overal uw bestanden bekijken, toevoegen, delen, revisies bekijken et cetera. Voor een optimale gebruikerservaring adviseren wij om de Contict Drive applicatie te installeren op uw devices. Deze is beschikbaar is voor Windows, Mac, iphone, ipad en Android en te downloaden via: Contict Drive voor Windows PC / Mac Na het downloaden en installeren van de App, kunt u inloggen met uw adres en het opgegeven wachtwoord. U krijgt vervolgens het dashboard van de Contict Drive applicatie te zien, waar uw Vaults zichtbaar zijn. Tevens worden uw Vaults als schijf toegevoegd in de Windows verkenners en/of Mac finder. Er kunnen bestanden en/of mappen worden in elke Vault op exact dezelfde manier zoals dat bij Windows/Mac gaat. Ook door middel van het slepen met de muis of met de kopieer en plak functie kunt u eenvoudig bestanden in de Vaults plaatsen Contict Drive dashboard en verkenner Windows gebruikers 6

8 3.2.2 Contict Drive dashboard en finder Mac gebruikers Vanuit de App kunnen nieuwe Vaults aangemaakt worden, kan de web portal bezocht worden en kan er aan en afgemeld worden. Wij raden u sterk aan om u altijd af te melden na het gebruik van de Contict Drive. Uw Vaults zijn dan volledig onzichtbaar en zo blijft de bescherming van uw gegevens optimaal. 7

9 4. Bestanden delen en samenwerken 4.1 Een Vault of map delen Binnen Contict Drive kunt u een Vault delen met andere Contict Drive gebruikers. Deze optie is ideaal voor teams, aangezien teamleden zo de Vault ook zelf kunnen importeren in het persoonlijke dashboard. Om een Vault te delen, klikt u met de rechtermuisknop op een Vault en het volgende menu verschijnt: Klik op Gasten uitnodigen en het volgende scherm verschijnt. Hier vult u één of meerdere e- mailadressen in met wie u de Vault wilt delen. Daarnaast kunt u een aantal opties instellen zoals alleen lezen. 8

10 4.2 Een map delen middels FolderLink Door een map te delen middels de optie FolderLink, kunt u eenvoudig een submap delen die zich in een Vault bevindt. De rest van deze bovenliggende Vault, maar ook uw andere Vaults, blijven afgeschermd. Hier heeft de ontvanger geen licentie voor nodig. Om een FolderLink aan te maken, opent u de betreffende Vault en klikt u met de rechtermuisknop op de betreffende map die u wilt delen. Het onderstaande scherm verschijnt. Hier klikt u op Contict Drive Extra en vervolgens gaat u naar de optie FolderLink. Voer in het onderstaande scherm het adres in en vink indien gewenst één of meerdere opties aan om de map te delen. 9

11 4.3 Een bestand of map delen via de optie Get Link Met de optie Get Link, wordt er een link van een bestand of map naar het klembord gekopieerd, die u vervolgens zelf in bijvoorbeeld een bericht, chatbericht of word document kunt plakken. Om een Get Link aan te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste map of bestand. Ga vervolgens naar Contict Drive Extra en klik op de optie Get Link. Geef in hoe u de Get Link wilt delen, door de opties in het onderstaande scherm aan te vinken. Zodra u op kopiëren naar klembord klikt wordt de snelkoppeling gekopieerd, welke u kunt plakken op de gewenste locatie, bijvoorbeeld in een bericht to folder U kunt bestanden rechtstreeks en naar een submap in een Vault. Dit doet u door het betreffende bestand als bijlage in te voegen in een . Deze stuurt u vervolgens naar het to folder adres: inbox@vaultnaam.contictdrive.nl (let op: hoofdlettergevoelig!). U kunt uw persoonlijke e- mail to folder adres ook vinden bij de Vaulteigenschappen, in te zien via de web portal. 10

12 4.5 Een map invoegen op uw website als Wigdet Met deze optie kunt u een directe koppeling naar een map invoegen op uw website of blog, ook wel een Widget genoemd. Om een koppeling op uw website te plaatsen, gaat u naar de betreffende map die u beschikbaar wilt stellen op uw website. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de optie Contict Drive Extra en kies invoegen in uw site. U krijgt dan het onderstaande linkerscherm te zien. Geef hier het webadres en de gewenste titel op. Eventueel kunt u ook het formaat aanpassen (in pixels). Vervolgens klikt u op maken en u krijgt een HTML code, zoals in het rechterscherm is weergegeven. Deze code kunt u door uw websitebeheerder laten insluiten in uw website. Op de website zal deze worden getoond zoals de onderstaande afbeelding: 11

