BaSe-IT Handleiding.

Transcriptie

1 Handleiding 1

2 Inhoudsopgave: 1. Login Wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen: Nog geen wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen: Overzicht gebruikers: Gegevens sorteren: Bijgewerkt op: Bekijk gegevens (alle gegevens) Gebruiker verwijderen Nieuwe gebruiker Zoek vervanger Nieuwe gebruiker toevoegen Gebruikersnaam en wachtwoord met inloggegevens Terug naar overzicht Zoek vervanger Startperiode Eindperiode Beschikbare vervangers Beschikbaar Bijgewerkt Prioriteit Alle gegevens Persoonlijke gegevens Prioriteit Beschikbaarheid vervanger Registratie van vervangingen Overzicht van vervangingen

3 1. Login 1.1 Wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen: U kunt inloggen in het programma met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u ter beschikking heeft. Denk er aan dat de invoer hoofdlettergevoelig is! Het programma kent twee gebruikersniveaus met de daaraan verbonden rechten. Afhankelijk van het niveau kunt u gebruik maken van de verschillende opties in het programma. Vervanger U kunt uw gegevens invoeren op de daarvoor bestemde pagina. U kunt uw gegevens wijzigen. U kunt aangeven op welke dagdelen u niet beschikbaar bent om te vervangen. U kunt bekijken op welke scholen u vervangen heeft. Directie U kunt gegevens van gebruikers raadplegen. U kunt zoeken naar vervangers op door u gewenste dagdelen. Kortom u heeft alleen leesrechten. 3

4 Beheerder U kunt nieuwe gebruikers aanmaken of gebruikers verwijderen. U kunt gegevens van gebruikers raadplegen en wijzigen. U kunt zoeken naar vervangers op door u gewenste dagdelen. U kunt registratie voeren over de vervangingen (data, school en groep). 1.2 Nog geen wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen: Neem contact op met het bestuur waar u wilt vervangen. De verantwoordelijke contactpersoon (in deze handleiding verder aangeduid als beheerder ) kan u als gebruiker (vervanger) invoeren in het systeem, zodat u de beschikking krijgt over een gebruikersnaam en een wachtwoord. Doorgaans krijgt u deze gegevens via e- mail toegestuurd. Met behulp van deze gegevens kunt u dan inloggen in het programma (zie boven). De beheerder kan bovendien andere beheerders aanmaken (en voorzien van een gebruikersnaam en wachtwoord). 2 Overzicht gebruikers: Indien u bent ingelogd als beheerder leidt het programma u na de login naar de pagina Overzicht gebruikers Van de reeds toegevoegde gebruikers worden op deze pagina de volgende gegevens in tabelvorm getoond met de volgende kolomtitels: Voornaam - Tussenv Achternaam Bijgewerkt op Niveau Bekijk gegevens Gebruiker verwijderen. 4

5 2.1 Gegevens sorteren: Wanneer u op een van deze kolomtitels klikt worden de gegevens in de tabel oplopend gesorteerd met de door u gekozen kolom als uitgangspunt. 2.2 Bijgewerkt op: Van de diverse gebruikers wordt in de kolom Bijgewerkt op weergegeven wanneer de beheerder (of de gebruiker) voor het laatst de gegevens heeft bijgewerkt. Vooral van belang is uiteraard dat de beheerder of de vervanger (afhankelijk van wat u hierover met de vervangers heeft afgesproken) bij elke vervanging de relevante gegevens zo spoedig mogelijk actueel maakt d.w.z.: Invoert wanneer de vervanger niet kan vervangen Invoert voor welke school of groep en op welke data de vervanger actief is geweest. * Het verdient de voorkeur dat de beheerder meteen wanneer een vervangingsperiode start of wanneer met een vervanger is afgesproken dat hij/zij een bepaalde periode vervangt, deze gegevens invoert in het programma. Immers, alleen zo kan een correct overzicht van beschikbare vervangers worden weergegeven! 2.3 Bekijk gegevens (alle gegevens) Door te klikken op alle gegevens bladert u naar de pagina waarop u alle beschikbare gegevens van de betreffende vervanger kunt bekijken, zoals voorkeuren voor een bepaalde bouw, extra bevoegdheden e.d. Het veld Ruimte voor interne opmerkingen over deze vervanger kan gebruikt worden om interne informatie over de betreffende vervanger toe te voegen. Deze informatie is door de vervanger zelf niet in te zien. 5

6 6

7 2.4 Gebruiker verwijderen Door te klikken op verwijderen wordt de gebruiker en alle aan deze gebruiker gekoppelde data verwijderd. Let op! Zorg dat er altijd minimaal één gebruiker met beheerdersrechten in de database blijft staan, anders kunt u niet meer in het programma werken. 2.5 Nieuwe gebruiker Kiezen voor nieuwe gebruiker leidt u naar de pagina waar u een nieuwe gebruiker kunt aanmaken en waar een gebruikersnaam en wachtwoord aan deze nieuwe gebruiker wordt toegekend. U kunt tevens het niveau aangeven voor de nieuwe gebruiker: beheerder of vervanger. 2.6 Zoek vervanger Deze keuze voert de beheerder naar de pagina waar voor een bepaalde periode en voor bepaalde dagdelen een lijst met beschikbare vervangers wordt getoond. 7

8 3 Nieuwe gebruiker toevoegen. Vanuit de pagina Overzicht gebruikers komt u, na te klikken op nieuwe gebruiker terecht op deze pagina. 3.1 Gebruikersnaam en wachtwoord U kunt een gebruikersnaam en wachtwoord toekennen aan de nieuwe gebruiker. Indien bekend voert u het adres in. Dit geeft u tevens de mogelijkheid om door het programma automatisch een met inloggegevens te sturen aan de nieuwe gebruiker. Ook geeft u aan welke niveau u wilt toekennen aan deze nieuwe gebruiker. U kunt hier kiezen uit: beheerder directie vervanger 3.2 met inloggegevens Standaard staat de functie met inloggegevens naar de nieuwe gebruiker sturen aangevinkt. Indien u op andere wijze de nieuwe gebruiker op de hoogte wilt stellen van de inloggegevens, dan vinkt u deze optie uit. Door te klikken op toevoegen worden de inloggegevens van de nieuwe gebruiker opgeslagen in de database en, indien de optie met inloggegevens naar de nieuwe gebruiker sturen is aangevinkt, een naar de nieuwe gebruiker verstuurd waarin de inloggegevens worden vermeld. Met behulp van deze inloggegevens kan de nieuwe gebruiker zijn persoonlijke gegevens en voorkeuren invoeren in Vervangerspool. 8

9 3.3 Terug naar overzicht De link terug naar overzicht voert u terug naar de pagina: Overzicht gebruikers. 4 Zoek vervanger Door vanuit de pagina Overzicht gebruikers te klikken op Zoek vervanger komt u terecht op de pagina Zoek vervanger. U kiest hier een start- en een eindperiode. 4.1 Startperiode De startperiode kiest u m.b.v. de linker kalender die de huidige maand weergeeft. Indien de startperiode in een komende maand valt, kunt u bladeren naar deze maand. Vervolgens kiest u de eerste datum waarop de vervanging dient in te gaan. Daarmee is de startperiode bepaald. Keuze bij de startperiode voor een datum eerder dan de huidige datum is uiteraard niet mogelijk. Er zal opnieuw een valide startdatum gekozen moeten worden. 4.2 Eindperiode Na het kiezen van de startperiode kiest u achtereenvolgens de maand (standaard staat de huidige maand weergegeven) en de datum van de 9

10 eindperiode. Na deze keuze heeft u in het programma aangegeven voor welke periode u een beschikbare vervanger zoekt. Uiteraard kan de datum van de Eindperiode niet voor de datum van de Startperiode liggen. 4.3 Beschikbare vervangers Na de keuze voor de einddatum verschijnt meteen de lijst van de voor deze periode beschikbare vervangers. 10

