UPDATE HANDLEIDING IMPACTXRM. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

Transcriptie

1 UPDATE HANDLEIDING IMPACTXRM IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

2 Inhoud Inhoud... 1 Wist u dat IMPACTXRM GENERAL... 4 Aanpassing benaming Beveiligingsrollen... 4 Extra beveiliging Export Excel... 4 Beveiliging downloaden van contacten maximaal aantal in zoekresultaten Altijd online bij opstarten Outlook... 0 Catalogen en CataloogItems... 1 Enquêtes... 2 Enquêtes ontwerpen... 3 Het ontwerp uploaden... 3 Enquête toevoegen aan contact... 4 IMPACTXRM CONTACTS... 0 Wijziging benamingen... 0 Bepaal zelf welke IMPACTXRM informatie eerst verschijnt bij het openen van een contactfiche Contacten toevoegen met automatische relatie met bedrijf... 1 Standaardrelatie instellen... 3 Extra functie bij het aanmaken/bewerken van kenmerken Contacten zoeken die GEEN mailings wensen te ontvangen Contacten zoeken op basis van BTW nummer... 5 Meer info over BTW nummers... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Contactfiche aanmaken op basis van een BTW nummer... 6 BTW nummer opzoeken en Balans opvragen... 6 Opzoeken van een BTW nummer:... 7 Contacten zoeken met enquetes... 7 CataloogItems toevoegen aan een contactfiche... 9 Zoeken naar contacten met bepaalde Cataloog Item Historiek van een contact versturen via mail IMPACTXRM SALES Importeren van Leads Meerdere leads verwijderen in één handeling IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 Cataloogitems toevoegen aan opportuniteiten Enkel laatste historiek opnemen in de afspraak IMPACTXRM MAIL Mail koppelen aan meerdere opportuniteiten in één handeling Aanpassing koppelen IMPACTXRM PLANNING Aanpassing opportuniteit via afsprakenscherm Aanwezigen toevoegen aan een afspraak Afspraakbevestiging/uitnodiging versturen vanuit het afsprakenscherm Bezoekrapport versturen naar aanwezigen van de afspraak IMPACTXRM SERVICES Automatisch status-updates verzenden OPFRISSING VOORKEUREN AANPASSEN Afmetingen en locatie van individuele vensters van IMPACTXRM CRM Layout van de IMPACTXRM CRM-schermen Voorkeurteksten aanpassen IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 Wist u dat... Als U de extra IMPACTXRM Zone s niet gebruikt het beter is deze te sluiten zodat het systeem niet elke keer al deze data moet laden. Dit zal u systeem zeker versnellen in gebruik. U met een klik op << op de IMPACTXRM balken de IMPACTXRM Zone sluit EN dat dit scherm gesloten blijft elke keer u het scherm opent. Indien u de zone altijd ter beschikking wenst te hebben klikt u terug op >>in de desbetreffende IMPACTXRM Balk. U met een klik op de balk de IMPACTXRM Zone éénmalig opent of sluit. Dat alle handleidingen ter uwe beschikking zijn via de IMPACTXRM DIENSTEN. Dat u de layout van de resultaten kunt aanpassen naar eigen normen en wensen. (zie verder in deze handleiding Opfrissing voorkeuren aanpassen IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 IMPACTXRM GENERAL Aanpassing benaming Beveiligingsrollen De beveiligingsrol Administrator werd aangepast naar Administrator IMPACT CRM. Voor bedrijven die gebruik maken van de CRM module en ERP module zal er tevens een beveiligingsrol Administrator IMPACT ERP ter beschikking zijn. Extra beveiliging Export Excel Bij de standaard beveiligingsrollen werd er een nieuwe beveiligingsrol toegevoegd. Naast de Administrator IMPACT CRM, die alle instellingen kan raadplegen en aanpassen is er een tweede standaard beveilingingsrol nl. Excel-Manager. Deze rol dient toegekend worden aan de users die gebruik mogen maken van de mogelijkheid om resultaten van opzoekingen te exporteren naar Excel. Deze aanpassing is enkel mogelijk door de Administrator van het systeem. Om users deze rol toe te kennen volgt u volgende procedure: Ga via IMPACTXRM-General naar Instellingen. Ga naar het tabblad Gebruikers. Selecteer de gebruiker die resultaten MAG exporteren naar Excel, klik op Bewerken, Vink op het tabblad Beveiliging de beveiligingsrol Excel-Manager aan. Herhaal deze handelingen voor alle users die gebruik mogen maken van de exportmogelijkheid. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Beveiliging downloaden van contacten maximaal aantal in zoekresultaten. In sommige gevallen is het wenselijk om users ENKEL gebruik te laten maken van de IMPACTXRM previewcontactfiche en de mogelijkheid om contacten te downloaden te deactiveren. Om deze mogelijkheid toe te kennen aan uw users volgt u volgende procedure: ** enkel toegankelijk voor de administrator van het systeem** Ga naar IMPACTXRM General- Instellingen. Ga naar tabblad Gebruikers - selecteer de gewenste gebruiker. Klik op Bewerken. Ga naar het tabblad IMPACTXRM Contacts. Hier hebt u enkele nieuwe mogelijkheden: o CONTACTEN ENKEL IN PREVIEW-MODE OPENEN: Vink dit aan indien de user de contacten NIET mag downloaden naar outlook. Hij kan het contactfiche enkel in previewmode openen en zo alle gegevens raadplegen. o MAXIMAAL AANTAL ZOEKRESULTATEN: Indien gewenst kan men hier het maximale aantal in de zoekresultaten invullen. Door een maximaal aantal zoekresultaten in te vullen kan de gebruiker niet meer ALLE CONTACTEN downloaden, doch enkel het opgegeven aantal contacten tegelijk opzoeken.

7 Altijd online bij opstarten Outlook Een extra mogelijkheid bij de algemene instellingen die ervoor zorgt dat u ALTIJD aangemeld bent bij IMPACTXRM CRM bij het opstarten van uw Outlook. Hiervoor dient u een kleine aanpassing uit te voeren bij de algemene instellingen van IMPACTXRM CRM. Ga naar IMPACTXRM CRM Instellingen en ga naar het tabblad Geavanceerd. Vink Automatisch aanmelden aan. Dit is een gebruikersinstelling en elke gebruiker dient dit aan te duiden indien zij automatisch wensen aanmelden. Na deze aanpassing zal u automatisch aangemeld zijn bij IMPACTXRM CRM bij het opstarten van outlook.

8 Catalogen en CataloogItems In onze vorige update kon u lezen dat er een nieuwe optie was, namelijk Catalogen en CataloogItems. Deze optie is nu geoptimaliseerd. We beschrijven nogmaals de volledige optie Catalogen en CataloogItems: Het kan interessant zijn om bij uw contact bij te houden welke artikelen zij aankopen bij u. Hiervoor hebt u nu de mogelijkheid om catalogen en cataloogitems aan te maken en toe te voegen aan een contactfiche. Ook bij het opvolgen van opportuniteiten kan deze functie een toegevoegde waarde zijn. Hier hebt u tevens de mogelijkheid om automatisch commissie te berekenen. Al deze functies worden hieronder verder beschreven. Catalogen en Cataloog Items aanmaken Om Catalogen en CataloogItems toe te voegen aan een contact dient de administrator van het systeem ze eerst aan te maken. Hiervoor gaat men via de IMPACTXRM CRM Werkbalk- IMPACTXRM General Instellingen naar het tabblad Catalogen Maak een Cataloog aan doormiddel van de knop Toevoegen op het tabblad Catalogen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

9 Geef Sleutel en naam en kies een eventuele weergavekleur. Klik op Bewaren om de Cataloog te bewaren. Daarna voegt men CataloogItems ( produkten/diensten) toe op het tabblad CataloogItems. Hier gaat men bepalen tot welke cataloog zij behoren, en kan men een standaard hoeveelheid en standaard prijs toekennen aan het CataloogItem. Vink Aanpasbaar aan indien de gebruikers bij het toevoegen de prijs van dit cataloogitem mag aanpassen. Toevoegen van cataloogitems bij contacten en opportuniteiten zie verder in deze handleiding. Enquêtes Enquête, vragenlijst/checklist, bij uw contact. Vanaf heden hebt u een extra tab op de contactfiche, namelijk enquêtes Deze optie maakt het mogelijk om enquêtes toe te voegen aan een contact. Dit kan een tevredenheidsonderzoek zijn maar ook een standaard vragenlijst na bezoek, een checklist Om gebruik te maken van deze optie dient de administrator een ontwerp te maken en deze ter beschikking te stellen via de IMPACTXRM CRM Instellingen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

10 Enquêtes ontwerpen Elke enquête wordt opgemaakt in HTML. Indien u niet over deze kennis beschikt kunt u gebruik maken van onze diensten. Meer informatie via info@impactxrm.com. Het ontwerp uploaden Om het ontwerp ter beschikking te stellen voor gebruik is het nodig om deze te uploaden via de IMPACTXRM CRM Instellingen. Op het tabblad Enquête Types heeft men de gekende knoppen Toevoegen, Bewerken en Verwijderen. Klik op Toevoegen om een nieuwe enquête toe te voegen. Het scherm Enquête verschijnt in beeld, met drie tabbladen Tabblad Algemeen: Geef sleutel en omschrijving in de verschillende talen in. Klik op HTML Inlezen om uw ontwerp in te lezen. Selecteer uw HTML bestand en klik op Openen. Uw ontwerp wordt onmiddellijk weergegeven op het tabblad Preview. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

