HANDLEIDING POSTSTUKREGISTRATIE

Transcriptie

1 HANDLEIDING POSTSTUKREGISTRATIE Versie 3-04/10/2005 Dit document is de handleiding voor de poststukregistratie e2e nv pagina 1/20

2 1 Index 1 INDEX ROLLEN VERWERKER OVERZICHT POSTSTUK OPVOLGEN Poststuk verwerken Poststuk terugsturen BESTEMMELING POSTSTUK OPVOLGEN Poststuk verwerken Poststuk terugsturen BESTEMMELINGEN TOEKENNEN VERWERKER TOEKENNEN REGISTRATOR POSTSTUK REGISTREREN TABBLAD 1: ALGEMEEN TABBLAD 2: BESTEMMELING POSTMEESTER POSTKAMER RAADPLEGEN ADMINISTRATOR INSTELLINGEN INSTELLINGEN MAILING NIEUWE REGEL MAKEN INSTELLINGEN - TYPES ZOEKEN e2e nv pagina 2/20

3 2 Rollen Binnen poststukregistratie van de stad Ieper kunnen verschillende personen inloggen, die niet allemaal dezelfde rechten hebben. Er zijn 5 verschillende niveau's. Niveau 1: Verwerker Een verwerker is iemand die toegewezen is door een bestemmeling om voor hem het poststuk te verwerken. Dit wil zeggen dat hij voor het poststuk voor een bepaalde bestemmeling een DMS-document moet aanmaken. Indien dat DMS-document de status ter goedkeuring, online of offline heeft, dan is het poststuk verwerkt (voor die bepaalde bestemmeling). Een verwerker kan enkel zichzelf verwijderen als verwerker of het poststuk verwerken. Niveau 2: Bestemmeling Deze persoon is altijd verantwoordelijk voor de verwerking van het poststuk. Hij kan het poststuk zelf verwerken, maar hij kan ook een verwerker toekennen. Dan nog blijft de bestemmeling verantwoordelijk voor de verwerking ervan. De bestemmeling kan eventueel andere bestemmelingen voor het poststuk aanduiden, indien hij vindt dat er nog andere personen zijn die dat poststuk moeten kunnen verwerken. Een bestemmeling kan kiezen om een poststuk terug te sturen. Hij zal dit doen als het poststuk verkeerdelijk naar hem gestuurd werd en hij denkt dat het voor iemand anders bestemd is. Niveau 3: Registrator Deze voert nieuwe poststukken in in het systeem en kent een bestemmeling toe. Hij kan ook een verwerker toekennen maar normaal is dit niet van toepassing. Dit gebeurt meestal door de bestemmeling. Niveau 4: Postmeester Deze persoon kan alle geregistreerde poststukken bekijken, ongeacht wie de registrator, verwerker of bestemmeling is. Hij kan geen wijzigingen aanbrengen Niveau 5: Administrator Deze kan de instellingen voor poststukregistratie beheren. Dit zijn de instellingen voor het Type van poststuk (fax, ,... al dan niet digitaal) en de instellingen voor de Mailings die naar betrokken personen worden gestuurd wanneer een poststuk te lang open staat. e2e nv pagina 3/20

4 3 Verwerker 3.1 Overzicht Links in de menustructuur staan voor elke gebruiker drie items: Mijn post: Dit overzicht toont al uw verwerkte poststukken. Ook geregistreerde post waarvoor u in cc (kopie) staat wordt hier getoond. Ingekomen post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als bestemmeling toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft). Toegekende post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als verwerker toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft) 3.2 Poststuk opvolgen Poststukken waarvan u als verwerker bent opgegeven zitten steeds in het menuitem toegekende post. Als verwerker heeft u slechts 2 mogelijke acties voor het poststuk: ofwel kan u het poststuk verwerken, ofwel kan u het poststuk terugsturen door uzelf te verwijderen als verwerker. Alle acties die op het poststuk worden uitgevoerd worden (verwerken poststuk, terugsturen...) worden in een historiek bijgehouden. Deze historiek is te bekijken op de detailpagina van het poststuk onder de tap historiek. Acties die pas zullen doorgevoerd worden nadat het poststuk opgeslaan is, worden gemerkt door het woord nieuw (in groene kleur), dat achteraan de actieomschrijving staat Poststuk verwerken Om een poststuk te verwerken klikt u op Aanpassen boven aan het scherm. Selecteer de bestemmeling waarvoor u het poststuk gaat verwerken. Selecteer de bestemmeling waarvoor u het poststuk gaat verwerken. Dit kan enkel een bestemmeling zijn waarvoor u als verwerker bent toegekent (als gebruiker of als gebruikersgroep). Kies bovenaan Acties Verwerk Post. Er opent zich een popup venster dat een DMSdocument scherm bevat. e2e nv pagina 4/20

5 Naam en Type kunt u niet meer veranderen, deze informatie komt van de registratie Locatie: deze optie is van toepassing als het poststuk niet digitaal is. Duidt hier aan waar het poststuk zich bevindt. Menustructuur: hier duidt u aan onder welk menu-item dit document toebehoort Publicatie: niet van toepassing Een korte Omschrijving voor het poststuk is wel in te vullen (niet verplicht) Zodra u dit DMS-document ingevuld en opgeslagen hebt, is het poststuk verwerkt in het DMS. Het DMS-document krijgt dan de status Ter goedkeuring. Een poststuk is eveneens verwerkt indien de coördinator het bijhorend DMS-document goedkeurt (het krijgt dan de status Online) of indien het de status Offline heeft gekregen. Een poststuk is niet verwerkt indien het DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft. e2e nv pagina 5/20

6 U kan het DMS-document steeds aanpassen door dezelfde actie te ondernemen als bij het verwerken van het poststuk. Kies bovenaan Acties Verwerk Post. Er opent zich een popup venster dat de metadata van het reeds gekoppelde DMS-document toont. U kan dan, afhankelijk van de status van het DMS-document een nieuwe versie maken van het DMS-document. Indien u het gewijzigde DMS-document opslaat, zal het automatisch de status Ter goedkeuring krijgen Poststuk terugsturen Indien het poststuk nog niet verwerk is in het DMS en u vind dat u niet de persoon bent die het poststuk moet verwerken dan kan u het poststuk terugsturen. Indien een verwerker het poststuk wil terugsturen naar de bestemmeling dan kan hij dit enkel doen door zichzelf te verwijderen als verwerker. Om uzelf te verwijderen als bestemmeling selecteer de de lijn waar u zichtzelf als verwerker wil verwijderen en kies bovenaan Acties Verwerker verwijderen. Sla het poststuk op om de wijziging door te voeren. Het poststuk zal nu verwijderd zijn uit de lijst Toegekende Post. e2e nv pagina 6/20

7 4 Bestemmeling Links in de menustructuur staan voor elke gebruiker drie items: Mijn post: Dit overzicht toont al uw verwerkte poststukken. Ook geregistreerde post waarvoor u in cc (kopie) staat wordt hier getoond. Ingekomen post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als bestemmeling toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft). Toegekende post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als verwerker toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft) 4.1 Poststuk opvolgen Poststukken waarvan u als bestemmeling bent opgegeven zitten steeds in het menuitem ingekomen post. Als bestemmeling heeft u de verandwoordelijkheid over het aldaniet verwerken van het poststuk. U kan ervoor kiezen om het poststuk zelf te verwerken, of een verwerker toe kennen. Indien het poststuk niet voor u bedoeld is kan u het poststuk terugsturen naar de registrator. Verder kan u andere bestemmelingen toevoegen aan de lijst en uzelf als bestemmeling verwijderen. Alle acties die op het poststuk worden uitgevoerd worden (verwerken poststuk, terugsturen...) worden in een historiek bijgehouden. Deze historiek is te bekijken op de detailpagina van het poststuk onder de tap historiek. Acties die pas zullen doorgevoerd worden nadat het poststuk opgeslaan is, worden gemerkt door het woord nieuw (in groene kleur), dat achteraan de actieomschrijving staat Poststuk verwerken Om een poststuk te verwerken klikt u op Aanpassen boven aan het scherm. Selecteer de bestemmeling waarvoor u het poststuk gaat verwerken. Dit kan enkel een bestemmeling zijn waarvoor u als bestemmeling bent toegekent (als gebruiker of als gebruikersgroep). Kies bovenaan Acties Verwerk Post. Er opent zich een popup venster dat een DMSdocument scherm bevat. e2e nv pagina 7/20

8 Naam en Type kunt u niet meer veranderen, deze informatie komt van de registratie Locatie: deze optie is van toepassing als het poststuk niet digitaal is. Duidt hier aan waar het poststuk zich bevindt. Menustructuur: hier duidt u aan onder welk menu-item dit document toebehoort Publicatie: niet van toepassing Een korte Omschrijving voor het poststuk is wel in te vullen (niet verplicht) Zodra u dit DMS-document ingevuld en opgeslagen hebt, is het poststuk verwerkt in het DMS. Het DMS-document krijgt dan de status Ter goedkeuring. Een poststuk is eveneens verwerkt indien de coördinator het bijhorend DMS-document goedkeurt (het krijgt dan de status Online) of indien het de status Offline heeft gekregen. Een poststuk is niet verwerkt indien het DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft. e2e nv pagina 8/20

9 U kan het DMS-document steeds aanpassen door dezelfde actie te ondernemen als bij het verwerken van het poststuk. Kies bovenaan Acties Verwerk Post. Er opent zich een popup venster dat de metadata van het reeds gekoppelde DMS-document toont. U kan dan, afhankelijk van de status van het DMS-document een nieuwe versie maken van het DMS-document. Indien u het gewijzigde DMS-document opslaat, zal het automatisch de status Ter goedkeuring krijgen Poststuk terugsturen Indien u als bestemmeling vindt dat het niet aan u is om dit poststuk te verwerken kunt u in de lijst van de bestemmelingen uzelf (of de groep waartoe u behoort) aanduiden, en via het menu Acties de optie Terugsturen kiezen. Hierdoor verwijdert u uzelf of de groep waartoe u behoort als bestemmeling en voegt u automatisch de registrator toe als bestemmeling. Hierdoor krijgt de registrator het poststuk in zijn/haar Ingekomen Post. In de historiek kan de registrator dan kijken door wie dat poststuk teruggestuurd werd, en hij kan dan een nieuwe bestemmeling selecteren voor dat poststuk. U kan het poststuk enkel terugsturen indien het poststuk nog niet verwerkt is in het DMS voor die bepaalde bestemmeling. 4.2 Bestemmelingen toekennen Via het menu Acties kan u een bestemmeling toevoegen. Wanneer u een bestemmeling toevoegt opent er zich een popup venster waarin u een gebruiker of gebruikersgroep kunt zoeken en selecteren. e2e nv pagina 9/20

10 Opgelet: Als bestemmeling kan u onbeperkt andere bestemmelingen toevoegen, maar u kan bestemmelingen slechts verwijderen indien u zelf rechten hebt tot de toegevoegde bestemmelingen. U kan dus enkel de groepen terug verwijderen waartoe uzelf behoord. Om een bestemmeling te verwijderen selecteert u die in de lijst, en kies bovenaan Acties bestemmeling verwijderen. Een bestemmeling kan enkel verwijderd worden indien het poststuk nog niet verwerkt is in het DMS. 4.3 Verwerker toekennen Wanneer u niet zelf de post zal verwerken kan u een andere persoon of groep opgeven die voor u het poststuk zal verwerken. Selecteer in de lijst van bestemmelingen, de bestemmeling waarvoor u een verwerker wil toekennen. Kies bovenaan Acties verwerker toekennen. Er opent zich een popup venster van waaruit u een gebruikersgroep of gebruikers kunt zoeken en selecteren. U kan enkel verwerkers toekennen aan bestemmelingen waarbij uzelf rechten hebt. Indien de bestemmeling een gebruikersgroep is moet u lid zijn van die gebruikersgroep om een verwerker te kunnen toekennen. Om een verwerker te verwijderen selecteert u de bestemmeling waarvoor u een verwerker wil verwijderen in de lijst. Kies bovenaan Acties verwerker verwijderen. De verwerker is verwijderd voor die bestemmeling. U kan enkel verwerkers toekennen en/of verwijderen indien het poststuk nog niet verwerkt is in het DMS voor die bepaalde bestemmeling. e2e nv pagina 10/20

11 5 Registrator Links in de menustructuur staan voor elke gebruiker drie items: Mijn post: Dit overzicht toont al uw geregistreerde poststukken. Ook al uw verwerkte poststukken en geregistreerde post waarvoor u in cc (kopie) staat wordt hier getoond. Ingekomen post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als bestemmeling toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft). Toegekende post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als verwerker toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft) 5.1 Poststuk registreren Als registrator kan u poststukken registreren in het systeem. Alle poststukken die u geregistreerd hebt kan u steeds raadplegen. U kan steeds de metadata van het poststuk aanpassen, met uitzondering van type post (en het eventueel digitale document), dit is enkel aanpasbaar totdat er minstens één bestemmeling het poststuk verwerkt heeft in het DMS. Bij het registreren van een nieuw poststuk word er geen historiek bijgehouden. Dit gebeurt enkel eens het poststuk opgeslaan is. Om een nieuw poststuk in te voeren kan u in elk overzicht bovenaan op nieuw klikken. Er verschijnt dan een leeg detailscherm waar u de gegevens over het poststuk kan invoeren. e2e nv pagina 11/20

12 5.1.1 Tabblad 1: algemeen RegistratieID: dit wordt automatisch ingevuld (bestaat uit de datum van registratie, gevolgd door een volgnummer van drie cijfers > YYYYMMDD_xxx). Deze laatste drie cijfers beginnen elke dag opnieuw met 001. Registrator: hier staat de naam van de gebruiker die de registratie doet Nieuwe release nieuwe versie: van een item kunnen verschillende versies worden bijgehouden. Als de huidige versie bijvoorbeeld v2.7 is, dan wordt Nieuwe release v3.0 en Nieuwe versie v2.8 Afzender: Hier vult u in van wie het poststuk afkomstig is Onderwerp: Geef hier het onderwerp voor het poststuk op. Kopie (CC): hier kan u een lijst samenstellen van de personen naar wie het poststuk moet gestuurd worden die geen actie moeten ondernemen, maar enkel dient ter kennisgeving. Type Post: papier, scan, (digitaal),... u selecteert het type van het poststuk. Als het een digitaal type betreft moet u ook een digitaal document opladen Tabblad 2: bestemmeling Via het menu Acties kan de u een bestemmeling toevoegen of verwijderen, en eventueel ook een verwerker. Wanneer u een bestemmeling toevoegt opent er zich een popup venster waarin u een gebruiker of gebruikersgroep kunt zoeken en selecteren. e2e nv pagina 12/20

13 Eens een bestemmeling geselecteerd is ziet het er als volgt uit: OPM: u kunt pas een poststuk opslaan als u de eerste twee tabbladen correct hebt ingevuld. De velden die in het blauw worden weergegeven zijn verplicht, en er moet minstens één bestemmeling aangeduid zijn. Klik bovenaan op Opslaan. Het poststuk is nu geregistreerd en zal in de lijst Ingekomen Post van de opgegeven bestemmeling(en) komen te staan. e2e nv pagina 13/20

14 6 Postmeester De postmeester heeft ook de 3 gebruikelijke menuitems en nog een extra menuitem Postkamer: Mijn post: Dit overzicht toont al uw verwerkte poststukken. Ook geregistreerde post waarvoor u in cc (kopie) staat wordt hier getoond. Ingekomen post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als bestemmeling toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft). Toegekende post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als verwerker toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft) Postkamer. Dit overzicht toont ALLE geregistreerde poststukken. 6.1 Postkamer raadplegen Als postmeester kan u de postkamer raadplegen. Hierin staan alle poststukken die geregistreerd zijn. U heeft de mogelijkheid om deze te raadplegen, maar niet om te wijzigen of te verwerken. Hiervoor moet u de rechten van registrator hebben, of als bestemmeling/verwerker toegekend zijn aan dat poststuk. Het volstaat om in de lijst op het onderwerp te klikken om naar de detailpagina van het poststuk te gaan. e2e nv pagina 14/20

15 7 Administrator De administrator heeft ook de 3 gebruikelijke menuitems en nog een extra menuitem Instellingen: Mijn post: Dit overzicht toont al uw verwerkte poststukken. Ook geregistreerde post waarvoor u in cc (kopie) staat wordt hier getoond. Ingekomen post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als bestemmeling toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft). Toegekende post: Hierin staan alle poststukken waarvoor u als verwerker toegekend is en die door u nog moet worden verwerkt (of waarvoor het verwerkte DMS-document de status Afgekeurd of Nieuw heeft) Instellingen Mailing: Beheren van de mailing van poststukken Instellingen Types: Beheren van type post 7.1 Instellingen Als administrator ben u in staat om mailingregels op te stellen. Deze regels zorgen ervoor dat poststukken die, na een bepaald aantal dagen, nog niet verwerkt zijn ter herinnering gebracht worden via mail. Ook kan u de types van poststukken gaan beheren. Hierdoor kan de registrator doelgerichter de poststukken gaan registreren. e2e nv pagina 15/20

16 7.1.1 Instellingen mailing Actief: indien aangekruist, dan is de mailing actief. Er zullen s verstuurd worden. Referentie: de referentie van de mailing Onderwerp: het onderwerp van de mail Header: wat er in het begin van de mail moet komen te staan Footer: wat er onderaan de mail moet komen te staan Regels: de reeds bestaande regels. Met de icoontjes rechts van de lijst kan je respectievelijk een nieuwe regel maken, een geselecteerde regel aanpassen, en een geselecteerde regel verwijderen. e2e nv pagina 16/20

17 7.1.2 Nieuwe regel maken Een nieuwe regel toevoegen gebeurt via Volgend popup venster verschijnt: Actief: hier kan u aanduiden of de mailing-regel actief is of niet. Indien de regel niet actief is, zal er geen rekening gehouden worden bij het controleproces. Een Naam voor de mailing Het Aantal dagen die verstreken moeten zijn opdat de mailing verstuurd mag worden De personen die de mailing moeten krijgen: Registrator, Uitvoerder(s) (=bestemmelingen en Verwerker(s)), en/of naar een Opgegeven lijst. In het geval van een opgegeven lijst kunt u die via de velden Gebruiker en Lijst samenstellen. Selecteer telkens een gebruiker via, en klik dan op [toevoegen]. e2e nv pagina 17/20

18 Zo n ziet er als volgt uit: Bovenaan in het donkergrijs staat de tekst van de Header ( Volgende poststukken zijn reeds lange tijd...verwerkt. ). De tekst onderaan ( Om de details...klikken. ) is de Footer. Vanuit de mail kan men het onderwerp aanklikken, waardoor men rechtstreeks naar de detailpagina van dat poststuk gaat. De poststukken zijn gesorteerd op referentie (dus op datum), met het poststuk dat al het langste openstaat bovenaan. e2e nv pagina 18/20

19 7.2 Instellingen - types Hier kan u als administrator de verschillende types van poststukken aanmaken. De registrator kan kiezen tussen deze types bij het invoeren van een nieuw poststuk. Een nieuw type instellen gebeurt door bovenaan op Nieuw te klikken. Volgend venster verschijnt dan: Referentie: een interne benaming Titel: een titel zoals die zichtbaar is Een korte Omschrijving De optie Digitaal: hiermee bepaalt men of er een browse-veld voorzien moet worden waarlangs een document kan worden opgeladen of niet e2e nv pagina 19/20

20 8 Zoeken Het eerste scherm waar u op terechtkomt als u op Poststukregistratie klikt, is een Zoekscherm. Als u hier niets invult en op Zoek klikt, krijgt u een overzichtslijst van alle relevante geregistreerde poststukken te zien. Niet iedereen krijgt echter dezelfde poststukken te zien! Dit hangt af van de zoekcriteria, maar ook van uw rechten. Indien u de rechten van postmeester hebt, zoekt u in alle geregistreerde poststukken, terwijl u als bestemmeling/verwerker je enkel de post kan doorzoeken waarvoor u bestemmeling/verwerker bent. Indien u ook registrator bent, dan kunt u ook in alle poststukken zoeken die uzelf hebt geregistreerd. e2e nv pagina 20/20