13 5. Web portal 5.1 Bestanden uploaden De web portal heeft verschillende functionaliteiten. Een van deze functionaliteiten is het uploaden van bestanden. Om een bestand te uploaden in uw Vault, dient u in te loggen via de web portal (zoals uitgelegd in hoofdstuk 2) en de gewenste Vault aan te klikken. Vervolgens gaat u naar de map waarin u uw bestand wilt uploaden. U krijgt vervolgens een balk te zien met blauwe icoontjes. Klik op onderstaand icoontje om een bestand te uploaden: Er wordt automatisch een nieuw venster geopend. U klikt vervolgens op Toevoegen om het gewenste bestand te kiezen. 12

14 Let op: na de optie Toevoegen is het bestand nog niet geüpload. U dient vervolgens de optie Uploaden aan te vinken om het bestand daadwerkelijk in uw Vault te plaatsen. U heeft zo tevens de mogelijkheid om meerdere bestanden toe te voegen, en deze allen tegelijk te uploaden. 5.2 Bestanden bewerken via de web portal U kunt bestanden zowel binnen de web portal bewerken of bestanden eerst downloaden alvorens ze te bewerken Bestanden bewerken in de web portal Om bestanden online te bewerken, klikt u op het gewenste document. U kunt vervolgens kiezen uit een aantal verschillende mogelijkheden. Klik op Online bewerken om meteen met het bestand aan de slag te gaan. Een nieuw venster wordt geopend, waarin u uw bestand kunt bewerken. 13

15 Na het bewerken kunt u het bestand opslaan via het bewerkingsprogramma. Zo wordt het bestand automatisch aangepast en opgeslagen in uw Vault. U hoeft geen nieuw bestand te uploaden Downloaden Om bestanden op uw desktop te bewerken, dient u het gewenste bestand te downloaden en vervolgens op uw lokale device te openen. Op deze manier kunt u het bestand offline bewerken met uw eigen programma s. U kunt vervolgens na het bewerken een nieuwe versie van uw bestand uploaden via de web portal. 14

16 5.3 Beheren van gegevens Via de web portal kunt u per Vault alle gegevens in zien. Zo kunt u bekijken wie toegang heeft tot uw bestanden, wie mag bewerken, welke bestanden bewerkt zijn et cetera. Links in het menu klikt u op Gebruikers en bevoegdheden. Zo kunt u zien wie er toegang hebben tot uw Vault. Ook kunnen er gebruikers zijn die alleen toegang hebben tot een specifieke map. Ook deze gegevens kunt u hier bekijken. Bent u zelf eigenaar van een Vault en wilt u de bevoegdheden van uw gasten aanpassen, dan kunt u in hetzelfde menu terecht. Bij elke gast kunt u bevoegdheden aanvinken en zo toegang beheren tot al uw bestanden. 15

17 Naast de gegevens van gasten, kunt u ook de gegevens van een Vault bekijken. Zo kunt u zien hoe veel gasten u heeft uitgenodigd tot uw Vault, hoe veel geheugen de Vault in beslag neemt et cetera. Deze functie vindt u onder Eigenschappen. 5.4 Gekoppelde apparaten/theftguard U kunt via de web portal bekijken welke apparaten gekoppeld zijn aan uw Contict Drive account. Ook kunt u via de web portal bestanden verwijderen van apparaten. Rechts boven in het scherm, klikt u op Apparaten. Vervolgens ziet u een overzicht van alle gekoppelde apparaten. Wilt u gegevens van een apparaat verwijderen, klikt u dan op het betreffende apparaat. U komt in het volgende menu: 16

18 Vervolgens klikt u op de optie Verwijder Contict Drive data en al uw data wordt van desbetreffende apparaat verwijderd. Dit is bijvoorbeeld een handige optie bij diefstal of verlies van uw toestel. Zo hoeft u niet bang te zijn dat uw data openbaar gemaakt wordt, maar kunt u dit voorkomen door de data zelf op afstand te verwijderen en dus veilig te stellen. Deze optie staat bekend onder de naam Theftguard. 17

19 6. Gebruiksinstellingen 6.1 Wachtwoord wijzigen Bent u uw wachtwoord vergeten? Dan kunt u deze als volgt resetten: o o o Ga naar de web portal Voer uw adres is en klik op volgende U krijgt het onderstaande scherm, hier klikt u op: Bent u uw wachtwoord vergeten? o Controleer in het volgende scherm of het adres overeenkomst met uw Contict Drive account en klik op volgende. U ontvangt daarna per instructies om uw wachtwoord te wijzigen. 18

20 7. Supportdesk 7.1 Contact met de supportdesk Heeft u een technische vraag over de Contict Drive? Dan staat onze supportdesk u graag terzijde. Tijdens werkdagen van 07:30 tot 18:00 uur helpen onze supportmedewerkers u graag verder per telefoon of . Wilt u direct een vraag of incident aan ons doorgeven of de status weten? Dan biedt ons klantenportal Mijn Contict, waarin alle vragen en problemen worden geregistreerd, de uitkomst. De Contict supportdesk is te bereiken via support@contict.nl of telefoon: