Handleiding Pincode en Chauffeur Beheer BP PLUS Tankpas

Transcriptie

1 Handleiding Pincode en Chauffeur beheer v1.0 Handleiding Pincode en Chauffeur Beheer BP PLUS Tankpas Veiligheid staat bij BP zeer hoog in het vaandel. Niet alleen waar dat de veiligheid van onze klanten onderweg aangaat, maar zeker ook op het gebied van het voorkomen van misbruik of mogelijk oneigenlijk gebruik van uw tankpas(sen). Om het beheer van uw BP PLUS tankpas(sen) nóg veiliger en eenvoudiger te maken, hebben wij aanzienlijke verbeteringen aangebracht in de pinfunctionaliteiten van al onze tankpassen. Daarnaast hebben wij het pincode beheer verbeterd, waardoor u nu eenvoudig online uw pincode kunt veranderen, inclusief chauffeurscode, mocht u daar gebruik van maken. In ons vernieuwde pinsysteem zal er niets veranderen aan uw bestaande pincodes. Deze werken dus nog precies zoals u gewend bent, totdat u ze zelf verandert. Mocht u besluiten om de pincode van uw tankpas(sen) te veranderen, dan zal deze nieuwe code binnen een half uur actief zijn in ons systeem. Belangrijk om te weten: Wij raden u aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van een zelfgekozen pincode. Deze zijn veilig, snel verwerkt en gemakkelijk voor u te onthouden. Houd er alstublieft rekening mee dat het vanwege onze vernieuwde veiligheidsmaatregelen niet langer mogelijk is om onze klantenservice te vragen een zelfgekozen pincode voor u in te stellen. Als u een zelfgekozen pincode wilt gebruiken, kan deze alléén door uzelf ingesteld worden via BP BP Online Beheer. Het is echter nog steeds wel mogelijk om een gegenereerde pincode via de post toegestuurd te krijgen. Als de tankpas van één van uw chauffeurs is geblokkeerd na het drie keer foutief invoeren van de pincode, kunt u deze via BP Online Beheer veranderen. De nieuwe code dient u aan uw chauffeur door te geven en is binnen een half uur actief. U hoeft geen contact op te nemen met onze klantenservice. Aangezien alle pincodes nu volledig geheim zijn, kunt u géén herinnering van uw pincode meer opvragen als u heeft gekozen voor een gegenereerde pincode. Als u de pincode bent vergeten, kunnen wij alleen een nieuwe pincode voor u genereren en deze via de post naar u sturen. Heeft u een zelfgekozen pincode? Dan kunnen wij deze niet vervangen door een gegenereerde pincode. Een pincode is een veiligheidsmaatregel. Als u zelf een pincode kiest, raden wij u daarom aan om geen code te kiezen die eenvoudig te raden is, zoals: 1234, 1111, 0000, 1212, 7777, 1004, 2000, 4444, 2222, 6969, 9999, 3333, 5555, 6666, 1122, 1313, 8888, 4321, 2001, 1010, 0258 of 8520.

2 Uw pincode veranderen Eenmaal ingelogd in BP BP Online Beheer zult u een nieuwe optie zien in het menu aan de linkerzijde van de pagina: Pincode beheer.

3 Pincodes wijzigen per tankpas Maakt u gebruik van een aparte pincode per tankpas? Dan kunt u in het nieuwe Pincode beheer scherm eenvoudig één of meerdere pincodes wijzigen door de box aan te vinken van de tankpassen waarvoor u de pincode wilt aanpassen. In het eerste veld voert u de door u gekozen pincode in. Herhaal deze code in het tweede veld om de wijziging te bevestigen. Om het proces zo veilig mogelijk te houden ziet u de cijfers van de door u gekozen pincode niet op het scherm. Wilt u deze cijfers toch zien? Klik dan op de knop Toon pincode. Pincodes willekeurig laten genereren Wilt u liever niet zelf de pincodes van uw tankpassen bedenken? Dan is het mogelijk om het systeem gegenereerde pincodes te laten genereren voor de door u geselecteerde tankpassen. Klik hiervoor op de knop Automatisch ingevulde pincode(s) in. De pincode(s) staan nu zichtbaar op het scherm. Om veiligheidsredenen is het niet mogelijk om de gegenereerde pincodes van het scherm te downloaden. Wijs pincode snel toe aan alle tankpassen Hoewel wij het niet aanraden, is het mogelijk om dezelfde pincode in één keer toe te wijzen aan alle tankpassen die u heeft geselecteerd. Vink hiervoor eerst de tankpassen aan waarvoor u de pincode wilt wijzigen en voer de door u gewenste pincode in bij de eerste tankpas van uw selectie. Klik vervolgens op de knop Kopieer pincode(s), waarna alle geselecteerde tankpassen dezelfde pincode krijgen. U kunt dit verifiëren door de pincodes zichtbaar te maken via Toon pincode. Uw nieuwe pincodes bevestigen Als u alle pincodes heeft ingevoerd, klikt u op Bevestigen om uw verzoek te bevestigen. In uw scherm ziet u de melding Uw pincode is succesvol gewijzigd. Dit verzoek staat nu bij Verstuur opdracht(en). U zult hier zien dat de status van uw tankpas(sen) is aangepast. Wilt u de wijziging van pincodes bevestigen? Voer dan uw viercijferige e-pin in en de status zal veranderen in wordt verwerkt. Uw verzoek is nu in behandeling. Op het moment dat de wijziging van pincode(s) is verwerkt in het systeem, zullen de datum en tijd van de laatste pincodewijziging geüpdated worden. Dit kan een half uur duren, maar is mogelijk ook sneller afgehandeld.

4 Gegenereerde pincode via de post Heeft u ervoor gekozen om een automatisch gegenereerde pincode te ontvangen via de post? Dan kunt u via Pincode beheer een nieuwe gegenereerde pincode aanvragen en naar u laten sturen. Vink hiervoor de box aan van de pas(sen) waarvoor u een andere pincode wilt ontvangen en bevestig de wijziging zonder zelf een pincode in te voeren. Let op: deze optie is alléén beschikbaar voor klanten die gekozen hebben voor een gegenereerde pincode per tankpas. N.B.: als u gebruik maakt een gegenereerde pincode per tankpas (en dus niet van chauffeurscode of bedrijfs pincode ), blijft de huidige pincode bruikbaar tot het eerste gebruik van de nieuwe pincode. Vanaf dat moment vervalt de vorige pincode en is deze dus niet langer geldig.

5 Als u gebruik maakt van een chauffeurscode Maakt u gebruik van chauffeurscode, oftewel een pincode per chauffeur, dan kunt u in BP Online Beheer nu ook chauffeurs toevoegen en activeren / de-activeren via het nieuwe Chauffeur beheer. Dit scherm is beschikbaar in het menu van de sectie Kaartadministratie. Let op: het scherm is alléén toegankelijk als u gebruik maakt van chauffeurscode en als u als gebruiker de rechten heeft om tankpassen aan te maken. De twee helften van het scherm Het scherm is opgedeeld in twee helften: in de bovenste helft kunt u nieuwe chauffeurs toevoegen en in de onderste helft kunt u chauffeurs actief of inactief maken in het systeem. Het aanmaken van nieuwe chauffeurs werkt min of meer hetzelfde als het aanmaken van nieuwe tankpassen. Let op dat een nieuw aangemaakte chauffeur pas 24 uur later in de onderste helft van het scherm zichtbaar is. De betreffende chauffeur zal de tankpas met pincode echter al wél binnen een uur kunnen gebruiken (tenzij een brief met pincode is aangevraagd, wat enkele dagen kan duren). Bij het actief of inactief maken van een chauffeur duurt het maximaal een uur voordat de verandering is doorgevoerd in ons netwerk.

6 Een nieuwe chauffeur toevoegen Om een nieuwe chauffeur toe te voegen voert u de naam van de chauffeur en een chauffeurscode (dat nog niet in gebruik is) in. Vervolgens kiest u bij Pincode optie voor het invoeren van een zelfgekozen pincode of een gegenereerde pincode voor de nieuwe chauffeur. Kiest u voor de zelfgekozen pincode, dan dient u deze code twee keer in te voeren. Klik ten slotte op Bevestigen om de toevoeging van de nieuwe chauffeur te bevestigen. Dit verzoek staat nu bij Verstuur opdracht(en). Om het verzoek definitief te maken, gaat u naar het Verstuur opdracht(en) - scherm, voert u uw e-pin op de gebruikelijke manier in en verzendt u de opdracht. Gegevens van een chauffeur wijzigen Om de naam van een chauffeur te wijzigen, of om een chauffeur te activeren / de-activeren, selecteert u allereerst de chauffeur(s) in de onderste helft van het scherm. Hierna kunt u de door u gewenste veranderingen maken. Er is een Selecteer alle -knop als u veranderingen wilt aanbrengen bij alle chauffeurs. Klik na het aanbrengen van de wijzigingen op Bevestigen om uw verzoek te verzenden.