11 4.3.1 Beschikbaar In de tabel wordt in de eerste kolom beschikbaar weergegeven of de vervanger gedurende de door u gekozen periode volledig beschikbaar is, helemaal niet beschikbaar is of slechts gedeeltelijk. In het laatste geval kunt u via de link bekijk gegevens bladeren naar de pagina die toont welke dagdelen de betreffende vervanger niet beschikbaar is Bijgewerkt De kolom bijgewerkt laat zien wanneer de betreffende vervanger voor het laatst de gegevens m.b.t. het niet beschikbaar zijn voor vervanging heeft bijgewerkt Prioriteit Deze kolom toont de prioriteit die u aan deze vervanger heeft toegekend. Zo zou u vervangers waar u verplichtingen heeft een andere prioriteit kunnen geven, waar vervolgens weer op gesorteerd kan worden Voorkeuren In de kolommen Bao, SBO, SO, OB, MB en BB worden de voorkeuren van de vervanger weergegeven. Een vinkje voor BaO betekent dat deze vervanger heeft aangegeven te willen vervangen in het reguliere basisonderwijs. Een vinkje voor SBO betekent dat deze vervanger heeft aangegeven te willen vervangen op een speciale school voor basisonderwijs. Een vinkje voor SO betekent dat deze vervanger heeft aangegeven te willen vervangen in het Speciaal onderwijs. Een vinkje voor OB betekent dat deze vervanger heeft aangegeven te willen vervangen in de onderbouw. Een vinkje voor MB betekent dat deze vervanger heeft aangegeven te willen vervangen in de middenbouw. Een vinkje voor BB betekent dat deze vervanger heeft aangegeven te willen vervangen in de bovenbouw Alle gegevens Door te klikken op alle gegevens komt u terecht op de pagina persoonlijke gegevens. Deze pagina geeft specifieke informatie over de betreffende vervanger zoals naw-gegevens, voorkeur voor onder- midden of bovenbouw, voorkeur voor bao, sbao of so en eventuele bijzonderheden (indien de vervanger die heeft ingevuld). 11

12 5 Persoonlijke gegevens 5.1 Prioriteit Naast de persoonlijke gegevens zoals naw, voorkeuren en bijzonderheden wordt op deze pagina ook de prioriteit weergegeven. Voor een vervanger kan een prioriteit worden opgegeven. Prioriteit A zou kunnen betekenen dat het bestuur verplichtingen heeft aan deze vervanger en dat hij/zij bij een eventuele vervanging als eerste benaderd dient te worden. Opgave van prioriteit is facultatief. De prioriteit is zichtbaar indien u bent ingelogd als beheerder. Voor de vervanger zelf is deze prioriteit niet zichtbaar. U kunt kiezen voor invoeren van letters of cijfers. U kunt de prioriteit in stellen door te klikken op de link bewerken. 5.2 Beschikbaarheid vervanger U kunt kiezen voor het opgeven van dagdelen wanneer een vervanger niet beschikbaar is. De vervanger zelf kan deze opgave invoeren; dit wordt zelfs van hem/haar verwacht. Indien u echter s morgens een vervanger benadert om op een school te vervangen zal hij/zij waarschijnlijk geen tijd hebben om voor die dag registratie te voeren over deze vervanging. Toch is het van belang om de vervanging zo spoedig mogelijk in het systeem in te voeren. Immers, een andere school zou deze zelfde vervanger kunnen of willen benaderen. Vandaar dat ook de beheerder de mogelijkheid heeft om te registreren wanneer een vervanger niet beschikbaar is. 5.3 Registratie van vervangingen U kunt als beheerder administratie voeren over de periode waarin de vervanger voor uw organisatie aan het werk is geweest. Klik hiervoor op de link registratie van vervangingen. Registratie is mogelijk over periode, dag(delen), school en groep. Door te klikken op een kolomtitel wordt het overzicht gesorteerd op de gekozen kolomtitel. Zo kunt u bijvoorbeeld snel een overzicht krijgen in welke periodes een vervanger werkzaam is geweest op een bepaalde school door te klikken op de kolomtitel school. 12

13 5.4 Overzicht van vervangingen Als u bent ingelogd als vervanger en de beheerder over uw vervangingen in Vervangerspool registratie heeft gevoerd, kunt u op deze pagina een overzicht van uw vervangingen bekijken. 13