HANDLEIDING WEBAPPLICATIE SCHULDBEMIDDELING

Transcriptie

1 HANDLEIDING WEBAPPLICATIE SCHULDBEMIDDELING Datum: 13/01/ Versie: 3.0 Auteur: Vlaamse overheid Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Afdeling Welzijn en Samenleving Tel Mail [email protected] 1. Situering De instellingen voor schuldbemiddeling moeten in functie van hun erkenning door de Vlaamse overheid (hierna: administratie) een aantal gegevens aan de administratie bezorgen. Het gaat concreet om volgende documenten: Omschrijving Datum een jaarverslag volgens een (door de minister vastgelegd) model jaarlijks (31/03) een basisregistratie jaarlijks (31/03) een uitgebreide registratie (steekproefsgewijs) tweejaarlijks (15/07) Het indienen van deze documenten verloopt via een webapplicatie. Deze toepassing is bereikbaar via volgende url: 2. Gebruikersbeheer Elke instelling heeft in deze webapplicatie één hoofdgebruiker. Dit is de centrale contactpersoon van uw instelling voor de administratie. Een hoofdgebruiker kan: een jaarverslag opladen de basis en uitgebreide registratiegegevens invoeren de organisatiegegevens (contactinformatie) aanpassen andere (lokale) gebruikers voor de eigen instelling aanmaken en beheren Naast de hoofdgebruiker, kunt u zelf andere (lokale) gebruikers voor uw instelling aanmaken. Een (lokale) gebruiker kan: een jaarverslag opladen de basis en uitgebreide registratiegegevens invoeren Opmerking: U kunt zelf geen andere hoofdgebruiker instellen. Neem contact op met de administratie ([email protected]) om de hoofdgebruiker van uw instelling te wijzigen. 3. Inloggen 1. Ga naar 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in Blz.1

2 Indien u uw wachtwoord vergeten bent, is het mogelijk om via de link Wachtwoord vergeten? een nieuw wachtwoord aan te vragen. Neem contact op met Tom D Olieslager ([email protected] tel ) als u problemen ondervindt bij het inloggen. 4. Startpagina In de header van de startpagina (en in elk scherm van de applicatie) vindt u rechts bovenaan: uw inloggegevens (gebruikersnaam en naam van uw organisatie) een link Documentatie waar u de handleiding en modeldocumenten kunt downloaden een link Afmelden om uzelf uit te loggen De startpagina zelf geeft een overzicht van: de contactgegevens van uw instelling een stand van zaken met betrekking tot de in te dienen gegevens / documenten: o basisregistratie o jaarverslag o uitgebreide registratie (tweejaarlijks) een lijst met mogelijke acties: o organisatiegegevens bewerken o gebruikers beheren o raadpleeg basisregistratie voorgaande jaren o start basisregistratie o jaarverslag opladen Blz.2

3 Opmerking: tweejaarlijks vindt u hier ook een aantal extra gegevens rond de uitgebreide registratie terug. 5. Organisatiegegevens bewerken Klik hiervoor onder acties op de link Organisatiegegevens bewerken. Blz.3

4 U kunt hier de contactinformatie van uw organisatie aanpassen. U kunt enkel de velden adres, postcode, gemeente, telefoon en -adres aanpassen. Als de naam van de organisatie wijzigt, moet u contact opnemen met de administratie om deze aanpassingen door te voeren. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren, op Annuleren om terug te gaan naar de startpagina zonder de wijzigingen te bewaren. Let op: onder contactinformatie wordt hier verstaan de officiële adresgegevens die gebruikt worden voor de correspondentie met de Vlaamse overheid. 6. Gebruikers beheren Als hoofdgebruiker heeft u de mogelijkheid om bijkomende gebruikers voor uw instelling aan te maken, die vervolgens een jaarverslag kunnen opladen of de (basis of uitgebreide) registratie kunnen invoeren. Klik hiervoor onder acties op de link Gebruikers beheren Nieuwe gebruiker aanmaken: Klik op Toevoegen en vul de velden Voornaam, Achternaam, Telefoon, adres in. Het Veld Gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld, u kunt desgewenst een andere gebruikersnaam instellen. Klik op Opslaan om de gebruiker aan te maken. Naar het ingestelde -adres wordt een gestuurd met instructies om het wachtwoord in te stellen. Klik op Annuleren om terug te gaan naar het gebruikersoverzicht zonder de gebruiker aan te maken. Bestaande gebruikers bewerken: Klik op aanpassen om de contactgegevens ( of telefoon) van een bestaande gebruiker te bewerken. U kunt een bestaande gebruiker hier ook verwijderen of wanneer Blz.4