7 Uw wijzigingen definitief maken De wijziging van chauffeursnaam en -status is nu te vinden bij Verstuur opdracht(en). Om het verzoek definitief te maken, gaat u naar het Verstuur opdracht(en) -scherm, voert u uw e-pin op de gebruikelijke manier in en verzendt u de opdracht. In de Status -kolom ziet u de huidige status van alle verzoeken die op dat moment worden verwerkt (zoals in verstuur opdrachten of in behandeling ). Is deze status blanco? Dan zijn de wijzigingen in het systeem verwerkt. Er is ook een mogelijkheid om alle chauffeursgegevens te downloaden in een spreadsheet (Excel of CSV), of als pdf-document. Pincodes van bestaande chauffeurs wijzigen U kunt de pincodes van bestaande chauffeurs wijzigen in het nieuwe Pincode beheer scherm. Als u gebruik maakt van Chauffeurscode is dit scherm opgedeeld in twee helften. Aan de bovenkant van het scherm ziet u de tankpassen met chauffeurscode. Onderaan vindt u alle tankpassen met een gegenereerde of zelfgekozen pincode.

8 Tankpas met zelfgekozen pincode Standaard worden alle tankpassen van klanten die gebruik maken van chauffeurscode aangemaakt als tankpassen met een automatisch gegenereerde pincode (en dus niet als tankpas met zelfgekozen pincode). Het is echter mogelijk om bij het aanvragen van een nieuwe tankpas te kiezen voor een zelfgekozen pincode voor die pas. Let op dat de gegenereerde pincode niet zal werken bij deze pas. Alleen de specifieke zelfgekozen pincode kan hierbij gebruikt worden. U zou voor deze optie kunnen kiezen als u bijvoorbeeld één tankpas met een hogere bestedingslimiet wilt hebben, of misschien één tankpas waarmee meer producten gekocht mogen worden dan met de overige tankpassen met chauffeurscode. Schermen tonen en verbergen De twee gedeelten van het scherm kunnen bekeken en verborgen worden door te klikken op de Bekijken en Verberg -knoppen. Als u voor de eerste keer op het Pincode beheer scherm komt, is standaard de bovenste helft van het scherm zichtbaar en de onderste helft verborgen. Selecteer eerst de rijen van chauffeurs waarvan u de pincode wilt wijzigen. Voer daarna in de eerste kolom de door u gekozen pincode in en herhaal deze code in de tweede kolom. Om het proces zo veilig mogelijk te houden ziet u de cijfers van de door u gekozen pincode niet op het scherm. Wilt u deze cijfers toch zien? Klik dan op de knop Toon pincode. In tegenstelling tot het Pincode beheer-scherm dat u ziet bij het wijzigen van pincodes voor individuele tankpassen, is het bij Chauffeurscode niet mogelijk om te kiezen voor Automatisch ingevulde pincode(s) in, of om de door u gekozen pincode in één keer toe te passen op alle geselecteerde tankpassen. Uw nieuwe pincodes bevestigen Als u alle pincodes heeft ingevoerd, klikt u op Bevestigen om uw verzoek te bevestigen. Dit verzoek staat nu bij Verstuur opdracht(en). U zult hier zien dat de status van uw tankpas(sen) is aangepast. Wilt u de wijziging van pincodes bevestigen? Voer dan uw viercijferige e-pin in en de status zal veranderen in wordt verwerkt. Uw verzoek is nu in behandeling. Op het moment dat de wijziging van pincode(s) is verwerkt in het systeem, zullen de datum en tijd van de laatste pincodewijziging geüpdated worden. Dit kan een half uur duren, maar is mogelijk ook sneller afgehandeld. Om de pincode te wijzigen van uw tankpassen met een zelfgekozen pincode, gaat u naar de onderkant van het Pincode beheer-scherm en wijzigt u de pincodes volgens de instructies die u kunt vinden Pincodes wijzigen per tankpas.