11 Hier kunt u uw vragenlijst invullen en de resultaten simuleren. Vul de vragen in en klik hiervoor op Simuleer Resultaten. De resultaten worden weergegeven op het tabblad Resultaten. Klik op Save op tabblad Algemeen om uw enquête te bewaren. Enquête toevoegen aan contact Open de contactfiche, ga via de IMPACTXRM ViewSwitch naar de extra informatie. Klik op om meer tabbladen zichtbaar te maken. Na het aanklikken van tabblad Enquêtes krijgt men de mogelijkheid om een enquête toe te voegen. Selecteer de gewenste enquête. Klik op De enquête verschijnt in beeld. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

12 Vul in en klik op Bewaren. De resultaten van de enquête worden weergegeven in het rechtergedeelte van het scherm. De enquête kunt u nog bewerken of verwijderen via de knoppen onderaan. Na het koppelen van enquêtes heeft u de mogelijkheid om op verschillende filters opzoekingen te doen. Zie Contacten zoeken met enquêtes IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

13 IMPACTXRM CONTACTS Wijziging benamingen Het tabblad Eigenschappen is herbenoemd naar KENMERKEN. Het tabblad Activiteiten is herbenoemd naar SECTOREN. Bepaal zelf welke IMPACTXRM informatie eerst verschijnt bij het openen van een contactfiche. Vanaf heden heeft elke gebruiker de mogelijkheid om zelf te bepalen welke informatie eerst verschijnt na het aanklikken van het extra informatie-icoon bij het openen van een IMPACTXRM Contactfiche (preview), of na het klikken op de IMPACTXRM ViewSwitch bij een Outlook Contactfiche. Dit is een gebruikers instelling en dient dus door elke gebruiker afzonderlijk bepaald te worden. Open hiervoor de IMPACTXRM CONTACT Instellingen. Tabblad Algemeen Voorkeuren Selecteer één van de mogelijkheden onder de optie Initiële Contact Informatie. U hebt de keuze uit Historiek, Relaties, Kenmerken, Bijlagen en Dossiers. Klik op Bewaren.

14 Na het opslaan van deze instelling zal bij het openen van een contactfiche (Preview) (na het aanklikken van de extra informatie-icoon), onmiddellijk het gewenste tabblad verschijnen. Bij het openen van een Outlook Contactfiche zal ook het gewenste tabblad (in het voorbeeld kenmerken (1.)) verschijnen na een klik op de IMPACTXRM View Switch Om de snelheid te optimaliseren zult u tevens merken dat de gekende iconen van de preview contactfiche (rechts) vanaf heden ook op de Outlook Contactfiche beschikbaar zijn. Pas na het aanklikken van de extra informatie-icoon zullen alle extra informatie- tabbladen verschijnen. Contacten toevoegen met automatische relatie met bedrijf Tijdens het aanmaken van nieuwe contacten zal men vaak een contactfiche voor het bedrijf aanmaken en daarna de contactfiches voor de verschillende medewerkers van dit bedrijf. Daar relaties binnen CRM zeer belangrijk zijn werd er geopteerd om een bijkomende functie te ontwikkelen. Hiervoor dient men als administrator eerst te bepalen welk relatietype het systeem automatisch moet gebruiken bij deze optie. In de meeste gevallen zal dit de heengaande relatie is medewerker van zijn. (zie verder) Bij het aanmaken van een contactfiche van een contactpersoon zal men eerst voornaam en familienaam invullen. (klik hiervoor steeds op Volledige naam zodat de naam in de juiste velden wordt ingebracht) IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

15 Indien deze contactpersoon een medewerker is van een bedrijf vullen we ook de bedrijfsnaam in in het veld Bedrijf ; Na het invullen van het veld bedrijf verschijnt een popup. Wenst u een nieuwe relatie te leggen of een bestaande relatie te wijzigen? Indien men een relatie wil leggen tussen contactpersoon en bedrijf klikt men op Ja. Het contacten-zoeken scherm verschijnt in beeld. Automatisch zal het systeem zoeken naar de naam die u invulde in het veld Bedrijf. Selecteer het gewenste contact en klik op Wegschrijven. Indien het bedrijf nog niet gekend is in IMPACTXRM CRM is het mogelijk om onderaan een nieuw contact toe te voegen doormiddel van de knop Toevoegen. Het relatiescherm verschijnt in beeld. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

16 Het relatietype dat ingesteld werd door uw administrator zal automatisch ingevuld zijn maar kan overschreven worden. Vul hier eventueel verdere gegevens aan, zoals functie Ed. Klik op Bewaren. Standaardrelatie instellen Om de standaard relatie te bepalen open de instellingen van IMPACTXRM Contacts tabblad RelatieTypes. Dit is een bedrijfsinstelling en wordt bepaald door de administrator van het systeem. Selecteer onderaan het scherm de gewenste standaard weer te geven relatie. (indien men de omgekeerde omschrijving wenst weer te geven vink ook Standaard de omgekeerde omschrijving gebruiken aan). IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

17 Extra functie bij het aanmaken/bewerken van kenmerken. **Enkel voor administrators** Om kenmerken aan te maken of te bewerken gaat men naar de instellingen van IMPACTXRM Contacts tabblad Kenmerken. Tijdens het aanmaken of bewerken van kenmerken moest men echter vaak ook de instellingen van IMPACTXRM General raadplegen, bijvoorbeeld om keuzelijsten of optielijsten bij te werken of aan te maken. Om vlotter te werken tussen de instellingen van deze modules werden er twee buttons toegevoegd aan het kenmerkenscherm. Bij het aanklikken van deze button verschijnt het instellingscherm van IMPACTXRM General in beeld waar men de keuzelijst of optielijst kan aanmaken of bewerken. Contacten zoeken die GEEN mailings wensen te ontvangen. Standaard worden alle contacten (met mailing en zonder mailing) weergegeven bij de resultaten van opzoekingen. Vanaf heden is het mogelijk om de selectie te beperken door één van de vinkjes (GEEN mailing WEL mailing) uit te zetten bij het zoeken naar contacten. Bijvoorbeeld: Om een opzoeking te doen naar alle contacten die uitgesloten zijn van mailings, dan zorg je ervoor dat het vakje GEEN mailings is aangevinkt. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

18 Contacten zoeken op basis van BTW nummer Vanaf heden ook mogelijkheid om te zoeken op basis van BTW nummer. Vink aan en typ BTW nummer in het zoek-veld. Meer weetjes omtrent BTW nummers Invoeren van een BTW nummer Een BTW nummer dient altijd op volgende manier te worden ingegeven: BE0xxxxxxxxx of BE0xxx.xxx.xxx Indien men geen land code ingeeft verschijnt volgend scherm: IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

19 Indien men geen 0 ingeeft voor het BTW nummer zal het systeem melden dat dit geen geldig BTW nummer is. Contactfiche aanmaken op basis van een BTW nummer Het is tevens mogelijk om naam en adresgegevens in te vullen op basis van het BTW nummer. U klik op Nieuw Contact, vult het BTW nummer in de IMPACTXRM Status-zone en klikt op Het systeem zal voorstellen om de gegevens in te voegen: BTW nummer opzoeken en Balans opvragen Om gebruik te maken van deze mogelijkheden zal men eerst bij de IMPACTXRM CONTACTS Instellingen enkele zaken moeten vervolledigen. Geef bij de diensten de URL s in die u wenst te gebruiken om een BTW nummer op te zoeken en een balans op te vragen. In ons voorbeeld gebruiken wij Vanhecke.com Na het opslaan van deze instellingen zult u gebruik kunnen maken van de twee icoontjes nummers. bij BTW IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

20 Opzoeken van een BTW nummer: Klik op Volgend scherm verschijnt: (afhankelijk van de URL die u ingegeven hebt bij de instellingen) Balans opvragen Klik op Volgend scherm verschijnt: (afhankelijk van de URL die u ingegeven hebt bij de instellingen) Contacten zoeken met enquetes IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

21 Het maken van en bijhouden van enquetes is natuurlijk enkel zinvol als we ook kunnen zoeken naar contacten met enquetes én naar hun antwoorden. Hiervoor gaat men naar het bekende Uitgebreid zoeken en kiest men de tab Enquetes Verschillende mogelijkheden: Zoeken naar contacten met Enquetes: Vink aan en klik op Zoeken Bepaal eventueel een datum tussen x en y, en/of selecteer door welke gebruiker deze werd aangemaakt. Zoeken naar contacten met een bepaalde enquete en antwoord op één van de vragen Vink vraag aan en bepaal bij de filters welke enquete, en welk antwoord op welke In het voorbeeld hieronder zoeken we contacten die in de enquete After Visit een positief antwoord gaf op de vraag Is er interesse in IMPACTXRM CRM BASIC? IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

22 Het is mogelijk om verschillende filters toe te voegen om zo tot uw resultatenlijst te komen. CataloogItems toevoegen aan een contactfiche Om cataloogitems toe te voegen aan een contactfiche volgt men volgende procedure: Open de contactfiche en klik op het extra informatie-icoon. Ga naar het tabblad Kenmerken Subtab Cataloog Items. Klik op Toevoegen en selecteer de Cataloog waartoe uw Cataloog Item behoort. Daarna selecteert men het Item en klikt men op Wegschrijven Geef aantal en eventuele prijs in. Geef datum in (optioneel) Klik op Bewaren om toe te voegen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

23 Zoeken naar contacten met bepaalde Cataloog Item Om te zoeken naar contacten met een bepaald Cataloog Item gaat u naar het IMPACTXRM Zoekveld en klikt u op Uitgebreid Zoeken en selecteert u de gewenste Cataloog Item en klik op ZOEKEN. Meerdere cataloogitems selecteren is mogelijk door gebruik te maken van de toetsencombinaties CTL+klik of Shift+klik. Historiek van een contact versturen via mail Mogelijkheid om de toegevoegde historiek te versturen via mail. Vink hiervoor de gewenste selectie aan, en klik op De Selectie Mailen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

24 Een nieuwe verschijnt in beeld met de aangeduide selectie. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

25 IMPACTXRM SALES Importeren van Leads Mogelijkheid om leads te importeren uit een Excel bestand. Wij raden u aan de Excel file grondig te controleren voor de import uit te voeren! Lege rijen verwijderen Voor Categorie gebruikt u de waardes A. B. C. D. E. of F. Om de verantwoordelijke aan te duiden in de excel gebruikt u de GEBRUIKERSNAAM uit de tabel GEBRUIKERS. Om de bron aan te duiden gebruikt u de SLEUTEL uit de tabel OPPORTUNITEITSBRONNEN. Steeds opslaan als XLS bestand Om de import te starten gaat u via IMPACTXRM Sales naar Overzicht Leads Klik rechts onderaan op de knop. Na het aanklikken ziet u volgend scherm: Vervolledig volgende velden: o Dossier openen: Klik op Openen en selecteer het gewenste XLS bestand. o Werkblad: Selecteer het werkblad o Eerste rij bevat headers: Vink aan indien er titels aanwezig zijn in uw eerste rij. o Range: enkel indien u een gedeelte van de file wenst in te lezen (BV A10-F17) o Klik op Inlezen om het bestand in te lezen. (alle rijen worden weergegeven in het scherm). IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

26 Ga naar het tweede tabblad Mapping. o Selecteer bij ieder veld de kolom waar de desbetreffende informatie terug te vinden is. o Geef steeds een herkenbare importsleutel in in het veld importsleutel. o Klik op Uitvoeren om de leads te importeren. Na de import zult u de leads terug vinden in het overzicht. Meerdere leads verwijderen in één handeling Vanaf heden hebt u de mogelijkheid om meerdere leads in een handeling te verwijderen. Hiervoor gaat u naar het overzicht van Leads, selecteer de gewenste leads (CTRL+Klik) en klik op verwijderen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

27 Cataloogitems toevoegen aan opportuniteiten In onze vorige update kon u lezen dat er een nieuwe optie was, namelijk Catalogen en CataloogItems. Deze optie is nu ook ter beschikking bij de opportuniteiten. Open uw opportuniteit en ga naar het tabblad Cataloog Items Klik op Toevoegen en selecteer de Cataloog waartoe uw Cataloog Item behoort. Selecteer het Item en klik op Wegschrijven Geef aantal en eventuele prijs in. Geef datum in (optioneel) Klik op Bewaren om toe te voegen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

28 Klik daarna op om het budget bij te werken van de opportuniteit. Toevoegen van een contact tijdens het aanmaken van een opportuniteit Bij het aanmaken van een opportuniteit stuit men soms op het probleem dat een contactfiche nog niet bestaat en diende men eerst een nieuwe contactfiche in Outlook aan te maken, deze te delen in de database alvorens men deze kon selecteren in de opportuniteit. Om dit probleem op te lossen is er nu een mogelijkheid om vanuit een nieuwe opportuniteit een contactfiche aan te maken. Na het klikken op de datapicker (bij het contactveld in de opportuniteit) verschijnt het contactenzoekenscherm waar men het contact zal selecteren. Indien het contact niet bestaat klik u op de knop Toevoegen onderaan het scherm. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

29 Enkel laatste historiek opnemen in de afspraak Zoals gekend kan men vanuit het tabblad Acties een afspraak boeken in de agenda van uzelf of andere medewerkers. Alle historiek van de opportuniteit wordt dan toegevoegd in de afspraak. Indien enkel de laatste historiek van belang is kan men dit aanvinken tijdens het boeken van de afspraak. (zie onderstaande screenshot) IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

30 IMPACTXRM MAIL Mail koppelen aan meerdere opportuniteiten in één handeling Koppel een mail aan meerdere opportuniteiten in één handeling: Open de mail, klik op het tabblad Opportuniteiten in de IMPACTXRM Bindingen-zone. Selecteer de gewenste opportuniteiten (CRTL+klik) en klik op Wegschrijven. Aanpassing koppelen In vele gevallen krijgt men s van verschillende contactpersonen uit eenzelfde bedrijf. Deze dienen gekoppeld te worden aan de contactfiche van het bedrijf. Tot op heden werd er enkel de initiële contactpersoon voorgesteld bij het koppelen van de . Vanaf heden kan zal het systeem ook het bedrijf voorstellen waar het contact mee gerelateerd is. Men heeft dan nog de keuze of men enkel aan het bedrijf koppelt of aan de contactpersoon én het bedrijf of enkel aan het contactpersoon. Om dit mogelijk te maken dient men een aanpassing uit te voeren bij de IMPACTXRM MAIL Instellingen. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

31 Klik op IMPACTXRM MAIL Instellingen Het scherm verschijnt in beeld Tabblad Algemeen Rubriek Bindingen : Selecteer hier de gewenste relatie Opgelet: in ons voorbeeld selecteren we is medewerker van. Het systeem zal dus zoeken naar het bedrijf van de contactpersoon Indien men de omgekeerde relatie zou selecteren heeft als medewerker zal het systeem zoeken naar de contactpersonen die het bedrijf heeft. Afhankelijk van de werkwijze binnen uw bedrijf zult u uw keuze moeten maken. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

32 IMPACTXRM PLANNING Aanpassing opportuniteit via afsprakenscherm Op vraag van enkele klanten is het vanaf heden mogelijk om ook de status, deadline en succesrate van uw opportuniteit aan te passen in het afsprakenscherm. Deze nieuwe functie is vooral handig indien u uw bezoekrapport invult onderaan het afsprakenscherm. (2.) Zo dient u enkel het afsprakenscherm te openen om uw bezoekrapport én opportuniteit bij te werken. Het bezoekrapport wordt automatisch toegevoegd aan de historiek van de opportuniteit. Hiervoor dient de afspraak gekoppeld te zijn aan een contact (3.) alsook aan een opportuniteit (4.) Aanwezigen toevoegen aan een afspraak Een afspraak wordt in vele gevallen gekoppeld aan een contact. Het is echter handig om ook de contactpersonen te kunnen toevoegen die aanwezig zullen zijn op de afspraak. Aanwezigen kunnen relaties van het gekoppelde contact zijn of andere IMPACTXRM CRM users binnen uw eigen bedrijf. Hieronder leggen we uit hoe u deze kunt koppelen aan de afspraak: IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

33 Open de afspraak. In het IMPACTXRM Status gedeelte hebt u de mogelijkheid om aanwezigen toe te voegen aan de afspraak. Ga naar het tabblad Aanwezigen, klik op om aanwezigen toe te voegen. Indien de afspraak al gekoppeld is aan een contact zal het systeem alle gerelateerde personen voorstellen. Indien u een ander contact wenst toe te voegen doet u dit door te klikken op de datapicker en het contact op te zoeken in de IMPACTXRM database. Klik op om een andere IMPACTXRM CRM gebruiker toe te voegen aan de afspraak. Na het koppelen van de aanwezigen hebt u de mogelijkheid om een uitnodiging voor de afspraak te versturen en/of een (template)of uw bezoekrapport te versturen.. Selecteer aanwezige(n) en klik op om een uitnodiging te versturen naar de geselecteerde contacten. Selecteer aanwezige(n) en klik op om een te sturen naar de geselecteerde contacten. (dit kan een vooraf gedefinieerde zijn zoals een afspraakbevestiging. (zie verder) Klik op te maken. om de lijst aanwezigen leeg IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

34 Afspraakbevestiging/uitnodiging versturen vanuit het afsprakenscherm Om een afspraakbevestiging te versturen vanuit het afsprakenscherm dient de administrator eerst een e- mailtemplate aan te maken volgens de gekende procedure. (zie voorbereiding afspraakbevestiging voor administrator) Om deze opties als gebruiker te gebruiken is het belangrijk dat de afspraak gekoppeld is aan een contact (waardoor het veld onderwerp en locatie ingevuld wordt), alsook de aanwezigen van de afspraak zijn toegevoegd. (het zijn naar deze contacten dat u de afspraakbevestiging kan versturen). Wij overlopen de procedure stap voor stap voor het maken van de afspraak tot het versturen van de uitnodiging/afspraakbevestiging hieronder. Het maken van de afspraak Ga naar de agenda in uw Outlook en klik op Nieuwe afspraak Het afsprakenscherm verschijnt in beeld. Vervolledig de verschillende velden in de zone IMPACTXRM STATUS Selecteer Afspraakgroep Selecteer Afspraakbron Selecteer Afspraaktype Selecteer Afspraakbrontype Zoek het contact in de databank om uw afspraak te koppelen: Typ hiervoor enkele letters van de naam in het contact-veld of klik op de datapicker. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

35 Klik op Wegschrijven om het geselecteerde contact te bewaren. Automatisch zal onderwerp en locatie in de afspraak ingevuld zijn. (Indien u dit niet wenst dient u dit bij de opties voor de koppeling te bepalen) Na de koppeling van de afspraak met het bedrijf kan men de aanwezigen toevoegen. Dit kunnen andere contacten zijn uit de database (al dan niet gerelateerd met het gekoppelde bedrijf) of interne medewerkers. Klik op om een relatie van het gekoppelde bedrijf toe te voegen: Vink aan en klik op Wegschrijven. Klik op database toe te voegen. om een ander persoon uit de Maak gebruik van de datapicker om de persoon op te zoeken, selecteer en klik 2x op Wegschrijven. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

36 Klik op om een interne medewerker (IMPACTXRM CRM USER) toe te voegen. Vink aan en klik op Wegschrijven. Op het tabblad Aanwezigen zult u alle personen zien die u aanwezig moeten zijn op de afspraak. Vervolgens hebt u verschillende mogelijkheden Uitnodiging verzenden Afspraakbevestiging (of andere ) verzenden Aanwezige verwijderen 1. Uitnodiging verzenden Selecteer de gewenste aanwezigen in de lijst. Klik op Het scherm IMPACTXRM Planning verschijnt in beeld. Maak uw keuze. De uitnodiging wordt verstuurd naar de geselecteerde aanwezigen. 2. Afspraakbevestiging verzenden IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23

37 Selecteer de gewenste aanwezigen in de lijst. Klik op Het scherm Opties verschijnt in beeld: Kies een template (bv. Afspraakbevestiging) Indien men altijd met dezelfde template wenst te werken vinkt men dit aan. Indien u het bezoekverslag in de wenst op te nemen vinkt u dit aan. ( deze wordt als bijlage meeverzonden) Klik op OK om de te genereren. De volledig gegenereerde verschijnt in beeld. Klik op verzenden om deze te versturen. Voorbeeld afspraakbevestiging: Voorbereiding afspraakbevestiging voor administrator. IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 24

38 Om de -template te ontwerpen hebt u verschillende codes nodig om de te generen met de data uit de afspraak. [[NAME]] [[PHONE]] [[SUBJECT]] [[STARTDATE]] [[STARTTIME]] [[ENDDATE]] [[ENDTIME]] [[LOCATION]] [[OWNER]] naam van het contact tel van het contact onderwerp van de afspraak datum (start) tijd (start) datum (einde) tijd (einde) locatie uitvoerder Hierbij een voorbeeld: IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 25

39 Bezoekrapport versturen naar aanwezigen van de afspraak Tijdens het aanmaken van een afspraak hebt u de mogelijkheid om de afspraak te koppelen aan een contact en om aanwezigen toe te voegen ( zie hierboven ). Na het invullen van het bezoekrapport hebt u de mogelijkheid om dit rapport met enkele klikken door te sturen naar de aanwezigen. Open de afspraak, typ uw bezoekrapport in het daarvoor bestemde vak (1.) Selecteer de aanwezigen aan wie u het bezoekrapport wenst door te sturen (meerdere aanwezigen selecteren door middel van CTRL en klik op de gewenste naam )(2.) Klik op het Mail-icoon (3.) De verschijnt in beeld en is klaar voor versturen. Bezoekrapporten worden nu ook weergegeven bij de historiek van een contact. Elk bezoekrapport wordt vanaf heden ook bewaard bij de historiek van het gekoppelde contact. (niet bij de aanwezigen). IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 26

40 IMPACTXRM SERVICES Automatisch status-updates verzenden Zoals u weet genereert IMPACTXRM Services automatisch een mail indien u een status-update uitvoert van een ticket. In sommige gevallen is dit echter niet nodig. Daarvoor werd er een aanpassing gedaan aan de instellingen van IMPACTXRM Services. Ga via de IMPACTXRM CRM MenuBalk naar IMPACTXRM Services Instellingen Via het tabblad Ticket Groepen gaat u naar één van de ticketgroepen. Onderaan vindt u Automatische status-updates verzenden aan leden uit deze groep Indien u GEEN status-updates wenst te versturen vinkt u dit UIT. U kunt dit instellen per ticketgroep. OPFRISSING VOORKEUREN AANPASSEN Afmetingen en locatie van individuele vensters van IMPACTXRM CRM De afmetingen en locatie van ieder individueel venster kunnen aangepast worden. De afmetingen van het venster kunnen gewijzigd worden door de rand van het kader te selecteren en vervolgens te verslepen. Dit kan in de breedte en in de hoogte. De locatie van het venster (bv. Links onderaan plaatsen) kan gewijzigd worden door het kader (via de balk IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 27