5 de gebruiker zijn wachtwoord is vergeten een mail versturen met instructies om het wachtwoord aan te passen (klik op wachtwoord mailen ). Opmerking: een hoofdgebruiker kunt u niet zelf verwijderen of wijzigen. Neem hiervoor contact op met de administratie ([email protected]). 7. Raadpleeg basisregistratie voorgaande jaren Hier krijgt u een overzicht van de gegevens van de basisregistratie die door uw instelling de vorige jaren werden doorgegeven. 8. Basisregistratie Elke erkende instelling voor schuldbemiddeling moet jaarlijks een basisregistratie van het aantal dossiers budget- en schuldhulpverlening bijhouden. Een uitgebreide inhoudelijke toelichting bij de basisregistratie kunt u downloaden in de rubriek Documentatie. Klik op Basisregistratie invoeren om de gegevens van de basisregistratie in te voeren. Om meer toelichting bij een bepaalde rubriek te krijgen, klikt u op het vraagteken ( )naast de rubriek. U moet elk veld invoeren (vul 0 in als in een rubriek voor u niet van toepassing is). Blz.5

6 Van zodra u alle gegevens hebt ingevuld, klikt op Volgende. U komt dan op een scherm waar u een overzicht krijgt van de ingevoerde gegevens. U hebt hier de mogelijkheid om: 1) het dossier te bevestigen en de registratie te voltooien: 2) terug te keren voor aanpassingen 3) het dossier niet op te slaan en terug te keren naar het startscherm. Kies hier voor Dossier bevestigen en registratie voltooien, tenzij u merkt dat u toch verkeerde gegevens hebt ingevoerd. Om de ingevoerde gegevens te wijzigen kiest u voor Keer terug voor aanpassing(en). Als u voor Niet opslaan en terug naar startscherm kiest gaan de ingevoerde gegevens verloren en dient u het dossier opnieuw te registreren. Blz.6

7 Wanneer u het dossier bevestigt, heeft u vervolgens de mogelijkheid om een pdf van de ingevulde registratie aan te maken. Dit is louter facultatief en voor eigen gebruik, om bijvoorbeeld later na te kijken welke gegevens u hebt doorgegeven. De pdf die uw hebt aangemaakt moet u bewaren op uw eigen computer (de manier waarop u deze dient te bewaren hangt af van de browser waarin u werkt. In Internet Explorer kiest u bijvoorbeeld voor Bestand Opslaan als). Opmerking: als u verkeerde gegevens heeft ingevoerd, kunt u contact opnemen met de administratie (via mail: [email protected]) om de gegevens van de basisregistratie voor uw instelling terug vrij te geven. 9. Jaarverslag opladen Elke erkende instelling moet jaarlijks voor 31 maart een jaarverslag indienen bij de administratie. Het blanco modelformulier voor het jaarverslag kunt u downloaden in de rubriek Documentatie. Denk eraan dat het jaarverslag moet goedgekeurd zijn door het bestuur van uw instelling. Hiervoor dient u onder vraag 61 de datum van goedkeuring te vermelden. Het ingevulde jaarverslag moet u als een word-document opladen in de webapplicatie. Klik hiervoor onder acties op de link Jaarverslag opladen en vervolgens op Bladeren om naar de locatie te gaan waar het document zich op uw computer of netwerkschijf bevindt. Wanneer u het juiste document hebt geselecteerd, kunt u het vervolgens indienen door op Opladen te klikken. Let op: u kunt enkel documenten in word-formaat (.doc of.docx) opladen. Blz.7

8 Na het opladen van uw jaarverslag wordt dit document door de administratie gescreend op volledigheid. Afhankelijk van de stap in de behandeling, zal de status van het jaarverslag op de startpagina variëren: niet ingediend: u moet het jaarverslag nog opladen ingediend: het jaarverslag is opgeladen maar nog niet behandeld ingediend en goedgekeurd: het jaarverslag is opgeladen en goedgekeurd ingediend maar afgekeurd: het jaarverslag is opgeladen maar afgekeurd. U moet een nieuwe versie van het jaarverslag opladen Wanneer het jaarverslag is ingediend, verdwijnt de actie Jaarverslag opladen. 10. Aandachtspunten Vergeet u niet af te melden na het gebruik van de applicatie (klik op Afmelden in de header van de applicatie). Onder de link Documentatie in de header kunt u steeds de recentste versie raadplegen van volgende documenten: Algemene handleiding webapplicatie schuldbemiddeling Handleiding bij de basisregistratie schuldbemiddeling Modelformulier jaarverslag van een instelling voor schuldbemiddeling Gebruik steeds de knoppen (terug naar startscherm, voltooien ) in de applicatie. Gebruik niet de knoppen vorige en volgende van uw browser. Dit kan ertoe leiden dat een formulier geblokkeerd geraakt. Indien dit toch gebeurt: wacht een uur en probeer het formulier opnieuw te openen. Technische vragen of problemen bij de applicatie? Contacteer: Tom D Olieslager - [email protected] Vlaamse overheid afdeling Welzijn en Samenleving Blz.8