KIWA - CertIS Gebruikershandleiding NCP Bedrijven

Transcriptie

1 KIWA - CertIS Gebruikershandleiding NCP Bedrijven Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 1 van 21

2 Document geschiedenis versie Datum Omschrijving Auteur Vertaling Nearshoring Solutions Controle Peter van Hoorn Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 2 van 21

3 Inhoudsopgave 1. Technische eisen Handleiding voor Klanten portaal Open Klanten portaal en login Bestellen Certificaten Aanmelden Certificaten Afmelden Certificaten Overzicht certificaten Aandachtsgebied Overige details Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 3 van 21

4 1. Technische eisen Het Klanten portaal werkt in combinatie met de volgende internet browsers: IE6, IE7, IE8, IE9, Firefox, Chrome. Als u een andere browser gebruikt kan het gebeuren dat CertIS niet goed zal werken. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 4 van 21

5 2. Handleiding voor Klanten portaal 2.1 Open Klanten portaal en login. 1. Direct naar 2. Het volgende scherm verschijnt. 3. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de aanmelden button. Wanneer u een verkeerde login en / of wachtwoord invoert verschijnt de volgende informatie. Let op: Als, om welke redenen, KIWA-NCP uw login geblokkeerd heeft, heeft opnieuw inloggen geen zin neem in dat geval contact op met NCP, ( ) Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 5 van 21

6 4. Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten klik op de link klik hier om deze op te Vragen' 5. Voer uw gebruikersnaam in en klik de bevestig button 6. De volgende informatie wordt weergegeven op het scherm 'Uw Wachtwoord is nu gereset, controleer uw . Het nieuwe wachtwoord wordt aan dit adres verzonden. Geachte gebruiker van de Kiwa Internetportaal, U heeft aangegeven dat u een nieuw wachtwoord wenst te ontvangen voor onze portaal. Uw nieuwe wachtwoord is [password]. Met dit wachtwoord kunt u weer inloggen. U kunt vervolgens zelf uw wachtwoord aanpassen door op wachtwoord wijzigen te klikken rechtsboven op de homepage. Met vriendelijke groet, Kiwa Firesafety & Security 7. Met behulp van het nieuw verstrekte wachtwoord en uw gebruikersnaam herhaal de stappen 1-3. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 6 van 21

7 2.2 Bestellen Certificaten 1. Ga naar Certificaten, klik dan Bestellen Certificaten. 2. Het volgende scherm verschijnt. 3. Kies het door u gewenste certificaat. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 7 van 21

8 4. Geef het aantal te bestellen certificaten op. Let op: Het certificaatnummer moet liggen tussen de vermelde waardes. 5. Bevestig met de 'kies' button. 6. Het volgende scherm verschijnt. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 8 van 21

9 7. Geef eventueel een door u gewenst factuurkenmerk op (niet verplicht). 8. Bevestig uw bestelling me de 'Bestellen Certificaten' button. 9. Het bestelproces is afgerond. Uw bestelling wordt verwerkt door KIWA-NCP. Het volgende scherm verschijnt. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 9 van 21

10 2.3 Aanmelden Certificaten 1. Ga naar Certificaten, klik dan Aanmelden. 2. Het volgende scherm verschijnt. 3. Selecteer het type certificaat dat u wenst te registreren uit de aan uw organisatie toegewezen mogelijkheden. Indien u om enige reden geen contactpersonen in uw organisatie heeft die gemachtigd zijn voor deze porductcode, verschijnt het volgende scherm. Indien u geen blanco certificaten meer heeft, verschijnt het volgende scherm. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 10 van 21

11 4. Geef het aantal certificaten op dat u wenst te registreren. Let op: Onderaan het tekstveld wordt u getoond hoeveel certificaten u nog beschikbaar heeft. 5. Wanneer de aanmelden button wordt aangeklikt wordt het door u ingevoerde nummer geverifieerd. Indien het opgegeven nummer niet voorkomt in uw blanco reeks, verschijnt het volgende scherm. Als het opgegeven nummer juist is verschijnt het volgende registratieformulier. Let op: De registratieformulieren verschillen per productcode. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 11 van 21

12 6. Voer alle velden in en klik dan op de verzenden button. Indien alle invoer correct is bevonden, dan wordt het certificaat geregistreerd. Indien niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt het volgende scherm. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 12 van 21

13 Let op: Voor het certificaat BRANDMELDINSTALLATIE en het Certificaat ROOKBEHEERSINGSSYSTEEM zijn nog vervolgstappen noodzakelijk voor een succesvolle registratie. A. Nadat u het aantal gewenste certificaten heeft opgegeven verschijnt er een scherm dat u de mogelijkheid biedt om een rapport te kiezen. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 13 van 21