41 bovenaan) op de gewenste plaats te verslepen EN vervolgens de afmeting van het formulier te wijzigen. BELANGRIJK: de locatie van het formulier wordt pas bewaard wanneer de locatie EN de afmetingen veranderen. Elke verandering van afmeting wordt wel opgeslagen, er is dus geen locatieverandering vereist. Indien u op een bepaalde plaats (bv uw kantoor) op een groot scherm werkt en op een andere plaats (bv thuis) op een kleiner scherm vinkt u in het inlogscherm van IMPACTXRM CRM Negeer mijn opgeslagen schermposities aan. Layout van de IMPACTXRM CRM-schermen De lay-out van kolommen (lijsten) in tabellen kan aangepast worden. Dit gebeurt via: rechtermuisknop indrukken op de kolom, klik Layout instellen aan en kies vervolgens de gewenste instellingen. De afmetingen (worden procentueel weergegeven links in de lijst), locatie, kleur, sortering, enz. van de kolommen kunnen aangepast worden. De veranderingen kunnen eventueel ongedaan gemaakt worden via de knop Standaardinstellingen. Bij Kolommen kunt u kolommen toevoegen of verwijderen van de layout. Bij Afmetingen en volgorde : hier kunt u de afmeting en de volgorde van de kolommen wijzigen. Onder Algemene instellingen : kunt u de sortering wijzigen. Onder Kolom instellingen : kunt u de kolom een andere titel geven en een achtergrondkleur geven. Tevens kunt u hier de alignering van de kolommen bepalen. De veranderingen kunnen eventueel ongedaan gemaakt worden via de knop Standaardinstellingen. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens vervolledigd werden, klikt u op Bewaren (onderaan) IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 28

42 Groepering van kolommen De groepering van kolommen in IMPACTXRM CRM kan aangepast worden. Als de melding Sleep een kolom om te groeperen boven een tabel staat, kunt u de weergave van de kolommen veranderen: U kunt een kolom groeperen door de kolomtitel in de grijze zone Sleep een kolom om te groeperen te slepen. De desbetreffende kolom wordt als het ware uitvergroot en u kunt de items uit die kolom in detail bekijken. Een voorbeeld: u wilt de kolom in detail bekijken. Volgend scherm wordt weergegeven: Om de kolom vervolgens opnieuw in de originele weergave weer te geven, sleept u de titel in de donkergrijze zone naar de onderste zone. Zo krijgt u opnieuw de originele weergave te zien. OPMERKING: Indien u ondersteuning of hulp nodig hebt met de installatie of de werking van OfficeDO, dan kunt u steeds gebruikmaken van de OfficeDO ondersteuning op de website IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 29

43 Data in kolommen sorteren van A -> Z en omgekeerd: In vele kolommen vindt men naast de titel van de kolom ook een opwaartse of neerwaartse pijl. Bij het klikken op deze pijl kunt u de sortering wijzigen. Herbenoemen van teksten, tabs en knoppen In sommige gevallen zijn er bedrijven die bepaalde teksten, benamingen van de tabs en knoppen willen aanpassen aan eigen voorkeuren. Binnen IMPACTXRM CRM is het mogelijk om bepaalde tabbladen, knoppen en teksten aan te passen aan uw eigen voorkeur. Dit is een aanpassing op bedrijfsniveau en enkel mogelijk door de administrator van het bedrijf. NB. In de handleidingen staan te allen tijde de ORGINELE TEKSTEN. Voorkeurteksten aanpassen Om een tekst/benoeming aan te passen aan uw eigen voorkeur gaat u naar de Algemene Instellingen van IMPACTXRM CRM General. Tabblad Voorkeurteksten: IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 30

44 Het scherm bestaat uit twee delen: In het linker gedeelte kiest men de module waar u een tekst wenst te wijzigen en kunt u zoeken naar de orginele teksten. Ook wordt hier een lijst van alle teksten/benoemingen weergegeven van de gekozen module. In het rechter gedeelte krijgt men een overzicht van de AANGEPASTE teksten/benoemingen. Gebruik de knoppen Bewerken en Verwijderen om deze acties te ondernemen. (zie verder) In het linker gedeelte selecteert men eerst de module waar u de wijziging wenst door te voeren. VB Contacts In de lijst met velden kunt u de tekst terugvinden ofwel vult u in het zoekveld de tekst in en klikt u op het vergrootglas. VB Dossier Klik op Toevoegen aan voorkeurteksten om de geselecteerde tekst/benoeming aan te passen aan eigen voorkeur IMPACTXRMXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 31