Snelle start handleiding Boom testcentrum ggz

Transcriptie

1 Snelle start handleiding Boom testcentrum ggz December 2015 Inhoud 1. Een account aanmaken 2 2. Een locatie toevoegen 4 3. Een medewerker toevoegen 5 4. Wachtwoord aanpassen 7 5. Credits aanschaffen 8 6. Een cliënt toevoegen en een test starten 9 7. Resultaten van een afgenomen test bekijken en een rapportage genereren 13

2 1. Een account aanmaken I. Surf naar en klik rechts in uw scherm op Vraag een account aan (zie afbeelding 1). Afbeelding 1: Vraag een account aan II. Vul links de gegevens van uw instelling in en rechts de gegevens van degene die het instellingsaccount gaat beheren (zie afbeelding 2). Kies een wachtwoord voor de beheerder (kies een wachtwoord dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar voor anderen moeilijk te achterhalen is). De beheerder kan onder andere accounts aanmaken voor medewerkers, bepalen van welke cliënten zij de gegevens kunnen zien en bij welke cliënten ze tests kunnen afnemen. De beheerder is tevens verantwoordelijk voor het activeren van de tokens waarmee de tests van Boom test uitgevers kunnen worden afgenomen en genormeerd. Afbeelding 2: Vul de gegevens van de instelling en de beheerder in III. Voeg ten slotte onderin uw scherm de tests van Boom test uitgevers toe waarvan uw instelling gebruikmaakt en klik op Aanvraag verzenden (zie afbeelding 3). Afbeelding 3: Tests selecteren en uw aanvraag verzenden 2

3 IV. De beheerder ontvangt een bevestiging van de aanvraag op zijn of haar adres. De aanvraag wordt binnen drie werkdagen door ons beoordeeld. Na beoordeling ontvangt de beheerder hiervan bericht en kan hij of zij inloggen door naar te surfen en links het adres en het bij de aanvraag van het account gekozen wachtwoord in te vullen. Klik vervolgens op de rode knop Log in. Bent u uw wachtwoord vergeten? Neem dan contact op met de afdeling Klantenservice van Boom test uitgevers via (020) of klantenservice@boomtestuitgevers.nl. 3

4 2. Een locatie toevoegen Telt uw instelling verschillende locaties? In dat geval is het handig deze direct in te voeren. U kunt cliënten vervolgens aan deze locatie(s) koppelen en de locatie(s) als filter gebruiken in het cliëntenoverzicht. I. Klik in het menu bovenin uw scherm op Beheer en vervolgens op Locaties beheren (zie afbeelding 1) Afbeelding 1: Klik op Locaties beheren II. Klik vervolgens rechts in het scherm Locaties beheren op de rode knop Locatie toevoegen (zie afbeelding 2). Afbeelding 2: Klik op Locatie toevoegen III. Vul de locatiegegevens in en klik op de rode knop Locatie toevoegen. Alleen het invoeren van de naam van de locatie is verplicht. Herhaal stappen II en III om meer locaties toe te voegen. Afbeelding 3: Vul de locatiegegevens in 4

5 3. Een medewerker toevoegen I. Nadat u bent ingelogd komt u terecht in het cliëntenoverzicht. Dit is uw basisscherm (zie afbeelding 1). U kunt hier te allen tijde naar terugkeren door links bovenin uw scherm op de zwarte knop Home of het logo te klikken. Het beheerdersaccount heeft in het menu bovenin het scherm de optie Beheer. Bij een medewerkersaccount ontbreekt die optie. Afbeelding 1: Het cliëntenoverzicht II. Klik bovenin uw scherm op Beheer en in het dropdown-menu op Medewerkers beheren (zie afbeelding 2). III. Klik vervolgens rechts in het scherm Medewerkers beheren op de rode knop Medewerker toevoegen (zie afbeelding 3). Afbeelding 2: Medewerkers beheren Afbeelding 3: Medewerker toevoegen 5

6 IV. Vul links in het scherm Medewerker toevoegen de gegevens van de medewerker voor wie u een account aanmaakt in. Vink de rol(len) die de medewerker binnen het Boom testcentrum heeft aan.* Let erop dat u achter het veld Actief voor de optie Ja kiest. Kies vervolgens een wachtwoord. Rechts in het scherm kunt u (als u al een cliëntgroep heeft aangemaakt) groepen aan de medewerker toewijzen door ze aan te vinken. De medewerker kan in zijn of haar account alleen de cliënten zien die in door de beheerder aan hem of haar toegewezen groepen zitten óf door de medewerker zelf zijn aangemaakt. Klik ten slotte op de rode knop Medewerker toevoegen. Afbeelding 4: Gegevens medewerker invullen en koppelen aan een groep V. De medewerker ontvangt de inloggegevens nu op het door u ingevulde adres en kan direct aan de slag. We raden aan de medewerker dit wachtwoord direct na het inloggen aan te laten passen (voor instructie zie Hoofdstuk 4 van deze handleiding). * Een testafnemer ziet slechts de groepen en cliënten die door hem of haar zelf zijn aangemaakt of door de beheerder aan hem of haar zijn toegewezen. Het hanteren van deze beperking heeft zijn voordelen: het account blijft overzichtelijk en u voorkomt dat alle persoonlijke gegevens van cliënten voor iedereen toegankelijk zijn. 6

7 4. Wachtwoord aanpassen I. Log in met het bestaande adres en gekozen wachtwoord. II. Klik rechts bovenin het scherm op het adres en op de optie Mijn gegevens aanpassen die dan verschijnt (zie afbeelding 1). Afbeelding 1: Mijn gegevens aanpassen III. Klik in het scherm Mijn gegevens op de blauwe knop Wachtwoord aanpassen (zie afbeelding 2). Vervolgens heeft u de mogelijkheid het wachtwoord aan te passen. Afbeelding 2: Klik op de knop Wachtwoord aanpassen 7

8 5. Credits aanschaffen Voor test(s) van Boom test uitgevers heeft u zogeheten credits nodig om een testrapportage te generen of om een test te scoren. Credits kunnen alleen worden geactiveerd door de beheerder van een instelling. I. Schaf via credits aan voor de test waarvan u gebruik wilt maken. U ontvangt daarop een e- mailbericht met een token. II. Klik in het menu bovenin uw scherm op Beheer en in het dropdown-menu dat daarna verschijnt op Credits beheren (zie afbeelding 1). Afbeelding 1: Credits beheren III. In het scherm Credits beheren ziet u hoeveel credits er momenteel per test beschikbaar zijn en welke tokens u in het verleden al heeft ingevoerd. Om de door u aangeschafte credits te activeren voert u de door u per ontvangen token bovenin het scherm in en klikt u op de rode knop Token inwisselen. De credits zijn nu geactiveerd en verschijnen in het overzicht onder Beschikbare credits Afbeelding 2: Token inwisselen 8

9 6. Een cliënt toevoegen en een test starten Indien u al eerder in het testcentrum hebt gewerkt, is het belangrijk dat u eenmalig oude groepen deactiveert. Hiervoor kan de beheerder van het account de volgende stappen volgen: 1. Log in en klik vervolgens bovenin uw scherm op Beheer en in het drop-downmenu op Groepen beheren (zie Afbeelding 1). Afbeelding 1: Groepen beheren 2. Bepaal welke groepen oud zijn en welke nieuw (zie afbeelding 2). Let hiervoor in eerste instantie op de groepsnamen (in afbeelding 2 zijn deze onzichtbaar gemaakt). Let in tweede instantie ook op het aantal leerlingen/cliënten in de tweede kolom: oude groepen hebben in verreweg de meeste gevallen weinig leerlingen/cliënten. In afbeelding 2 zijn de groepen met respectievelijk 28 en 34 leerlingen hoogstwaarschijnlijk nieuw, terwijl de groepen met 7, 7, 4 en 2 leerlingen/cliënten hoogstwaarschijnlijk oud zijn. Klik bij twijfel op de groepsnaam om te zien welke leerlingen/cliënten in deze groep zitten. Het kan bijvoorbeeld raadzaam zijn dit voor de groep met 12 leerlingen/cliënten even na te gaan. Afbeelding 2: Bepaal welke groepen oud zijn en welke nieuw 3. Nadat u hebt vastgesteld welke groepen kunnen worden gedeactiveerd (stap 2), vinkt u de te deactiveren groepen aan en klikt u onderaan de pagina op de rode knop Deactiveren. De groepen en de leerlingen/cliënten worden dan direct gedeactiveerd. Vanaf dit moment vindt u deze gedeactiveerde groepen en leerlingen/cliënten in de beheerdersschermen Groepen beheren en Leerlingen[of: Cliënten] beheren terug onder de tabbladen Gedeactiveerde groepen en Gedeactiveerde leerlingen [of: cliënten]. U kunt ze te allen tijde weer activeren. 9

10 I. Ga naar het cliëntenoverzicht (uw basisscherm) door links bovenin op de zwarte knop Home of op het logo te klikken. II. Klik rechts in uw scherm op de rode knop Cliënt toevoegen (zie afbeelding 3). Afbeelding 3: Cliënt toevoegen III. Vul de gegevens van de cliënt in en voeg de cliënt indien gewenst toe aan een reeds bestaande cliëntgroep. U heeft tevens de mogelijkheid een zelfgekozen cliëntnummer in te voeren. Dit kan handig zijn indien uw instelling met cliëntnummers werkt. Dit nummer verschijnt vervolgens bij de cliënt in uw cliëntenoverzicht. Ook kunt u in het overzicht op het hier ingevoerde cliëntnummer zoeken. Indien u een cliënt thuis (of elders op afstand) een test wilt laten invullen vult u hier ook zijn of haar adres in. Daarop ontvangt de cliënt een uitnodiging met een link naar de testafname. Klik ten slotte op de rode knop Cliënt toevoegen. U keert automatisch terug naar uw basisscherm en vindt daar de zojuist toegevoegde cliënt terug in het overzicht (zie afbeelding 4). Afbeelding 4: Gegevens cliënt invoeren 10

11 IV. Klik achter de cliënt onder acties op Uitnodigen of op Starten (zie afbeelding 5). IVa. Klik op Uitnodigen als u de test op afstand laat invullen. Er verschijnt dan een pop-up waarin u allereerst de test kiest en vervolgens kunt kiezen voor het versturen van een automatische uitnodiging (inclusief link naar de testafname) per naar de cliënt, óf het aanmaken van een pdf-bestand dat u zelf naar de cliënt kunt sturen (zie afbeelding 6). Afbeelding 5: Uitnodigen of starten Afbeelding 6: Het versturen of aanmaken van een uitnodiging IVb. Indien u de cliënt de test direct laat invullen klikt u op Starten. Er verschijnt dan een pop-up waarin u de test selecteert en vervolgens op de rode knop Starten klikt (zie afbeelding 7A). Daarna geeft u aan of u de test op Deze PC of op een Andere PC wilt starten (zie afbeelding 7B). In het laatste geval verschijnt er een link en een inlogcode waarmee u de test op een andere computer kunt beginnen (zie afbeelding 7C). Kopieer de link naar de adresbalk in de internetbrowser op een andere computer en laad de pagina. Vul vervolgens de inlogcode in en klik op de rode knop Starten. De cliënt kan nu beginnen met de test. Afbeelding 7A: Het direct starten van een test 1 11

12 Afbeelding 7B: Het direct starten van een test 2 Afbeelding 7C: Het direct starten van een test 3 V. Nadat u de cliënt heeft uitgenodigd voor de test óf de cliënt direct aan de test begonnen is hij of zij behalve in het algemene tabblad Mijn cliënten, ook terug te vinden onder het tabblad Uitgenodigd. Daar ziet u dat de status van de cliënt is veranderd naar respectievelijk Uitgenodigd (zie afbeelding 8) of Gestart. Zie voor vervolgstappen Hoofdstuk 7 van deze handleiding. Afbeelding 8: Gewijzigde status in cliëntoverzicht: Uitgenodigd 12

13 7. Resultaten van een afgenomen test bekijken en een rapportage genereren I. Nadat u de cliënt heeft uitgenodigd voor de test óf de cliënt direct aan de test begonnen is hij of zij behalve in het algemene tabblad Mijn cliënten, ook terug te vinden onder het tabblad Uitgenodigd. Daar ziet u dat de status van de cliënt is veranderd naar respectievelijk Uitgenodigd (zie afbeelding 1) of Gestart. Afbeelding 1: Gewijzigde status in cliëntoverzicht: Uitgenodigd II. Als de cliënt de test heeft afgerond ontvangt de testafnemer hiervan per bericht (u kunt deze automatische berichten uitschakelen door in het scherm Mijn gegevens aanpassen (zie Hoofdstuk 4) achter het veld notificaties Nee te selecteren). U vindt de cliënt vanaf dat moment ook terug in het tabblad Klaar zonder rapport. Afbeelding 2: Gewijzigde status in cliëntenoverzicht: Klaar zonder rapport III. Het rapport genereert u door achter de cliënt op de actie Rapport maken te klikken. Bij de meeste tests heeft u daarvoor zogeheten credits nodig. De credits kunnen worden besteld via en worden geactiveerd door de beheerder van de instelling (zie hiervoor Hoofdstuk 5 van deze handleiding). IV. Selecteer de basiswaarden (zoals in afbeelding 3 voor de NPV-2-R is gedaan ) en klik op de rode knop Maak rapport. Afbeelding 3: Invullen basiswaarden rapportage NPV-2-R 13

14 V. Er wordt een pdf opgeslagen op de locatie die hiervoor is ingesteld in uw webbrowser. In Google Chrome bijvoorbeeld vindt u deze instelling als volgt terug. Klik in die webbrowser rechtsboven op het icoon met de drie horizontale strepen (zie afbeelding 4). Klik in het dropdown-menu op Instellingen en onderin het scherm dat dan opent op Geavanceerde instellingen weergeven (zie afbeelding 5). Afbeelding 4: Instellingen Google Chrome Afbeelding 5: Geavanceerde instellingen Als u naar onder scrolt, treft u onder het kopje Downloads de locatie aan waarop de testrapportage wordt opgeslagen (zie afbeelding 6). U kunt deze locatie hier eveneens wijzigen. C:\Users\user1\Downloads Afbeelding 6: Downloadlocatie raadplegen of aanpassen 14

15 VI. Klik op het bestand om de testrapportage te openen. Afbeelding 7: Voorbeeldrapportage NPV-2-R 15