14 Indien u kiest voor rapport van oplevering opent het registratieformulier zich. Indien u kiest voor rapport van onderhoud verschijnt het volgende scherm. B. Geef het aantal eerder geregistreerde certificaten op voor dit object (niet verplicht). C. Klik op de Ophalen objectgegevens button om de eerdere registraties door het systeem op te laten halen. D. Het registratieformulier verschijnt. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 14 van 21

15 2.4 Afmelden Certificaten 1. Ga naar Certificaten, klik dan Afmelden. 2. Het volgende scherm verschijnt met een lijst van certificaten die wachten op bevestiging. 3. Klik op het blauwe icoontje in de Acties kolom, daarna verschijnt het registratieformulier. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 15 van 21

16 Let op: U kunt het gewenste certificaat ook selecteren vanuit het Overzicht certificaten. 4. U kunt de certificaten met de status Open nog wijzigen. 5. Om de wijzigingen te bewaren klikt u op de button Verzenden onderaan het formulier. 6. Er verschijnt een pop up scherm met de vraag: Weet u zeker dat u de wijzigingen wilt opslaan? Noot: Om de registratie succesvol af te ronden moeten alle verplichte velden zijn ingevuld. De velden die niet juist zijn worden aangeduid met een rood sterretje (*). 7. Om de installatie te bevestigen klikt u op de button Afmelden. 8. Er verschijnt een pop up met de volgende vraag: Weet u zeker dat u niets meer wilt wijzigen? 9. Klik op de ok button om te bevestigen. 10. Het certificaat krijgt de status bevestigd. Een nieuwe popup verschijnt met de vraag: Wilt u het certificaat printen? 11. klik op de ok button. 12. De volgende popup verschijnt waarin u een keuze kunt maken welke contactpersoon op het certificaat afgedrukt moet worden. 13. Selecteer de gewenste contact persoon en klik op de Afdrukken button om te bevestigen of op de Annuleer button om het printen te cancellen. Let op: Als u hier klikt op cancel, dan kunt u het certificaat altijd alsnog printen vanuit de Overzicht certificaten functionaliteit. U zoekt hier dan naar het juiste certificaat en selecteert deze. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 16 van 21

17 14. Een pdf met het betreffende certificaat wordt getoond op een nieuw tabblad in uw browser. Hier kunt u het certificaat dan printen, het certificaat krijgt de status printed (zie onderstaand voorbeeld). Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 17 van 21

18 2.4. Overzicht certificaten 1. Ga naar Certificaten en dan naar Overzicht certificaten. 2. Het programma Overzicht certificaten geeft u een overzicht van alle door uw organisatie geregistreerde certificaten. 3. De volgende kolommen bevatten een sorteerfunctie: Certificaatnummer, Aangemeld op, Registratie status, Kenteken, Meldcode, Klasse. 4. U kunt een specifiek certificaat zoeken door de filters te gebruiken die direct onder de kolomkoppen staan. 5. U kunt het totale overzicht filteren door in de combobox bovenaan het scherm bijvoorbeeld te kiezen voor: Overzicht van Keuringen. Er verschijnt nu een lijst van certificaten die een periodieke keuring nodig hebben. Voor meer details inzake de periodieke keuringen verwijzen we u naar paragraaf 2.6. van dit document Periodiek afmelden van beveiligingsystemen. 6. U kunt de getoonde lijst exporteren naar Excel door te klikken op de button Exporteer naar Excel, deze vind u onderaan de lijst. 7. U kunt de certificaat details ingeven door te klikken op de blauwe icoon in de Acties kolom Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 18 van 21

19 2.5. Aandachtsgebied 1. Ga naar Medewerkers. Het volgende scherm met contactpersonen verschijnt 2. Klik op de betreffende rij voor meer details 3. Het volgende scherm verschijnt waarin u de juiste aandachtsgebieden per persoon kunt koppelen Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 19 van 21

20 4. Selecteer het betreffende aandachtsgebied en sleep het naar de rechterzijde van het scherm totdat het daar getoond wordt. 5. Wanneer u de juiste aandachtsgebieden heeft geselecteerd en toegewezen klikt u op de save button om te bewaren. 6. Het resultaat wordt getoond in de tabel medewerkers. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 20 van 21

21 2.6. Overige details 1. Om uw bedrijfsgegevens te controleren klikt u op Bedrijfsgegevens. 2. Om naar de homepage te gaan klikt u op home. Kiwa-NCP Gebruikershandleiding CertIS Pagina 21 van 21